Was ist Microsoft Teams? Verwendung, Preise und mehr

Veröffentlicht: 2022-11-08

Viele Teams arbeiten aufgrund von COVID-19 remote; Teams sind gezwungen, virtuelle Tools für die Kommunikation wie Microsoft Teams zu verwenden, um effektiv zusammenzuarbeiten!

Obwohl Microsoft Teams ein effektives Tool ist, ist es auch schwierig zu navigieren!

In diesem Artikel untersuchen wir, wie Sie die wichtigsten Features und Funktionen von Microsoft Teams nutzen können, um das Programm als Profi zu nutzen. Wir beginnen mit dem Erlernen der Grundlagen der Verwendung von Microsoft Teams.

Inhaltsverzeichnis

  • 1 Was ist Microsoft Teams?
  • 2 Die Funktionen von Microsoft Teams unterscheiden es von anderer Collaboration-Software.
  • 3 Microsoft Teams – Preise und Pläne
  • 4 So verwenden Sie Microsoft Teams
    • 4.1 Microsoft Teams, das von Abteilungen verwendet wird
    • 4.2 Microsoft Teams für das Projektmanagement
    • 4.3 Verwenden Sie Microsoft Teams in Video- und Sprachkonferenzen
    • 4.4 Verbunden
Microsoft Teams explorativ

Was ist Microsoft Teams?

Microsoft Teams ist ein Cloud-basierter Dienst für Teamzusammenarbeit, der Teil von Microsoft 365 ist. Zu den Hauptfunktionen von Microsoft Teams gehören geschäftliche Nachrichtenübermittlung und Videoanrufe sowie Anrufe zusammen mit der Dateifreigabe. Dadurch können Unternehmen jeder Größe Teams nutzen.

Teams sind das primäre Cloud-basierte Unified Communication (UC)-Angebot von Microsoft. Es konkurriert mit ähnlichen Produkten, darunter Slack, Cisco Webex und Google Workspace. Als Kommunikationsanwendung für Unternehmen ermöglicht Teams lokalen und Remote-Mitarbeitern die Zusammenarbeit an Inhalten in nahezu Echtzeit und nahezu in Echtzeit über verschiedene Geräte wie Laptops und Mobilgeräte hinweg. Darüber hinaus lässt sich Microsoft Teams in andere Microsoft-Geschäftsanwendungen wie Exchange, PowerPoint und SharePoint integrieren.

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Unterstützung von Microsoft-Teams

Microsoft Teams ist besonders nützlich für die Remote-Zusammenarbeit, da es Teams mit verteilten Mitarbeitern in Kontakt hält und kommuniziert. Die COVID-19-Epidemie zwang Unternehmen weltweit dazu, Microsoft Teams umfassend einzuführen – und andere Collaboration-Software als Kommunikationsplattform, um das Arbeiten aus der Ferne zu erleichtern.

Microsoft Teams wird normalerweise in allen Organisationen eingesetzt, nicht nur in bestimmten Unternehmensabteilungen. In einigen Fällen kann Teams E-Mail in der internen Kommunikation innerhalb des Unternehmens unter Mitarbeitern ersetzen.

Die Funktionen von Microsoft Teams unterscheiden es von anderer Collaboration-Software.

Kanäle und Teams. Teams bestehen aus Kanälen. Kanäle sind Diskussionsforen für Teamkollegen.

Gespräche innerhalb von Teams und Kanälen. Teammitglieder können an verschiedenen Unterhaltungen im allgemeinen Kanal teilnehmen und diese anzeigen. Sie können auch die @-Funktion verwenden, um andere mit Unterhaltungen in verschiedenen Kanälen wie Slack zu verbinden.

Chat-Funktion. Die grundlegende Chat-Funktion ist normalerweise in den meisten Collaboration-Anwendungen zu finden und kann zwischen Gruppen, Teams und sogar Einzelpersonen verwendet werden.

Dokumentenspeicherung in SharePoint. Jedes Team, das Microsoft Teams verwendet, verfügt über eine Website in SharePoint Online, die den Standardordner für Dokumentbibliotheken enthält. Die für alle Unterhaltungen freigegebenen Dateien werden automatisch im Ordner gespeichert. Sicherheits- und Berechtigungsoptionen können an sensible Daten angepasst werden.

Online-Videoanrufe sowie Bildschirmfreigabe. Genießen Sie reibungslose und schnelle Videoanrufe mit Mitarbeitern, die in Ihrem Unternehmen arbeiten, oder mit Kunden außerhalb Ihres Unternehmens. Videoanruffunktionen sind eine großartige Funktion, die in die Plattform für die Zusammenarbeit aufgenommen werden kann. Sie können auch von der einfachen und schnellen Desktopfreigabe für den technischen Support und die Zusammenarbeit mehrerer Benutzer in Echtzeit profitieren.

Online-Meetings. Diese Funktion kann Ihre Kommunikation in unternehmensweiten Versammlungen verbessern und sogar durch Online-Meetings schulen, die Platz für bis zu 10.000 Teilnehmer bieten. Online-Meetings können jede Person aufnehmen, die sich außerhalb oder innerhalb eines Unternehmens befindet. Die Funktion enthält auch eine Hilfe für Planungs- und Notizensoftware sowie das Hochladen von Dateien und Chat-Nachrichten während des Meetings.

