Do caos ao controle: dominando o gerenciamento de projetos em agências

Esteja você designando uma equipe para lançar um novo produto da agência ou gerenciando campanhas de marketing para seus clientes, muito do que as equipes da agência fazem pode ser visto pelas lentes do gerenciamento de projetos. Métodos fortes de gerenciamento de projetos podem ajudá-lo a definir e implementar esforços, manter o trabalho dentro do prazo e do orçamento e melhorar continuamente suas ofertas.

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Se você deseja aprimorar sua capacidade de revender ativos de marketing digital ou criar e gerenciar novas campanhas de marketing para clientes, considere implementar o gerenciamento de projetos para agências. Descubra algumas dicas e recursos para fazer isso abaixo.

Por que o gerenciamento de projetos é importante para as agências?

As campanhas de marketing podem ser vistas como projetos. Cada um vem com seu próprio orçamento, metas, desafios e limitações. Fazer malabarismos com todos esses componentes — geralmente para inúmeras campanhas e clientes — pode ser difícil se você não tiver aprimorado as habilidades para gerenciá-los.

O gerenciamento eficaz de projetos pode ajudá-lo a superar esses desafios e pode até mesmo apoiar resultados positivos, como o aumento da receita da agência, à medida que você é capaz de agilizar processos, fazer mais com menos e melhorar constantemente os resultados.

Alguns benefícios comuns do gerenciamento de projetos que podem ajudá-lo a tornar sua agência à prova de recessão incluem:

• Eficiência aprimorada. As metodologias de gerenciamento de projetos concentram-se no uso eficiente de recursos para que as equipes possam concluir o trabalho dentro dos prazos, mesmo com prazos limitados.
• Maior satisfação do cliente. Os clientes tendem a ficar mais felizes quando você implementa métodos sólidos de gerenciamento de projetos, porque eles melhoram a comunicação e garantem que as entregas sejam de alta qualidade, dentro do prazo e do orçamento.
• Aumento da rentabilidade. O gerenciamento de projetos costuma estar associado à economia de custos, o que pode aumentar os lucros.

Estilos e métodos de gerenciamento de projetos

A gestão de projetos da agência pode basear-se em um ou mais métodos de gestão de projetos existentes. Teste várias abordagens para descobrir o que funciona para suas equipes e clientes, começando com algumas favoritas descritas abaixo.

Cachoeira

Com a abordagem em cascata, as equipes dividem os projetos em fases e os concluem linearmente. O trabalho em cada fase começa apenas quando a fase anterior é concluída, criando uma cascata de trabalho ao longo do cronograma do projeto.

Cascata é uma boa abordagem se você deseja criar processos repetíveis que possam ser usados ​​em grandes empreendimentos de marketing. Considere isso ao criar e lançar novos sites ou gerenciar a criação e publicação de conteúdo.

Ágil

O gerenciamento ágil de projetos adota uma abordagem iterativa que divide cada projeto em pequenas etapas que podem ser concluídas rapidamente. Também cria ciclos de feedback e flexibilidade, apoiando mudanças no processo à medida que o projeto se desenvolve.

Considere métodos ágeis de gerenciamento de projetos se você estiver iniciando uma agência, trabalhando para aumentar a receita de uma agência iniciante ou trabalhando em estreita colaboração com um cliente estabelecido em um esforço de marketing que é novo para vocês dois.

Scrum

Scrum é uma estrutura ágil específica que ajuda você a colocar em prática a filosofia de gerenciamento de projetos de uma forma mais estruturada. A estrutura inclui valores e princípios que alinham os esforços de gerenciamento de projetos e envolve equipes scrum, incluindo proprietários de produtos e scrum masters.

Considere implementar o scrum para projetos de marketing complexos que exigem equipes de profissionais qualificados em ritmo acelerado, mas cuidadosamente gerenciados, como desenvolvimento de sites.

Ferramentas de gerenciamento de projetos para agências

Independentemente de como você decidir implementar o gerenciamento de projetos para agências, as ferramentas técnicas podem ajudá-lo a apoiar a comunicação da equipe e do cliente, gerenciar esforços e aumentar resultados positivos ao vender serviços online.

Mais da metade dos profissionais de gerenciamento de projetos dizem que enfrentam o desafio de colaborar de forma eficaz com outras pessoas (Tópicos Explosivos). Ferramentas de gerenciamento de projetos e recursos de marca branca que podem aprimorar a colaboração são importantes.

A funcionalidade e facilidade de uso de uma ferramenta de gerenciamento de projetos são as principais considerações para a maioria dos usuários (Techopedia). Ao escolher ferramentas para suas equipes, verifique se elas possuem os recursos para apoiar o sucesso dos projetos. Você pode começar sua pesquisa com algumas das opções abaixo.

