Le 5 principali sfide nel processo di sviluppo del prodotto dell'infrastruttura di posta elettronica

L'infrastruttura di posta elettronica è il sistema interconnesso che consente l'invio, la ricezione e l'archiviazione di messaggi elettronici. In quanto tale, svolge un ruolo fondamentale nel facilitare lo scambio di informazioni, sia esso B2B o B2C.

In quella nota, Radicati Group Inc. stima che il numero totale di e-mail inviate si avvicinerà a 400 miliardi nel 2027. E il numero di utenti in tutto il mondo dovrebbe raggiungere i 5 miliardi, nello stesso anno.

Poiché il volume del traffico e-mail continua a crescere, è difficile negare l'importanza di disporre di un'infrastruttura e-mail robusta e affidabile.

Tuttavia, lo sviluppo e la manutenzione di un'infrastruttura di posta elettronica affidabile non sono privi di intoppi. In questo articolo, discutiamo le cinque principali sfide che le organizzazioni devono affrontare nel processo di sviluppo del prodotto dell'infrastruttura di posta elettronica e forniamo soluzioni pratiche per superarle.

1: Scalabilità

La sfida

Poiché il traffico continua a crescere, l'infrastruttura di posta elettronica potrebbe avere difficoltà a gestire il carico. Le aziende devono adottare misure preventive per accogliere la crescita ed evitare interruzioni del servizio.

Il brainstorming delle misure in parallelo con lo sviluppo del concetto è favorevole. In caso contrario, gli sviluppatori devono farlo con il rilascio di MVP, altrimenti rischiano quanto segue:

• Produttività persa
• Diminuzione della soddisfazione del cliente
• Potenziali perdite finanziarie
• Riduzione delle valutazioni dell'autorità di dominio
• Riduzione della reputazione del mittente

Le soluzioni:

• Infrastruttura basata su cloud
• Bilancio del carico

L'uso di infrastrutture basate su cloud

Con l'infrastruttura basata su cloud, gli sviluppatori sfruttano la scalabilità e l'affidabilità dei servizi di posta elettronica di terze parti. A loro volta, assicurano le risorse necessarie per soddisfare le crescenti esigenze dei clienti.

Sembra promettente, ma come funziona effettivamente?

I servizi di posta elettronica di terze parti utilizzano data center centralizzati di grandi dimensioni per archiviare ed elaborare i dati. Pertanto, le società di sviluppo software possono sfruttare le tecnologie e le risorse più recenti senza investire nelle proprie. E questo aiuta a prendere due piccioni con una fava:

1. L'approccio riduce notevolmente i costi operativi.
2. Fornisce inoltre alle organizzazioni una soluzione scalabile per soddisfare le loro crescenti esigenze.

La cosa importante da sottolineare qui è che dovresti sviluppare un'infrastruttura basata su cloud un passo alla volta. Ciò significa che è meglio iniziare a eseguire alcune attività nel cloud, quindi ridimensionare le attività stesse in base al carico corrente (in questo caso, il volume di e-mail o richieste degli utenti).

Ma le attività basate su cloud non devono essere ridimensionate ad hoc, è fondamentale determinare la rispettiva strategia di sviluppo del prodotto. Ancora più importante, devi sapere se ci sono sfide e colli di bottiglia associati a questo.

L'implementazione del bilanciamento del carico

Prima di immergerti un po' più a fondo, tieni presente che il bilanciamento del carico deve essere implementato insieme all'infrastruttura basata su cloud. Nella migliore delle ipotesi, all'interno di una fase di sviluppo del prodotto.

Ora, il bilanciamento del carico si riferisce alla distribuzione dei carichi di lavoro su più architetture e attività nel cloud. Il vantaggio principale è che il prodotto esistente diventa in grado di gestire un volume maggiore, anche in caso di traffico di punta.

