电子邮件基础架构产品开发过程中的 5 大挑战

已发表: 2023-03-20

电子邮件基础设施是支持发送、接收和存储电子消息的互连系统。因此，它在促进信息交换方面起着至关重要的作用，无论是 B2B 还是 B2C。

就此而言，Radicati Group Inc. 估计，到 2027 年，发送的电子邮件总数将接近 4000 亿封。同年，全球用户数量预计将达到 50 亿。

随着电子邮件流量的持续增长，拥有强大而可靠的电子邮件基础设施的重要性不容否认。

然而，开发和维护可靠的电子邮件基础架构并非没有问题。在本文中，我们讨论了组织在电子邮件基础设施产品开发过程中面临的前五大挑战，并提供了克服这些挑战的实用解决方案。

1：可扩展性

挑战

由于流量不断增长，电子邮件基础设施可能难以处理负载。公司需要采取先发制人的措施来适应增长并避免服务中断。

在概念开发的同时集思广益措施是有利的。如果没有，开发人员需要在发布 MVP 时这样做，否则他们将面临以下风险：

生产力损失
客户满意度下降
潜在的经济损失
域权威评级下降
发件人信誉下降

解决方案：

基于云的基础设施
负载均衡

使用基于云的基础架构

借助基于云的基础架构，开发人员可以利用第三方电子邮件服务的可扩展性和可靠性。反过来，他们获得了满足不断增长的客户需求所需的资源。

听起来很有希望，但它实际上是如何运作的呢？

第三方电子邮件服务使用大型集中式数据中心来存储和处理数据。因此，软件开发公司可以利用最新的技术和资源，而无需自行投资。这有助于用一块石头杀死两只鸟：

该方法大大降低了运营成本。
它还为组织提供可扩展的解决方案，以满足他们不断增长的需求。

这里要强调的重要一点是，您应该一次一个地开发基于云的基础架构。这意味着最好开始在云中运行一些任务，然后根据当前负载（在本例中为电子邮件或用户请求的数量）扩展任务本身。

但是基于云的任务不应临时扩展，确定各自的产品开发策略至关重要。更重要的是，您必须知道是否存在与之相关的挑战和瓶颈。

负载均衡的实现

在深入研究之前，请记住负载均衡应该与基于云的基础设施一起实施。充其量在一个产品开发阶段内。

现在，负载均衡指的是在多个云端架构和任务之间分配工作负载。主要好处是现有产品能够处理增加的流量，即使在高峰流量时也是如此。

由于工作负载分布在多台服务器上，因此没有一台服务器会受到电子邮件流量的限制。因此，服务中断和瓶颈的可能性大大降低。

更好的是，负载平衡算法可用于动态调整工作负载的分配，通常基于两个因素：

请求的数量。
每个服务器的处理能力。

打造一个地狱般的住宿平台

时间回到 2012 年，Airbnb 的产品开发进程正处于关键阶段。

他们直击目标受众，扩展了整个平台。但用户反馈显示，涉及更改请求、争议和退款的边缘案例数量惊人。当时，所有这些都是通过电子邮件手动处理的，没有支持请求处理的后端，这给扩展业务带来了巨大压力。

Airbnb 面临着一个冒险的选择——在一年内雇用 1000 多人，或者构建一个自动化框架来处理边缘案例。

是的，他们选择了后者。

当时的 Airbnb 产品经理 Jonathan Golden 不得不无情地确定优先级。主要目标是为自动化云解决方案（后端框架）创建一个计划，以处理和分类边缘案例。

有了这个框架，Airbnb 很快就畅通无阻，并继续以每年 300% 到 600% 的速度扩展。请注意，这些百分比指的是 Airbnb 的早期指数增长。

但是，从这个例子中可以学到更多的产品开发知识，而不仅仅是将所有东西都移到云端和自动化工作流程。

首先手动处理技术挑战至关重要。否则，开发人员可能无法很好地了解根本问题。
公司不应该等太久才应用扩展自动化、负载平衡或其他任何东西。如果你不及时去做，挑战可能会越来越大，以至于克服它们变得更加困难。
始终尝试创建可应用于产品路线图中其他问题的解决方案或框架。这样做会使您的团队更加敏捷。

