Что такое Microsoft Teams? Как использовать, цены и многое другое

Многие команды работают удаленно из-за COVID-19; команды вынуждены использовать виртуальные инструменты для общения, такие как Microsoft Teams, для эффективной совместной работы!

Несмотря на то, что Microsoft Teams — эффективный инструмент, в нем сложно ориентироваться!

В этой статье мы рассмотрим, как вы можете использовать ключевые функции и функции Microsoft Teams для профессионального использования программы. Мы начнем с изучения основ использования Microsoft Teams.

Что такое Microsoft Teams?

Microsoft Teams — это облачная служба совместной работы, которая является частью Microsoft 365. Основные возможности Microsoft Teams включают обмен деловыми сообщениями и видеозвонки, а также звонки и обмен файлами. В результате компании любого размера могут использовать Teams.

Teams — это основное облачное предложение Microsoft для объединенных коммуникаций (UC). Он конкурирует с аналогичными продуктами, включая Slack, Cisco Webex и Google Workspace. Как коммуникационное приложение для бизнеса, Teams позволяет локальным и удаленным работникам совместно работать над контентом в режиме, близком к реальному, и в режиме, близком к реальному, на различных устройствах, таких как ноутбуки и мобильные устройства. Кроме того, Microsoft Teams интегрируется с другими бизнес-приложениями Microsoft, такими как Exchange, PowerPoint и SharePoint.

Microsoft Teams особенно удобна для удаленной совместной работы, поскольку она поддерживает связь и общение команд, которые работают в разных местах. Эпидемия COVID-19 вынудила компании по всему миру широко использовать Microsoft Teams и другое программное обеспечение для совместной работы в качестве коммуникационной платформы для облегчения удаленной работы.

Microsoft Teams обычно развертывается во всех организациях, а не только в отдельных корпоративных подразделениях. В некоторых случаях Teams может заменить электронную почту во внутреннем общении внутри компании между сотрудниками.

Возможности Microsoft Teams отличают его от других программ для совместной работы.

Каналы и команды. Команды состоят из каналов. Каналы — это доски обсуждений для товарищей по команде.

Разговоры внутри команд и каналов. Члены команды могут присоединяться и просматривать различные разговоры на общем канале. Они также могут использовать функцию @ для подключения других к разговорам в разных каналах, таких как Slack.

Функция чата. Базовая функция чата обычно присутствует в большинстве приложений для совместной работы и может использоваться между группами, командами и даже отдельными людьми.

Хранение документов в SharePoint. Каждая команда, использующая Microsoft Teams, будет иметь веб-сайт в SharePoint Online, который включает папку по умолчанию для библиотек документов. Файлы, используемые во всех разговорах, будут автоматически сохранены в папку. Параметры безопасности и разрешений можно настроить в соответствии с конфиденциальными данными.

Видеозвонки онлайн, а также совместное использование экрана. Наслаждайтесь плавными и быстрыми видеозвонками с сотрудниками, работающими в вашей компании, или клиентами за пределами вашей компании. Функции видеозвонков — отличная функция, которую можно включить в платформу для совместной работы. Вы также можете воспользоваться простым и быстрым совместным использованием рабочего стола для технической поддержки и многопользовательской совместной работы в режиме реального времени.

Онлайн-встречи. Эта функция может улучшить ваше общение на общекорпоративных собраниях и даже тренировать онлайн-встречи, в которых могут участвовать до 10 000 участников. Онлайн-встречи могут вместить любого человека, который находится вне или внутри бизнеса. Эта функция также поставляется с программным обеспечением для планирования и создания заметок, а также для загрузки файлов и обмена сообщениями в чате во время встречи.

Аудиоконференции. Это функция, которую вы не можете найти на большинстве платформ для совместной работы. При аудиоконференции можно присоединиться к онлайн-конференции по телефону. Благодаря номеру доступа, который охватывает тысячи мест, пользователи, путешествующие, могут присоединиться без доступа в Интернет. Важно отметить, что для этого потребуется дополнительное лицензирование.

Цены и планы Microsoft Teams

Начнем с основ. MS Teams — это программа, стоимость которой зависит от использования. Стоимость MS Teams тоже может меняться из года в год, и она регулярно обновляется. Стоимость MS Teams включена в стоимость Office 365 на более высоких уровнях. Таким образом, вы можете скачать MS Teams бесплатно отдельно, но если вы решите приобрести его, вы, как правило, приобретете вариант Microsoft 365 Business Basic или Microsoft 365 Business Basic. Есть разные уровни цен.

• Свободно. В бесплатной версии можно планировать собрания с участием до 100 человек; однако вы не можете получить доступ к записям собраний. Существует множество функций для совместной работы и чата, но нет приложений для повышения производительности, услуг, безопасности или параметров соответствия. Это отличный вариант, когда необходимы базовые функции совместной работы и связи. Небольшим предприятиям обычно требуется только базовая версия MS Teams, но у Office 365 так много значительно расширенных преимуществ, что его покупка может быть более выгодной.
• Microsoft 365 Business Basic: 5 долларов США на пользователя в месяц . Вы можете проводить собрания, в которых могут участвовать до 300 человек. Сервис поставляется с возможностями чата и совместной работы; однако нет никаких служб, приложений для повышения производительности, параметров безопасности и соответствия требованиям или инструментов администрирования. Поэтому в пакете Office 365 нет дополнительных функций, кроме остальных функций.
• Microsoft 365 Business Standard: здесь вы можете воспользоваться приложениями и службами для повышения производительности. Это включает в себя почтовый хостинг Exchange и личное хранилище для файлов, настольных версий и Microsoft Bookings. Это будет стоить вам 12,5 $ в месяц.
• Office 360 ​​E3: вы можете проводить встречи с участием до 10 000 человек и иметь до 500 000 пользователей. Доступны функции безопасности, соответствия, поддержки и администрирования. Большинству предприятий не потребуется такой уровень поддержки и функциональности, но часто это требуется более крупным компаниям. Это будет стоить вам 20$ в месяц.