Poiché i carichi di lavoro sono distribuiti su più server, nessun singolo server viene limitato dal volume del traffico e-mail. Pertanto, le possibilità di interruzioni del servizio e colli di bottiglia sono notevolmente inferiori.

Meglio ancora, gli algoritmi di bilanciamento del carico possono essere utilizzati per regolare dinamicamente la distribuzione dei carichi di lavoro, in genere sulla base di due fattori:

1. Il numero di richieste.
2. La potenza di elaborazione di ciascun server.

Costruire un inferno di una piattaforma di alloggio

Nel 2012, il processo di sviluppo del prodotto di Airbnb era in una fase cruciale.

Stavano colpendo il pubblico di destinazione proprio sulla testa, scalando l'intera piattaforma. Ma il feedback degli utenti ha rivelato un numero allarmante di casi limite che coinvolgono richieste di modifica, controversie e rimborsi. All'epoca, tutto ciò veniva gestito manualmente tramite e-mail, senza back-end per supportare l'elaborazione delle richieste, il che metteva a dura prova il ridimensionamento dell'azienda.

Airbnb si trovava di fronte a una scelta rischiosa: assumere oltre 1000 persone entro un anno o creare un framework automatizzato per gestire i casi limite.

Sì, hanno scelto quest'ultimo.

Jonathan Golden, all'epoca product manager di Airbnb, doveva stabilire spietatamente le priorità. L'obiettivo principale era creare un piano per una soluzione cloud automatizzata (framework back-end) che gestisse e categorizzasse i casi limite.

Con il framework in atto, Airbnb è stato sbloccato rapidamente e ha continuato a scalare dal 300% al 600% all'anno. Si noti che queste percentuali si riferiscono alla crescita esponenziale iniziale di Airbnb.

Tuttavia, ci sono più suggerimenti per lo sviluppo del prodotto da questo esempio oltre al semplice spostamento di tutto nel cloud e all'automazione dei flussi di lavoro.

• È essenziale prima gestire manualmente una sfida tecnica. In caso contrario, gli sviluppatori potrebbero non essere ben consapevoli dei problemi di root.
• Un'azienda non dovrebbe aspettare troppo a lungo prima di applicare l'automazione del ridimensionamento, il bilanciamento del carico o altro. Se non lo fai in tempo, è probabile che le sfide crescano così tanto che diventa molto più difficile superarle.
• Cerca sempre di creare una soluzione o un framework che possa essere applicato ad altri problemi nella roadmap del prodotto. Ciò rende i tuoi team molto più agili.

2: Sicurezza

La sfida

La sicurezza dell'infrastruttura di posta elettronica, o la sua mancanza, è fondamentale perché influisce direttamente sulla capacità delle organizzazioni di comunicare in modo efficace con i potenziali clienti.

Un team di sviluppo prodotto deve affrontare questa sfida in una fase iniziale, ben prima del prodotto minimo realizzabile. Ma non finisce qui. Controlli di sicurezza regolari dovrebbero essere una priorità anche se hai a che fare con un prodotto finito.

Poiché le informazioni riservate vengono spesso scambiate tramite e-mail, una violazione della sicurezza può comportare l'esposizione di informazioni sensibili. Ciò può avere gravi conseguenze per le organizzazioni, tra cui danni alla reputazione, perdita della fiducia dei clienti e potenziali ripercussioni legali.

Inoltre, è importante che tutti i team comprendano i potenziali rischi per la sicurezza per prevenire violazioni che possono aggirare la crittografia ei protocolli di sicurezza. Uno di questi rischi è l'ingegneria sociale, ma ne parleremo in una delle sezioni seguenti.

Le soluzioni:

• Crittografia
• Protocolli sicuri
• Regolari aggiornamenti delle misure di sicurezza

I protocolli sicuri, come SSL e TLS, forniscono servizi di crittografia e autenticazione per i dati di posta elettronica in transito. Per questo motivo, possono essere considerati la prima linea di difesa nella roadmap del prodotto dell'infrastruttura di posta elettronica. Inoltre, le organizzazioni dovrebbero rivedere e aggiornare regolarmente le misure di sicurezza interna.