2：安全

挑战

电子邮件基础设施安全性或缺乏安全性至关重要，因为它直接影响组织与潜在客户有效沟通的能力。

产品开发团队需要在早期阶段解决这一挑战，远早于最小可行产品。但它并不止于此。即使您处理的是成品，定期的安全审计也应该是优先事项。

由于机密信息通常通过电子邮件交换，安全漏洞可能导致敏感信息泄露。这可能会对组织造成严重后果，包括声誉受损、客户信任丧失以及潜在的法律后果。

此外，重要的是所有团队都了解潜在的安全风险，以防止可能规避加密和安全协议的漏洞。此类风险之一是社会工程，但在以下部分之一中将对此进行更多介绍。

解决方案：

加密
安全协议
定期安全措施更新

SSL 和 TLS 等安全协议为传输中的电子邮件数据提供加密和身份验证服务。因此，它们可以被视为电子邮件基础设施产品路线图中的第一道防线。此外，组织应定期审查和更新内部安全措施。

如何？

例如，开发软件的公司需要为工程师和其他利益相关者制定内部政策，以限制对代码库、git 等的访问。同时，公司应该有明确的协议，说明如何以及为什么可以授予某人更大的权限访问权限。

开发团队通常使用列表特权原则来实现更高级别的安全性。这意味着更多的访问权限是按需提供的，很少有人可以访问所有内容。

我们之前提到过加密移动数据（传输中的数据）的 SSL 和 TLS。但这些公司还需要考虑静态数据加密，并为该数据建立不同的访问级别。

“Pinky 保证，我们不会黑你！”

这在某种程度上是一个负面的商业案例，但它清楚地表明安全总是有两个方面——软件和人。

2023 年 1 月，Mailchimp 遭遇安全漏洞（12 个月内的第三次），暴露了 133 位客户的敏感数据。社会工程是诈骗者用来获取敏感信息的策略。

基本上，这意味着在线欺诈者利用毫无戒心且可能缺乏经验的 Mailchimp 员工来访问受保护的数据。诈骗者通过网络钓鱼获取员工的凭证，从而攻击人员，而不是系统本身。尽管如此，仍有约133名客户的敏感信息被曝光。

底线是安全的技术方面需要是防弹的。但与此同时，公司需要制定程序并教育员工如何避免成为网络钓鱼或任何其他类型的在线受害者。

3：可靠性

挑战

可靠性决定了系统随着时间的推移正确和一致地运行的能力。因此，它是新产品开发过程不同迭代过程中的最大障碍之一。

为什么？

没有可靠性，用户就无法确定他们的电子邮件是否会按预期发送和接收，最终会破坏价值主张。当然，电子邮件基础设施就是这种情况，但这里还有更广阔的前景。

SaaS 中最终产品的可靠性直接影响品牌的声誉及其交付能力。无论是 MVP 还是已经成功的产品，它都需要承受各种类型的故障，例如 RAM 使用增加、用户请求激增、意外的基础架构负载等。

解决方案：

实施冗余和备份系统
定期基础设施监控

冗余涉及将相同数据的多个副本存储在不同位置。因此，如果一个系统出现故障，可以使用备份。有几种技术可以做到这一点，最著名的是负载平衡，其中电子邮件分布在多个服务器上以降低失败风险。

然后，定期的基础设施监控提供了指标，允许开发人员在问题成为真正的问题之前检测并解决问题。这可以通过监控工具和定期系统检查来完成。或者，有时，开发团队可以在概念测试期间应用 SWOT 分析来确定最佳方法。

