จากความสับสนวุ่นวายสู่การควบคุม: การเรียนรู้การจัดการโครงการในการตั้งค่าเอเจนซี่

ไม่ว่าคุณจะมอบหมายทีมเพื่อเปิดตัวผลิตภัณฑ์เอเจนซี่ใหม่หรือจัดการแคมเปญการตลาดให้กับลูกค้าของคุณ สิ่งที่ทีมเอเจนซี่ทำส่วนใหญ่สามารถเห็นได้ผ่านเลนส์ของการจัดการโครงการ วิธีการจัดการโครงการที่แข็งแกร่งสามารถช่วยให้คุณกำหนดและดำเนินการได้ รักษางานให้อยู่ภายในกำหนดเวลาและงบประมาณ และปรับปรุงข้อเสนอของคุณอย่างต่อเนื่อง

ค้นพบเคล็ดลับการปฏิบัติ 18 ข้อในการนำเสนอโซลูชัน white-label ให้กับลูกค้า รับคู่มือ “How to white label” ฟรีวันนี้!

หากคุณต้องการเพิ่มความสามารถในการขายสินทรัพย์การตลาดดิจิทัลหรือสร้างและจัดการแคมเปญการตลาดใหม่สำหรับลูกค้า ให้พิจารณานำการจัดการโครงการไปใช้กับเอเจนซี่ ค้นพบเคล็ดลับและแหล่งข้อมูลสำหรับการดำเนินการดังกล่าวด้านล่าง

เหตุใดการบริหารโครงการจึงมีความสำคัญสำหรับหน่วยงาน?

แคมเปญการตลาดสามารถมองเป็นโครงการได้ แต่ละอย่างมาพร้อมกับงบประมาณ เป้าหมาย ความท้าทาย และข้อจำกัดของตัวเอง การควบคุมองค์ประกอบทั้งหมดเหล่านั้น—ซึ่งมักจะใช้กับแคมเปญและลูกค้าจำนวนมาก—อาจเป็นเรื่องยากหากคุณยังไม่ได้ฝึกฝนทักษะในการจัดการพวกมัน

การจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพสามารถช่วยให้คุณเอาชนะความท้าทายเหล่านั้นได้ และยังสามารถสนับสนุนผลลัพธ์เชิงบวก เช่น รายได้ของเอเจนซี่ที่เพิ่มขึ้น เนื่องจากคุณสามารถปรับปรุงกระบวนการต่างๆ ทำงานได้มากขึ้นโดยใช้เวลาน้อยลง และปรับปรุงการส่งมอบอย่างต่อเนื่อง

ประโยชน์ทั่วไปบางประการของการจัดการโครงการที่สามารถช่วยให้คุณป้องกันหน่วยงานของคุณจากภาวะถดถอย ได้แก่:

• ปรับปรุงประสิทธิภาพ วิธีการจัดการโครงการมุ่งเน้นไปที่การใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้ทีมสามารถทำงานให้เสร็จตามกำหนดเวลาได้ แม้ว่าจะมีกำหนดเวลาที่จำกัดก็ตาม
• เพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า ลูกค้ามีแนวโน้มที่จะมีความสุขมากขึ้นเมื่อคุณใช้วิธีการจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพ เพราะพวกเขาปรับปรุงการสื่อสารและรับรองว่าการส่งมอบมีคุณภาพสูง ตรงเวลา และอยู่ในงบประมาณ
• ความสามารถในการทำกำไรเพิ่มขึ้น การจัดการโครงการมักเกี่ยวข้องกับการประหยัดต้นทุน ซึ่งสามารถเพิ่มผลกำไรได้

รูปแบบและวิธีการบริหารจัดการโครงการ

การจัดการโครงการตัวแทนอาจอาศัยวิธีการจัดการโครงการที่มีอยู่ตั้งแต่หนึ่งวิธีขึ้นไป ทดสอบแนวทางต่างๆ เพื่อค้นหาสิ่งที่ใช้ได้ผลสำหรับทีมและลูกค้าของคุณ โดยเริ่มจากรายการโปรดบางส่วนที่อธิบายไว้ด้านล่าง