Come?

Ad esempio, un'azienda che sviluppa il software deve stabilire politiche interne per ingegneri e altre parti interessate per limitare l'accesso alla base di codice, git, ecc. Allo stesso tempo, l'azienda dovrebbe avere protocolli chiari su come e perché a qualcuno può essere concesso un maggiore privilegi di accesso.

I team di sviluppo in genere utilizzano il principio dei privilegi dell'elenco per ottenere un livello di sicurezza più elevato. Ciò significa che viene fornito più accesso su richiesta e pochissime persone hanno accesso a tutto.

Abbiamo menzionato in precedenza SSL e TLS che crittografano i dati in movimento (dati in transito). Ma le aziende devono anche considerare la crittografia dei dati inattivi e stabilire diversi livelli di accesso a tali dati.

"Pinky prometti, non ti hackereremo!"

Questo è in qualche modo un business case negativo, ma mostra chiaramente che ci sono sempre due aspetti della sicurezza: il software e le persone.

Nel gennaio 2023, Mailchimp ha subito una violazione della sicurezza (la terza in 12 mesi), esponendo i dati sensibili di 133 clienti. E l'ingegneria sociale era la strategia utilizzata dai truffatori per ottenere l'accesso a informazioni sensibili.

Fondamentalmente, significava che i truffatori online utilizzavano dipendenti Mailchimp ignari e probabilmente inesperti per ottenere l'accesso a dati protetti. I truffatori hanno violato i dipendenti per le loro credenziali, hackerando così le persone, non il sistema stesso. Tuttavia, sono state esposte le informazioni sensibili di circa 133 clienti.

La linea di fondo è che l'aspetto tecnico della sicurezza deve essere a prova di proiettile. Ma, allo stesso tempo, un'azienda deve stabilire procedure ed educare i dipendenti su come evitare di diventare vittima di phishing o di qualsiasi altro tipo online.

3: Affidabilità

La sfida

L'affidabilità determina la capacità di un sistema di funzionare correttamente e costantemente nel tempo. In quanto tale, è tra i maggiori ostacoli durante le diverse iterazioni di un nuovo processo di sviluppo del prodotto.

Perché?

Senza affidabilità, gli utenti non possono essere sicuri che le loro e-mail vengano consegnate e ricevute come previsto, distruggendo in ultima analisi la proposta di valore. Certo, questo è il caso dell'infrastruttura di posta elettronica, ma qui c'è un quadro più ampio.

L'affidabilità del prodotto finale in SaaS ha un impatto diretto sulla reputazione del marchio e sulla sua capacità di fornire. Che si tratti di un MVP o di un prodotto già di successo, deve resistere a vari tipi di guasti, come un maggiore utilizzo della RAM, picchi nelle richieste degli utenti, carichi imprevisti dell'infrastruttura, ecc.

La soluzione:

• Implementazione di sistemi di ridondanza e backup
• Monitoraggio regolare dell'infrastruttura

La ridondanza comporta l'archiviazione di più copie degli stessi dati in posizioni diverse. Quindi, se un sistema si guasta, c'è un backup da utilizzare. Diverse tecnologie lo consentono, in particolare il bilanciamento del carico, in cui le e-mail vengono distribuite su più server per ridurre il rischio di errore.

Quindi, il monitoraggio regolare dell'infrastruttura fornisce metriche che consentono agli sviluppatori di rilevare e risolvere i problemi prima che diventino problemi reali. Questo può essere fatto con strumenti di monitoraggio e controlli regolari del sistema. Oppure, a volte, i team di sviluppo possono applicare l'analisi SWOT durante il test concettuale per determinare gli approcci migliori.

