Comment passer d'un projet à l'autre sans perdre en productivité

Nous devons souvent travailler sur plusieurs tâches, voire projets, au quotidien. Pour cette raison, nous avons tendance à basculer fréquemment entre les projets et les tâches, le tout dans le but d'être plus productifs. Mais, dans la plupart des cas, ce changement de contexte est plus susceptible de nuire à notre productivité que de l'aider. Considérant que le besoin de "multitâche" d'une manière ou d'une autre est toujours une nécessité, dans cet article, nous parlerons de :

• Qu'est-ce que le multitâche et pourquoi les professionnels l'utilisent-ils ?
• Qu'est-ce que le changement de contexte et quel est son coût sur nos capacités cognitives, notre utilisation du temps et notre rentabilité ?
• Que sont la flexibilité cognitive, les supertaskers et la pénalité de commutation cognitive, c'est-à-dire les concepts généralement associés au saut entre tâches et projets ?
• Comment basculer au mieux entre les tâches et les projets, sans perdre en productivité ?

Qu'est-ce que le multitâche ? Pourquoi les gens le poursuivent-ils ?

Dans la culture populaire, le multitâche implique souvent de travailler sur au moins deux tâches en même temps. Et, il semblerait que les professionnels aient souvent besoin de se tourner vers une telle pratique.

Prenons les ingénieurs en logiciel, par exemple. Selon une enquête d'Electric Cloud, ils ne consacrent que 19,1 heures des 41,5 qu'ils travaillent habituellement par semaine à la création de logiciels. Les 22,4 heures restantes sont consacrées au brainstorming, aux e-mails, aux réunions, ainsi qu'à l'attente de la fin des builds et des tests. C'est beaucoup de travail diversifié juste là.

De plus, si l'on considère que les ingénieurs logiciels travaillent souvent activement sur un projet, mais assurent également la maintenance d'un à trois projets qu'ils ont déjà terminés, cela laisse peu de temps pour se concentrer sur un projet ou une tâche à la fois. Même lorsque lesdits projets ou tâches sont étiquetés comme prioritaires.

Il semble donc logique que vous essayiez de répondre à certains e-mails de clients tout en assistant à une réunion sur les problèmes récurrents de votre nouvelle fonctionnalité d'application, afin de gagner du temps.

Après tout, s'il faut généralement 10 minutes pour effectuer la tâche 1 et 10 minutes pour effectuer la tâche 2, travailler sur les deux tâches en même temps devrait prendre 10 minutes au total, n'est-ce pas ?

Mais, en réalité, ce type de travail simultané est presque impossible, car la plupart des cerveaux sont tout simplement incapables de traiter des ensembles d'informations distincts avec le même dévouement.

En d'autres termes, alors que nous pensons travailler sur deux tâches en même temps, nous nous concentrons davantage sur la tâche 1 et laissons la tâche 2 servir de distraction à la tâche 1. En conséquence, aucune tâche n'est effectuée avec la qualité attendue. , et nous pourrions connaître une baisse de productivité de 40 %.

Quelqu'un peut-il vraiment effectuer plusieurs tâches à la fois ?

Bien que la plupart des gens doivent investir des efforts supplémentaires pour répartir leur attention sur plusieurs tâches (et échouent toujours), environ 2,5 % de la population n'a pas ce problème.

Ils sont appelés supertaskers.

Les supertaskers ont simplement la capacité cognitive de travailler sur plusieurs tâches simultanément, sans faire d'erreurs ni s'arrêter. En fait, ils fonctionnent mieux en multitâche qu'en monotâche. Selon David Strayer, le co-auteur de l'expérience qui a distingué ces génies du multitâche, c'est parce que les supertaskers ont un cerveau différent du reste de la population.

Vous pouvez être un super-tâche si vous :

• avoir un niveau élevé de contrôle de l'attention
• avoir la capacité de prendre des décisions instantanément
• prospérer sous le stress
• avoir une meilleure maîtrise de soi lorsque l'on travaille sous une lourde charge de travail

Vous pouvez également passer des tests officiels pour vous aider à définir votre capacité multitâche, comme celui que vous pouvez trouver sur supertasker.org.

