วิธีการมอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีม

โครงการถูกแบ่งออกเป็นเหตุการณ์สำคัญ เป้าหมาย และวัตถุประสงค์แบ่งเป็นงาน และตอนนี้ก็ถึงเวลามอบหมายงาน แต่เมื่อคุณเปิดแพลตฟอร์มการจัดการโครงการ คุณจะพบกับกระบวนการที่ไม่ประจบประแจงของงาน และเลือกว่าจะมอบหมายให้ใคร

ในบทความนี้ เราขอเสนอคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการทำให้ช่วงเวลาที่สับสนในครั้งแรกนั้นชัดเจนขึ้นเล็กน้อย มีเคล็ดลับที่สามารถนำไปใช้ได้จริง เรียนรู้ความแตกต่างระหว่างการจัดสรรและการมอบหมายงาน และเกณฑ์ที่แนะนำในการเลือกบุคคลที่ดีที่สุดสำหรับงาน

สำหรับภาพรวมที่แม่นยำยิ่งขึ้น นี่คือสารบัญ:

คุณมอบหมายงานให้กับพนักงานอย่างไร?

ปกติเราคิดว่าการมอบหมายงานเป็นกระบวนการที่ต้องใช้เวลามาก ซึ่งเน้นไปที่การล้างรายการงานเพื่อให้โครงการดำเนินต่อไป อย่างไรก็ตาม การมอบหมายงานควรเป็นกระบวนการที่มุ่งเน้นพนักงานมากขึ้น ซึ่งต้องใช้ความทุ่มเทและความพยายามเพิ่มเติม ซึ่งให้ผลลัพธ์ที่เหลือเชื่อ แต่เราหมายความว่าอย่างไรโดยที่?

งานที่ได้รับมอบหมายอย่างเหมาะสมจะช่วยผลักดันพนักงาน โครงการ และบริษัทโดยรวมของคุณให้ก้าวไปข้างหน้า นี่คือวิธีการ

1. พวกเขาเสริมสร้างความรับผิดชอบและความไว้วางใจระหว่างผู้จัดการและพนักงาน
2. พวกเขาช่วยสอนทักษะใหม่และทักษะเก่าที่สมบูรณ์แบบ
3. ช่วยให้พนักงานคุ้นเคยกับทีมและแนวทางการทำงานอื่นๆ
4. การประมาณการโครงการจะง่ายขึ้น
5. สร้างฐานที่ยอดเยี่ยมสำหรับการตรวจสอบประสิทธิภาพ ฯลฯ

รายการสามารถดำเนินต่อไปได้ แต่เราจะหยุดเพียงแค่นั้นในตอนนี้

แน่นอน ประโยชน์ระยะยาวดังกล่าวไม่ได้มาโดยปราศจากเลือดและเหงื่อที่เลื่องลือในขั้นตอนการวางแผน มาดูแนวคิดทั่วไปเกี่ยวกับการมอบหมายงานของพนักงาน และขั้นตอนเฉพาะที่คุณสามารถทำได้

แรงจูงใจมาจากการรู้ภาพรวม

เมื่อเราพูดถึงภาพรวมในการบริหารโครงการ เราพูดถึงงานของสมาชิกในทีมแต่ละคนที่ส่งผลต่อเพื่อนร่วมงานของพวกเขา เนื่องจากงานทั้งหมดมักจะเป็นปริศนาชิ้นเล็กๆ จึงช่วยเตือนพนักงานว่างานของพวกเขามีส่วนช่วยอย่างไร ตัวอย่างเช่น:

• แบบร่างคุณภาพสูงสามารถสร้างพื้นฐานที่ยอดเยี่ยมสำหรับเวอร์ชันสุดท้าย และสามารถดำเนินการให้เสร็จสิ้นได้รวดเร็วยิ่งขึ้น
• การนำเสนอที่เตรียมมาอย่างดีสามารถประหยัดเวลาในคำถามที่ไม่จำเป็นและสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมทางอีเมล

ไม่น่าแปลกใจเลยที่ผู้คนทำงานได้ดีขึ้นและมีประสิทธิผลมากขึ้น เมื่อพวกเขารู้ว่างานของพวกเขามีผลกระทบต่อระดับบริษัท

ดังนั้น เมื่อคุณมอบหมายงาน ให้พยายามเน้นว่างานเหล่านั้นเข้ากันอย่างไรในภาพรวมที่ใหญ่ขึ้น เพียงแค่พูดว่า: “ คุณทำ X จะช่วยในเรื่อง Y และ Z ” และวิธีที่สิ่งนี้สะท้อนถึงโครงการโดยรวม จะทำให้พนักงานรู้ว่างานที่พวกเขาได้รับมอบหมายนั้นมีความสำคัญ

ให้พนักงานของคุณรู้สึกตื่นเต้นที่จะมุ่งมั่น

การบอกผู้คนเกี่ยวกับภาพที่ใหญ่ขึ้นและแสดงให้พวกเขาเห็นถึงสิ่งที่เป็นไปได้เท่านั้นที่ทำได้จนถึงตอนนี้ เพียงพอที่จะจุดประกายให้ประกายไฟเริ่มต้น แต่สำหรับพวกเขาที่จะมอบหมายงานอย่างเต็มที่ คุณต้องกำหนดว่างานนั้นเกี่ยวข้องกับอะไร