A proposito di monitoraggio, è meglio se gli sviluppatori creano allarmi oltre al monitoraggio. Ad esempio, gli allarmi dovrebbero essere impostati per le seguenti circostanze:

1. Se i processi iniziano a consumare più memoria.
2. Se ci sono specifici problemi di elaborazione/informatica dei dati.
3. Nel caso di 500 risposte di codice.

Questi allarmi riguardano il supporto dell'architettura interna e la gestione del prodotto su chiamata; entrambi dovrebbero essere stabiliti durante il processo di sviluppo del software o con il lancio del prodotto software.

In parole povere, quando c'è un allarme attivato da un evento preoccupante, un ingegnere dovrebbe saltarci sopra, anche se è nel cuore della notte.

Come hanno fatto i giganti

Google stesso è un ottimo esempio di una strategia di progettazione del prodotto che ha superato con successo le sfide di affidabilità nella fase iniziale. La loro infrastruttura è progettata per presentare più livelli di ridondanza. Ciò consente al colosso del motore di ricerca di garantire che le e-mail degli utenti vengano consegnate e ricevute come previsto, anche in caso di errore interno.

Un altro esempio è Microsoft, che ha implementato un'infrastruttura di posta elettronica altamente affidabile attraverso l'utilizzo di sistemi di bilanciamento del carico e di backup. Queste misure hanno aiutato Microsoft a garantire che il suo servizio di posta elettronica rimanga altamente affidabile, anche a fronte di una crescita significativa e di un aumento della domanda.

Ma purtroppo non è più così. Durante il ciclo di vita del prodotto, ci sono stati alcuni punti di svolta in cui Microsoft potrebbe non essere riuscita a eseguire un'adeguata ricerca di mercato e un'analisi della concorrenza, più su questo nella sezione Gestione delle aspettative sulle prestazioni .

4: Interoperabilità

La sfida

L'interoperabilità indica la capacità dell'infrastruttura di posta elettronica, o di qualsiasi servizio SaaS, di integrarsi e funzionare bene con altre applicazioni.

In genere, le integrazioni dovrebbero includere:

1. Gestione delle relazioni con i clienti (CRM)
2. Pianificazione delle risorse aziendali (ERP)
3. Archivio dati

Qual è il vantaggio?

La capacità di scambiare informazioni senza soluzione di continuità tra diverse applicazioni aiuta le aziende a prendere decisioni informate e basate sui dati. Inoltre, consente loro di semplificare i processi relativi ai prodotti. Il vantaggio è che l'elevata interoperabilità rende anche un'esperienza utente molto migliore.

Basta notare che questo aspetto dovrebbe essere affrontato durante il brainstorming del concetto di prodotto. E vale la pena valutare le opzioni di integrazione rispetto a ciò che è disponibile nel mercato di riferimento.

La soluzione:

• Standard aperti
• Compatibilità multipiattaforma

Gli standard aperti sono specifiche pubblicamente disponibili che consentono a diversi sistemi di lavorare insieme.

I principali standard aperti con l'infrastruttura di posta elettronica includono Simple Mail Transfer Protocol (SMTP), Post Office Protocol versione 3 (POP3) e Internet Message Access Protocol (IMAP).

Per quanto riguarda la compatibilità, l'infrastruttura di posta elettronica deve essere progettata per funzionare con diversi sistemi operativi (Windows, macOS e Linux), nonché diversi browser Web (Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari, ecc.).

Tuttavia, incorporare standard aperti e garantire la compatibilità multipiattaforma non è esente da problemi. Prendiamo ad esempio SMTP, gli sviluppatori spesso devono apportare modifiche specifiche ad esso e forse anche aggiungere la crittografia. Per ottenere facilmente questa e altre correzioni specifiche del prodotto, è consigliabile utilizzare piattaforme interconnesse come AWS.

Infine, i team di sviluppo devono prestare molta attenzione a firme, soluzioni antispam, record DNS e altro, in relazione al corretto funzionamento del loro software con integrazioni di terze parti.