Qu'est-ce que le changement de contexte ?

La plupart du temps, le changement de contexte est le véritable multitâche.

À savoir, ce que ~97,5 % de la population appellerait le multitâche, consiste en fait à sauter entre les tâches - c'est-à-dire à basculer entre les contextes - en une succession si rapide qu'il semble que nous travaillions sur deux tâches à la fois.

C'est une pratique courante sur le lieu de travail, compte tenu de la charge de travail à laquelle nous sommes confrontés chaque jour, mais cela a un coût.

Quel est le coût du changement de contexte ?

Ainsi, les gens visent à travailler sur plusieurs tâches dans un court laps de temps car ils pensent que cette pratique leur fera gagner du temps.

Mais, au lieu d'accélérer le travail, lorsque vous déplacez le centre de votre attention d'une tâche à une autre, vous avez tendance à ressentir la pénalité de commutation cognitive. Votre cerveau passe plus de temps et d'énergie à charger et à recharger des contextes dans votre mémoire de travail, ce qui ralentit considérablement votre progression sur les tâches sur lesquelles vous essayez d'effectuer plusieurs tâches. Vous vous sentez occupé tout au long de la journée, mais vous en faites moins et vous vous sentez plus fatigué.

Diverses recherches montrent que le multitâche, ou changement de contexte, a d'autres effets négatifs sur nos capacités cognitives, notre emploi du temps et même notre rentabilité :

Le coût du changement de contexte sur nos capacités cognitives

• Une étude de l'Université de Londres a révélé que les participants à l'étude qui travaillaient simultanément sur des tâches cognitives subiraient une baisse du score de QI de 15 points en le faisant.
• Des chercheurs de l'Université du Sussex ont découvert que l'utilisation simultanée de plusieurs appareils numériques (par exemple, envoyer des SMS et regarder la télévision en même temps) entraînait une diminution de la densité cérébrale .
• Des chercheurs de l'Université de l'Oregon ont découvert que les multitâches chroniques ont des problèmes de concentration et de mémoire , ainsi que des difficultés à changer rapidement de contexte .

Le coût du changement de contexte sur notre emploi du temps

• Une étude de cas de 2001 a montré que les employés de bureau réagissent aux nouveaux e-mails en 6 secondes. Ensuite, il leur faut environ 64 secondes pour reprendre le travail sur leurs tâches précédentes. Ces nouveaux e-mails provoquent 96 interruptions , ce qui représente environ 1,5 heure par jour .
• Un article de recherche de 2005 a montré que se laisser distraire par environ 2,3 tâches à la fois entraînait une perte de temps de 25 minutes avant de reprendre le travail sur la bonne tâche.
• Un document de recherche de 2007 a montré que les gens perdent 10 minutes à être distraits par de nouveaux e-mails et notifications d'applications , ainsi que 10 à 15 minutes à être distraits par d' autres types de tâches .
• Un article de recherche de 2013 a montré que 60 % des personnes interrogées ne pouvaient pas résister à l'envie de travailler sur plusieurs tâches simultanément, même lorsqu'on leur avait spécifiquement dit d'éviter de le faire. En conséquence, ils ont perdu 3 minutes pour chaque 32 minutes passées à travailler.

Le coût monétaire du changement de contexte

• Selon un article de Forbes, si le temps total perdu sur les interruptions est de 2,1 heures par employé, par jour (546 heures par an), le coût monétaire de ce temps perdu est de 8 190 $ pour un employé payé 15 $ de l'heure. Pour une entreprise de 1 000 employés, cela représente jusqu'à 31 500 dollars perdus par jour et près de 8,2 millions de dollars par an .
• Un rapport sur "Les effets du multitâche sur les organisations" couvrant 45 organisations de divers secteurs a montré que le coût estimé de la productivité que l'économie mondiale perd en multitâche s'élève à 450 milliards de dollars par an .