Trello

Fonte da imagem: Trello

Trello é uma ferramenta popular de gerenciamento de projetos no estilo Kanban que permite criar uma abordagem visual para o gerenciamento de projetos. Crie e atribua quadros, cartões e tarefas de projetos e gerencie listas de tarefas e documentos na mesma visualização.

O Trello pode funcionar bem para equipes de pequeno e médio porte com fluxos de trabalho específicos. Tende a ficar um pouco confuso para equipes que vão além disso.

Ásana

Asana é uma ferramenta abrangente de gerenciamento de projetos e tarefas com muitas personalizações. Você pode criar fluxos de trabalho automatizados que garantem que as tarefas do projeto sejam levadas para a próxima fase e para a parte responsável sem problemas, e opções integradas de e-mail e notificação mantêm todos informados.

Fazer com que o Asana funcione para você pode levar tempo e exigir a criação de fluxos de trabalho personalizados. Esta é a melhor opção para agências que podem dedicar recursos ao gerenciamento da Asana enquanto a Asana as ajuda a gerenciar projetos.

Campo de base

Fonte da imagem: Basecamp

Basecamp é uma ferramenta de colaboração que ajuda a dividir projetos em uma variedade de listas de tarefas, que podem ser visualizadas com base no projeto ou tipo de tarefa, datas de vencimento ou a quem estão atribuídas.

Basecamp é uma ferramenta simples, mas poderosa, que pode ajudá-lo a gerenciar equipes distintas, especialmente se seus projetos de marketing dependem de recursos externos, como freelancers.

Outras ferramentas de gerenciamento de projetos

Algumas outras ferramentas que você pode usar para trazer o gerenciamento de projetos e tarefas para sua estratégia de marketing digital incluem:

• Tarefas
• Clique
• Jira
• Escrever
• Folha inteligente
• Moxie
• Pódio

Fonte da imagem: Pódio

Processos de gerenciamento de projetos para diferentes tipos de agências

O gerenciamento de projetos para agências de marketing não é igual em todos os aspectos e é importante adaptar essas metodologias e ferramentas para atender à estratégia exclusiva de sua agência. Por exemplo, as necessidades de gerenciamento de projetos de uma equipe que trabalha para desenvolver uma presença como revendedor do Google Workplace diferem das necessidades de uma equipe que cria conteúdo de vídeo para clientes.

Aqui estão algumas dicas rápidas para desenvolver o processo correto de gerenciamento de projetos para vários tipos de agências:

• Agências de marketing. Considere a escala de suas necessidades de conteúdo e se você precisa de uma abordagem de projeto que apoie as tarefas editoriais. O Waterfall funciona bem aqui e você pode personalizar a abordagem com ferramentas digitais para automatizar partes do processo.
• Agências de publicidade digital. Como o gerenciamento de anúncios pode ser uma tarefa contínua, considere desenvolver um fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos para criar novas campanhas antes de passá-las para fluxos de trabalho regulares de processos de negócios.
• Agências de design. Escolha ferramentas de gerenciamento de projetos que apoiem visualmente sua equipe, como gráficos de Gantt e cartões Kanban.
• Agências de desenvolvimento de software. Como os métodos ágeis e scrum são criados pensando nas equipes de desenvolvimento técnico, comece com uma abordagem existente e crie personalizações para sua equipe a partir daí.

Dicas de gerenciamento de projetos para agências

Qualquer que seja a abordagem adotada para o gerenciamento de projetos de sua agência, considere implementar algumas das práticas recomendadas abaixo para aproveitar ao máximo seu investimento:

• Comunique-se claramente. Evite usar termos de gerenciamento de projetos que os clientes não entendam e seja transparente sobre como você realiza o trabalho para eles. Embora você não precise se aprofundar em detalhes sobre marca branca versus marca própria para clientes, pode ser útil orientá-los em seus processos para que entendam como você gerencia projetos e qual é sua função.
• Estabeleça metas realistas. Revise dados e resultados de projetos anteriores para poder fazer previsões precisas sobre orçamentos, prazos de conclusão e o que você pode fornecer.
• Gerenciar as expectativas do cliente. Sob promessa (dentro do razoável) e entrega em excesso. Seja franco com os clientes sobre onde os desafios podem ocorrer e ofereça planos proativos para lidar com eles.
• Use boas ferramentas de colaboração. Aproveite o gerenciamento de projetos, gerenciamento de tarefas e ferramentas de comunicação - Slack, Microsoft Teams e até mesmo o próprio conjunto de ferramentas da Vendasta podem ajudá-lo a colaborar de forma mais eficaz com funcionários de agências, parceiros, freelancers e clientes.
• Aloque recursos de forma inteligente. Use os recursos da maneira que fizer mais sentido. Não encarregue sua equipe interna de lutar sob o peso do desenvolvimento de recursos se fizer mais sentido fazer parceria com fornecedores externos, por exemplo. Confira nosso guia de etiqueta em branco para obter ajuda na adição de recursos sem aumentar sua equipe.