In poche parole, ciò si riduce a seguire formati e protocolli standard in ogni fase del processo di sviluppo del prodotto. Successivamente, gli ingegneri possono personalizzare i flussi di lavoro di back-end e il front-end ove necessario.

Dacci un po' di tregua

Se credi che Slack sia riuscito a reinventare il modo in cui collaboriamo, non ti sbaglierai. Ma la domanda è come l'hanno fatto.

Ignoriamo il fatto che Slack avesse una soluzione stabile nella fase di go-to-market. E dimentichiamo un'arguta strategia di marketing che è riuscita a convertire orde di lavoratori IT frustrati. La cosa importante qui è cosa succede dopo la conversione.

Prima di tutto, la barra per entrare in Slack è molto bassa. Tuttavia, copre la maggior parte dei casi d'uso che puoi immaginare. Quindi, migrare i tuoi team su Slack è piuttosto semplice. La gestione degli utenti è semplice e l'elenco delle integrazioni potrebbe continuare all'infinito...

A seconda delle dimensioni e dell'ambito della tua attività, puoi connettere Jira, Notion, Coda, app Google e quant'altro per avere tutte le notifiche e i canali dati sotto lo stesso tetto. Tutto ciò in pochi giorni o addirittura ore.

La cosa più impressionante è che l'interoperabilità di Slack è praticamente imposta e dimentica. Una volta integrato tutto ciò di cui hai bisogno, sei sempre a un clic di distanza da una fonte di dati o di comunicazione. E quell'esperienza utente è difficile da competere.

5: Gestione delle aspettative di performance

La sfida

La sfida di gestire le aspettative sulle prestazioni consiste nel garantire che il prodotto soddisfi le esigenze e i requisiti degli utenti finali. Per questo motivo, è sicuro equiparare le aspettative di prestazioni con le aspettative degli utenti, in particolare durante lo sviluppo di SaaS.

Per essere chiari, il successo di un prodotto di infrastruttura di posta elettronica, o di qualsiasi SaaS, dipende in gran parte da quanto bene lo percepiscono gli utenti finali e i clienti target. Cioè: quanto bene il prodotto soddisfa le aspettative sulle prestazioni dell'utente.

Con la crescente dipendenza dalla posta elettronica, gli utenti si aspettano che l'infrastruttura sia sicura, veloce e affidabile. Inoltre, gli utenti vogliono che sia:

• Facile da usare
• Accessibile da più dispositivi
• Essere in grado di gestire il traffico e-mail su larga scala

La soluzione:

• Test
• Ottimizzazione
• Comunicazione chiara
• Anelli di retroazione

A rischio di affermare l'ovvio, i test e l'ottimizzazione regolari devono essere parte integrante di qualsiasi processo di sviluppo prodotto. Può comportare lo svolgimento di sondaggi, focus group, test A/B per raccogliere il feedback degli utenti, ecc.

Una comunicazione chiara va di pari passo con i test in quanto aiuta a creare fiducia e trasparenza. Spesso, la comunicazione include regolari aggiornamenti pubblici sul processo di sviluppo, informando gli utenti sui cambiamenti dell'infrastruttura e affrontando eventuali problemi di prestazioni generati dagli utenti.

Tutte le comunicazioni e i test forniscono agli sviluppatori feedback qualificati dei clienti che, a loro volta, aiutano a soddisfare le loro esigenze e aspettative. Il passaggio fondamentale qui è l'integrazione del feedback fornito nei processi di sviluppo del prodotto.

Semplicemente, questo significa essere vigili su tutti gli aspetti negativi di un sistema. Magari anche facendo analisi aziendali per capire meglio quale metodologia applicare per migliorare il prodotto senza danneggiarne la commercializzazione.

Quindi, il passaggio cruciale consiste nel trasformare tutti i risultati in attività e aggiornamenti attuabili per semplificare ulteriormente il software.