Le changement de contexte présente-t-il des avantages ?

Une étude de 2008 a indiqué que le saut entre les tâches peut accélérer le travail sur votre tâche principale , au lieu de le ralentir - mais seulement si nous sommes Les participants de cette étude ont mis 23 minutes pour terminer la tâche qui les avait interrompus et recentrer leur attention sur la tâche précédente par la suite. Mais, ils termineraient toujours leurs tâches principales plus rapidement que les personnes qui n'étaient pas interrompues - et avec la même qualité.

Cela se produirait parce que les personnes interrompues savaient qu'elles perdaient du temps, alors elles accéléraient le travail.

Malheureusement, l'inconvénient d'un tel changement de contexte était une augmentation des niveaux de stress - ce qui n'était pas inattendu, étant donné le rythme de travail plus rapide.

Quel type de personnes sont les plus aptes à changer de contexte ?

En bref, ceux qui ont une grande flexibilité cognitive.

Être flexible sur le plan cognitif signifie que vous êtes capable de

• déplacer l'attention entre les tâches et s'adapter aux différentes règles associées auxdites tâches
• analyser les situations et trouver des solutions alternatives pour vous aider à passer d'une tâche à l'autre

La flexibilité cognitive peut également se manifester par le changement de tâche (set-shifting) - la capacité de déplacer inconsciemment l'attention entre une tâche et la suivante.

Pour tester votre flexibilité cognitive, essayez le Stroop Color and Word Test (SCWT) ou le Wisconsin Card Sorting Test (WCST) - un bon score sur eux indique que vous avez la capacité mentale de basculer entre la réflexion sur plusieurs concepts, ou même de penser à plusieurs notions à la fois.

Le Stroop Color and Word Test (SCWT) est simple - vous obtenez une liste écrite de couleurs, mais elles sont écrites dans la mauvaise couleur d'encre (par exemple, la couleur bleue est écrite à l'encre rouge ). Vous devez identifier chaque couleur et la dire à haute voix, et non lire le mot (par exemple, dites rouge , pour le mot « bleu » écrit en rouge ).

Le test de tri des cartes du Wisconsin (WCST) consiste à trier les cartes en fonction de divers critères, tels que la couleur, le nombre ou la forme.

Les critères changeront tout au long du test, mais vous ne pourrez pas dire quand - vous devrez prêter attention aux messages d'erreur indiquant que vous devez modifier votre stratégie de correspondance.

Vous pouvez trouver un exemple du test en ligne, sur PsyToolkit (photo ci-dessous).

Comment basculer au mieux entre les projets et les tâches ?

Oui, la plupart des chercheurs montrent que changer de contexte à travers des tâches et des projets a plus d'inconvénients que d'avantages - mais, compte tenu de la charge de travail que nous avons sur nos mains, travailler sur plusieurs tâches et projets pendant la journée est rarement une option, et plus souvent un nécessité.

Cependant, vous pouvez travailler sur l'atténuation des effets néfastes du changement de contexte - voici 11 conseils sur la meilleure façon de gérer le basculement entre les projets et les tâches, sans perte de productivité :

1. Multitâche sur des tâches qui nécessitent différentes parties du cerveau
2. Regrouper toutes les tâches du même type ensemble
3. Limitez le temps que vous passerez sur certaines tâches
4. Utilisez des rappels visuels/audio pour guider votre travail
5. Planifier toutes les tâches du même type les mêmes jours
6. Mettre en œuvre les horaires A/B
7. Rendre les tâches exigeantes sur le plan cognitif moins exigeantes
8. Interrompre le travail sur les tâches/projets aux bons endroits
9. Documentez toujours tout
10. Améliorez votre flexibilité cognitive
11. Émulez les super-tâches

Conseil n° 1 : effectuez plusieurs tâches en même temps sur des tâches qui nécessitent différentes parties du cerveau

L'un des meilleurs moyens de passer rapidement d'une tâche à l'autre est de s'assurer que les tâches en question ne nécessitent pas :

• Le même type de traitement
• Le même type d'attention

Exemple:

Combinez une tâche motrice, comme remplacer la batterie de votre ordinateur portable ou configurer un nouvel ordinateur de bureau, avec une tâche cognitive, comme discuter des idées de fonctionnalités pour votre nouvelle application avec les collègues avec qui vous partagez un bureau.