说到监控，开发人员最好在监控之上构建警报。例如，应为以下情况设置警报：

如果进程开始消耗更多内存。
如果有特定的数据处理/计算问题。
在 500 个代码响应的情况下。

这些警报与内部架构支持和随叫随到的产品管理有关；这两者都应该在软件开发过程中或在软产品发布时建立。

用简单的英语来说，当相关事件触发警报时，工程师应该立即跳到警报上，即使是在半夜。

大佬们是怎么做到的

谷歌本身就是产品设计策略的一个很好的例子，它在早期就成功地克服了可靠性挑战。他们的基础设施经过精心设计，具有多级冗余。这使得搜索引擎巨头能够确保用户电子邮件按预期发送和接收，即使在发生内部故障的情况下也是如此。

另一个例子是 Microsoft，它通过使用负载平衡和备份系统实施了高度可靠的电子邮件基础设施。这些措施帮助 Microsoft 确保其电子邮件服务保持高度可靠，即使面对显着增长和增加的需求。

但不幸的是，它不再是那样了。在产品生命周期中，有几个转折点，Microsoft 可能未能在这些转折点进行适当的市场研究和竞争对手分析——更多内容在“管理性能预期”部分。

4：互操作性

挑战

互操作性表示电子邮件基础设施或任何 SaaS 服务与其他应用程序集成并良好协作的能力。

通常，集成应包括：

客户关系管理 (CRM)
企业资源规划 (ERP)
数据存储

有什么好处？

在不同应用程序之间无缝交换信息的能力有助于公司做出明智的、数据驱动的决策。此外，它还允许他们简化与产品相关的流程。好处是高互操作性还可以带来更好的用户体验。

请注意，在集思广益产品概念时应解决这方面的问题。将集成选项与目标市场中可用的选项进行权衡是值得的。

解决方案：

开放标准
跨平台兼容性

开放标准是公开可用的规范，允许不同的系统协同工作。

电子邮件基础设施的关键开放标准包括简单邮件传输协议 (SMTP)、邮局协议版本 3 (POP3) 和互联网消息访问协议 (IMAP)。

至于兼容性，电子邮件基础架构必须设计为适用于不同的操作系统（Windows、macOS 和 Linux），以及不同的网络浏览器（Google Chrome、Mozilla Firefox、Safari 等）。

然而，合并开放标准和确保跨平台兼容性并非没有挑战。以SMTP为例，开发者往往需要对其进行特定的调整，甚至可能要加加密。要轻松实现此修复和其他特定于产品的修复，建议使用 AWS 等互连平台。

最后，开发团队需要密切关注签名、垃圾邮件解决方案、DNS 记录等，因为这与使他们的软件与第三方集成良好配合有关。

简而言之，这归结为在产品开发过程的每个阶段都遵循标准格式和协议。之后，工程师可以根据需要自定义后端工作流程和前端。

让我们松一口气

如果您认为 Slack 成功地重塑了我们的协作方式，那您就没有错。但问题是他们是怎么做到的。

让我们忽略 Slack 在上市阶段有一个稳定的解决方案这一事实。让我们忘记一个机智的营销策略，它成功地改变了成群结队的沮丧的 IT 员工。这里重要的是转换后会发生什么。

首先，进入Slack的门槛很低。但是，它涵盖了您可以想象的大多数用例。然后，将您的团队迁移到 Slack 非常简单。用户管理很轻松，集成列表还在继续......

根据您的业务规模和范围，您可以连接 Jira、Notion、Coda、Google 应用程序等，将所有通知和数据通道集中在一个屋檐下。所有这一切都在几天甚至几小时内完成。