Tuttavia, durante il test e il monitoraggio della tua applicazione, ci sono alcune cose da tenere a mente. Ad esempio, gli stress test determinano se il codice funziona lentamente. Tuttavia, il fatto che qualcosa funzioni lentamente non richiede un aggiornamento. I team di sviluppo hanno bisogno di una solida comprensione di quali aggiornamenti sono critici per le prestazioni e quali possono essere declassati per un uso ottimale delle risorse.

La battaglia dei giganti

Come accennato in precedenza, questa sezione esplora le aree in cui Microsoft potrebbe non aver soddisfatto le aspettative di prestazioni, lasciando spazio ai concorrenti per prosperare. C'è un po' di storia, che coinvolge sia Apple che Google.

Quando hanno rilasciato MPP (Mail Privacy Protection) nel settembre 2021, Apple aveva già battuto Google per la quota di mercato dei client di posta elettronica. All'epoca, la quota di Apple era vicina al 59%, Google era di circa il 28%, ma Outlook di Microsoft era molto indietro a circa il 5%.

Ora, quali potrebbero essere le ragioni per cui Microsoft è stata picchiata sul tempo?

Per trovare la risposta, dovremmo guardare un po' più in là nel passato.

Google ha lanciato Gmail il 1° aprile, quasi vent'anni fa. E Microsoft non ha impiegato molto a rendersi conto che non era uno scherzo del pesce d'aprile. Il padre di Windows ha spinto al massimo per rimanere dominante per circa dieci anni. Ma una volta che Gmail ha conquistato il mercato nel 2015, è stata soprattutto una spirale discendente per Outlook.

Ma perché?

È sicuro sostenere che le ragioni sono le aspettative di prestazioni fallite. Fondamentalmente, Gmail era più veloce e più facile da usare e offriva un'interfaccia molto più snella. Insieme a più funzionalità e spazio di archiviazione molto maggiore (1 GB - 500 volte più di Outlook all'epoca), non sorprende che Gmail abbia vinto.

Avanti veloce fino ad oggi, ed è chiaro che Google potrebbe trovarsi in una situazione simile a quella di Microsoft dieci anni fa. Ora, l'aspettativa di prestazioni chiave che ha fallito è il monitoraggio. Dato il numero di e-mail in entrata, siano esse di marketing o transazionali, le persone preferiscono mantenere nascosti i propri eventi e-mail.

Certo, il fatto che stia diventando sempre più difficile tenere traccia dei tassi di apertura, della geolocalizzazione e dei dispositivi dà bruciore di stomaco ai marketer. Ma le statistiche mostrano che è esattamente ciò che gli utenti si aspettano.

I team di sviluppo della posta elettronica di Apple hanno notato subito la tendenza e sono stati tra i primi a offrire una soluzione praticabile per ridurre al minimo il rumore della posta elettronica. Questo tipo di aspettative sulle prestazioni, monitoraggio e aggiornamenti potrebbe portare Apple a dominare lo spazio del client di posta elettronica nel prossimo futuro.

Costruisci buoni prodotti

A questo punto, dovresti avere una solida conoscenza delle sfide critiche nel processo di sviluppo del prodotto. Per evidenziare, non importa quale tipo di prodotto stai sviluppando.

Le sfide descritte sono indipendenti dalla nicchia e, in gran parte, dal ciclo di sviluppo del prodotto. Anche se sei solo nella fase di ideazione, vuoi sicuramente che il prodotto sia sicuro, affidabile e scalabile. Quindi, quando raggiungi la fase di avvio, non fermarti con lo screening e la convalida dell'idea di prodotto.

Infine, è importante ricordare che il processo di sviluppo del prodotto richiede molte ricerche, analisi e pianificazione dell'implementazione in ogni fase del processo. La buona notizia è che questo articolo ti ha fornito una solida tabella di marcia e aree chiave su cui concentrarti.