Audiokonferenzen. Dies ist eine Funktion, die Sie auf den meisten Kollaborationsplattformen nicht finden können. Bei einer Audiokonferenz ist es möglich, per Telefon an der Online-Konferenz teilzunehmen. Mit einer Zugangsnummer, die Tausende von Standorten abdeckt, können Benutzer auf Reisen ohne Internetzugang teilnehmen. Es ist wichtig zu beachten, dass dies eine zusätzliche Lizenzierung erfordert.

Microsoft Teams – Preise und Pläne

Beginnen wir mit den Grundlagen. MS Teams ist ein Programm, dessen Preis sich je nach Nutzung unterscheidet. Auch die Kosten für MS Teams können sich von Jahr zu Jahr ändern und werden regelmäßig aktualisiert. Die Kosten für MS Teams sind im Preis für Office 365 auf höheren Stufen enthalten. Sie können MS Teams also kostenlos eigenständig herunterladen, aber wenn Sie sich zum Kauf entscheiden, erwerben Sie normalerweise die Option von Microsoft 365 Business Basic oder Microsoft 365 Business Basic. Es gibt verschiedene Preisstufen.

  • Frei. In der kostenlosen Version können Meetings mit bis zu 100 Personen geplant werden; Sie können jedoch nicht auf Besprechungsaufzeichnungen zugreifen. Es gibt viele Funktionen für Zusammenarbeit und Chat, aber keine Produktivitätsanwendungen, Dienste, Sicherheits- oder Compliance-Optionen. Dies ist eine ausgezeichnete Option, wenn grundlegende Funktionen für Zusammenarbeit und Kommunikation benötigt werden. Kleinere Unternehmen benötigen in der Regel nur die Basisversion von MS Teams, aber es gibt so viele deutlich verbesserte Vorteile von Office 365, dass der Kauf vorteilhafter sein kann.
  • Microsoft 365 Business Basic: 5,00 USD pro Benutzer und Monat . Sie können Meetings mit bis zu 300 Personen abhalten. Der Dienst verfügt über Chat- und Kollaborationsfunktionen; Es gibt jedoch keine Dienste, Produktivitätsanwendungen, Sicherheits- und Compliance-Optionen oder Verwaltungstools. Daher gibt es abgesehen von den übrigen Funktionen der Office 365-Suite keine erweiterten Funktionen.
  • Microsoft 365 Business Standard: Hier können Sie Produktivitäts-Apps und -Dienste nutzen. Dazu gehören Exchange-Mail-Hosting und persönlicher Speicher für Dateien, Desktop-Versionen und Microsoft-Buchungen. Es kostet Sie 12,5 $ pro Monat.
  • Office 360 ​​E3: Sie können Meetings mit bis zu 10.000 Personen abhalten und bis zu 500.000 Benutzer haben. Sicherheits-, Compliance-, Support- und Verwaltungsfunktionen sind zugänglich. Die meisten Unternehmen werden dieses Maß an Support und Funktionalität nicht benötigen, größere Unternehmen jedoch häufig. Es kostet Sie 20 $ pro Monat.
  • Add-On-Lizenzen: Es gibt mehrere andere Lizenzen, um bestimmte Funktionen von Microsoft Teams zu nutzen und Ihnen mehr Flexibilität zu bieten. Audiokonferenzen, gebührenfreie Nummern, Callrooms und Pläne für erweiterte Kommunikation stehen Unternehmen jeder Größe zur Verfügung. Klicken Sie hier, um die gesamte Liste und andere anzuzeigen.

So verwenden Sie Microsoft Teams

Unter dem Strich dreht sich bei Microsoft Teams alles um Zusammenarbeit.

Die Szenarien, in denen Sie am wahrscheinlichsten durch die Verwendung von Teams profitieren, sind die Zusammenarbeit in einer Abteilung, Gruppe oder einem Projekt oder mit Personen, die nicht Teil Ihres Unternehmens sind. Was sind die besten Möglichkeiten, um Teams so einzurichten, dass sie mit diesen Szenarien umgehen können?

Microsoft Teams, das von Abteilungen verwendet wird

Jede Abteilung innerhalb des Unternehmens (z. B. Marketing und HR) kann eine eigene zugewiesene Gruppe innerhalb von Teams haben.

Sie können auch Kanäle für jedes Thema der Zusammenarbeit erstellen.

Beispiele: Vorlagen & Verfahren . Die Teammitglieder arbeiten zusammen und teilen ihr Fachwissen zu Dokumenten – alles in diesem Kanal.

Der Großteil unserer Zusammenarbeit erfolgt über Kanäle für Teammitglieder.

Microsoft Teams für das Projektmanagement

Sie können für jeden Ihrer Kunden ein brandneues Team bilden, und jeder Auftrag oder jedes Projekt, an dem Sie arbeiten und einem Kunden zugewiesen sind, erhält einen individuellen Kanal.