น้ำตก

ด้วยแนวทางแบบน้ำตก ทีมจะแบ่งโปรเจ็กต์ออกเป็นเฟสและดำเนินการให้เสร็จสิ้นเชิงเส้นตรง งานในแต่ละเฟสจะเริ่มต้นก็ต่อเมื่อเฟสก่อนหน้าเสร็จสมบูรณ์ ทำให้เกิดน้ำตกของงานผ่านไทม์ไลน์ของโครงการ

Waterfall เป็นแนวทางที่ดีหากคุณต้องการสร้างกระบวนการที่ทำซ้ำได้ ซึ่งคุณสามารถใช้กับความพยายามทางการตลาดขนาดใหญ่ได้ พิจารณาเรื่องนี้เมื่อคุณสร้างและเปิดตัวไซต์ใหม่หรือจัดการการสร้างและการเผยแพร่เนื้อหา

คล่องตัว

การจัดการโครงการแบบ Agile ใช้วิธีการทำซ้ำซึ่งแบ่งแต่ละโครงการออกเป็นขั้นตอนเล็กๆ ที่สามารถดำเนินการให้เสร็จสิ้นได้อย่างรวดเร็ว นอกจากนี้ยังสร้างวงจรป้อนกลับและความยืดหยุ่น ซึ่งสนับสนุนการเปลี่ยนแปลงภายในกระบวนการในขณะที่โครงการพัฒนาขึ้น

พิจารณาวิธีการจัดการโครงการแบบคล่องตัวหากคุณกำลังเริ่มต้นเอเจนซี่ ทำงานเพื่อเพิ่มรายได้ของเอเจนซี่สตาร์ทอัพ หรือทำงานอย่างใกล้ชิดกับลูกค้าที่มีชื่อเสียงในด้านการตลาดซึ่งยังใหม่สำหรับคุณทั้งคู่

สครัม

Scrum เป็นเฟรมเวิร์กแบบคล่องตัวเฉพาะที่ช่วยให้คุณนำปรัชญาการจัดการโครงการไปใช้ในรูปแบบที่มีโครงสร้างมากขึ้น กรอบการทำงานประกอบด้วยค่านิยมและหลักการที่สอดคล้องกับความพยายามในการจัดการโครงการและเกี่ยวข้องกับทีมการต่อสู้ รวมถึงเจ้าของผลิตภัณฑ์และผู้เชี่ยวชาญด้านการต่อสู้

พิจารณาการนำ Scrum ไปใช้ในโครงการการตลาดที่ซับซ้อนซึ่งต้องใช้ทีมงานมืออาชีพที่มีทักษะซึ่งดำเนินการอย่างรวดเร็วแต่ได้รับการจัดการอย่างรอบคอบ เช่น การพัฒนาเว็บไซต์

เครื่องมือบริหารจัดการโครงการสำหรับหน่วยงาน

ไม่ว่าคุณจะตัดสินใจใช้การจัดการโครงการสำหรับเอเจนซี่อย่างไร เครื่องมือทางเทคนิคสามารถช่วยสนับสนุนการสื่อสารของทีมและลูกค้า จัดการความพยายาม และเพิ่มผลลัพธ์เชิงบวกเมื่อขายบริการออนไลน์

ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการโครงการมากกว่าครึ่งกล่าวว่าพวกเขาเผชิญกับความท้าทายในการร่วมมืออย่างมีประสิทธิภาพกับผู้อื่น (Exploding Topics) เครื่องมือการจัดการโครงการและทรัพยากรไวท์เลเบลที่สามารถปรับปรุงการทำงานร่วมกันเป็นสิ่งสำคัญ

ฟังก์ชันการทำงานและความง่ายในการใช้งานของเครื่องมือการจัดการโครงการคือข้อควรพิจารณาอันดับต้นๆ สำหรับผู้ใช้ส่วนใหญ่ (Techopedia) เมื่อเลือกเครื่องมือสำหรับทีมของคุณ ให้ดูว่าพวกเขามีฟีเจอร์ที่สนับสนุนความสำเร็จในโครงการหรือไม่ คุณสามารถเริ่มต้นการวิจัยด้วยตัวเลือกด้านล่าง