พวกเขาควรจะสามารถนึกภาพวิธีการทำงาน ทักษะที่จะใช้ และวิธีบรรลุผลตามที่ต้องการ ยิ่งคำแนะนำชัดเจนเท่าไร ก็ยิ่งมีแรงจูงใจในการทำงานมากขึ้นเท่านั้น

พูดง่ายๆ คือ ให้แนวทางว่างานควรทำอย่างไร และทำให้แน่ใจว่าพวกเขาเข้าใจ คุณไม่สามารถอ่านใจของกันและกันได้ ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่ทุกคนจะต้องเข้าใจตรงกัน

ขอความโปร่งใสของงาน

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดประการหนึ่งที่บริษัทสามารถใช้ได้คือความโปร่งใสในหมู่เพื่อนร่วมงาน

ซึ่งทำได้โดยให้ทุกคนป้อนงานสำหรับวันลงในไทม์ชีท จุดประสงค์ของไทม์ชีทคือเพื่อให้ได้แนวคิดที่ถูกต้องแม่นยำว่าทุกคนกำลังทำอะไรอยู่ในช่วงเวลาหนึ่งๆ

เมื่อผู้คนรู้ว่าใครทำงานอะไร จะง่ายกว่าสำหรับพวกเขาที่จะรู้ว่ามีคนว่างหรือไม่ว่าง อยู่ไกลแค่ไหนกับงาน ฯลฯ

ดังนั้น เมื่อคุณมอบหมายงานให้กับพนักงาน ให้ติดป้ายกำกับด้วยกำหนดเวลา อีกวิธีหนึ่ง คุณสามารถขอการประเมินของพนักงานเกี่ยวกับระยะเวลาในการทำงาน และใช้กรอบเวลาเหล่านั้น

ที่มา: Clockify team timesheet

Timesheets เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเฝ้าติดตามงานและบุคคลที่ทำ คุณได้รับ:

• ดูว่าใครต่อสู้กับอะไร (ช่วยประเมินชุดทักษะของผู้คน);
• ที่ทำงานหนักและพร้อมสำหรับงานเพิ่มเติม
• การประมาณการเวลาของคุณจำเป็นต้องมีการแก้ไขหรือไม่
• ระบุเวลาที่เสียไป

รักษากรอบเวลาให้ชัดเจน

ในขณะที่เรากำลังพูดถึงไทม์ชีทและความโปร่งใสของกำหนดเวลา สิ่งสำคัญคือต้องระบุว่าเวลาที่คุณตั้งค่าสำหรับการทำงานให้เสร็จสิ้นจะต้องมีความชัดเจน

ดังที่เราได้กล่าวไปแล้ว วิธีที่ปลอดภัยที่สุดในการกำหนดเส้นตายคือการปรึกษากับพนักงาน พวกเขาจะประเมินได้ดีกว่าว่าจะใช้เวลานานเท่าใดเนื่องจากความยากของงาน กำหนดเวลาโดยรวม มาตรฐานที่ต้องปฏิบัติตาม และทักษะที่จำเป็นในการทำให้เสร็จ

เมื่อพวกเขาได้รับคำสั่งว่าควรทำงานมอบหมายนานแค่ไหน ผู้คนมักจะรู้สึกรับผิดชอบมากขึ้นสำหรับกระบวนการทั้งหมด พวกเขาจะพยายามอย่างเต็มที่เพื่อให้เสร็จทันเวลา เพราะพวกเขามีส่วนร่วมในการกำหนดเส้นตายอย่างแข็งขัน

ตั้งความคาดหวังที่ชัดเจนมาก

การมอบหมายงานควรรวมถึงความคาดหวังของคุณ (ของผู้บังคับบัญชา) ที่ชี้ให้เห็นเสมอ ตัวอย่างเช่น:

• ระยะห่างของโลโก้จำเป็นต้องมีแบบร่างให้มากที่สุดหรือเพียงบางส่วนที่เสร็จแล้ว

หากคุณขอให้นักออกแบบร่างแบบร่างสำหรับการนำเสนอโลโก้ คุณต้องระบุประเภทคุณภาพที่คุณต้องการ อธิบายว่าคุณกำลังมองหาภาพสเก็ตช์และแบบร่างสำหรับการประชุมระดมความคิดหรือถ้าคุณต้องการแสดงชิ้นส่วนที่สะอาดและเรียบร้อย

นอกจากนี้:

• นักออกแบบควรทำกี่ชิ้น?
• มีจานสีเฉพาะที่พวกเขาต้องปฏิบัติตามหรือไม่?
• ภารกิจสำคัญแค่ไหน? นี่คือวันที่พวกเขาตัดสินใจเลือกโลโก้ในที่สุด หรือยังอยู่ในขั้นตอนการระดมความคิด? (กำหนดคุณภาพงานเอง)

การกำหนดงานโดยใช้คำถามข้างต้น คุณช่วยให้นักออกแบบเข้าใจว่าพวกเขาต้องใช้ความพยายามอย่างมากเพียงใดในการลงทุน พวกเขามีแรงจูงใจมากขึ้นด้วยคำแนะนำที่ชัดเจน เนื่องจากพวกเขารู้ว่าพวกเขาคาดหวังอะไรจากพวกเขา ไม่ต้องกลัวว่างานของพวกเขาจะถูกวิพากษ์วิจารณ์ถึงสิ่งที่ไม่ได้สื่อสารกันในตอนแรก และในตอนท้ายของคุณ มันจะป้องกันการละเมิดกำหนดเวลาหรือผลลัพธ์ที่ต่ำกว่ามาตรฐาน

