Qu'est-ce que Microsoft Teams ? Comment utiliser, prix et plus

De nombreuses équipes travaillent à distance en raison de COVID-19 ; les équipes sont obligées d'utiliser des outils virtuels de communication, comme Microsoft Teams, pour collaborer efficacement !

Même si Microsoft Teams est un outil efficace, il est également difficile de s'y retrouver !

Dans cet article, nous allons explorer comment vous pouvez utiliser les principales fonctionnalités et fonctions de Microsoft Teams pour utiliser le programme en tant que professionnel. Nous allons commencer par apprendre les bases de l'utilisation de Microsoft Teams.

Qu'est-ce que Microsoft Teams ?

Microsoft Teams est un service de collaboration d'équipe basé sur le cloud qui fait partie de Microsoft 365. Les principales fonctionnalités de Microsoft Teams incluent la messagerie professionnelle et les appels vidéo, ainsi que les appels et le partage de fichiers. Par conséquent, les entreprises de toutes tailles peuvent utiliser Teams.

Teams est la principale offre de communication unifiée (UC) basée sur le cloud de Microsoft. Il est en concurrence avec des produits similaires, notamment Slack, Cisco Webex et Google Workspace. En tant qu'application de communication pour les entreprises, Teams permet aux travailleurs locaux et distants de travailler ensemble sur du contenu en temps quasi réel et en temps quasi réel sur divers appareils, tels que les ordinateurs portables et les appareils mobiles. En outre, Microsoft Teams s'intègre à d'autres applications professionnelles Microsoft, telles qu'Exchange, PowerPoint et SharePoint.

Microsoft Teams est particulièrement utile pour la collaboration à distance car il permet aux équipes dispersées de rester en contact et de communiquer. L'épidémie de COVID-19 a contraint les entreprises du monde entier à adopter largement Microsoft Teams - et d'autres logiciels de collaboration comme plate-forme de communication pour faciliter le travail à distance.

Microsoft Teams est généralement déployé dans toutes les organisations, et pas seulement dans des départements spécifiques de l'entreprise. Dans certains cas, Teams peut remplacer le courrier électronique dans la communication interne au sein de l'entreprise entre les employés.

Les fonctionnalités de Microsoft Teams le distinguent des autres logiciels de collaboration.

Chaînes et équipes. Les équipes sont composées de canaux. Les canaux sont des forums de discussion pour les coéquipiers.

Conversations au sein des équipes et des canaux. Les membres de l'équipe peuvent rejoindre et afficher diverses conversations sur le canal général. Ils peuvent également utiliser la fonctionnalité @ pour connecter d'autres personnes à des conversations sur différents canaux, comme Slack.

Fonction chat. La fonction de chat de base se trouve généralement dans la plupart des applications de collaboration et peut être utilisée entre des groupes, des équipes et même des individus.

Stockage de documents dans SharePoint. Chaque équipe qui utilise Microsoft Teams aura un site Web dans SharePoint Online qui inclut le dossier par défaut pour les bibliothèques de documents. Les fichiers partagés dans toutes les conversations seront automatiquement enregistrés dans le dossier. Les options de sécurité et d'autorisations peuvent être personnalisées pour s'adapter aux données sensibles.

Appels vidéo en ligne ainsi que partage d'écran. Profitez d'appels vidéo fluides et rapides avec des employés travaillant au sein de votre entreprise ou des clients extérieurs à votre entreprise. Les fonctionnalités d'appel vidéo sont une fonctionnalité intéressante à inclure sur la plate-forme de collaboration. Vous pouvez également bénéficier d'un partage de bureau simple et rapide pour le support technique et la collaboration multi-utilisateurs en temps réel.

Réunions en ligne. Cette fonctionnalité peut améliorer votre communication lors de réunions à l'échelle de l'entreprise et même vous entraîner via des réunions en ligne, pouvant accueillir jusqu'à 10 000 participants. Les réunions en ligne peuvent accueillir toute personne qui se trouve à l'extérieur ou au sein d'une entreprise. La fonctionnalité est également fournie avec une aide au logiciel de planification et de prise de notes, ainsi qu'au téléchargement de fichiers et à la messagerie instantanée pendant la réunion.