เทรลโล

แหล่งที่มาของภาพ: Trello

Trello เป็นเครื่องมือการจัดการโครงการสไตล์ Kanban ยอดนิยมที่ให้คุณสร้างแนวทางการจัดการโครงการด้วยภาพได้ สร้างและมอบหมายบอร์ดโครงการ การ์ด และงาน และจัดการรายการสิ่งที่ต้องทำและเอกสารในมุมมองเดียวกัน

Trello สามารถทำงานได้ดีสำหรับทีมขนาดเล็กและขนาดกลางที่มีขั้นตอนการทำงานเฉพาะ มันมีแนวโน้มที่จะเลอะเทอะเล็กน้อยสำหรับทีมที่ขยายขนาดเกินกว่านั้น

อาสนะ

Asana เป็นเครื่องมือจัดการโครงการและงานที่ครอบคลุมพร้อมการปรับแต่งมากมาย คุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติเพื่อให้แน่ใจว่างานของโครงการจะถูกส่งต่อไปยังระยะถัดไปและฝ่ายที่รับผิดชอบได้อย่างราบรื่น และตัวเลือกอีเมลและการแจ้งเตือนที่ผสานรวมจะแจ้งให้ทุกคนทราบ

การทำให้อาสนะทำงานแทนคุณอาจต้องใช้เวลาและจำเป็นต้องสร้างเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเองเหล่านั้น นี่เป็นตัวเลือกที่ดีกว่าสำหรับเอเจนซี่ที่สามารถทุ่มเททรัพยากรในการจัดการอาสนะ ในขณะที่อาสนะช่วยพวกเขาจัดการโครงการ

เบสแคมป์

แหล่งที่มาของภาพ: Basecamp

Basecamp เป็นเครื่องมือการทำงานร่วมกันที่ช่วยให้คุณแบ่งโปรเจ็กต์ออกเป็นรายการสิ่งที่ต้องทำต่างๆ ซึ่งสามารถดูได้ตามโปรเจ็กต์หรือประเภทงาน วันครบกำหนด หรือใครที่ได้รับมอบหมายให้ทำ

Basecamp เป็นเครื่องมือที่เรียบง่ายแต่ทรงพลังที่สามารถช่วยคุณจัดการทีมที่แตกต่างกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากโครงการทางการตลาดของคุณอาศัยทรัพยากรภายนอก เช่น ฟรีแลนซ์

เครื่องมือการจัดการโครงการอื่นๆ

เครื่องมืออื่นๆ ที่คุณสามารถใช้เพื่อนำการจัดการโครงการและงานมาสู่กลยุทธ์การตลาดดิจิทัลของคุณ ได้แก่:

• สิ่งที่ต้องทำ
• คลิกขึ้น
• จิรา
• ริก
• สมาร์ทชีท
• ม็อกซี่
• โพดิโอ

แหล่งที่มาของภาพ: Podio

กระบวนการบริหารจัดการโครงการสำหรับหน่วยงานประเภทต่างๆ

การจัดการโครงการสำหรับเอเจนซี่การตลาดมีลักษณะไม่เหมือนกันในภาพรวม และสิ่งสำคัญคือต้องปรับวิธีการและเครื่องมือเหล่านี้ให้ตรงตามกลยุทธ์เอเจนซี่เฉพาะของคุณ ตัวอย่างเช่น ความต้องการการจัดการโครงการสำหรับทีมที่ทำงานเพื่อพัฒนาสถานะในฐานะตัวแทนจำหน่าย Google Workplace แตกต่างจากความต้องการของทีมที่สร้างเนื้อหาวิดีโอสำหรับลูกค้า

เคล็ดลับสั้นๆ ในการพัฒนากระบวนการจัดการโครงการที่เหมาะสมสำหรับหน่วยงานประเภทต่างๆ มีดังนี้