Kanäle sind der Ort, an dem die Arbeit abgeschlossen wird, und können eine fantastische Methode sein, um Gespräche über bestimmte Projekte und Arbeitsabläufe zu erleichtern. Es ist möglich, bis zu 200 öffentliche Kanäle sowie 30 private Kanäle während der gesamten Existenz eines Teams zu erstellen. Die Anzahl der Kanäle umfasst Kanäle, die Sie erstellen und dann löschen.

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Um festzustellen, ob der Kanal öffentlich oder privat ist, berücksichtigen Sie die Sensibilität der Person in der Umgebung des Kanals.

Beispielsweise möchten Sie vielleicht, dass der Brainstorming-Kanal offen bleibt, um sicherzustellen, dass jeder im Team etwas beitragen kann, wann immer er an etwas oder eine Idee denkt. Gleichzeitig möchten Sie möglicherweise den Zugriff auf Ihren Budgetkanal beschränken, um nur ausgewählte Teammitglieder zu informieren, die informiert werden müssen.

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Wenn Sie einen Kanal erstellen, wird ein zusätzlicher Ordner in der SharePoint-Dokumentbibliothek erstellt. Alles, was mit dem Projekt zu tun hat, befindet sich jetzt zentral in SharePoint, sodass jeder mit SharePoint und Teams arbeiten kann.

Denken Sie daran, dass die Wahl gut ist. Menschen arbeiten gerne so, wie sie gerne arbeiten würden. Daher haben wir versucht, ihnen das Leben zu erleichtern, indem wir eine Option für Teams im SharePoint-Schnellstartmenü bereitgestellt haben. Mit dem Schnellstart können Sie eine Verbindung zu einer URL herstellen. Das heißt, Sie können zu Teams gehen und die URL für den allgemeinen Kanal finden:

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Ausführliche Anweisungen zum Einfügen von Links unter den allgemeinen Schnellstartüberschriften finden Sie im Abschnitt zum Hinzufügen von Hyperlinks im Schnellstart in Microsoft Docs.

Jeder im Team kann schnell zwischen Teamwork und SharePoint wechseln. Derzeit gibt es ein Limit von 100 Kanälen für jedes Team. Das sollte für eine Weile reichen; Es gibt jedoch immer einige Ausnahmen.

Verwenden Sie Microsoft Teams in Video- und Sprachbesprechungen

Audio- und Videokonferenzen sind ein zunehmender Bestandteil von Teams, das die beliebte Skype for Business Online-App von Microsoft ersetzt hat.

Dies war insbesondere nach der Epidemie der Fall, als Unternehmen sich beeilten, virtuelle Meetings zwischen Remote-Mitarbeitern zu ermöglichen. Microsoft hatte einen Anstieg von 1000 % bei Besprechungen mit Video gemeldet, als Unternehmen ihre Türen schlossen und Mitarbeiter nach Hause schickten. Sie berichteten auch über einen dramatischen Anstieg der täglich aktiven Teams-Benutzer, zwischen 32 Millionen Benutzern Anfang März auf 75 Millionen Ende April.

Um den schnellen Wandel in der Arbeitsumgebung zu nutzen und die Ermüdung durch Videokonferenzen zu verringern, hat Microsoft schnell neue Funktionen hinzugefügt, um die Möglichkeiten der Remote-Arbeit zu verbessern, einschließlich Videoanrufen als Hauptfunktion.

Einer der bedeutendsten Fortschritte war die Einführung des Together-Modus im Sommer dieses Jahres. Es schafft eine virtuelle Umgebung wie einen Konferenzraum oder ein Café, passt die Größe der Video-Feeds der Benutzer an und platziert das Filmmaterial in einer authentischeren Umgebung (zumindest im Vergleich zu Quadraten im Brady-Bunch -Stil), um einen gemeinsam genutzten Raum zu schaffen, der Gesprächen förderlich ist. Microsoft hat im September weitere dieser benutzerdefinierten Szenen und Layouts eingeführt.

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Um Ablenkungen zu reduzieren, ist jetzt eine Echtzeit-Rauschunterdrückung verfügbar. Es verwendet Deep-Learning-Algorithmen, um Hintergrundgeräusche auszublenden und nur das Signal von Sprache zu behalten.

Teams bieten auch grundlegende Videoanruffunktionen, einschließlich benutzerdefinierter Hintergründe, Handheben, Bildschirmfreigabeaufzeichnungen und Live-Untertitel. Ein weiteres stark nachgefragtes Feature – Breakout-Räume werden voraussichtlich Ende 2020 verfügbar sein.

Abgesehen von Videokonferenzen für Gruppen können Benutzer Teams verwenden, um unternehmensweite Veranstaltungen und Live-Streaming-Videos zu übertragen, die bis zu 10.000 Mitarbeiter verwenden können (oder 20.000 mit einem Advanced Communications-Lizenz-Add-On).

Zu den Audioanruffunktionen gehören Cloud-Voicemail-Anrufwarteschlangen, Anrufwarteschlangen, direktes Routing zu aktuellen Telekommunikationsanbietern sowie die Audiokonferenz.

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