Considérant que ces deux tâches nécessitent des zones éloignées du cerveau, vous créerez l' illusion que vous n'effectuez même pas deux types de tâches en même temps, minimisant ainsi les effets négatifs de sauter entre les tâches.

Conseil n°2 : regroupez toutes les tâches du même type

Si vous avez des tâches récurrentes à accomplir chaque jour, même si lesdites tâches appartiennent à des projets différents, il est préférable de les regrouper en plages horaires . Les plages horaires représentent des périodes de temps spécifiques au cours de la journée qui sont réservées uniquement à des tâches spécifiques.

Cette technique est une excellente solution lorsque vous souhaitez organiser le travail sur vos tâches prioritaires tout au long de la journée. Assurez-vous simplement de vous donner suffisamment de temps pour tout terminer à un rythme raisonnable.

Pour vous assurer que vous comprenez quand il est temps de passer au prochain bloc de temps, il est préférable d'utiliser une application telle que Clockify time tracker - un type de logiciel qui vous permettra de suivre vos blocs de temps jusqu'à une seconde.

Exemple:

• [9h00 – 9h30] : Lire et répondre aux e-mails
• [9h30 – 12h30] : Temps réservé à vos tâches les plus importantes et urgentes
• [12h30 – 13h00] : Pause déjeuner
• [13h00 – 14h30] : Temps réservé à vos tâches les plus importantes et urgentes
• [14h30 – 15h30] : Temps réservé à vos tâches les plus importantes, mais moins urgentes
• [15h30 – 16h30] : Temps réservé aux tâches imprévues
• [16h30 – 17h00] : Lire et répondre aux e-mails

Vous n'êtes pas obligé de passer ces blocs de temps entiers à travailler - faites des pauses tout au long de vos blocs, mais assurez-vous de toujours passer au bloc suivant une fois que le temps du précédent a expiré. Si les estimations de temps que vous avez données pour la réalisation de ces tâches étaient correctes, vous n'aurez aucun problème à terminer tout ce dont vous avez besoin pendant un bloc de temps.

Pour en savoir plus sur la meilleure façon de bloquer le temps de votre journée, ainsi que pour télécharger des modèles de blocage du temps prêts à l'emploi qui vous aideront à faciliter le processus, consultez le planificateur de blocage du temps et les modèles sur notre blog.

Astuce n°3 : Limitez le temps que vous passerez sur certaines tâches

Parfois, vos tâches varieront en pertinence et en importance. Certaines tâches seront prioritaires, tandis que d'autres seront moins pertinentes, au point de ressembler à des distractions par rapport aux tâches prioritaires (les courriels et les réunions sont les premiers qui viennent à l'esprit).

Mais, vous aurez toujours besoin de les exécuter.

Pour cela, vous pouvez essayer une technique de gestion du temps appelée Timeboxing.

En surface, cette technique est la même que le blocage du temps - vous affectez vos tâches à des périodes spécifiques et vous y travaillez pendant ces périodes.

Mais, alors que le blocage du temps est destiné à vous aider à trouver du temps pour vos tâches prioritaires, le timeboxing est destiné à vous aider à limiter le temps que vous consacrerez aux tâches secondaires. Vous êtes censé travailler sur des tâches pendant les plages horaires imparties, et dès que le temps est écoulé, vous êtes censé vous déplacer immédiatement.

Nous avons déjà mentionné que vous devez être prudent lors de la définition des blocs de temps, car vous devrez terminer ce que vous voulez pendant ce temps - mais, avec les timeboxes, vous visez simplement à terminer ces tâches dès que possible. Ainsi, une fois qu'une timebox est écoulée, passez à votre prochaine timebox ou tâche prioritaire sans regret - vous pouvez toujours y revenir plus tard lorsque vous aurez plus de temps.

