Häufig gestellte Fragen zu Angebotsverwaltungssoftware

Wenn Sie jemals ein Angebot von Grund auf neu erstellt haben, wissen Sie genau, wie zeitaufwändig und kompliziert dies sein kann. Zwischen dem Kampf mit Formatierungsproblemen, Engpässen durch ineffiziente Arbeitsabläufe und der dreifachen Überprüfung, ob die von Ihnen verwendeten Informationen richtig sind, fragen Sie sich vielleicht, ob es einen besseren Weg gibt.

Es gibt. Und es heißt Angebotsverwaltungssoftware.

Mit dem richtigen Tool an Ihrer Seite können Sie alle Hindernisse bei der Angebotserstellung umgehen und Ihren Angebotsprozess optimieren. Von Angebotsvorlagen, die Ihre Angebote in Gang bringen, bis hin zu einer Bibliothek mit vorab genehmigten Inhalten, aus denen Sie schöpfen können, hilft es Ihrem Team, Angebote zu erstellen, die potenzielle Kunden für die Zusammenarbeit begeistern.

In den letzten Jahren haben wir Hunderte, wenn nicht Tausende von Fragen zu Angebotsverwaltungssoftware erhalten. Aber im Laufe der Zeit stellten wir fest, dass eine Handvoll viel häufiger auftauchte als andere. Wir dachten, wenn unsere Kunden und Interessenten uns fragen, gibt es wahrscheinlich viele andere, die nach Antworten suchen.

Ohne weiteres Adieu, hier sind die wichtigsten Fragen zu Angebotsmanagement-Software:

Was ist Angebotsmanagement-Software?

Angebotsmanagement-Software ist genau das, wonach es sich anhört – es ist eine Anwendung, die Ihnen hilft, Angebote zu erstellen, zu verwalten, zu versenden und zu verfolgen. Es vereint alle Aspekte des Angebotsprozesses unter einem Dach, um das Senden von Angeboten und das Beantworten von RFPs einfacher und effektiver als je zuvor zu machen.

Wer verwendet Angebotsmanagement-Software?

Jeder, der regelmäßig Geschäftsvorschläge sendet oder auf RFPs (Requests for Proposals) antwortet. Von der Buchhaltung bis zum UX-Design und allem dazwischen kann die Angebotsverwaltungssoftware in einer Reihe von Branchen eingesetzt werden, und Proposify bietet sogar eine Reihe kostenloser Angebotsvorlagen, die Ihnen den Einstieg erleichtern.

Welche Vorteile bietet eine Angebotsmanagement-Software?

Wo fangen wir überhaupt an? Ohne Angebotsverwaltungssoftware kann die Erstellung von Angeboten zeitaufwändig, fehleranfällig und oft langweilig sein. Wenn Sie sich von Ihrer Konkurrenz abheben möchten, müssen Sie Angebote erstellen und versenden, die ansprechend, genau und Ihren Mitbewerbern voraus sind.

Angebotsverwaltungssoftware tut genau das. Es ermöglicht Ihnen, schöne Angebote zu erstellen, die zu Ihrer Marke passen, und sicherzustellen, dass alle darin enthaltenen Informationen korrekt und aktuell sind, und das alles in einem Bruchteil der Zeit, die für die Erstellung eines Angebots von Grund auf erforderlich ist. Es rationalisiert den Angebotsprozess, um Hindernisse zu vermeiden und die Zusammenarbeit zu verbessern, und gibt Ihnen die Möglichkeit, Angebote nachzuverfolgen, nachdem sie gesendet wurden, sodass Sie in jeder Phase des Verkaufsprozesses immer wissen, was mit jedem Ihrer Geschäfte passiert.

Benötigen wir eine separate E-Signatur-Anwendung, um Kundenunterschriften zu erfassen?

Nein! Die meisten Angebotsverwaltungsprogramme verfügen über eine integrierte elektronische Signaturfunktion, um es noch einfacher zu machen, die Unterschrift Ihrer Kunden zu erfassen und sie an Bord zu holen.

Kann Angebotsverwaltungssoftware verwendet werden, um auf RFPs zu antworten?