หลีกเลี่ยงการสร้างการพึ่งพาโดยมีส่วนร่วมน้อยลง

ไม่ใช่เรื่องแปลกที่พนักงานจะขอความเห็นจากหัวหน้างานเกี่ยวกับงานบางอย่างหรือผลการปฏิบัติงาน

ปัญหาเกิดขึ้นเมื่อหัวหน้างานทำให้ตัวเองเกี่ยวข้องกับกระบวนการมากเกินไป เมื่อพวกเขารู้สึกว่าโปรเจ็กต์อาจแตกสลายหากพวกเขาไม่ได้จับตาดูทุกส่วนที่เคลื่อนไหวตลอดเวลา และเมื่อคุณมี 20 คนที่รอการอนุมัติ คำแนะนำ หรือคำปรึกษาจากบุคคลนั้น เวิร์กโฟลว์ก็จะหยุดชะงัก

และเวลารอก็เสียเวลาเปล่า

นอกจากนี้ ผู้คนจะสูญเสียแรงจูงใจ ความอดทน และหงุดหงิด เพราะพวกเขาสามารถทำอย่างอื่นได้

ดังนั้น จงเรียนรู้ที่จะไม่กระโดดเข้าไปทุกครั้งที่มีคนขอความช่วยเหลือจากคุณ มอบหมายคนที่ไว้ใจได้ซึ่งสามารถแก้ไขปัญหาเล็กๆ น้อยๆ ได้ ขณะที่คุณจัดการกับภาพรวม เรียนรู้วิธีใช้พลังงานของคุณเองในที่ที่ต้องการมากขึ้น

ตัวอย่างเช่น การนำเสนอแบบเสนอขายต่อผู้มีโอกาสเป็นนักลงทุนมักจะถูกเลื่อนออกไปเพราะมีคนคนหนึ่งต้องการให้คุณตรวจสอบอีเมลของลูกค้าที่พวกเขาต้องการส่ง อีกคนต้องการลายเซ็นของคุณในแบบฟอร์ม และคนที่สามต้องการถามอะไรบางอย่างเกี่ยวกับความคิดเห็นของพนักงานที่กำลังจะเกิดขึ้น .

เพื่อไม่ให้ยืดเยื้อและเสียเวลาไปกับงานง่ายๆ ต่อไปนี้คือจุดเริ่มต้น:

วิธีลดความเสี่ยงที่จะมีส่วนร่วมมากเกินไปเมื่อมอบหมาย

• จำไว้ว่าคุณจับคู่งานกับผู้คน

ซึ่งหมายความว่าโดยการจับคู่คนที่ใช่กับงานที่เหมาะสม การมีส่วนร่วมของคุณจะน้อยที่สุด ใช้เวลาอย่างรอบคอบในการเลือกว่าใครจะทำอะไรได้บ้าง อะไรคือจุดประสงค์ของการมอบหมายงานหากพวกเขาไม่สามารถทำได้โดยไม่มีคุณ?

• มีมาตราส่วน 10 จุด เพื่อตัดสินความสำคัญของรายการ

บทบาทความเป็นผู้นำของคุณมีความสำคัญเพียงใด? คุณจำเป็นจริงๆ ในการประชุมทุกครั้งหรือทุกครั้งที่โทร? งานใดบ้างที่ต้องได้รับการอนุมัติจากคุณ และงานใดบ้างที่บุคคลภายใต้คุณอนุมัติได้

จัดอันดับรายการเหล่านี้ในระดับ 0 ถึง 10 ตามความสำคัญที่มีต่อคุณและโครงการ งานที่มีลำดับความสำคัญสูงสุดควรได้รับความสนใจอย่างไม่มีการแบ่งแยก และสิ่งที่สามารถมอบหมายได้ควรจะเป็น

• วิเคราะห์ตารางเวลาของคุณ

พลังงานและเวลาของคุณมีความจำเป็นในวงกว้างมากขึ้น วิธีสังเกตที่ดีที่สุดหากคุณเสียเวลากับการมีส่วนร่วมมากเกินไปคือดูตารางเวลาของคุณ ระบุเวลาที่คุณใช้ไปกับสินค้าที่มีลำดับความสำคัญต่ำ และประเมินว่าปัญหาใดสามารถแก้ไขได้หากไม่มีคุณ

• คำนึงถึงลำดับความสำคัญและกำหนดเวลา

เข้ามาเมื่อจำเป็นเท่านั้น คุณมีหน้าที่รับผิดชอบในการทำสิ่งต่าง ๆ ให้เสร็จทันเวลา โดยบุคคลที่มีคุณสมบัติเหมาะสมสำหรับงานที่ได้รับมอบหมายมากที่สุด กำหนดลำดับความสำคัญ ของคุณ สำหรับแต่ละโครงการ และกังวลตัวเองกับปัญหาเหล่านั้นเท่านั้น เว้นแต่จะมีความเสี่ยงที่จะฝ่าฝืนกำหนดเวลา

