Как улучшить межфункциональное сотрудничество в вашей организации

Эта статья является результатом большого межфункционального сотрудничества между нашими командами по маркетингу и дизайну. Рохит, наш SEO-мастер, считает, что межфункциональное сотрудничество — это необходимость часа, и отмечает это как тему, о которой мы должны написать. Я пишу, Сара редактирует, а Тесса делает последнюю проверку. Тем временем мы информируем команду дизайнеров о необходимых креативах и даем им время, чтобы они творили чудеса. Затем мы используем шаблон блога, настроенный Сачином, нашим разработчиком, и я, наконец, нажимаю кнопку публикации.

Кросс-функциональное сотрудничество — не совсем новая идея — компании уже давно используют ее для преодоления разрозненности, стимулирования инноваций и повышения производительности. Однако по мере того, как компании во всем мире переходят на удаленную и гибкую работу, обеспечение эффективного сотрудничества между отделами становится как более важным, так и более сложным.

Что такое межфункциональное сотрудничество?

В двух словах, межфункциональное сотрудничество — это когда люди из разных отделов или команд внутри компании объединяют усилия для работы над общей целью или проектом. Будь то объединение продуктов, продаж и маркетинга для запуска продукта, команды поддержки и продукта, работающие вместе над разработкой функции, запрошенной клиентом, или группы маркетинга и поддержки, отвечающие на комментарии в социальных сетях, — кросс-функциональное сотрудничество происходит каждый день внутри компаний.

^{Командная работа воплощает мечту в жизнь!}

Почему межфункциональное сотрудничество имеет значение

Это не проблема — как еще вы могли бы вести бизнес? Создание услуги или продукта, поиск клиентов и их продажа — все это требует межфункционального сотрудничества. Как мы только что упоминали, даже для поддержки ваших клиентов может потребоваться совместная работа отдела маркетинга и поддержки для обработки комментариев/упоминаний/сообщений в социальных сетях.

Кросс-функциональное сотрудничество разрушает разрозненность отделов, стимулируя инновационные идеи и более глубокое понимание. Это поддерживает высокий уровень вовлеченности сотрудников и создает возможности для обучения, наставничества и роста по ролям и иерархиям. Лучше всего то, что эффективное межфункциональное сотрудничество позволяет руководителям извлечь выгоду из разнообразия их рабочей силы, создать сильную командную культуру и повысить общую производительность.

Лучшие практики для улучшения совместной работы межфункциональных команд

Установить централизованные коммуникации

Четкая и своевременная коммуникация является ключом к межфункциональному сотрудничеству. Когда разговоры распространяются по электронной почте, комментариям в Google Docs и заметкам в Asana, вещи легче проваливаются. Централизованное общение в вашей команде позволяет всем сосредоточиться на общих целях и быть в курсе прогресса.

Если вы еще этого не сделали, используйте инструмент совместной работы, такой как Flock, чтобы упростить кросс-функциональные рабочие процессы и объединить всех заинтересованных лиц, разговоры, файлы, встречи и задачи на одной централизованной платформе. Кроме того, интеграция со сторонними инструментами, такими как North, Asana и Jira, делает обеспечение того, чтобы все оставались на связи, были информированы и соответствовали целям организации, значительно менее болезненным процессом.

Назначьте SPOC для каждой функции

В кросс-функциональных проектах часто участвуют сотрудники с разным уровнем знаний из разных отделов. Это разнообразие является сильной стороной, но также может привести к конфликтам и недопониманию. Назначение единого контактного лица (SPOC) для каждой функции в таких проектах упрощает управление ожиданиями, отслеживание прогресса и устранение дублирования задач.

В частности, в крупных кросс-функциональных проектах назначение SPOC может помочь сократить количество сбоев в общении, потому что каждый знает, к кому обращаться, когда у него есть вопрос. SPOC также могут помочь консолидировать связь между их соответствующими функциями и делиться своевременными обновлениями с руководством.

Установите OKR для кросс-функциональных проектов

Как и в любом проекте, постановка целей и ключевых результатов (OKR) для кросс-функциональных проектов является неотъемлемой частью их успеха. Это означает получение поддержки от всех заинтересованных сторон в отношении общих целей, инициатив, результатов, показателей и сроков. Установка OKR повышает прозрачность межфункциональных проектов, поэтому сотрудники могут видеть, над чем работают коллеги, делиться прогрессом в достижении измеримых целей и оставаться в соответствии с общими целями. Соедините это с назначением SPOC для каждой функции, и все в вашем кросс-функциональном проекте/команде будут знать, кто за что отвечает и к кому обращаться, когда у них есть вопросы или им нужны конкретные знания.

^{OKR проверки и планирование}

Говорите на одном языке, чтобы все были вовлечены

Хотя четкие OKR и регулярные проверки помогают, ничто так не мешает межфункциональному сотрудничеству, как отсутствие общего языка. Мы все испытали свою долю моментов «все услышали, ничего не поняли», когда сотрудники из других отделов используют аббревиатуры, характерные для их работы. Соедините несколько таких моментов вместе, и уровень вовлеченности упадет, что сделает недопонимание неизбежным. Использование общеорганизационного языка, понятного всем (информируйте всех на жаргоне, если таковой имеется), сокращает время, затрачиваемое на поиск разъяснений, и улучшает обмен знаниями в вашей межфункциональной команде.

Сосредоточьтесь на позитиве при разрешении конфликтов

Конфликт неизбежен на рабочем месте и тем более в межфункциональных командах, но он также может стать катализатором творчества . Каждый отдел в вашей организации работает по-своему, и их объединение означает столкновение стилей работы, разного опыта, разного уровня знаний и убеждений. Разрешать межфункциональные конфликты легче, когда лидеры сосредотачиваются на положительных моментах — извлеченных уроках и/или практических шагах, которые команда может предпринять, — а не беспокоятся о недостатках ситуации. Как сказал Роберт Таунсенд, «хороший менеджер не пытается устранить конфликт; он старается не дать ему растратить энергию своих людей».

Поощряйте открытую обратную связь со всеми заинтересованными сторонами

Открытая обратная связь необходима в любой межфункциональной среде. Это касается не только оптимизации рабочих процессов и бизнес-процессов. Поощрение четкой и откровенной обратной связи между коллегами в кросс-функциональных командах также помогает сотрудникам укреплять доверие и укреплять рабочие отношения. Это, в свою очередь, способствует инновациям, когда сотрудники чувствуют себя в безопасности, пробуя что-то новое, потому что они доверяют коллегам, которые прикрывают их спину и дают честную обратную связь.