Preguntas frecuentes sobre el software de gestión de propuestas

Si alguna vez ha creado una propuesta desde cero, sabe exactamente lo complicado y lento que puede ser. Entre luchar con problemas de formato, verse embotellado por flujos de trabajo ineficientes y verificar tres veces si la información que está usando es correcta, es posible que comience a preguntarse si hay una mejor manera.

Hay. Y se llama software de gestión de propuestas.

Con la herramienta adecuada de su lado, puede evitar todos los obstáculos de creación de propuestas y agilizar su proceso de propuesta. Desde plantillas de propuesta que impulsan sus propuestas hasta una biblioteca de contenido preaprobado para extraer, ayuda a su equipo a crear propuestas que harán que los prospectos se entusiasmen por trabajar juntos.

En los últimos años, hemos recibido cientos, si no miles, de preguntas sobre el software de gestión de propuestas. Pero con el tiempo, nos dimos cuenta de que había un puñado que aparecía con mucha más frecuencia que otros. Pensamos que si nuestros clientes y prospectos nos preguntaban, probablemente hay muchos otros que buscan respuestas.

Sin más preámbulos, estas son las principales preguntas sobre el software de gestión de propuestas:

¿Qué es el software de gestión de propuestas?

El software de administración de propuestas es exactamente lo que parece: es una aplicación que lo ayuda a crear, administrar, enviar y realizar un seguimiento de las propuestas. Reúne todos los aspectos del proceso de propuesta bajo un mismo techo, para que enviar propuestas y responder a RFP sea más fácil y efectivo que nunca.

¿Quién utiliza el software de gestión de propuestas?

Cualquiera que envíe propuestas comerciales o responda a RFP (solicitudes de propuestas) con regularidad. Desde contabilidad hasta diseño de UX y todo lo demás, el software de gestión de propuestas se puede usar en una serie de industrias, y Proposify incluso tiene una serie de plantillas de propuestas gratuitas para ayudarlo a comenzar.

¿Cuáles son los beneficios del software de gestión de propuestas?

¿Por dónde empezamos? Sin un software de gestión de propuestas, la creación de propuestas puede llevar mucho tiempo, ser propensa a errores y, a menudo, aburrida. Si desea destacarse de su competencia, debe crear y enviar propuestas que sean atractivas, precisas y que estén por delante de sus competidores.

El software de gestión de propuestas hace precisamente eso. Le permite crear hermosas propuestas que coincidan con su marca y asegurarse de que toda la información contenida en ellas sea precisa y esté actualizada, todo en una fracción del tiempo que lleva crear una propuesta desde cero. Agiliza el proceso de propuestas para ayudarlo a evitar obstáculos y mejorar la colaboración, y le permite realizar un seguimiento de las propuestas después de enviarlas, para que siempre sepa qué sucede con cada uno de sus acuerdos en cada etapa del proceso de ventas.

¿Necesitamos una aplicación de firma electrónica separada para capturar las firmas de los clientes?

¡No! La mayoría del software de gestión de propuestas ha incorporado la funcionalidad de firma electrónica para que sea aún más fácil capturar la firma de sus clientes y conseguir que participen.

¿Se puede utilizar el software de gestión de propuestas para responder a las solicitudes de propuestas?

Absolutamente. Ya sea que esté enviando propuestas solicitadas o no solicitadas, el software de administración de propuestas puede ayudarlo a crear, administrar y enviar propuestas que se destacan de su competencia. Puede comenzar con una plantilla de propuesta prefabricada o crear la suya propia y luego adaptarla de acuerdo con cada proyecto y cliente.

¿Cuál es el mejor software de propuestas?

No es por tocar nuestra propia bocina, pero creemos que Proposify es bastante bueno. Pero no todo el software de gestión de propuestas se crea de la misma manera. El mejor software de gestión de propuestas es el que mejor se alinea con las necesidades de su negocio. Para ayudarlo a comenzar, hemos elaborado una guía sobre cómo elegir el mejor software de gestión de propuestas. Pero si recién está comenzando su búsqueda, es posible que desee explorar algunas de las mejores versiones gratuitas para ver si alguna de esas opciones le parece adecuada.

¿Se integran otras aplicaciones con el software de gestión de propuestas?

Absolutamente. Proposify tiene una larga lista de socios de integración que pueden permitirle agregar video a sus documentos, habilitar el procesamiento de pagos dentro de sus propuestas, sincronizar entregables con su software de gestión de proyectos y más. El software de gestión de propuestas puede ayudarlo a conectar su pila tecnológica e impulsar la automatización de acuerdos para llevar su proceso de ventas al siguiente nivel.

¿Cuánto tiempo se tarda en poner en marcha el software de gestión de propuestas?

Depende de sus procesos existentes y del tamaño de su empresa, pero normalmente tarda entre cuatro y seis semanas. Con Proposify, la mayor parte de ese tiempo se dedica al diseño personalizado de su nueva plantilla. Pero si ya te encanta cómo luce el tuyo, puedes estar en funcionamiento en unas tres semanas.