• Дополнительные лицензии. Существует несколько других лицензий для использования определенных функций Microsoft Teams и обеспечения большей гибкости. Аудиоконференции, бесплатные номера, переговорные комнаты и планы расширенного общения доступны для компаний любого размера. Нажмите здесь, чтобы увидеть весь список и другие.

Как использовать команды Майкрософт

Суть в том, что, в конце концов, Microsoft Teams — это совместная работа.

Сценарии, в которых вы, скорее всего, выиграете от использования Teams, — это совместная работа в отделе, группе или проекте или с людьми, которые не являются частью вашей компании. Каковы наилучшие способы организовать Teams для обработки этих сценариев?

Microsoft Teams, используемые отделами

Каждому отделу компании (например, отделу маркетинга и управления персоналом) может быть назначена собственная группа в Teams.

Вы также можете создавать каналы для каждой темы сотрудничества.

Примеры: Шаблоны и процедуры . Члены команды сотрудничают и делятся своим опытом работы с документами — и все это на этом канале.

Большая часть нашего сотрудничества осуществляется через каналы для членов команды.

Microsoft Teams для управления проектами

Вы можете сформировать новую команду для каждого из ваших клиентов, и каждому заданию или проекту, над которым вы работаете, назначенному клиенту, предоставляется отдельный канал.

Каналы — это место, где работа завершается, и они могут быть отличным способом облегчения разговоров о конкретных проектах и ​​рабочих процессах. Можно создать до 200 публичных каналов, а также 30 частных каналов на протяжении всего существования команды. Количество каналов включает каналы, которые вы создаете, а затем удаляете.

Чтобы определить, является ли канал общедоступным или частным, рассмотрите чувствительность субъекта к тому, где организован канал.

Например, вам может понравиться, чтобы канал мозгового штурма оставался открытым, чтобы гарантировать, что каждый в команде может внести свой вклад, когда они думают о чем-то или идее. В то же время вы можете ограничить доступ к своему бюджетному каналу, чтобы только избранные члены команды, которые должны быть проинформированы.

Дополнительная папка создается в библиотеке документов SharePoint, если вы создаете канал. Все, что связано с проектом, теперь централизованно расположено в SharePoint, что позволяет любому работать с SharePoint и Teams.

Имейте в виду, что выбор хороший. Люди любят работать так, как они хотели бы работать. Поэтому мы попытались облегчить им жизнь, предоставив опцию для Teams в меню быстрого запуска SharePoint. Быстрый запуск позволяет подключиться к URL-адресу; то есть вы можете перейти в Teams и найти URL-адрес общего канала:

Подробные инструкции о том, как вставлять ссылки под общими заголовками быстрого запуска, см. в разделе о добавлении гиперссылок в быстрый запуск в Microsoft Docs.

Каждый член команды может быстро переключаться между Teamwork и SharePoint. В настоящее время существует ограничение в 100 каналов для каждой команды. Этого должно хватить на некоторое время; однако всегда есть некоторые исключения.

Используйте Microsoft Teams в видео- и голосовых собраниях

Аудио- и видеоконференции становятся все более важной частью Teams, которые заменили популярное приложение Microsoft Skype для бизнеса Online.

Это особенно актуально после эпидемии, когда компании поспешили сделать возможными виртуальные встречи между удаленными сотрудниками. Microsoft сообщила об увеличении количества совещаний с использованием видео на 1000%, когда предприятия закрыли свои двери и отправили сотрудников домой. Они также сообщили о резком росте числа активных пользователей Teams в день: с 32 миллионов пользователей в начале марта до 75 миллионов в конце апреля.

Чтобы воспользоваться быстрыми изменениями в рабочей среде и уменьшить усталость от видеоконференций, Microsoft быстро добавила новые функции для расширения возможностей удаленной работы, включая видеозвонки в качестве основной функции.

Одним из самых значительных достижений стал запуск режима «Вместе» летом этого года. Он создает виртуальную обстановку, такую ​​как конференц-зал или кафе, изменяя размер видеопотоков пользователей и помещая отснятый материал в более аутентичную обстановку (по крайней мере, по сравнению с квадратами в стиле Брэди Банча ), чтобы создать более общее пространство, способствующее разговорам. В сентябре Microsoft представила больше таких сцен и макетов.

Чтобы не отвлекаться, теперь доступно подавление шума в реальном времени. Он использует алгоритмы глубокого обучения, чтобы блокировать фоновый шум и сохранять только сигнал речи.

Команды также предлагают базовые функции видеозвонков, в том числе настраиваемый фон, поднятие руки, запись совместного использования экрана и живые субтитры. Ожидается, что в конце 2020 года появится еще одна очень востребованная функция — переговорные комнаты.

Помимо видеоконференций для групп, пользователи могут использовать Teams для трансляции общекорпоративных мероприятий и прямых трансляций видео, которые могут использовать до 10 000 сотрудников (или 20 000 при использовании надстройки лицензии Advanced Communications).

Функции аудиозвонков включают очереди вызовов облачной голосовой почты, очереди вызовов, прямую маршрутизацию к текущим операторам связи, а также аудиоконференцию.

Получите неограниченное количество услуг по графическому и видеодизайну на RemotePik, забронируйте бесплатную пробную версию

Чтобы быть в курсе последних новостей электронной коммерции и Amazon, подпишитесь на нашу рассылку на www.cruxfinder.com.