Absolut. Unabhängig davon, ob Sie erbetene oder unaufgeforderte Angebote senden, kann Ihnen die Angebotsverwaltungssoftware dabei helfen, Angebote zu erstellen, zu verwalten und zu versenden, die sich von Ihren Mitbewerbern abheben. Sie können mit einer vorgefertigten Angebotsvorlage beginnen oder Ihre eigene erstellen und sie dann an jedes Projekt und jeden Kunden anpassen.

Was ist die beste Angebotssoftware?

Nicht um uns selbst ins Horn zu blasen, aber wir finden Proposify ziemlich großartig. Aber nicht alle Angebotsverwaltungssoftware ist gleich. Die beste Angebotsmanagement-Software ist diejenige, die am besten zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt. Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, haben wir einen Leitfaden zur Auswahl der besten Angebotsverwaltungssoftware zusammengestellt. Aber wenn Sie gerade erst mit der Suche beginnen, möchten Sie vielleicht einige der besten kostenlosen Versionen erkunden, um zu sehen, ob eine dieser Optionen gut passt.

Lassen sich andere Anwendungen in die Angebotsverwaltungssoftware integrieren?

Absolut. Proposify verfügt über eine lange Liste von Integrationspartnern, die es Ihnen ermöglichen, Videos zu Ihren Dokumenten hinzuzufügen, die Zahlungsabwicklung in Ihren Angeboten zu aktivieren, Ergebnisse mit Ihrer Projektmanagementsoftware zu synchronisieren und vieles mehr. Angebotsverwaltungssoftware kann Ihnen dabei helfen, Ihren Tech-Stack zu verbinden und die Geschäftsautomatisierung voranzutreiben, um Ihren Verkaufsprozess auf die nächste Stufe zu heben.

Wie lange dauert es, eine Angebotsmanagement-Software zum Laufen zu bringen?

Dies hängt von Ihren bestehenden Prozessen und der Größe Ihres Unternehmens ab, dauert jedoch in der Regel zwischen vier und sechs Wochen. Bei Proposify wird die meiste Zeit damit verbracht, Ihre brandneue Vorlage individuell zu gestalten. Aber wenn Sie Ihr Aussehen bereits lieben, können Sie in etwa drei Wochen loslegen.

Werden wir einen Kundenerfolgsmanager haben oder ist es Selbstbedienung?

Es hängt davon ab, ob. Größeren Vertriebsteams wird häufig ein CSM zugewiesen, der Sie durch die Anfangsphase der Einrichtung und Einarbeitung führt. Aber in den meisten Fällen können kleinere Teams sich selbst zum Laufen bringen!

Ist es möglich, Geschäfte nach dem Senden eines Angebots zu verfolgen?

Absolut! Mit der Angebotsverwaltungssoftware erhalten Ihre Vertriebsmitarbeiter einen Röntgenblick in alle Pipeline-Aktivitäten. Sie werden nicht länger im Dunkeln gelassen, sobald Vorschläge gesendet werden, oder raten, wann sie ihre potenziellen Kunden nachverfolgen sollten. Stattdessen erhalten sie jedes Mal Benachrichtigungen, wenn jemand das Angebot öffnet, können sehen, welche Abschnitte der Kunde ansieht, und erhalten Benachrichtigungen, die ihnen die besten Zeiten für eine Nachverfolgung mitteilen.

Diese Kennzahlen helfen Vertriebsmitarbeitern nachweislich dabei, die Geschäfte zu priorisieren, die am wahrscheinlichsten zum Abschluss kommen, langsame Interessenten anzustoßen, wenn sie das Angebot nicht öffnen, und ruhende Geschäfte wiederzubeleben, wenn der Interessent das Angebot Monate später öffnet.

Wer muss an der Einrichtung einer Angebotsverwaltungssoftware beteiligt sein?

Typischerweise Vertrieb, Betrieb und Marketing. Vertriebsleitung, um das Kundenerfolgsteam durch den Angebots-Workflow und den Deal-Genehmigungsprozess zu führen, Marketingleitung, um den Inhalt und den Betrieb zu besitzen, um die Integrationen und den Betriebsablauf zu optimieren.

Gibt es eine Möglichkeit zu erkennen, welche Inhalte oder Abschnitte potenziellen Kunden am wichtigsten sind?

Natürlich! Jedes Mal, wenn sie ein Angebot senden, erhalten Ihre Vertriebsmitarbeiter individuelle Angebotsdaten, die zeigen, wie lange der potenzielle Kunde auf jeder Seite und jedem Abschnitt verbracht hat, aber als Kontoinhaber haben Sie auch die Möglichkeit, Daten für das gesamte Konto zu überprüfen.