Audioconférence. Il s'agit d'une fonctionnalité que vous ne pouvez pas trouver sur la plupart des plates-formes de collaboration. Avec une conférence audio, il est possible de rejoindre la conférence en ligne par téléphone. Avec un numéro d'accès qui couvre des milliers d'emplacements, les utilisateurs en déplacement peuvent se connecter sans accès à Internet. Il est important de noter que cela nécessitera des licences supplémentaires.

Tarifs et plans des équipes Microsoft

Commençons par les bases. MS Teams est un programme dont le prix diffère en fonction de l'utilisation. Le coût de MS Teams peut également varier d'une année à l'autre et il est régulièrement mis à jour. Le coût de MS Teams est inclus dans le prix d'Office 365 aux niveaux supérieurs. Ainsi, vous pouvez télécharger MS Teams gratuitement de manière autonome, mais si vous décidez de l'acheter, vous achèterez généralement l'option Microsoft 365 Business Basic ou Microsoft 365 Business Basic. Il existe une variété de niveaux de prix.

• Libre. Dans la version gratuite, les réunions peuvent être programmées avec jusqu'à 100 personnes ; cependant, vous ne pouvez pas accéder aux enregistrements de réunion. Il existe de nombreuses fonctionnalités pour la collaboration et le chat, mais pas d'applications de productivité, de services, de sécurité ou d'options de conformité. Il s'agit d'une excellente option lorsque des fonctionnalités de collaboration et de communication de base sont nécessaires. Les petites entreprises n'ont généralement besoin que de l'édition de base de MS Teams, mais il y a tellement d'avantages considérablement améliorés d'Office 365 que l'acheter peut être plus avantageux.
• Microsoft 365 Business Basic : 5,00 $ par utilisateur et par mois . Vous pouvez organiser des réunions pouvant accueillir jusqu'à 300 personnes. Le service est livré avec des fonctionnalités de chat et de collaboration; cependant, il n'y a pas de services, d'applications de productivité, d'options de sécurité et de conformité ou d'outils d'administration. Par conséquent, il n'y a pas de fonctionnalités avancées en dehors des autres fonctionnalités de la suite Office 365.
• Microsoft 365 Business Standard : En cela, vous pouvez vous prévaloir d'applications et de services de productivité. Cela inclut l'hébergement de messagerie Exchange et le stockage personnel pour les fichiers, les versions de bureau et Microsoft Bookings. Cela vous coûtera 12,5 $ par mois.
• Office 360 ​​E3 : Vous pouvez organiser des réunions avec jusqu'à 10 000 personnes et avoir jusqu'à 500 000 utilisateurs. Les fonctions de sécurité, de conformité, d'assistance et d'administration sont accessibles. La plupart des entreprises n'auront pas besoin de ce niveau de support et de fonctionnalité, mais les grandes entreprises le font souvent. Cela vous coûtera 20 $ par mois.

• Licences complémentaires : Il existe plusieurs autres licences pour utiliser des fonctionnalités spécifiques de Microsoft Teams et pour vous offrir plus de flexibilité. Les conférences audio, les numéros sans frais, les salles d'appel et les plans de communication avancée sont disponibles pour les entreprises de toutes tailles. Cliquez ici pour voir la liste complète et les autres.

Comment utiliser Microsoft Teams

L'essentiel est qu'en fin de compte, Microsoft Teams est une question de collaboration.

Les scénarios dans lesquels vous êtes le plus susceptible de gagner en utilisant Teams sont la collaboration dans un service, un groupe ou un projet ou avec des personnes qui ne font pas partie de votre entreprise. Quelles sont les meilleures façons d'organiser les équipes pour gérer ces scénarios ?

Microsoft Teams utilisé par les départements

Chaque département de l'entreprise (par exemple, marketing et RH) peut avoir son propre groupe affecté au sein de Teams.

Vous pouvez également créer des canaux pour chaque sujet de collaboration.

Exemples : Modèles et procédures . Les membres de l'équipe collaborent et partagent leur expertise sur les documents - le tout dans ce canal.

La majorité de notre collaboration se fait par le biais de canaux pour les membres de l'équipe.

Microsoft Teams pour la gestion de projet

Vous pouvez former une toute nouvelle équipe pour chacun de vos clients, et chaque mission ou projet sur lequel vous travaillez attribué à un client se voit attribuer un canal individuel.