Exemple:

Prenez le premier bloc horaire que vous vous êtes attribué pour la journée (celui lié à la lecture et à la réponse aux e-mails, de 9h00 à 9h30), et divisez-le en plages horaires courtes qui vous serviront à limiter la le temps que vous passez sur des e-mails individuels à 5 minutes.

Conseil n° 4 : Utilisez des rappels visuels/audio pour guider votre travail

C'est une excellente tactique pour vous rappeler qu'il est temps de recentrer votre attention sur une tâche ou un projet différent.

Vous configurez une alarme visuelle et/ou sonore et travaillez sur une tâche/projet jusqu'à ce qu'un son se déclenche et/ou qu'un signal visuel apparaisse, après quoi vous passez à une autre tâche/projet.

Pour cela, il est préférable d'utiliser une application appropriée, telle qu'une application Pomodoro. Ils sont basés sur une technique de gestion du temps populaire appelée Pomodoro, qui est similaire au blocage du temps, mais plus structurée. Vous alternez des blocs de travail de 25 minutes et des blocs de pause de 5 minutes, en 4 cycles suivis d'une pause de 20 minutes.

Avec une application Pomodoro, la fin de chaque bloc de travail ou de pause est signalée par une alarme sonore et/ou une notification visuelle.

Exemple:

La routine suggérée 25/5/4/20 est la technique officielle de Pomodoro. Mais vous pouvez également modifier ces horaires à votre guise. Les recherches montrent que nous travaillons mieux dans des segments de 90 minutes - c'est le moment idéal pour vous aider à vous concentrer, mais pas pour vous épuiser.

Afin que vous puissiez:

1. Travaillez sur la tâche 1 pendant 90 minutes
2. Faites une pause de 5 minutes
3. Mettez l'accent sur la tâche 2 pendant 90 minutes.

Comme vous travaillez en blocs plus longs, il est préférable de travailler 2 cycles à la fois, puis de faire une pause plus longue de 30 minutes.

Pour implémenter cette routine modifiée, vous pouvez utiliser la fonctionnalité Pomodore dans l'application Clockify pour macOS ou les extensions Clockify pour Chrome ou Firefox, qui ont également une minuterie Pomodoro intégrée.

Allez simplement dans les paramètres de l'extension et réglez les minuteries pour le travail, les pauses, le nombre de cycles et activez la notification sonore.

Ensuite, démarrez la première minuterie et commencez à travailler. Chaque fois qu'un bloc de travail ou de pause se termine, vous entendrez une alarme sonore et recevrez une notification visuelle dans le coin de votre écran.

Conseil n°5 : Planifiez toutes les tâches du même type les mêmes jours

Quel est un autre excellent moyen de minimiser le changement de contexte, tout en effectuant toutes vos tâches ? Regrouper les tâches par type et s'attaquer à un type par jour.

Bien sûr, il y a encore certains types de tâches que vous devrez accomplir quotidiennement - par exemple, si vous deviez complètement sauter les e-mails le lundi, vous en seriez probablement submergé le mardi. Alors, évitez de faire ça.

Mais vous pouvez utiliser cette astuce pour les réunions, la croissance, la planification stratégique et des tâches similaires à plus grande échelle.

Exemple:

Jack Dorsey, PDG de Twitter et Square, est un exemple célèbre dont vous pouvez essayer d'imiter les habitudes quotidiennes pour cette astuce. Il analyse toute sa semaine par type de tâche, puis se concentre sur un seul type de tâche chaque jour :

• Lundi — réservé aux tâches de gestion, y compris les réunions
• Les mardis — réservés aux activités liées aux produits
• Les mercredis — réservés au marketing, à la croissance et aux communications
• Les jeudis — du temps avec les développeurs et les partenaires
• Vendredi — réservé à la culture d'entreprise, recrutement de nouvelles personnes
• Samedi — congé de travail
• Dimanche — réservé aux tâches d'élaboration de stratégies

De plus, les jours qui commencent par "T", il commence son travail sur Twitter et passe à Square l'après-midi.