最令人印象深刻的是 Slack 互操作性几乎是一劳永逸的。集成所需的一切后，您始终只需点击一下即可获得数据或通信源。而且这种用户体验是难以匹敌的。

5：管理绩效预期

挑战

管理性能预期的挑战在于确保产品满足最终用户的需要和要求。因此，将性能期望等同于用户期望是安全的，尤其是在开发 SaaS 时。

需要明确的是，电子邮件基础设施产品或任何 SaaS 的成功很大程度上取决于最终用户和目标客户对它的看法。即——产品满足用户性能期望的程度。

随着对电子邮件的依赖程度越来越高，用户希望基础架构安全、快速且可靠。此外，用户希望它是：

便于使用
可从多个设备访问
能够大规模处理电子邮件流量

解决方案：

测试
优化
清晰的沟通
反馈回路

冒着显而易见的风险，定期测试和优化需要成为任何产品开发过程中不可或缺的一部分。它可能涉及进行调查、焦点小组、A/B 测试以收集用户反馈等。

清晰的沟通与测试密切相关，因为它有助于建立信任和透明度。通常，沟通包括有关开发过程的定期公开更新、通知用户有关基础架构的更改以及解决用户产生的任何性能问题。

所有的沟通和测试都会为开发人员提供合格的客户反馈，进而有助于满足他们的需求和期望。这里的关键步骤是将给定的反馈整合到产品开发过程中。

简而言之，这意味着对系统的所有缺点保持警惕。甚至可以进行业务分析，以更好地了解在不损害其商业化的情况下应用什么方法来改进产品。

然后，关键的一步是将所有发现转化为可操作的任务和更新，以进一步简化您的软件。

但是，在测试和监控您的应用程序时，需要牢记某些事项。例如，压力测试确定代码是否运行缓慢。然而，运行缓慢的事实并不需要更新。开发团队需要深入了解哪些更新对性能至关重要，哪些可以取消优先级以优化资源使用。

巨人之战

如前所述，本节探讨了 Microsoft 可能未能达到性能预期的领域，从而让竞争对手得以蓬勃发展。它有一些故事，涉及苹果和谷歌。

到 2021 年 9 月他们发布 MPP（邮件隐私保护）时，苹果已经在电子邮件客户端市场份额上击败谷歌。当时，苹果的份额接近 59%，谷歌在 28% 左右，但微软的 Outlook 远远落后，约为 5%。

现在，微软被打败的原因可能是什么？

为了找到答案，我们应该进一步回顾过去。

大约二十年前，谷歌于 4 月 1 日推出了 Gmail。微软很快就意识到这不是愚人节玩笑。 Windows 之父竭力争取在大约十年的时间里保持主导地位。但是，一旦 Gmail 在 2015 年接管了市场，Outlook 基本上就出现了螺旋式下降。

但为什么？

可以肯定地说原因是绩效预期失败。基本上，Gmail 更快、更易于使用，而且它提供了更加精简的界面。再加上更多的功能和更大的存储空间（1GB——当时是 Outlook 的 500 倍），Gmail 获胜也就不足为奇了。

快进到今天，很明显谷歌可能会像十年前的微软一样陷入困境。现在，失败的关键性能预期是跟踪。考虑到入站电子邮件的数量，无论是营销电子邮件还是交易电子邮件，人们更愿意隐藏他们的电子邮件事件。

当然，跟踪打开率、地理位置和设备变得越来越困难这一事实让营销人员感到心痛。但统计数据表明，这正是用户所期望的。

Apple 的电子邮件开发团队很早就注意到了这一趋势，并且是第一批提供可行解决方案以将电子邮件噪音降至最低的团队之一。这种性能预期、监控和更新可能会导致 Apple 在可预见的未来主导电子邮件客户端领域。

打造好产品

到目前为止，您应该对产品开发过程中的关键挑战有深入的了解。需要强调的是，您开发的产品类型并不重要。

所描述的挑战与利基市场无关，而且在很大程度上与产品开发周期无关。即使您只是处于构思阶段，您肯定希望产品安全、可靠且可扩展。然后，当您到达启动阶段时，不要停止产品创意筛选和验证。

最后，重要的是要记住，产品开发过程的每一步都需要大量的研究、分析和实施规划。好消息是本文为您提供了可靠的路线图和需要关注的关键领域。