Les canaux sont l'endroit où le travail est terminé et peuvent être une méthode fantastique pour faciliter les conversations sur des projets et des flux de travail particuliers. Il est possible de créer jusqu'à 200 canaux publics ainsi que 30 canaux privés tout au long de l'existence d'une équipe. Le nombre de canaux inclut les canaux que vous créez puis supprimez.

Pour déterminer si la chaîne est publique ou privée, tenez compte de la sensibilité du sujet autour de l'emplacement de la chaîne.

Par exemple, vous aimeriez peut-être que le canal Brainstorming reste ouvert pour garantir que tous les membres de l'équipe puissent contribuer chaque fois qu'ils pensent à quelque chose ou à une idée. Dans le même temps, vous souhaiterez peut-être restreindre l'accès à votre canal Budget pour sélectionner uniquement les membres de l'équipe qui doivent être informés.

Un dossier supplémentaire est créé dans la bibliothèque de documents SharePoint si vous créez un canal. Tout ce qui concerne le projet est désormais centralisé dans SharePoint, permettant à quiconque de travailler avec SharePoint et Teams.

Gardez à l'esprit que le choix est bon. Les gens aiment travailler comme ils aimeraient travailler. Par conséquent, nous avons tenté de leur faciliter la vie en proposant une option pour les équipes dans le menu de lancement rapide de SharePoint. Le lancement rapide vous permet de vous connecter à une URL ; c'est-à-dire que vous pouvez accéder à Teams et trouver l'URL du canal général :

Pour obtenir des instructions détaillées sur la façon d'insérer des liens sous les en-têtes de lancement rapide courants, reportez-vous à la section sur l'ajout d'hyperliens dans le lancement rapide dans Microsoft Docs.

Tous les membres de l'équipe peuvent passer rapidement de Teamwork à SharePoint. À l'heure actuelle, il existe une limite de 100 canaux pour chaque équipe. Cela devrait suffire pendant un certain temps; cependant, il y a toujours quelques exceptions.

Utiliser Microsoft Teams dans les réunions vidéo et vocales

Les conférences audio et vidéo font de plus en plus partie de Teams qui a remplacé la populaire application Skype for Business Online de Microsoft.

Ce fut notamment le cas au lendemain de l'épidémie, alors que les entreprises se sont empressées de rendre possibles les rencontres virtuelles entre collaborateurs distants. Microsoft avait signalé une augmentation de 1000% des réunions utilisant la vidéo lorsque les entreprises fermaient leurs portes et renvoyaient les employés chez eux. Ils ont également signalé une augmentation spectaculaire du nombre d'utilisateurs actifs quotidiens de Teams, entre 32 millions d'utilisateurs début mars et 75 millions fin avril.

Pour tirer parti de l'évolution rapide de l'environnement de travail et atténuer la fatigue des visioconférences, Microsoft n'a pas tardé à ajouter de nouvelles fonctionnalités pour améliorer la capacité de travail à distance, y compris les appels vidéo comme fonctionnalité principale.

L'une des avancées les plus importantes a été le lancement du mode Ensemble à l'été de cette année. Il crée un cadre virtuel comme une salle de conférence ou un café, redimensionne les flux vidéo des utilisateurs et place les images dans un cadre plus authentique (à tout le moins, par rapport aux carrés de style Brady Bunch ) pour créer un espace plus partagé propice aux conversations. Microsoft a introduit plusieurs de ces scènes et mises en page personnalisées en septembre.

Pour réduire les distractions, la suppression du bruit en temps réel est désormais disponible. Il utilise des algorithmes d'apprentissage en profondeur pour bloquer le bruit de fond et ne retenir que le signal de la parole.

Les équipes offrent également des fonctionnalités d'appel vidéo de base, notamment des arrière-plans personnalisés, des levées de main, des enregistrements de partage d'écran et des sous-titres en direct. Autre caractéristique très recherchée, les salles de sous-commission devraient être disponibles fin 2020.

Outre les vidéoconférences pour les groupes, les utilisateurs peuvent utiliser Teams pour diffuser des événements à l'échelle de l'entreprise et des vidéos en direct pouvant être utilisées par jusqu'à 10 000 travailleurs (ou 20 000 en utilisant un module complémentaire de licence Advanced Communications).

Les fonctionnalités d'appel audio incluent les files d'attente d'appels de la messagerie vocale dans le cloud, les files d'attente d'appels, le routage direct vers les fournisseurs de télécommunications actuels, ainsi que la conférence audio.

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