Conseil n° 6 : implémentez des calendriers A/B

L'un des plus gros problèmes auxquels vous serez confronté lorsque vous aurez plusieurs tâches à accomplir pendant la journée est la culpabilité .

En travaillant sur la tâche 1, vous vous sentirez coupable parce que vous ne travaillez pas sur la tâche 2.

En travaillant sur la tâche 2, vous vous sentirez coupable car vous penserez que vous auriez dû travailler davantage sur la tâche 1.

Selon la coach d'affaires Andee Love dans l'article qu'elle a écrit pour Fast Company, la solution pour minimiser cette culpabilité réside dans la création de deux horaires qui divisent les tâches en deux groupes, en fonction de leur connexion.

Le type de connexion sur lequel vous baserez la division peut s'articuler autour :

1. Les endroits où vous devez vous attaquer aux tâches
2. Le type de tâche, quel que soit le projet auquel elle appartient
3. Les tâches qui appartiennent à un projet, quel que soit leur type
4. Le client auquel appartiennent les tâches liées au projet

Si vous avez sélectionné le type de tâche, vous devez alors diviser vos tâches en deux groupes en fonction de leur type — le Type 1 est votre A Schedule et le Type 2 est votre B Schedule , et vous travaillerez sur chacun à la fois.

Vous pouvez alterner entre ces horaires quotidiennement (comme Jack Dorsey, le PDG de Twitter et Square). Ou, vous pouvez alterner entre ces horaires sur une base hebdomadaire ou bihebdomadaire.

Exemple:

Alors qu'Andee Love travaillait comme coordinatrice supervisant les programmes d'autisme dans deux écoles différentes, elle a divisé son travail par lieu et l'a regroupé dans les horaires suivants :

• Horaire A : les lundis, mercredis et vendredis étaient réservés à une école
• Horaire B : Les mardis et jeudis étaient réservés à l'autre école

Elle savait à l'avance où elle en serait chaque jour, ce qui lui laissait suffisamment de temps pour bien se préparer, se concentrer pleinement sur son travail dans une école à la fois et tout finir avec moins de stress.

Conseil n° 7 : rendez les tâches exigeantes sur le plan cognitif moins exigeantes

Si vous êtes en mesure de simplifier une tâche ou de la rendre plus automatique, faites-le. Vous réduirez la demande d'attention de la tâche, laissant "plus" d'attention que vous pourrez ensuite utiliser pour la deuxième ou la troisième tâche.

Gardez à l'esprit que nous ne parlons pas spécifiquement d'utiliser des outils d'automatisation ici - bien que l'automatisation de certaines tâches avec des outils soit toujours recommandée si le type de tâche le permet et s'il existe une application pour cela.

Alternativement, vous pouvez créer une liste de contrôle qui détaille les étapes que vous devez entreprendre pour vous attaquer à une tâche, puis travailler à suivre ces étapes chaque fois que vous devez vous attaquer à ladite tâche - afin d'émuler une véritable automatisation.

Exemple:

Divisez le processus de réponse aux e-mails en plusieurs étapes, puis créez une liste de contrôle détaillant ces étapes. Chaque étape que vous terminez, mettez une coche à côté.

• Lire le message
• Identifiez l'intention de l'expéditeur (par exemple, question rapide, demande aléatoire, réponse à votre précédent e-mail, etc.)
• Décidez si vous souhaitez répondre à l'e-mail
• Identifiez le niveau de priorité de l'e-mail (normal, élevé, urgent) et planifiez-le en conséquence
• Décidez si vous pouvez répondre seul à l'e-mail ou si vous avez besoin de l'aide de votre équipe
• Demandez à votre équipe des informations supplémentaires, si nécessaire
• Commencez par des salutations appropriées
• Rédigez le corps de l'e-mail conformément à l'intention de l'expéditeur
• Fermez les e-mails avec une outro appropriée
• Assurez-vous que la longueur de votre e-mail est de 50 à 125 mots

Après un certain temps, vous mémoriserez les étapes du processus de réponse aux e-mails et commencerez à les faire automatiquement, rendant ainsi cette tâche exigeante sur le plan cognitif moins exigeante.

Conseil n° 8 : Suspendez le travail sur des tâches ou des projets aux bons endroits

Lorsque vous arrêtez de travailler sur la Tâche 1/Projet 1 et que vous vous concentrez sur la Tâche 2/Projet 2, assurez-vous de ne mettre en pause le travail sur la Tâche 1/Projet 1 qu'après avoir terminé un « ensemble significatif » dessus.

Ce « tout significatif » est un endroit où vous pouvez facilement interrompre le travail et le reprendre plus tard avec facilité.

Exemples:

1. Suspendre le travail pour un groupe de tâches — Diviser le projet 1 en tâches (par exemple ses phases, ses catégories ou simplement des parties d'un projet). Effectuez plusieurs tâches dans le projet 1 à la fois, avant de passer au projet 2.
2. Interrompre le travail pour une tâche — Une fois que vous avez terminé de vous attaquer à la tâche 1 du projet 1, interrompez le travail et passez à la tâche 1 du projet 2. Une fois que vous avez terminé de travailler sur la tâche 1 du projet 2, passez à la tâche 2 du projet 1.
3. Suspendre le travail pour une sous-tâche —Divisez la tâche 1 en plusieurs sous-tâches et suspendez le travail après avoir terminé plusieurs des sous-tâches.

Peu importe si vous changez après une tâche, une sous-tâche, plusieurs tâches ou plusieurs sous-tâches, vous reprendrez le travail beaucoup plus facilement plus tard, car vous commencerez à travailler sur un nouveau "tout significatif".

Astuce #9 : Documentez toujours tout

Lorsque vous travaillez sur plusieurs tâches, il est probable que ces tâches auront une sorte de relation de dépendance - c'est-à-dire que le début ou l'achèvement d'une tâche peut dépendre du début ou de l'achèvement d'une autre tâche.

Parfois, vous serez le seul à vous attaquer à toutes ces tâches dépendantes.

D'autres fois, vos coéquipiers seront responsables de certaines des tâches dépendantes.

Dans les deux cas, vous voudrez expliquer lesdites tâches/projets autant que possible, pour vous aider, ainsi que les autres, à vous lancer plus facilement dans ces nouvelles tâches/projets.

Pensez simplement aux questions et aux problèmes que vous rencontrez habituellement lorsque vous démarrez une nouvelle tâche ou un nouveau projet et essayez d'y répondre, afin de faciliter le travail futur de chacun.

Exemple:

Pour documenter tout ce qui est important lors de la configuration des tâches et des projets entre lesquels vous passerez, répondez à l'ensemble de questions suivant :

• Quels sont les objectifs de la tâche/du projet ?
• Pourquoi cette tâche/projet est-il important ?
• Quels sont les domaines les plus importants de la tâche/du projet ?
• Qu'est-ce qui détermine le succès de la tâche/du projet ?
• Quels sont les plus grands obstacles à la réalisation de cette tâche/projet ?
• Que faire si la tâche/le projet échoue ?

Astuce #10 : Améliorez votre flexibilité cognitive

Si vous cherchez à améliorer vos capacités de changement de contexte à l'avenir, il est préférable que vous travailliez à améliorer votre flexibilité cognitive :

