Top 3 des logiciels de gestion de documents juridiques

Numérisez et gérez les documents avec un logiciel de gestion de documents juridiques.

Les professionnels du droit travaillent chaque jour avec des tonnes de documents papier, des contrats et licences aux e-mails et avis. La gestion et le suivi manuels d'un si grand nombre de documents peuvent être difficiles. Mais avec un logiciel de gestion de documents juridiques, les cabinets d'avocats peuvent simplifier ce processus et faciliter la gestion des documents pour leur personnel.

Un logiciel de gestion de documents permet aux équipes juridiques de convertir des documents papier en copies numériques, de stocker et d'organiser leurs documents dans un référentiel central, de rechercher et de récupérer rapidement les fichiers dont ils ont besoin et de collaborer en temps réel sur des documents cruciaux.

Cet article met en évidence par ordre alphabétique les trois principaux logiciels de gestion de documents pour les cabinets de services juridiques sur la base d'examens de logiciels vérifiés. Pour chaque produit, nous avons inclus les notes globales des utilisateurs ainsi que le paramètre le mieux noté, des extraits de critiques de professionnels de l'industrie et les prix des produits. En savoir plus.

1. Dropbox Business : Supprime à distance les fichiers sensibles des appareils perdus ou volés

Voici quelques extraits d'avis rédigés par des professionnels des services juridiques qui ont utilisé Dropbox Business pour la gestion de documents :

"La facilité d'utilisation, la fonctionnalité "Envoyer pour signature", le partage dans le cloud, le travail à distance. C'est un produit tout-en-un absolument incroyable et fiable."

"Il est facile à utiliser lorsque vous avez besoin de visualiser et de partager des documents en toute sécurité. Il offre une grande tranquillité d'esprit en sachant qu'un groupe d'employés peut visualiser et partager des documents via une option sécurisée."

"C'est un excellent package pour ceux que nous pouvons nous permettre. L'ajout supplémentaire pour la signature électronique a permis à la boîte de dépôt de se démarquer dès le premier jour. Elle est simple à installer et la plupart du temps (90 %), elle le fait et synchronise le fichier dans le cloud.La possibilité d'afficher un fichier sans logiciel préinstallé est une fonctionnalité intéressante par rapport à d'autres outils qui obligent les utilisateurs à installer une application pour ouvrir ou afficher des fichiers.Nous pouvons avoir des conversations sur le fichier, pour mettre des idées dans son contexte, par rapport à un changement de piste, qui est également entièrement disponible. En tant qu'informaticien, je crois maintenant que pour le même prix, l'ensemble du bureau du PC et les fichiers associés peuvent être sauvegardés avec peu de tracas ou d'intervention. Mes utilisateurs adorent l'idée de prendre une photo sur un appareil mobile Word et avoir cette photo sur leur bureau sans avoir à envoyer d'e-mail ou à trouver d'autres moyens de transfert.

Lisez tous les avis sur Dropbox Business ici.

2. Google Drive : synchronise les documents pour que vous puissiez travailler hors ligne

Voici quelques extraits d'avis de professionnels des services juridiques qui ont utilisé Google Drive pour la gestion de documents :

"À mon avis honnête, c'est le meilleur pour le stockage en nuage et le partage/la gestion de documents. L'une de ses meilleures fonctionnalités est l'édition en direct des feuilles Google, et vous pouvez le faire simultanément avec d'autres collaborateurs avec des autorisations d'édition. Le service client est de premier ordre, Une fois, j'ai accidentellement supprimé certains fichiers et ils les ont récupérés dans l'heure qui a suivi ma soumission d'aide."

"Drive est un excellent logiciel de stockage. Il y a 5 ans, j'utilisais encore des mémoires externes pour mes documents de travail, mais un événement malheureux (vol de bureau) m'a fait perdre ma sauvegarde et j'ai décidé de rechercher d'autres options telles que Google Drive, cela a permis moi de sauvegarder tout mon travail et mes documents personnels, donnant une solution aux problèmes de sauvegarde des données. Maintenant, je ne suis plus inquiet car je sais que mes informations sont stockées dans le cloud et que je peux y accéder à tout moment."

"J'adore le fait que GDrive soit gratuit (si vous n'êtes pas professionnel) et qu'il s'intègre à toutes les autres applications Google que j'utilise dans la vie."

Lisez tous les avis sur Google Drive ici.

3. Microsoft 365 : offre des suggestions personnalisées pour la recherche de documents

Voici quelques extraits de critiques de professionnels des services juridiques qui ont utilisé Microsoft 365 pour la gestion de documents :

"Microsoft 365 vous offre un combo d'applications, il vous donne Word, Excel, Power Point, le tout pour la gestion de documents, les présentations d'organisation. Il n'y a pas grand chose à dire sur ces applications, elles fonctionnent comme une référence pour la bureautique dans le monde , One Note, Outlook, One Drive et Skype sont également inclus. Le forfait familial peut également être utilisé pour les petites entreprises à un coût abordable, mais payé annuellement. De plus, le stockage en nuage et son option multiplateforme vous facilitent la vie.

"Microsoft 365 est dans l'ensemble un excellent logiciel à utiliser et il s'intègre bien avec d'autres produits. Vous pouvez utiliser Teams pour passer des appels vidéo et organiser des conférences téléphoniques et vous pouvez utiliser PowerPoint pour faire de superbes présentations avec ses excellentes fonctionnalités. Vous pouvez également intégrer avec Outlook rendant la communication au sein d'une entreprise plus efficace."

"L'expérience globale est excellente. Pour mon usage personnel, j'utiliserais très probablement l'une des options gratuites qui fonctionnerait aussi bien pour mes besoins. Cependant, si vous utilisez un logiciel d'un point de vue commercial, c'est imbattable."

Lisez tous les avis sur Microsoft 365 ici.

Quelles fonctionnalités offre un logiciel de gestion de documents juridiques ?

Un logiciel de gestion de documents juridiques offre les fonctionnalités principales suivantes :

• Capture de documents : Numérisez et convertissez des documents juridiques en fichiers numériques et transférez-les vers le logiciel pour stockage ou traitement.

  

• Stockage de documents : Stockez les documents juridiques dans un emplacement centralisé pour un accès facile.

• Recherche plein texte : recherchez un texte spécifique dans l'ensemble du document, pas seulement dans les sections.

Tous les produits répertoriés dans cet article incluent les fonctionnalités mentionnées ci-dessus.

Outre ces fonctionnalités essentielles, les logiciels de gestion de documents juridiques ont également tendance à offrir :

• Contrôles d'accès et autorisations

• Archivage et conservation

• Outils de collaboration

• Suivi de la conformité

• Classement des documents

• Conversion de fichiers

• Partage de fichiers

• Piste d'audit

• Reconnaissance optique de caractères

• La gestion des dossiers

• Contrôle de version

Comment choisir le meilleur logiciel de gestion de documents pour votre cabinet d'avocats

Voici quelques considérations à garder à l'esprit lors du choix d'une solution de gestion de documents pour votre cabinet juridique :

• Optez pour la fonction de recherche et de récupération de documents .Cette fonctionnalité vous permet d'utiliser des mots-clés tels que le nom du document, la date, l'auteur et les métadonnées pour rechercher rapidement dans le référentiel de contenu et localiser le fichier dont vous avez besoin.

• Vérifiez les capacités de collaboration.Facilitez la collaboration en temps réel entre votre équipe juridique et vos clients en présélectionnant des logiciels qui permettent à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément sur un document, de suivre les modifications apportées et d'ajouter des commentaires ou des commentaires.

• Évaluez la fonction de sécurité des documents .Recherchez des fonctionnalités de sécurité robustes telles que le cryptage du stockage des documents, les contrôles d'accès et l'authentification multifacteur pour protéger les informations sensibles dans vos documents juridiques.

Questions courantes à poser aux éditeurs de logiciels avant d'acheter un logiciel de gestion de documents

Voici quelques questions à poser aux fournisseurs lors de l'achat d'un système de gestion de documents pour votre cabinet juridique :