¿Tendremos un gerente de éxito del cliente o es autoservicio?

Depende. Para equipos de ventas más grandes, a menudo se asigna un CSM para que lo guíe a través de las etapas iniciales de configuración e incorporación. ¡Pero en la mayoría de los casos, los equipos más pequeños normalmente pueden ponerse en marcha!

¿Es posible realizar un seguimiento de las ofertas después de enviar una propuesta?

¡Absolutamente! Con el software de gestión de propuestas, sus representantes obtendrán una visión de rayos X de toda la actividad de la canalización. Ya no se quedarán en la oscuridad una vez que se envíen las propuestas, ni tendrán que adivinar cuándo deben hacer un seguimiento de sus prospectos. En su lugar, recibirán alertas cada vez que alguien abra la propuesta, podrán ver qué secciones está mirando el cliente y recibirán notificaciones que les indiquen los mejores momentos para hacer un seguimiento.

Se ha demostrado que estas métricas ayudan a los representantes a priorizar los tratos que tienen más probabilidades de cerrarse, empujar a los prospectos lentos si no abren la propuesta y reactivar los tratos inactivos si el prospecto abre la propuesta meses después.

¿Quién debe participar en la configuración del software de gestión de propuestas?

Por lo general, ventas, operaciones y marketing. Liderazgo de ventas para guiar al equipo de éxito del cliente a través del flujo de trabajo de propuestas y el proceso de aprobación de acuerdos, liderazgo de marketing para poseer el contenido y operaciones para optimizar las integraciones y el flujo de trabajo operativo.

¿Hay alguna manera de saber qué contenido o secciones les interesan más a los prospectos?

¡Por supuesto! Cada vez que envíen una propuesta, sus representantes obtendrán datos de propuestas individuales que muestran cuánto tiempo pasó el prospecto en cada página y sección, pero como propietario de la cuenta, también tiene la capacidad de revisar los datos de toda la cuenta.

Puede filtrar todas las métricas para averiguar qué contenido o secciones se ven más en los diferentes tipos de propuestas, revelar qué secciones se ven más en las ofertas ganadas frente a las perdidas, y más. Con la ayuda de este software de seguimiento de ventas, puede mejorar las secciones que necesita y eliminar las que no son tan importantes como pensaba.

¿Cómo comenzamos con el software de gestión de propuestas?

Cambiar a un software de gestión de propuestas puede parecer desalentador, pero no tiene por qué serlo. En Proposify, llevamos a su equipo a través de un minucioso proceso de incorporación que comienza con la creación de una plantilla personalizada según sus necesidades. Luego configuraremos sus integraciones y configuraremos sus diferentes niveles de acceso a la cuenta. Una vez hecho esto, haremos una llamada de prueba de capacitación con un par de sus vendedores y, como remate, capacitaremos a todo su equipo. Y el apoyo no termina ahí. ¡Tendrá acceso a nuestra cola de soporte prioritario para todas sus licencias de usuario! Si su equipo alguna vez necesita ayuda, allí estaremos.

Queremos mantener a los vendedores en Salesforce, ¿puede nuestro equipo crear propuestas directamente desde una oportunidad?

¡Sí! Con la integración de Salesforce, las propuestas se completarán automáticamente con detalles de oportunidad, contacto y cuenta. La actividad de la propuesta (como las vistas, por ejemplo) se registrará como actividad en el trato, y puede hacer clic en una instantánea para obtener una descripción general de la propuesta.

¿Puedes adjuntar automáticamente propuestas a acuerdos en un CRM?

Si, absolutamente. Cuando integra el software de gestión de propuestas con su CRM, hacer un seguimiento de sus propuestas y acuerdos se vuelve mucho más fácil. Una vez que se firma un acuerdo o se marca como ganado, la propuesta finalizada se enviará a la oportunidad en formato PDF.

¿Es posible controlar quién puede realizar cambios en las plantillas y propuestas?

¡Por supuesto! A medida que varios gerentes trabajan en sus plantillas y propuestas, pueden comenzar a transformarse en algo completamente diferente. Para mantener la coherencia de sus documentos, su CSM trabajará con usted durante la incorporación para configurar sus funciones y permisos. Por ejemplo, podría otorgar a sus representantes acceso para crear y personalizar propuestas a partir de sus plantillas, pero no la capacidad de editarlas.

Incluso puede obtener granularidad dentro de sus plantillas configurando permisos que determinan qué secciones pueden ser editadas por qué roles. Por ejemplo, podría permitir que su equipo técnico de preventa actualice el Ámbito de trabajo pero evitar que los vendedores lo editen.

Pensamientos finales

El software de gestión de propuestas es, sin duda, la forma más fácil de mejorar su proceso de propuestas y ganar más ventas. Pero antes de dejar su propuesta actual en el suelo, probablemente tenga algunas preguntas. Esperamos que este artículo le haya brindado las respuestas que estaba buscando, pero si aún tiene curiosidad, no dude en consultar nuestra base de conocimientos, reservar una demostración o chatear con nuestro equipo de ventas para ver de qué se trata todo este alboroto.