• Lire — La lecture active plusieurs régions du cerveau en même temps et les fait travailler ensemble. La lecture est comme un exercice pour l'esprit - elle stimule votre cerveau et améliore son fonctionnement au fil du temps, augmentant ainsi votre flexibilité cognitive dans le processus.
• Méditer — La méditation consciente augmente l'attention et la flexibilité cognitive.
• Essayez quelque chose de différent - Apprendre quelque chose de nouveau, rechercher de nouvelles expériences et changer vos habitudes est une excellente tactique pour élargir vos voies neuronales.
• Dormez plus - Le sommeil est toujours bon pour le cerveau, et le rêve paradoxal peut également augmenter vos capacités de raisonnement et votre créativité.
• Autorisez des périodes d'ennui — En laissant votre esprit vagabonder de temps en temps, vous aurez l'occasion d'analyser les problèmes sous différents angles et de trouver des solutions auxquelles vous ne pourriez pas penser si vous êtes constamment concentré sur le travail.
• Exercice - L'exercice régulier contribue à l'amélioration cognitive, et l'exercice aérobie régulier (comme la marche rapide et la natation) favorise la croissance de nouvelles cellules cérébrales.
• Mangez bien - Les aliments contenant des graisses saines aident à réduire l'inflammation du cerveau et à améliorer la fonction cognitive et la neurotransmission.
• Jouez à des jeux - Tout jeu qui met votre cerveau au défi est un bon choix, alors choisissez un jeu vidéo, un jeu de société ou même des puzzles de mots appropriés pour vous aider à construire de nouvelles voies neuronales.

Conseil n° 11 : Émulez les super-tâches

Même si vous n'êtes pas un super-tâche, il existe plusieurs stratégies que vous pouvez essayer pour imiter les forces des super-tâches à tout moment, afin de mieux sauter entre les projets et les tâches :

Éliminez les distractions autour de vous .

Selon le Dr Adam Gazzalay de l'Université de Californie, il s'agit d'une stratégie clé. Fermez la porte, mettez votre téléphone en mode silencieux, bloquez les sites Web distrayants, fermez votre boîte de réception, activez une application antibruit et portez des écouteurs pour indiquer que personne ne doit vous interrompre. De cette façon, il vous sera plus facile de vous concentrer sur la tâche sur laquelle vous vous concentrez actuellement.

Concentrez-vous uniquement sur ce que vous pouvez contrôler

Keith Alvey, un cadre de la Division des catastrophes de la Croix-Rouge américaine, déconseille de regretter les décisions que vous avez déjà prises ou de vous inquiéter de ce que vous ne pouvez pas changer. Si vous vous abstenez de penser à vos tâches passées et futures, vous serez plus productif avec les tâches sur lesquelles vous travaillez actuellement.

Améliorez vos résultats en jouant aux jeux vidéo

Daphné Bavelier, professeur de sciences du cerveau et cognitives, a indiqué que jouer à des jeux vidéo pendant 30 à 60 minutes par jour, pendant au moins 10 à 12 semaines, peut vous aider à apprendre à mieux gérer plusieurs flux de données. Les jeux recommandés (par exemple, les jeux d'action, tels que Call of Duty ) sont ceux qui nécessitent de lire des instructions, de prendre des décisions stratégiques et de se concentrer sur des tâches malgré les distractions visuelles et auditives du jeu.

Emballer

Basculer entre les projets et les tâches sans perdre de productivité est possible, mais seulement si vous faites attention à la façon dont vous l'abordez. Nous ne sommes peut-être pas tous des génies multitâches, c'est-à-dire des super-tâches, ou n'avons pas une grande flexibilité cognitive, mais ce sont des moyens d'imiter les super-tâches et d'améliorer notre flexibilité cognitive à l'avenir. Vous devriez également essayer de :

• Alternez mieux entre les tâches en organisant votre charge de travail en blocs de temps, en plages horaires et/ou en blocs Pomodoro.
• Restez concentré sur un ensemble de tâches à la fois - en rendant les tâches exigeantes sur le plan cognitif Facilitez le passage à de nouvelles tâches et la reprise du travail sur les tâches précédentes - en interrompant le travail sur les tâches/projets aux bons endroits, en répondant à l'avance aux questions sur les projets/tâches et en utilisant des rappels visuels/audio pour guider votre travail.

En conséquence, vous réduirez votre niveau de stress, augmenterez la qualité de votre travail et améliorerez votre productivité en général.