• หน่วยงานการตลาด พิจารณาขนาดความต้องการเนื้อหาของคุณ และดูว่าคุณต้องการแนวทางโครงการที่สนับสนุนงานด้านบรรณาธิการหรือไม่ Waterfall ทำงานได้ดีที่นี่ และคุณสามารถปรับแต่งแนวทางด้วยเครื่องมือดิจิทัลเพื่อทำให้บางส่วนของกระบวนการเป็นอัตโนมัติ
• เอเจนซี่โฆษณาดิจิทัล เนื่องจากการจัดการโฆษณาสามารถเป็นงานต่อเนื่องได้ ให้พิจารณาพัฒนาเวิร์กโฟลว์การจัดการโครงการสำหรับการสร้างแคมเปญใหม่ ก่อนที่จะส่งต่อไปยังเวิร์กโฟลว์กระบวนการทางธุรกิจปกติ
• หน่วยงานออกแบบ เลือกเครื่องมือการจัดการโครงการที่สนับสนุนทีมของคุณด้วยภาพ เช่น แผนภูมิแกนต์และการ์ดคัมบัง
• หน่วยงานพัฒนาซอฟต์แวร์ เนื่องจากวิธีการแบบ Agile และ Scrum ถูกสร้างขึ้นโดยคำนึงถึงทีมพัฒนาทางเทคนิคเป็นหลัก ให้เริ่มต้นด้วยแนวทางที่มีอยู่และสร้างการปรับแต่งสำหรับทีมของคุณจากที่นั่น

เคล็ดลับการบริหารโครงการสำหรับหน่วยงาน

ไม่ว่าคุณจะใช้แนวทางใดในการจัดการโครงการสำหรับเอเจนซี่ของคุณ ให้พิจารณานำแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางส่วนด้านล่างไปใช้เพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดจากการลงทุนของคุณ:

• สื่อสารอย่างชัดเจน หลีกเลี่ยงการใช้คำศัพท์การจัดการโครงการที่ลูกค้าไม่เข้าใจ และให้ความโปร่งใสเกี่ยวกับวิธีการทำงานให้พวกเขา แม้ว่าคุณไม่จำเป็นต้องเจาะลึกรายละเอียดเกี่ยวกับ ไวท์เลเบลกับไพรเวทเลเบล สำหรับลูกค้า แต่การอธิบายกระบวนการต่างๆ ให้พวกเขาทราบอาจเป็นประโยชน์ เพื่อให้พวกเขาเข้าใจว่าคุณจัดการโปรเจ็กต์อย่างไรและบทบาทของพวกเขาคืออะไร
• ตั้งเป้าหมายที่สมจริง ตรวจสอบข้อมูลและผลลัพธ์จากโครงการก่อนหน้านี้ เพื่อให้คุณสามารถคาดการณ์ได้อย่างแม่นยำเกี่ยวกับงบประมาณ กำหนดเวลาที่เสร็จสมบูรณ์ และสิ่งที่คุณสามารถให้ได้
• จัดการความคาดหวังของลูกค้า ภายใต้สัญญา (ภายในเหตุผล) และส่งมอบเกินจริง ตรงไปตรงมากับลูกค้าเกี่ยวกับความท้าทายที่อาจเกิดขึ้นและเสนอแผนเชิงรุกเพื่อจัดการกับความท้าทายเหล่านั้น
• ใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกันที่ดี ใช้ประโยชน์จากการจัดการโครงการ การจัดการงาน และเครื่องมือสื่อสาร เช่น Slack, Microsoft Teams และแม้แต่ชุดเครื่องมือของ Vendasta ก็สามารถช่วยให้คุณทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นกับเจ้าหน้าที่เอเจนซี่ คู่ค้า ฟรีแลนซ์ และลูกค้า
• จัดสรรทรัพยากรอย่างชาญฉลาด ใช้ทรัพยากรในลักษณะที่เหมาะสมที่สุด อย่ามอบหมายให้ทีมงานภายในของคุณต้องดิ้นรนภายใต้น้ำหนักของการพัฒนาทรัพยากร หากการร่วมมือกับผู้ขายภายนอกนั้นสมเหตุสมผลมากกว่า ดู คู่มือไวท์เลเบล ของเราเพื่อรับความช่วยเหลือในการเพิ่มทรัพยากรโดยไม่ต้องปรับขนาดพนักงานของคุณ