從混亂到控制：掌握機構環境中的專案管理

無論您是指派團隊推出新的代理產品，還是為客戶處理行銷活動，代理團隊所做的大部分工作都可以透過專案管理的視角來看待。 強大的專案管理方法可以幫助您定義和實施工作，在截止日期和預算內完成工作，並不斷改進您的產品。

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如果您想增強轉售數位行銷資產或為客戶創建和管理新行銷活動的能力，請考慮為代理商實施專案管理。 請參閱下面的一些技巧和資源來執行此操作。

為什麼專案管理對機構很重要？

行銷活動可以被視為項目。 每個都有自己的預算、目標、挑戰和限制。 如果您沒有磨練管理這些組件的技能，那麼兼顧所有這些組件（通常是針對眾多活動和客戶）可能會很困難。

有效的專案管理可以幫助您克服這些挑戰，甚至可以支持積極的成果，例如增加代理收入，因為您能夠簡化流程，用更少的資源完成更多的工作，並不斷改進可交付成果。

專案管理的一些常見好處可以幫助您的機構抵禦經濟衰退，包括：

• 提高效率。 專案管理方法著重於資源的有效利用，以便團隊可以在截止日期前完成工作，即使時間安排有限。
• 提高客戶滿意度。 當您實施強大的專案管理方法時，客戶往往會更高興，因為它們可以改善溝通並確保交付成果高品質、按時且在預算之內。
• 獲利能力提高。 專案管理通常與節省成本聯繫在一起，這可以提高利潤。

專案管理風格與方法

機構專案管理可能依賴一種或多種現有的專案管理方法。 測試各種方法，找到適合您的團隊和客戶的方法，從下面描述的一些最喜歡的方法開始。

瀑布

透過瀑布方法，團隊將專案分為幾個階段並線性地完成它們。 每個階段的工作僅在前一階段完成後才開始，從而在專案時間表中創建級聯的工作瀑布。

如果您想建立可用於大型行銷活動的可重複流程，瀑布式是一種很好的方法。 當您建立和啟動新網站或管理內容建立和發佈時請考慮這一點。

敏捷

敏捷專案管理採用迭代方法，將每個專案分解為可以快速完成的小階段。 它還建立了反饋循環和靈活性，並支持專案開發過程中的變化。

如果您正在引導一個代理機構，致力於提高新創代理商的收入，或者與老客戶密切合作開展對您來說都是新的行銷工作，請考慮敏捷專案管理方法。

Scrum

Scrum 是一個特定的敏捷框架，可協助您以更結構化的方式運用專案管理理念。 該框架包括協調專案管理工作的價值觀和原則，並涉及 Scrum 團隊，包括產品所有者和 Scrum Master。

考慮為複雜的行銷專案實施 Scrum，這些專案需要快節奏但精心管理的熟練專業人員團隊，例如網站開發。

機構專案管理工具

無論您決定為代理商實施專案管理，技術工具都可以幫助您支援團隊和客戶溝通、管理工作並在線上銷售服務時增加正面成果。

超過一半的專案管理專業人士表示，他們在與他人有效協作方面面臨挑戰（爆炸性主題）。 可以增強協作的專案管理工具和白標資源非常重要。

專案管理工具的功能和易用性是大多數使用者的首要考慮因素（Techopedia）。 為您的團隊選擇工具時，請查看它們是否具有支援專案成功的功能。 您可以從以下一些選項開始您的研究。

特雷洛

圖片來源：Trello

Trello 是一種流行的看板式專案管理工具，可讓您建立視覺化的專案管理方法。 建立和指派專案板、卡片和任務，並在相同檢視中管理待辦事項清單和文件。

Trello 非常適合具有特定工作流程的中小型團隊。 對於規模超出此範圍的團隊來說，這往往會變得有點混亂。

體式

Asana 是一款全面的專案和任務管理工具，具有大量自訂功能。 您可以建立自動化工作流程，確保專案任務無縫地推送到下一階段和責任方，並且整合的電子郵件和通知選項讓每個人都了解情況。

不過，讓 Asana 為您服務可能需要時間，並且需要建立這些自訂工作流程。 對於可以投入資源來管理 Asana 同時 Asana 幫助他們管理專案的機構來說，這是一個更好的選擇。

大本營

圖片來源：Basecamp

Basecamp 是一款協作工具，可協助您將專案分解為各種待辦事項列表，然後可以根據專案或任務類型、截止日期或指派給誰來查看這些清單。

Basecamp 是一個簡單但功能強大的工具，可以幫助您管理不同的團隊，特別是當您的行銷專案依賴自由工作者等外部資源時。

其他專案管理工具

您可以使用將專案和任務管理納入數位行銷策略的其他一些工具包括：

• 待辦事項
• 點擊式
• 吉拉
• 弗賴克
• 智慧表
• 莫西
• 跑道

圖片來源：跑道

不同類型機構的專案管理流程

行銷機構的專案管理在整體上看起來並不相同，因此調整這些方法和工具以滿足您獨特的代理策略非常重要。 例如，致力於發展 Google Workplace 經銷商形象的團隊的專案管理需求與為客戶創建影片內容的團隊的需求不同。

以下是為各種代理類型製定正確的專案管理流程的一些快速提示：

• 行銷機構。 考慮您的內容需求的規模以及您是否需要支援編輯任務的專案方法。 瀑佈在這裡效果很好，您可以使用數位工具自訂方法來自動化部分流程。
• 數位廣告公司。 由於廣告管理可能是一項持續的任務，因此請考慮開發專案管理工作流程來建立新的廣告活動，然後再將其傳遞到常規業務流程工作流程。
• 設計機構。 選擇能夠直觀地支援您的團隊的專案管理工具，例如甘特圖和看闆卡。
• 軟體開發機構。 由於敏捷和 Scrum 方法是在考慮技術開發團隊的情況下創建的，因此請從現有方法開始，並從那裡為您的團隊建立自訂內容。

機構專案管理技巧

無論您的機構採用何種方法進行專案管理，請考慮實施以下一些最佳實踐，以充分利用您的投資：

• 溝通清楚。 避免使用客戶無法理解的專案管理術語，並對如何為他們完成工作保持透明。 雖然您不需要深入了解客戶的白標與自有品牌的詳細信息，但引導他們完成您的流程可能會有所幫助，以便他們了解您如何管理專案以及他們的角色是什麼。
• 設定現實的目標。 查看早期專案的數據和結果，以便您可以準確預測預算、完成期限以及您可以提供的內容。
• 管理客戶的期望。 低於承諾（在合理範圍內）並超額交付。 向客戶坦誠告知可能出現挑戰的地方，並提供積極主動的計畫來應對這些挑戰。
• 使用良好的協作工具。 利用專案管理、任務管理和通訊工具——Slack、Microsoft Teams，甚至 Vendasta 自己的工具套件可以幫助您與代理商員工、合作夥伴、自由工作者和客戶更有效地協作。
• 智能分配資源。 以最有意義的方式使用資源。 例如，如果與外部供應商合作更有意義，就不要讓您的內部團隊在資源開發的重壓下掙扎。 請查看我們的白標指南，以取得在不擴大員工規模的情況下添加資源的協助。