Come migliorare la collaborazione interfunzionale nella tua organizzazione

Questo articolo è il risultato di una discreta collaborazione interfunzionale tra i nostri team di marketing e design. Rohit, il nostro mago SEO, pensa che la collaborazione interfunzionale sia la necessità del momento e la contrassegna come un argomento di cui dovremmo scrivere. Scrivo io, Sarah monta e Tessa fa un ultimo controllo. Nel frattempo, informiamo il team di progettazione sui creativi richiesti e diamo loro il tempo di fare la loro magia. Quindi, utilizziamo un modello di blog personalizzato da Sachin, il nostro sviluppatore, e finalmente riesco a premere il pulsante di pubblicazione.

La collaborazione interfunzionale non è esattamente un'idea nuova: le aziende l'hanno sfruttata per rompere i silos, stimolare l'innovazione e aumentare la produttività da secoli. Tuttavia, poiché le aziende di tutto il mondo sono passate a modalità di lavoro a distanza e flessibili, è diventato sia più importante che più difficile garantire un'efficace collaborazione tra i dipartimenti.

Che cos'è la collaborazione interfunzionale?

In poche parole, la collaborazione interfunzionale è quando persone di diversi dipartimenti o team all'interno di un'azienda uniscono le forze per lavorare su un obiettivo o progetto comune. Che si tratti di prodotti, vendite e marketing che collaborano per il lancio di un prodotto, team di supporto e prodotti che lavorano insieme per sviluppare una funzionalità richiesta dal cliente o team di marketing e supporto che rispondono ai commenti sui social media, la collaborazione interfunzionale avviene ogni giorno all'interno delle aziende.

^{Il lavoro di squadra fa funzionare il sogno!}

Perché la collaborazione interfunzionale è importante

Questo è un gioco da ragazzi: in quale altro modo gestiresti un'impresa? Costruire un servizio o un prodotto, trovare clienti e venderlo a loro richiede una collaborazione interfunzionale. Come abbiamo appena accennato, anche supportare i tuoi clienti può coinvolgere team di marketing e supporto che lavorano insieme per indirizzare commenti/menzioni/messaggi sui social media.

La collaborazione interfunzionale rompe i silos dipartimentali, stimolando idee innovative e approfondimenti migliori. Mantiene alti i livelli di coinvolgimento dei dipendenti e crea opportunità di apprendimento, tutoraggio e crescita tra ruoli e gerarchie. Soprattutto, un'efficace collaborazione interfunzionale consente ai leader di trarre vantaggio dalla diversità della loro forza lavoro, costruire una solida cultura del team e aumentare la produttività complessiva.

Migliori pratiche per migliorare la collaborazione tra i team interfunzionali

Stabilire comunicazioni centralizzate

Una comunicazione chiara e tempestiva è la chiave per far funzionare la collaborazione interfunzionale. Quando le conversazioni sono distribuite tra e-mail, commenti in Documenti Google e note in Asana, è più facile che le cose cadano attraverso le crepe. Centralizzare la comunicazione del tuo team rende più facile per tutti rimanere concentrati su obiettivi comuni e aggiornarsi sui progressi.

Se non l'hai già fatto, adotta uno strumento di collaborazione in team come Flock per semplificare i flussi di lavoro interfunzionali e riunire tutte le parti interessate, conversazioni, file, riunioni e attività su un'unica piattaforma centralizzata. Inoltre, le integrazioni per strumenti di terze parti come North, Asana e Jira fanno sì che tutti rimangano connessi, informati e allineati agli obiettivi dell'organizzazione un'esperienza notevolmente meno dolorosa.

Assegna uno SPOC per ogni funzione

I progetti interfunzionali spesso coinvolgono dipendenti con vari livelli di esperienza in tutti i reparti. Questa diversità è un punto di forza, ma può anche portare a conflitti e problemi di comunicazione. L'assegnazione di un unico punto di contatto (SPOC) per ciascuna funzione in tali progetti semplifica la gestione delle aspettative, il controllo dei progressi ed elimina la sovrapposizione delle attività.

In particolare nei grandi progetti interfunzionali, l'assegnazione di SPOC può aiutare a ridurre le interruzioni della comunicazione perché tutti sanno a chi rivolgersi quando hanno una domanda. Gli SPOC possono anche aiutare a consolidare la comunicazione dalle rispettive funzioni e condividere aggiornamenti tempestivi con la leadership.

Impostare OKR per progetti interfunzionali

Come per qualsiasi progetto, la definizione di obiettivi e risultati chiave (OKR) per progetti interfunzionali è parte integrante del loro successo. Ciò significa ottenere il consenso di tutte le parti interessate su obiettivi, iniziative, risultati, metriche e tempistiche comuni. L'impostazione degli OKR aumenta la trasparenza all'interno dei progetti interfunzionali, in modo che i dipendenti possano vedere a cosa stanno lavorando i colleghi, condividere i progressi rispetto a obiettivi misurabili e rimanere allineati agli obiettivi comuni. Abbinalo all'assegnazione di SPOC per ciascuna funzione e tutti i membri del tuo progetto/team interfunzionale sanno chi è responsabile di cosa e a chi rivolgersi quando hanno domande o hanno bisogno di conoscenze specifiche.

^{Check-in e pianificazione OKR}

Parla una lingua condivisa per coinvolgere tutti

Mentre chiari OKR e regolari check-in aiutano, nulla fa deragliare la collaborazione interfunzionale come la mancanza di un linguaggio condiviso. Abbiamo tutti sperimentato la nostra giusta dose di "sentito tutto, non capito niente" momenti in cui i colleghi di altri dipartimenti usano acronimi specifici per il loro lavoro. Metti insieme alcuni di questi momenti e i livelli di coinvolgimento diminuiscono, rendendo inevitabili i problemi di comunicazione. L'uso di un linguaggio organizzativo comune che tutti comprendono (informare tutti sul gergo, se presente) riduce il tempo dedicato alla ricerca di chiarimenti e migliora la condivisione delle conoscenze all'interno del tuo team interfunzionale.

Concentrati sul positivo quando risolvi i conflitti

Il conflitto è inevitabile sul posto di lavoro, e ancor di più nei team interfunzionali, ma può anche essere un catalizzatore per la creatività . Ogni dipartimento della tua organizzazione ha il proprio modo di fare le cose e metterle insieme significa affrontare uno scontro di stili di lavoro, background diversi, diversi livelli di conoscenza e opinioni forti. Risolvere i conflitti interfunzionali è più facile quando i leader si concentrano sugli aspetti positivi (lezioni apprese e/o passi attuabili che il team può intraprendere) piuttosto che preoccuparsi dei contro della situazione. Come ha detto Robert Townsend, "un buon manager non cerca di eliminare i conflitti; cerca di impedirgli di sprecare le energie della sua gente".

Incoraggiare un feedback aperto da tutte le parti interessate

Un feedback aperto è essenziale in qualsiasi ambiente interfunzionale. Non si tratta solo di ottimizzare i flussi di lavoro e i processi aziendali. Incoraggiare un feedback peer-to-peer chiaro e sincero nei team interfunzionali aiuta anche i dipendenti a creare fiducia e stringere solide relazioni di lavoro. Questo, a sua volta, guida l'innovazione quando i dipendenti si sentono al sicuro nel provare cose nuove perché si fidano che i colleghi abbiano le spalle e forniscano un feedback onesto.