Sie können alle Metriken filtern, um herauszufinden, welche Inhalte oder Abschnitte bei verschiedenen Angebotstypen am häufigsten angesehen werden, welche Abschnitte bei gewonnenen Deals im Vergleich zu verlorenen am häufigsten angezeigt werden und vieles mehr. Mit Hilfe dieser Verkaufsverfolgungssoftware können Sie die Abschnitte verbessern, die Sie benötigen, und diejenigen ausschneiden, die nicht so wichtig sind, wie Sie dachten!

Wie fangen wir mit Angebotsmanagement-Software an?

Der Wechsel zu einer Angebotsverwaltungssoftware kann entmutigend erscheinen, muss es aber nicht sein. Bei Proposify führen wir Ihr Team durch einen gründlichen Onboarding-Prozess, der mit der Erstellung einer benutzerdefinierten Vorlage gemäß Ihren Anforderungen beginnt. Wir richten dann Ihre Integrationen ein und konfigurieren Ihre verschiedenen Kontozugriffsebenen. Sobald dies erledigt ist, führen wir ein Testtraining mit einigen Ihrer Vertriebsmitarbeiter durch und krönen das Ganze mit einer Schulung für Ihr gesamtes Team. Und die Unterstützung endet hier nicht. Sie haben Zugriff auf unsere vorrangige Support-Warteschlange für alle Ihre Benutzerlizenzen! Wenn Ihr Team jemals Hilfe braucht, sind wir für Sie da.

Wir möchten Verkäufer in Salesforce halten, kann unser Team Angebote direkt aus einer Opportunity heraus erstellen?

Ja! Mit der Salesforce-Integration werden Angebote automatisch mit Opportunity-, Kontakt- und Kontodetails ausgefüllt. Angebotsaktivitäten (wie z. B. Aufrufe) werden als Aktivität für das Geschäft protokolliert, und Sie können auf einen Schnappschuss klicken, um einen Überblick über das Angebot zu erhalten.

Können Sie in einem CRM Angebote automatisch an Deals anhängen?

Ja absolut. Wenn Sie die Angebotsverwaltungssoftware in Ihr CRM integrieren, wird es viel einfacher, den Überblick über Ihre Angebote und Geschäfte zu behalten. Sobald ein Geschäft unterzeichnet oder als gewonnen markiert wurde, wird das endgültige Angebot als PDF an die Opportunity weitergeleitet.

Kann kontrolliert werden, wer Änderungen an Vorlagen und Angeboten vornehmen darf?

Natürlich! Wenn mehrere und Manager an Ihren Vorlagen und Vorschlägen arbeiten, können sie sich in etwas völlig anderes verwandeln. Um Ihre Dokumente konsistent zu halten, arbeitet Ihr CSM während des Onboardings mit Ihnen zusammen, um Ihre Rollen und Berechtigungen zu konfigurieren. Beispielsweise könnten Sie Ihren Vertriebsmitarbeitern Zugriff auf das Erstellen und Anpassen von Angeboten aus Ihren Vorlagen geben, aber nicht die Möglichkeit, sie zu bearbeiten.

Sie können Ihre Vorlagen sogar detaillierter gestalten, indem Sie Berechtigungen festlegen, die festlegen, welche Abschnitte von welchen Rollen bearbeitet werden können. Beispielsweise könnten Sie Ihrem technischen Pre-Sales-Team erlauben, den Arbeitsumfang zu aktualisieren, aber Vertriebsmitarbeiter daran hindern, ihn zu bearbeiten.

Abschließende Gedanken

Angebotsmanagement-Software ist zweifellos der einfachste Weg, um Ihren Angebotsprozess zu verbessern und mehr Verkäufe zu erzielen. Aber bevor Sie Ihren aktuellen Vorschlag im Staub lassen, haben Sie wahrscheinlich einige Fragen. Wir hoffen, dass dieser Artikel die Antworten geliefert hat, nach denen Sie gesucht haben, aber wenn Sie immer noch neugierig sind, sehen Sie sich unsere Wissensdatenbank an, buchen Sie eine Demo oder chatten Sie mit unserem Vertriebsteam, um zu sehen, worum es bei all dem Wirbel geht.