• จัดทำรายชื่อบุคคลที่พึ่งพาได้

หากคุณรู้จักพนักงานของคุณ (หรือสมาชิกในทีม) ดีพอ คุณก็จะสามารถแยกแยะคนที่พึ่งพาได้และพร้อมที่จะรับผิดชอบเพิ่มขึ้นอีกเล็กน้อย
เขียนเหตุผลที่พวกเขาสามารถช่วยได้โดยการมีส่วนร่วมกับรายการที่มีลำดับความสำคัญต่ำแทนคุณ เมื่อถึงเวลา ระดมพวกเขาและนำเสนอแนวคิด โดยคำนึงว่าโซลูชันนี้ช่วยผลักดันโครงการไปข้างหน้า เมื่อมอบอำนาจให้กับบุคคลหลายคน มีโอกาสน้อยที่เวิร์กโฟลว์จะหยุดชะงัก

สิ่งนี้ยังอยู่ในขอบเขตของการ มอบหมายงาน ซึ่งเราจะพูดถึงในภายหลัง

คุณตัดสินใจได้อย่างไรว่างานใดที่จะมอบหมายให้พนักงานคนใด?

1. กำหนดตามลำดับความสำคัญ

แน่นอนว่างานบางอย่างจะมีความสำคัญมากกว่างานอื่นๆ เมื่อคุณแบ่งโปรเจ็กต์ออกเป็นงานต่างๆ ให้ใช้เวลาประเมินระดับความสำคัญ

งานที่มีลำดับความสำคัญสูงควรเป็นงานแรกในรายการของคุณเพื่อจัดสรร ไม่ว่าจะเป็นเพราะต้องใช้เวลา หรือต้องใช้ความพยายามและความทุ่มเทมากขึ้น

งานที่มีลำดับความสำคัญต่ำสามารถจัดสรรเป็นตัวเติมให้กับบุคคลแรกที่มีอยู่ได้

2. กำหนดตามความพร้อมของพนักงาน

อีกปัจจัยที่ต้องพิจารณาเมื่อมอบหมายงานคือผู้ที่ว่างในขณะนี้

ขณะที่โครงการดำเนินไป งานใหม่จะถูกเพิ่มเข้ามา คุณจะต้องจัดสรรงานใหม่ แต่โอกาสที่คุณจะไม่สามารถเลือกคนที่คุณต้องการได้ตลอดเวลา โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากใกล้ถึงเส้นตาย บุคคลที่มีภาระงานน้อยที่สุดควรเป็นตัวเลือกแรกของคุณ

การบรรทุกบุคคลที่มีงานยุ่งอยู่แล้วมากเกินไปเพียงเพราะพวกเขามีทักษะมากกว่าหรือคุณมีศรัทธาในพวกเขามากที่สุดจะทำให้พวกเขาเครียดโดยไม่จำเป็น ทำให้เกิดความหงุดหงิด ผลลัพธ์ที่แย่ลง และผลผลิตลดลง

และดังที่เราได้กล่าวไปแล้ว หากคุณมีไทม์ชีทพร้อมภาพรวมของงานและพนักงานทั้งหมดที่ทำงานอยู่ในนั้น จะง่ายกว่ามากในการระบุว่าใครว่างและใครไม่ได้

3. กำหนดตามระดับทักษะของพนักงาน

งานที่มีลำดับความสำคัญสูงควรมอบให้กับพนักงานที่มีประสบการณ์มากกว่าในสาขาหรือทักษะที่กำหนด อย่างไรก็ตาม คุณควรมอบงานดังกล่าวให้กับพนักงานคนอื่นเป็นครั้งคราวด้วย เพื่อช่วยให้พวกเขาเติบโตและเป็นที่พึ่งได้เช่นเดียวกัน การให้งานที่ท้าทายแก่ผู้คนซึ่งสามารถเพิ่มประสบการณ์ของพวกเขาเป็นสิ่งจำเป็นต่อประสิทธิภาพการทำงานและขวัญกำลังใจ

ไม่ต้องพูดถึงว่าคุณจะมีพนักงานที่มีทักษะสูงหลายคน

สามารถมอบหมายงานที่มีลำดับความสำคัญต่ำให้กับทุกคนได้ แม้จะมีระดับประสบการณ์ก็ตาม สิ่งเหล่านี้เป็นโอกาสที่ดีในการฝึกฝน รับทักษะใหม่ๆ หรือทำงานเล็กๆ น้อยๆ ให้พ้นทางเพื่อให้มีที่ว่างสำหรับสิ่งที่สำคัญกว่า

4. กำหนดตามความชอบ

สุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุด ความชอบสามารถมีส่วนสำคัญในวิธีการมอบหมายงานของคุณ

พนักงานบางคนจะชอบงานบางอย่างมากกว่างานอื่นๆ ดังนั้นจึงเป็นการดีที่จะมอบหมายงานในการประชุมร่วมกับทีม ในขณะที่คุณหารือเกี่ยวกับลำดับความสำคัญ กำหนดเวลา และความพร้อมใช้งาน ให้ถามพวกเขาว่างานใดที่พวกเขาต้องการทำงาน

หากมีคนแสดงความสนใจในงานประเภทใดประเภทหนึ่ง พวกเขาควรได้รับอนุญาตให้รับงานนั้น (ด้วยการพิจารณาบ้าง) ท้ายที่สุด ผู้คนมีประสิทธิผลมากขึ้นเมื่อพวกเขาได้รับมอบหมายให้ทำสิ่งที่แปลกใหม่หรือน่าตื่นเต้น

หมายเหตุ: ใช้กฎนี้ด้วยความระมัดระวัง การปล่อยให้คนทำแต่งานที่พวกเขาต้องการเท่านั้นที่สามารถทำให้การเติบโตในอาชีพของพวกเขาหยุดชะงักได้ การออกจากเขตสบายของเราและทำงานที่เราไม่ชอบเป็นครั้งคราวเป็นวิธีที่เราพัฒนาและเรียนรู้ ดังนั้น อย่าลืมบันทึกการมอบหมายงานในขณะที่คุณแจกเอกสาร เพื่อระบุปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้ตั้งแต่เนิ่นๆ

การจัดสรรเทียบกับการมอบหมายงาน

แม้ว่าคำที่มีความหมายคล้ายกัน การมอบหมายและการจัดสรรในแง่ของงานเป็นสองสิ่งที่แตกต่างกัน

เมื่อคุณ จัดสรรงาน คุณกำลังมอบหมายงานโดยไม่ได้ให้อำนาจ ความท้าทาย หรือพื้นที่แก่พนักงานมากนักในการเติบโต ซึ่งรวมถึงการรักษาความรับผิดชอบทั้งหมด เช่น การเขียนงาน การกำหนดเส้นตาย การจัดหาทรัพยากร เครื่องมือ ฯลฯ สิ่งเหล่านี้มักจะเป็นงานที่เกิดซ้ำซึ่งอาจกลายเป็นงานที่ซ้ำซาก

เมื่อคุณ มอบหมาย งาน คุณยอมให้ความรับผิดชอบบางอย่างหลุดออกจากนิ้วของคุณ สิ่งที่คุณคิดคือวัตถุประสงค์ ในขณะที่ให้พนักงานทราบรายละเอียดและวิธีการไปถึงที่นั่น

อย่างไรก็ตาม นั่นไม่ได้หมายความว่าการมอบสิทธิ์ถูกต้องและการจัดสรรไม่ถูกต้อง

การจัดสรรงานมีที่ของตัวเอง มีความสำคัญพอๆ กัน เนื่องจากมีหลายงานที่ต้องดำเนินการซ้ำๆ ซึ่งยังคงมีความสำคัญต่อความคืบหน้าของโครงการ การมอบหมายงานเป็นเพียงโอกาสที่ดีสำหรับพนักงานในการเรียนรู้ ท้าทายตัวเอง และประเมินทักษะและผลการปฏิบัติงาน

คุณควรจัดสรรงานเมื่อใด

ที่ปรึกษาด้านการจัดการและ BizDev Artem Albul ได้แบ่งปันแนวคิดเกี่ยวกับการมอบหมายงาน ซึ่งเขาขนานนามว่า "อัลกอริทึม" เขาเน้นว่าเกณฑ์เหล่านี้มีประโยชน์อย่างไรและ เฉพาะเมื่อ คุณต้องการให้พนักงานทำงานตามหลักเกณฑ์และคำแนะนำของคุณ (aka allocation)

นี่คือวิธีที่ Albul ทำลายอัลกอริทึม:

ที่มา: Artem Albul, TWA Consulting

ดังที่เราเห็น การจัดสรรงาน ในขณะที่ "การควบคุม" ของทั้งสองมากขึ้น ยังให้คำแนะนำในเชิงลึกและขอคำยืนยันเกี่ยวกับความชัดเจนของงาน หลายๆ คนมักจะเข้าใจตรงกัน ทำให้เหลือพื้นที่ให้ตีความผิดเพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลย (แต่ยังมีอิสระในการสร้างสรรค์ด้วย)

คุณควรจัดสรรงานอย่างไร?

จากทั้งหมดที่เราได้กล่าวถึงในส่วนก่อนหน้านี้ การจัดสรรงานของคุณจะมีหน้าตาเป็นอย่างไรทีละขั้นตอน

• แบ่งโครงการของคุณ

ให้รายละเอียดเป้าหมาย วัตถุประสงค์ และงานบางอย่าง (ไม่ใช่ทั้งหมด ระวังอย่าเริ่มการจัดการขนาดเล็ก) วางกำหนดเวลาที่สำคัญที่สุด

• จัดลำดับความสำคัญของงานและจัดเรียงงาน

สิ่งสำคัญคือต้องรู้ว่างานใดที่ต้องทำเร็วขึ้น/ดีขึ้น เพื่อจัดสรรทรัพยากรและกำลังคนของคุณอย่างเหมาะสมตั้งแต่เริ่มต้น

• ทำรายชื่อทีมและสมาชิกในทีม

มอบหมายหัวหน้าทีม (หากคุณไม่มี) หรือขอความคิดเห็นจากพวกเขาเกี่ยวกับทักษะของพนักงานแต่ละคน เพื่อการตัดสินใจอย่างมีข้อมูลมากขึ้นว่าใครจะได้อะไร

• ตารางการประชุม

ประชุมกับหัวหน้าทีมและทำตามประเด็นข้างต้น มอบหมายงานตามความพร้อม ความสนใจ และทักษะของแต่ละทีมที่จำเป็นต่อการผลักดันโครงการให้ประสบความสำเร็จ

• ในฐานะหัวหน้าทีม – มอบหมายงานเพิ่มเติมตามไปป์ไลน์
• ติดตามความสำเร็จของงาน และทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นไปพร้อมกัน

ไม่ว่าจะเป็นการผลักดันกำหนดเวลา การมอบหมายงานใหม่ หรือการย้ายทรัพยากร นี่เป็นสิ่งที่ดีและคาดหวังได้อย่างสมบูรณ์ ตราบใดที่ไม่ได้เกิดขึ้นกับทุกงานที่คุณมอบหมาย จากนั้นจะเป็นตัวบ่งชี้ถึงการวางแผนล่วงหน้าที่ไม่ดี

• เสนอข้อเสนอแนะและเขียนการแสดง

อย่าลืมติดตามความคืบหน้าและจดบันทึกรายละเอียดสำคัญที่อาจช่วยในกระบวนการจัดสรร/มอบหมายงานครั้งต่อไป นอกจากนี้ยังเป็นข้อมูลที่เป็นประโยชน์สำหรับพนักงานเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาต้องปรับปรุง

การจัดสรรงานค่อนข้างซับซ้อนกว่าที่เราต้องการ แต่การวิจัยและเตรียมการอย่างละเอียดแบบนี้จะทำให้โครงการดำเนินไปอย่างราบรื่นยิ่งขึ้น พนักงานจะพึงพอใจกับงานของตนมากขึ้น และจะมีอุปสรรคน้อยลงเมื่อใกล้ถึงกำหนดส่ง

คุณควรมอบหมายงานเมื่อใด

การมอบหมายงานถือเป็นแนวทางปฏิบัติที่ยอดเยี่ยมสำหรับทั้งนายจ้าง/หัวหน้างานและลูกจ้าง นายจ้างเรียนรู้วิธีควบคุมกระบวนการบางส่วนออกไป ในขณะที่พนักงานเรียนรู้วิธีรับผิดชอบต่องานของตนมากขึ้น

วิธีนี้ช่วยให้คุณมุ่งความสนใจไปที่ภาพรวมของงาน เนื่องจากคุณจัดการกับงานที่มีลำดับความสำคัญต่ำสำหรับคุณน้อยลง คุณประหยัดเวลาและพลังงาน ในขณะที่ช่วยเหลือผู้อื่นให้ก้าวหน้าในหน้าที่การงาน

คุณมอบหมายงานอย่างมีประสิทธิภาพในฐานะผู้นำได้อย่างไร

ดังที่เราได้กล่าวไปแล้ว การมอบอำนาจรวมถึงความเป็นอิสระของพนักงานด้วย มีองค์ประกอบเพิ่มเติมบางอย่างที่ทำให้การมอบหมายงานประเภทนี้น่าสนใจมากกว่าการจัดสรร ซึ่งมีโอกาสเติบโตได้ดี

เน้นที่การมอบหมายวัตถุประสงค์แทนงานจริง

เมื่อคุณมอบหมายงาน คุณมุ่งเน้นที่วัตถุประสงค์ที่ต้องทำ คุณไม่ควรให้คำสั่ง "สีตามตัวเลข" แก่พนักงานเกี่ยวกับวิธีการทำงานให้เสร็จสิ้น

สื่อสารให้ชัดเจนว่าผลลัพธ์สุดท้ายควรเป็นอย่างไรและสิ่งที่คุณคาดหวัง (หรือผู้ที่อยู่ในระดับสูง) เป็นอย่างไร ปล่อยให้วิธีการบรรลุเป้าหมายสุดท้ายนั้นอยู่ที่ตัวพนักงานเอง เพราะวิธีการแก้ปัญหาของคุณอาจแตกต่างไปจากวิธีการแก้ปัญหาอย่างสิ้นเชิง และนั่นก็ใช้ได้อย่างสมบูรณ์แบบ ตราบใดที่ผลลัพธ์คือสิ่งที่คุณต้องการ

รักษาเป้าหมายที่ท้าทาย

เมื่อวัตถุประสงค์ที่คุณมอบหมายนั้นง่ายเกินไป บุคคลนั้นอาจจะผัดวันประกันพรุ่งหรือรู้สึกว่าคุณไม่ไว้ใจพวกเขามากพอ และถ้ามันยากเกินไป พวกเขาจะหงุดหงิด วิตกกังวล และเริ่มตื่นตระหนก

เป็นความคิดที่ดีที่จะตระหนักถึงระดับทักษะของพนักงาน เพื่อให้คุณสามารถวัดว่าพวกเขาสามารถรับมือกับความท้าทายและความรับผิดชอบได้มากเพียงใด เพื่อให้พวกเขามีประสิทธิผลสูงสุดและบรรลุผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยม พวกเขาต้องเข้าสู่ "สถานะของโฟลว์"

ที่มา: Optimal Experience, M. Csikszentmihalyi

ส่งเสริมการอภิปรายและข้อเสนอแนะ

ให้พนักงานแสดงความคิดเห็นในหัวข้อนี้

พวกเขาควรถามอะไรก็ได้เกี่ยวกับงาน เป้าหมาย หรือผลกระทบโดยรวมที่งานของพวกเขาจะมีในขั้นต่อไปหรือเวิร์กโฟลว์ของผู้อื่น หมายความว่าพวกเขาสนใจงานและมีส่วนร่วม

และหากพวกเขาไม่ถามคำถามด้วยตัวเอง คุณสามารถกระตุ้นให้พวกเขาทำเชิงรุกได้ตลอดเวลา

• มีอะไรอยากให้ชี้แจงไหม
• คุณมีความคิดเกี่ยวกับวิธีการทำงานนี้อยู่แล้วหรือไม่?
• เวลาที่เราตกลงกันเพียงพอสำหรับคุณหรือไม่?
• คุณต้องการทรัพยากร เครื่องมือ หรือการสนับสนุนอื่น ๆ หรือไม่?
• คุณเห็นปัญหาหรือความเสี่ยงหรือไม่?

คำถามเช่นนี้ช่วยให้พวกเขารู้สึกมีค่า ยอมรับในความพยายามของพวกเขา และทำให้พวกเขารู้ว่าคุณใส่ใจงานและผลงานได้ดีเพียงใด ระวังอย่าหักโหมจนเกินไป มิฉะนั้น คุณจะเริ่มดูเหมือนผู้จัดการรายย่อย

ให้สายบังเหียนฟรีแก่พนักงาน แต่ให้การสนับสนุน

เมื่อพูดถึงการจัดการระดับไมโคร การมอบหมายงานหมายความว่าคุณปล่อยให้ผู้คนแก้ปัญหาด้วยตนเอง ไม่ควรมีเหตุผลใดที่ผู้จัดการจะเข้ามาควบคุมหรือกำกับดูแลขั้นตอนใด ๆ ของกระบวนการ เว้นแต่จำเป็นจริงๆ

อย่างไรก็ตาม สิ่งที่คุณควรทำคือให้พวกเขารู้ว่าคุณพร้อมสำหรับคำแนะนำใดๆ หากพวกเขารู้สึกติดขัด เพียงเพราะพนักงานได้รับอำนาจในงานบางอย่างและถูกปล่อยให้อยู่ในอุปกรณ์ของตัวเอง ไม่ได้หมายความว่าโครงการจะต้องทนทุกข์ทรมานจนกว่าพวกเขาจะลุกขึ้นมา

บางครั้ง ให้ถามพวกเขาว่าต้องการอะไรจากคุณหรือไม่ และให้แน่ใจว่าพวกเขารู้ว่าคุณพร้อมสำหรับการสนับสนุน การปรึกษา หรือการไกล่เกลี่ยใดๆ แนวทางปฏิบัติที่ดีอีกประการหนึ่งคือการให้โอกาสการเรียนรู้เพิ่มเติมแก่พวกเขาด้วย เช่น การฝึกอบรม การประชุม หลักสูตร ฯลฯ

มอบหมายวัตถุประสงค์ที่ขับเคลื่อนผู้คนไปข้างหน้า

เลือกงานที่เพิ่มพูนทักษะและใช้ประสบการณ์ทั้งหมด แทนที่จะทำเพียงแค่สิ่งที่ต้องทำ ตัวอย่างเช่น:

• งานที่ต้องการให้พวกเขาขัดเกลาทักษะการสื่อสารในทีม
• เรียนรู้วิธีการจัดสรรงานที่มีขนาดเล็กลง
• กำกับดูแลงานของผู้อื่นและควบคุมคุณภาพ
• เรียนรู้ที่จะทำงานกับเครื่องมือใหม่
• จัดประชุม (หรือมากกว่า) เป็นต้น

ค้นหาทักษะที่พนักงานของคุณอาจต้องการหรือจำเป็นต้องพัฒนา จากนั้นจึงวางแผนการมอบหมายงานของคุณตามนั้น คุณต้องการให้พวกเขาทำงานให้เสร็จในขณะที่ได้เรียนรู้สิ่งใหม่ไปพร้อม ๆ กัน

วิธีเลือกผู้ที่จะมอบหมายให้

Paul Beesley ผู้อำนวยการอาวุโสและที่ปรึกษาของ Beyond Theory เสนอรายการตรวจสอบที่ดีเมื่อคุณกำลังเลือกพนักงานที่จะมอบหมายให้ มีขึ้นเพื่อทำให้กระบวนการง่ายขึ้นและเร็วขึ้น

เพื่อให้งานที่ได้รับมอบหมายสำเร็จลุล่วง พนักงานที่คุณเลือกต้องการ:

S – ทักษะในการดำเนินการและทำภารกิจให้สำเร็จ

T – เวลาทำงานให้เสร็จ และหากจำเป็น ให้เรียนรู้ทักษะที่จำเป็น

ก – อำนาจในการจัดการทุกอย่างที่เกี่ยวกับงาน

R – ระดับความรับผิดชอบที่จำเป็น

R – การรับรู้สำหรับการทำงานให้สำเร็จ

รายการนี้เป็นชุดของเกณฑ์สำคัญที่ควรกล่าวถึงเมื่อคุณพิจารณาว่าจะมอบหมายให้ใครทำงานใดงานหนึ่งโดยเฉพาะ อย่างไรก็ตาม ขึ้นอยู่กับเฉพาะกลุ่มของคุณ ประเภทการบริการ ขนาดของบริษัท และโครงการในมือ เกณฑ์อาจเปลี่ยนแปลงได้ และควรตอบสนองความต้องการของคุณ ไม่ใช่ในทางกลับกัน

ข้อผิดพลาดในการมอบหมายงานทั่วไปที่ควรหลีกเลี่ยง

จากที่กล่าวมา มีข้อผิดพลาดทั่วไปบางประการที่ผู้จัดการและนายจ้างทำ บางครั้งโดยไม่ทันรู้ตัว

1. ไม่ชัดเจนเกินไปเกี่ยวกับกำหนดเวลา (โดยใช้: โดยเร็วที่สุดเมื่อคุณไปถึง ฉันต้องการภายในเมื่อวาน) มันสร้างแรงกดดันโดยไม่จำเป็น
2. ไม่พร้อมใช้งานสำหรับคำถามและข้อกังวล แม้ว่าคุณจะไม่ควรจัดการแบบไมโคร แต่คุณก็ควรอยู่ด้วยเพื่อขอความช่วยเหลือหากพนักงานรู้สึกติดขัด การละเลยหรือส่งต่อให้ผู้อื่นอาจทำให้เกิดความไม่ไว้วางใจได้ อย่างไรก็ตาม หากคุณมักจะเต็มไปด้วยงาน ให้กำหนดเวลาให้คำปรึกษาในแต่ละวันหรือสัปดาห์
3. มีทิศทางไม่ชัดเจน การระบุเวลาที่กำหนดสำหรับการทำงานให้เสร็จและความคาดหวังควรเป็นค่าต่ำสุดเมื่อมอบหมายงาน
4. ไม่ได้ให้ข้อเสนอแนะ ไม่มีคำติชมใดจะเลวร้ายไปกว่าการตอบรับที่ไม่ดี พนักงานต้องตระหนักเมื่อทำงานได้ดีเช่นกัน ในบริษัทแห่งหนึ่งที่ฉันทำงานด้วย มนต์คือ: "ถ้าไม่มีใครบ่นเกี่ยวกับงานของคุณ แสดงว่าคุณทำได้ดี" และในขณะที่ฟังดูเหมือนเป็นตรรกะของเสียง เราถูกทิ้งให้ไม่มีทิศทาง และเพียงแค่ "ลอย" จากงานหนึ่งไปอีกงานหนึ่ง โดยไม่รู้ว่างานใดมีผลดีต่อประสิทธิภาพการทำงานของเราหรือไม่
5. ไม่ฟังพนักงาน พิจารณาว่าพวกเขารู้สึกอย่างไรเกี่ยวกับงานหรือวัตถุประสงค์ ให้พวกเขาให้คำติชมและหากมีปัญหาที่อาจเกิดขึ้นจากการไป
6. มอบหมายให้ผู้อื่นทำงานเดียวกัน หากคุณสังเกตเห็นคนที่กำลังดิ้นรน สัญชาตญาณแรกควรถามพวกเขาว่าพวกเขาเป็นอย่างไร และพวกเขาต้องการความช่วยเหลือหรือไม่ ผู้จัดการบางคนมักจะมอบหมายให้พนักงานคนอื่นๆ ช่วยเหลือโดยไม่ปรึกษาหารือ ซึ่งทำให้รู้สึกแย่ พนักงานจะรู้สึกไร้ความสามารถมากขึ้นและจะมีโอกาสทำงานที่คล้ายคลึงกันน้อยลงในอนาคต
7. สมมติว่าผู้คนจะรู้ว่าคุณหมายถึงอะไร นี่เป็นหนึ่งในปัญหาที่ใหญ่ที่สุด เมื่อคุณกำลังกำหนดงาน ให้ชัดเจนที่สุดเกี่ยวกับเป้าหมายและความคาดหวัง บ่อยครั้งที่ผู้จัดการคิดว่าสิ่งเหล่านี้เป็นนัย แต่ความจริงก็คือ ไม่มีใครเป็นนักอ่านใจ เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้ข้อมูลถูกตีความหรือเข้าใจผิด ควรสื่อสารให้ชัดเจนและตรงไปตรงมา

อาจมีข้อผิดพลาดมากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งในทุกสาขาและอุตสาหกรรมที่แตกต่างกัน ถ้าเป็นไปได้ ให้ระบุสิ่งที่พบได้บ่อยที่สุด ซึ่งทำโดยคุณหรือเพื่อนของคุณ จดบันทึกเหตุการณ์ทั้งหมดที่งานบางอย่างไม่ถึงมาตรฐาน และดูสิ่งที่คุณอาจเปลี่ยนแปลงในกระบวนการมอบหมายของคุณเพื่อแก้ไข อาจไม่มีเวลาหรือทรัพยากรเพียงพอ คุณไม่ชัดเจน หรือพนักงานไม่พร้อมสำหรับความรับผิดชอบดังกล่าว ใช้ขั้นตอนเดียวกันในการมอบหมายงานในอนาคตทั้งหมด เป็นวิธีเดียวที่จะเรียนรู้และทำให้กระบวนการเร็วขึ้น

สรุป

การมอบหมายงานควรเป็นกระบวนการที่รอบคอบและรอบคอบ ไม่ใช่แค่การบรรลุเป้าหมายอย่างทันท่วงที มันเกี่ยวกับการช่วยให้พนักงานเรียนรู้ทักษะใหม่ๆ รู้สึกพึงพอใจกับตำแหน่งในบริษัทมากขึ้น เสริมสร้างความไว้วางใจระหว่างคุณและพวกเขา และท้ายที่สุด ช่วยให้คุณมุ่งเน้นไปที่ภาพรวมในท้ายที่สุด

การปฏิบัติตามคำแนะนำที่เราได้รวบรวมไว้ คุณจะได้มาถูกทางในการเปลี่ยนแปลงบริษัทในระยะยาวอย่างมีประสิทธิภาพและดีต่อสุขภาพ