การติดตามเวลาทำงานช่วยประหยัดเงินได้อย่างไร?

เราทุกคนเคยได้ยินคำว่า "เวลาคือเงิน" แต่เรากำลังพูดถึงเงินเท่าไหร่กันแน่?
ในบล็อกโพสต์นี้ เราจะพูดถึงว่าการติดตามเวลาเงินสามารถช่วยคุณประหยัดเวลาได้มากน้อยเพียงใดตามการวิจัย เช่น เดียว กับวิธีที่จะช่วยคุณประหยัดเงิน นอกจากนี้เรายังมีเคล็ดลับในการติดตามเวลาอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด

การติดตามเวลาสามารถช่วยคุณประหยัดเงินได้มากแค่ไหน?

จากการศึกษาของ AffinityLive ที่ตีพิมพ์ใน Harvard Business Review การทำงานอย่างไม่มีประสิทธิภาพทำให้เศรษฐกิจสหรัฐฯ ต้องสูญเสียมากกว่า 50 ล้านชั่วโมงที่สูญเสียไป ซึ่งหมายความว่าจะสูญเสียประมาณ 7.4 พันล้านดอลลาร์ ต่อวัน
นอกจากนี้ยังระบุด้วยว่า “การเปลี่ยนจากการอัปเดตไทม์ชีทรายสัปดาห์ (หรือแย่กว่านั้น) เป็นรายวัน (หรือดีกว่า) จะกู้คืน 52,000 ดอลลาร์ต่อผู้เชี่ยวชาญ 1 คนต่อปีในเวลาที่เรียกเก็บเงินได้”

เพื่อให้เข้าใจตรงกัน นี่คือสิ่งที่คุณสามารถซื้อได้ด้วยเงินเพิ่มอีก 52,000 ดอลลาร์ (หากยังไม่หมดไป):

• 50 iPhone 12 Pros
• พัก 2 คืนในห้อง Royal Suite ที่โรงแรม Burj Al Arab ในดูไบ
• เพชร 3 กะรัต
• บ้านหรืออพาร์ตเมนต์ (ขนาดขึ้นอยู่กับสถานที่)
• ค่าเล่าเรียนหนึ่งปีที่มหาวิทยาลัยฮาร์วาร์ด

และหลังจากซื้อบางอย่างจากรายการนี้ คุณจะยังมีเหลืออีกสองสามพันเหลือ
ฉันคิดว่าเราทุกคนต่างเห็นพ้องต้องกันว่ามันเป็นเงิน จำนวนมาก – ที่ไม่ควรจะเสียเปล่าอย่างนั้น

การติดตามเวลาช่วยให้คุณประหยัดเงินได้อย่างไร

ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาช่วยประหยัดเงินของคุณได้หลายวิธี โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณเลือกแอปที่มีคุณภาพสูงและฟรีโดยสิ้นเชิง เช่น Clockify โดยใช้วิธีดังนี้:

• คุณมีข้อมูลจริงอยู่ตรงหน้าคุณ แทนที่จะเป็นค่าประมาณ ไม่ใช่เรื่องดีที่จะพึ่งพาการคาดเดาเมื่อพูดถึงธุรกิจ
  เมื่อคุณติดตามเวลา คุณจะมีข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับทุกสิ่งที่เกิดขึ้น รวมถึงงานทั้งหมดและเวลาที่ใช้ในการทำงานเหล่านั้นให้เสร็จ แม้ว่าคุณจะต้องทำการประมาณการ (เช่น สำหรับโครงการใหญ่ในอนาคต) คุณจะมีข้อมูลจำนวนมากที่ต้องพึ่งพาและคาดเดาได้อย่างแม่นยำที่สุด
  คุณยังบอกได้ว่ามีโครงการใดที่สิ้นเปลืองทรัพยากรของบริษัทหรือไม่ เมื่อคุณติดตามเวลา คุณจะเห็นว่าเงินของคุณไปอยู่ที่ใด สิ่งนี้นำเราไปสู่จุดต่อไป ...
• ช่วยให้ข้อมูลการเรียกเก็บเงินและการประมวลผลข้อมูลเงินเดือนและใบแจ้งหนี้ถูกต้องแม่นยำ เนื่องจากมีบันทึกชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้และไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้ทั้งหมด
• หลีกเลี่ยงปัญหาทางกฎหมาย การพูดเกี่ยวกับข้อมูลเงินเดือน - ในปี 2556 IRS ออกค่าปรับ 4.5 พันล้านดอลลาร์ที่เกี่ยวข้องกับภาษีเงินเดือน การติดตามเวลาจะช่วยลดความเสี่ยงในการเป็นส่วนหนึ่งของสถิติที่คล้ายกัน
• มันเพิ่มผลผลิต ช่วยให้มีสมาธิและจัดลำดับความสำคัญ ตลอดจนลดงานที่ไม่ได้ใช้งาน
  นอกจากนี้ยังป้องกันการทำงานมากเกินไป และเมื่อมีคนพักผ่อนอย่างเต็มที่ พวกเขามีแนวโน้มที่จะทำงานได้ดีและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
• ช่วยประหยัดเวลา เมื่อเทียบกับระบบการเข้างานที่ล้าสมัย เมื่อเปรียบเทียบกันระหว่างสองสิ่งนี้ ยังมีพื้นที่สำหรับความผิดพลาดของมนุษย์น้อยลงด้วย
• การติดตามเวลาแบบดิจิทัลหมายถึงการไม่เปลืองทรัพยากรสิ่งแวดล้อม เช่น กระดาษหรือเงินเพิ่มเติมเพื่อเติมใหม่เมื่อใช้งานหมดแล้ว คุณรู้หรือไม่ว่าตามรายงานของ University of South Indiana มีการโยนกระดาษมูลค่าประมาณ 1 พันล้านต้นในสหรัฐอเมริกาในแต่ละปี การใช้ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาไม่เพียงหมายถึงการประหยัดเงินของคุณเท่านั้น แต่ยังรวมถึงต้นไม้ด้วย

เคล็ดลับสำหรับการติดตามเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ

ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการในการติดตามเวลาอย่างมีประสิทธิภาพและส่งผลให้ประหยัดเงินได้:

ติดตามเวลาทุกวัน

การศึกษาของ AffinityLive ระบุว่า “ตาม Ebbinghaus forgetting Curve มนุษย์เก็บเพียง 23 เปอร์เซ็นต์ของสิ่งที่พวกเขาเรียนรู้หลังจากหกวัน ซึ่งหมายความว่าเป็นไปไม่ได้ที่จะแม่นยำอย่างสมบูรณ์กับไทม์ชีทของคุณหากคุณทำเพียงสัปดาห์ละครั้งเท่านั้น”

นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมการติดตามเวลาทุกวันจึงดีที่สุด เนื่องจากความถี่ที่สูงขึ้นส่งผลให้มีความแม่นยำมากขึ้น

คงเส้นคงวา

การติดตามเวลาอย่างสม่ำเสมอเป็นระยะเวลานานเป็นสิ่งสำคัญพอๆ กับการติดตามเป็นประจำ ต้องยึดติดจึงจะได้ผล!

นอกจากนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนติดตามเวลาบนแพลตฟอร์มเดียวกันมีความสอดคล้องกัน เพื่อให้คุณสามารถมีข้อมูลทั้งหมดได้ในที่เดียว

ติดตามเวลาได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย

การศึกษาของ AffinityLive กล่าวว่า "เราพบว่าสาเหตุหลักที่มืออาชีพมีนิสัยการติดตามเวลาไม่ดีอย่างไม่น่าแปลกใจก็คือการที่ต้องทำได้ยาก" การศึกษาของ AffinityLive กล่าว
หลักการทั่วไปคือยิ่งซับซ้อน ผู้คนมักไม่ค่อยทำ

นั่นเป็นเหตุผลที่คุณควรเลือกใช้ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาที่ใช้เวลาไม่นานและไม่ต้องใช้ความพยายามมาก

การติดตามอัตโนมัติเป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยม สิ่งเดียวที่คุณต้องทำคือคลิกปุ่มเพื่อเริ่มการบันทึก คุณยังสามารถตั้งค่าการเตือนเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ลืมที่จะเริ่มต้นการติดตาม

คุณยังสามารถใช้แผ่นเวลาที่คุณเพิ่มงานด้วยตนเองได้ (โดยปกติคือเมื่อสิ้นสุดวันทำงาน) ถ้ามันเหมาะสมกับความต้องการของบริษัทของคุณมากกว่า พวกเขามีส่วนต่อประสานที่ใช้งานง่ายและใช้งานง่ายและใช้งานง่ายเช่นกัน

ให้คำแนะนำที่ชัดเจน

การติดตามสิ่งที่เราเพิ่งพูดไป การให้คำแนะนำที่ชัดเจนและง่ายในการแนะนำซอฟต์แวร์ใหม่เป็นสิ่งสำคัญมาก มิฉะนั้น อาจสร้างความเครียดได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่ไม่ค่อยเชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยี
ควรมีการอภิปรายถึงความคาดหวัง เช่น ปริมาณงานที่คาดหวังในแต่ละวัน หรือหากมีวิธีใดที่ควรจะจัดระเบียบงาน

รอบเวลา

แม้ว่าการติดตามเวลาของคุณอย่างแม่นยำเป็นสิ่งสำคัญ แต่ก็มักไม่จำเป็นต้องใช้ความแม่นยำในระดับที่สูงมาก การกังวลเกี่ยวกับการติดตามทุกนาทีจนถึงทีออฟสามารถทำให้เกิดความเครียดที่ไม่จำเป็นและทำอันตรายมากกว่าดี เวลามักจะถูกปัดเศษให้ใกล้เคียงที่สุด 5, 10 หรือ 15 นาที
คุณยังไม่ต้องติดตามสิ่งต่างๆ เช่น ช่วงพักเข้าห้องน้ำหรือไปห้องครัวเพื่อหยิบขนม

หากคุณสงสัยว่าการปัดเศษเวลานั้นถูกกฎหมายหรือไม่ ใช่ ตราบใดที่การปัดเศษเวลาถูกต้อง

บทสรุป

เราไม่สามารถบอกคุณได้ว่าบริษัทของคุณสามารถบันทึกตัวเลขที่แน่นอนได้อย่างไร เนื่องจากขึ้นอยู่กับหลายปัจจัย เช่น ขนาดและจำนวนพนักงาน อย่างไรก็ตาม จากทุกสิ่งที่เราได้กล่าวไว้ในใจแล้ว การคำนวณว่าจะลดค่าใช้จ่ายและ/หรือปรับงบประมาณของคุณและทำให้บริษัทของคุณมีกำไรมากขึ้นได้อย่างไร
เพื่อให้การติดตามเวลามีประสิทธิภาพ ควรทำทุกวันและสม่ำเสมอและเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมกับความต้องการของบริษัทของคุณอย่างสมบูรณ์แบบ