Cómo mejorar la colaboración multifuncional en su organización

Este artículo es el resultado de una buena cantidad de colaboración multifuncional entre nuestros equipos de marketing y diseño. Rohit, nuestro asistente de SEO, cree que la colaboración multifuncional es la necesidad del momento y la marca como un tema sobre el que debemos escribir. Yo escribo, Sarah edita y Tessa hace una revisión final. Mientras tanto, informamos al equipo de diseño sobre las creatividades requeridas y les damos tiempo para hacer su magia. Luego, usamos una plantilla de blog personalizada por Sachin, nuestro desarrollador, y finalmente presiono el botón de publicar.

La colaboración interfuncional no es exactamente una idea nueva: las empresas la han aprovechado para romper los silos, generar innovación y aumentar la productividad durante mucho tiempo. Sin embargo, a medida que las empresas de todo el mundo adoptan acuerdos de trabajo flexibles y remotos, se ha vuelto más importante y más difícil garantizar una colaboración eficaz entre departamentos.

¿Qué es la colaboración multifuncional?

En pocas palabras, la colaboración multifuncional es cuando personas de diferentes departamentos o equipos dentro de una empresa unen fuerzas para trabajar en un objetivo o proyecto común. Ya sea que se trate de equipos de productos, ventas y marketing que se unen para el lanzamiento de un producto, equipos de soporte y productos que trabajan juntos para desarrollar una función solicitada por el cliente, o equipos de marketing y soporte que responden a los comentarios de las redes sociales, la colaboración multifuncional ocurre todos los días dentro de las empresas.

^{¡Un trabajo en equipo hace que el sueño funcione!}

Por qué es importante la colaboración interfuncional

Esto es una obviedad: ¿de qué otra forma manejarías un negocio? Construir un servicio o producto, encontrar clientes y vendérselos requiere una colaboración multifuncional. Como acabamos de mencionar, incluso apoyar a sus clientes puede implicar que los equipos de marketing y soporte trabajen juntos para abordar los comentarios/menciones/mensajes en las redes sociales.

La colaboración multifuncional rompe los silos departamentales, estimulando ideas innovadoras y mejores conocimientos. Mantiene altos los niveles de compromiso de los empleados y crea oportunidades de aprendizaje, tutoría y crecimiento en todos los roles y jerarquías. Lo mejor de todo es que la colaboración multifuncional eficaz permite a los líderes beneficiarse de la diversidad de su fuerza laboral, crear una cultura de equipo sólida y aumentar la productividad general.

Las mejores prácticas para mejorar la colaboración en equipos multifuncionales

Establecer comunicaciones centralizadas

La comunicación clara y oportuna es clave para que la colaboración multifuncional funcione. Cuando las conversaciones se distribuyen por correo electrónico, comentarios en Google Docs y notas en Asana, es más fácil que las cosas se pierdan. Centralizar la comunicación de su equipo facilita que todos se mantengan enfocados en objetivos comunes y actualizados sobre el progreso.

Si aún no lo ha hecho, adopte una herramienta de colaboración en equipo como Flock para simplificar los flujos de trabajo multifuncionales y reunir a todas las partes interesadas, conversaciones, archivos, reuniones y tareas en una plataforma centralizada. Además, las integraciones para herramientas de terceros como North, Asana y Jira hacen que garantizar que todos se mantengan conectados, informados y alineados con los objetivos de la organización sea una experiencia considerablemente menos dolorosa.

Asigne un SPOC para cada función

Los proyectos multifuncionales a menudo involucran a empleados con diversos niveles de experiencia en todos los departamentos. Esta diversidad es una fortaleza, pero también puede conducir a conflictos y falta de comunicación. La asignación de un único punto de contacto (SPOC) para cada función en dichos proyectos facilita la gestión de las expectativas, vigila el progreso y elimina la superposición de tareas.

Particularmente en grandes proyectos multifuncionales, la asignación de SPOC puede ayudar a reducir las fallas en la comunicación porque todos saben a quién acudir cuando tienen una pregunta. Los SPOC también pueden ayudar a consolidar la comunicación de sus respectivas funciones y compartir actualizaciones oportunas con el liderazgo.

Establecer OKR para proyectos multifuncionales

Al igual que con cualquier proyecto, establecer objetivos y resultados clave (OKR) para proyectos multifuncionales es parte integral de su éxito. Esto significa obtener la aceptación de todas las partes interesadas en objetivos, iniciativas, entregables, métricas y plazos comunes. Establecer OKR aumenta la transparencia dentro de los proyectos multifuncionales, para que los empleados puedan ver en qué están trabajando los compañeros de trabajo, compartir el progreso con respecto a objetivos medibles y mantenerse alineados con los objetivos comunes. Combine esto con la asignación de SPOC para cada función, y todos en su proyecto/equipo multifuncional sabrán quién es responsable de qué y a quién acudir cuando tengan preguntas o necesiten conocimientos específicos.

^{OKR Check-ins y Planificación}

Hable un idioma compartido para mantener a todos comprometidos

Si bien los OKR claros y los registros regulares ayudan, nada descarrila la colaboración entre funciones como la falta de un idioma compartido. Todos hemos experimentado una buena cantidad de momentos de "oí todo, no entendí nada" cuando los compañeros de trabajo de otros departamentos usan acrónimos específicos de su trabajo. Agrupe algunos de esos momentos juntos y los niveles de participación caerán, lo que hará que la falta de comunicación sea inevitable. El uso de un lenguaje organizacional común que todos entiendan (instruya a todos sobre la jerga, si corresponde) reduce el tiempo dedicado a buscar aclaraciones y mejora el intercambio de conocimientos dentro de su equipo multifuncional.

Centrarse en lo positivo al resolver conflictos

El conflicto es inevitable en el lugar de trabajo, y más aún en equipos multifuncionales, pero también puede ser un catalizador para la creatividad . Cada departamento de su organización tiene su propia forma de hacer las cosas, y unirlos significa lidiar con un choque de estilos de trabajo, antecedentes diversos, diferentes niveles de conocimiento y opiniones sólidas. Resolver conflictos interfuncionales es más fácil cuando los líderes se enfocan en los aspectos positivos (lecciones aprendidas y/o pasos procesables que el equipo puede tomar) en lugar de preocuparse por las desventajas de la situación. Como dijo Robert Townsend, “un buen gerente no trata de eliminar el conflicto; trata de evitar que desperdicie las energías de su gente”.

Fomentar la retroalimentación abierta de todas las partes interesadas

La retroalimentación abierta es esencial en cualquier entorno multifuncional. No se trata solo de optimizar los flujos de trabajo y los procesos comerciales. Fomentar la retroalimentación clara y sincera entre pares en equipos multifuncionales también ayuda a los empleados a generar confianza y forjar relaciones de trabajo sólidas. Esto, a su vez, impulsa la innovación cuando los empleados se sienten seguros probando cosas nuevas porque confían en que sus compañeros de trabajo los respaldarán y brindarán comentarios honestos.