Los 3 mejores software de gestión de documentos legales

Digitalice y administre el papeleo con el software de administración de documentos legales.

Los profesionales del derecho trabajan con muchos documentos en papel todos los días, desde contratos y licencias hasta correos electrónicos y avisos. La gestión y el seguimiento manual de un gran número de documentos puede ser un desafío. Pero con el software de gestión de documentos legales, los bufetes de abogados pueden simplificar este proceso y hacer que la gestión de documentos sea más fácil para su personal.

El software de administración de documentos permite que los equipos legales conviertan documentos en papel en copias digitales, almacenen y organicen sus documentos en un depósito central, busquen y recuperen rápidamente los archivos que necesitan y colaboren en tiempo real en trámites cruciales.

Este artículo destaca alfabéticamente los tres principales software de gestión de documentos para firmas de servicios legales según revisiones de software verificadas. Para cada producto, hemos incluido calificaciones generales de los usuarios junto con el parámetro mejor calificado, extractos de reseñas de profesionales de la industria y precios de productos. Leer más.

1. Dropbox Business: elimina de forma remota archivos confidenciales de dispositivos perdidos o robados

Estos son algunos extractos de reseñas de profesionales de servicios legales que han usado Dropbox Business para la administración de documentos:

"La facilidad de uso, la función "Enviar para firmar", compartir en la nube, trabajar de forma remota. Es un producto todo en uno que es absolutamente sorprendente y confiable".

"Es fácil de usar cuando se necesita ver documentos de forma segura y compartirlos. Brinda una gran tranquilidad al saber que un grupo de empleados puede ver y compartir documentos a través de una opción segura".

"Este es un gran paquete para aquellos que podemos pagarlo. El complemento adicional para la firma electrónica ha hecho que Dropbox se destaque desde el primer día. Es fácil de instalar y la mayoría de las veces (90 %) lo hace y sincroniza el archivo a la nube. La capacidad de ver el archivo sin tener algún software preinstalado es una gran característica en comparación con otras herramientas que obliga a los usuarios a tener una aplicación instalada para abrir o ver archivos. Podemos tener conversaciones sobre el archivo, para poner ideas en contexto, en comparación con un cambio de pista, que también está completamente disponible. Como TI, ahora creo que por la misma tarifa se puede hacer una copia de seguridad de todo el escritorio de la PC y los archivos relacionados con pocas molestias o intervención. A mis usuarios les encanta la idea de tomar una foto en un dispositivo móvil Word y tener esta foto en su escritorio sin tener que enviar un correo electrónico o encontrar medios de transferencia alternativos”.

Lea todas las reseñas de Dropbox Business aquí.

2. Google Drive: sincroniza documentos para que puedas trabajar sin conexión

Aquí hay algunos extractos de reseñas de profesionales de servicios legales que han usado Google Drive para la gestión de documentos:

"En mi opinión honesta, es lo mejor para el almacenamiento en la nube y el intercambio/administración de documentos. Una de sus mejores características es la edición en vivo de las hojas de Google, y puede hacerlo simultáneamente con otros colaboradores con permisos de edición. El servicio al cliente es de primera categoría, Una vez borré accidentalmente algunos archivos y los recuperaron una hora después de enviar mi ayuda".

“Drive es un excelente software de almacenamiento. Hace 5 años todavía usaba memorias externas para mis documentos de trabajo, pero un evento desafortunado (robo en la oficina) me hizo perder mi respaldo y decidí buscar otras opciones como Google Drive, esto me permitió guardar todos mis documentos de trabajo y personales, dando solución a los problemas de respaldo de datos. Ahora no me preocupo porque sé que mi información está almacenada en la nube y puedo acceder a ella en cualquier momento."

"Me encanta que GDrive sea gratuito (si no estás usando Business) y que se integre con todas las demás aplicaciones de Google que uso en la vida".

Lea todas las reseñas de Google Drive aquí.

3. Microsoft 365: ofrece sugerencias personalizadas para la búsqueda de documentos

Estos son algunos extractos de reseñas de profesionales de servicios legales que han usado Microsoft 365 para la administración de documentos:

“Microsoft 365 te ofrece un combo de aplicaciones, te da Word, Excel, Power Point, todo para manejo de documentos, organización de presentaciones. No hay mucho más que decir de estas apps, funcionan como un referente de ofimática en el mundo , One Note, Outlook, One Drive y Skype también incluidos. El plan familiar también se puede utilizar para pequeñas empresas a un costo accesible, pero se paga anualmente. Además, el almacenamiento en la nube y su opción multiplataforma te hace la vida más fácil.

"Microsoft 365 es en general un gran software para usar y se integra bien con otros productos. Puede usar Teams para hacer videollamadas y realizar llamadas de conferencia y puede usar PowerPoint para hacer excelentes presentaciones con sus excelentes características. También puede integrar con Outlook haciendo que la comunicación dentro de una empresa sea más eficiente".

"En general, la experiencia es excelente. Para mi uso personal, probablemente usaría una de las opciones gratuitas que funcionaría igual de bien para mis necesidades. Sin embargo, si utilizo el software desde un punto de vista comercial, es inmejorable".

Lea todas las reseñas de Microsoft 365 aquí.

¿Qué características ofrece el software de gestión de documentos legales?

El software de gestión de documentos legales ofrece las siguientes características principales:

• Captura de documentos : escanee y convierta documentos legales en archivos digitales y transfiéralos al software para su almacenamiento o procesamiento.

  

• Almacenamiento de documentos : almacene documentos legales en una ubicación centralizada para facilitar el acceso.

• Búsqueda de texto completo : busque texto específico en todo el documento, no solo en secciones.

Todos los productos enumerados en este artículo incluyen las características mencionadas anteriormente.

Además de estas características principales, el software de gestión de documentos legales suele ofrecer:

• Controles de acceso y permisos

• Archivado y retención

• Herramientas de colaboración

• Seguimiento del cumplimiento

• Clasificación de documentos

• Conversión de archivos

• Compartición de archivos

• Pista de auditoría

• Reconocimiento óptico de caracteres

• Gestión de registros

• Control de versiones

Cómo elegir el mejor software de gestión documental para su bufete de abogados

Aquí hay algunas consideraciones a tener en cuenta al elegir una solución de gestión de documentos para su firma legal:

• Opte por la función de búsqueda y recuperación de documentos .Esta función le permite usar palabras clave como el nombre del documento, la fecha, el autor y los metadatos para buscar rápidamente en el repositorio de contenido y ubicar el archivo que necesita.

• Compruebe las capacidades de colaboración.Facilite la colaboración en tiempo real entre su equipo legal y los clientes mediante la selección de software que permita a varios usuarios trabajar en un documento simultáneamente, realizar un seguimiento de los cambios realizados y agregar comentarios o sugerencias.

• Evalúe la característica de seguridad del documento .Busque características de seguridad sólidas, como cifrado de almacenamiento de documentos, controles de acceso y autenticación multifactor para proteger la información confidencial dentro de sus documentos legales.

Preguntas comunes para hacer a los proveedores de software antes de comprar un software de gestión de documentos

Aquí hay algunas preguntas para hacerles a los proveedores al comprar un sistema de administración de documentos para su firma legal: