كيفية تحسين التعاون متعدد الوظائف في مؤسستك

هذه المقالة هي نتيجة قدر لا بأس به من التعاون متعدد الوظائف بين فرق التسويق والتصميم لدينا. يعتقد روهيت ، معالج تحسين محركات البحث لدينا ، أن التعاون متعدد الوظائف هو حاجة الساعة ، ويضع علامة عليها كموضوع يجب أن نكتب عنه. أقوم بالكتابة ، وتحرر سارة ، وتقوم تيسا بالتحقق النهائي. في غضون ذلك ، نطلع فريق التصميم على التصميمات المطلوبة ونمنحهم الوقت الكافي لعمل سحرهم. بعد ذلك ، نستخدم نموذج مدونة مخصصًا بواسطة Sachin ، مطورنا ، وأخيراً قمت بالضغط على زر النشر.

إن التعاون متعدد الوظائف ليس فكرة جديدة تمامًا - فقد استفادت الشركات من ذلك لكسر الصوامع وإثارة الابتكار وزيادة الإنتاجية للأعمار. ومع ذلك ، مع تحول الشركات في جميع أنحاء العالم إلى ترتيبات العمل المرنة عن بُعد ، أصبح ضمان التعاون الفعال بين الإدارات أكثر أهمية وأكثر صعوبة.

ما هو التعاون متعدد الوظائف؟

باختصار ، التعاون متعدد الوظائف هو عندما يتحد أفراد من أقسام أو فرق مختلفة داخل الشركة للعمل على هدف أو مشروع مشترك. سواء كان الأمر يتعلق بالمنتج والمبيعات والتسويق كفريق واحد لإطلاق منتج ، تعمل فرق الدعم والمنتج معًا لتطوير ميزة يطلبها العميل ، أو فرق التسويق والدعم التي تستجيب لتعليقات وسائل التواصل الاجتماعي - يحدث التعاون متعدد الوظائف كل يوم داخل الشركات.

^{العمل الجماعي يجعل العمل الحلم!}

لماذا التعاون متعدد الوظائف مهم

هذا أمر لا يحتاج إلى تفكير — وإلا كيف تدير شركة؟ يتطلب بناء خدمة أو منتج ، والعثور على العملاء ، وبيعها لهم جميعًا تعاونًا متعدد الوظائف. كما ذكرنا للتو ، قد يشمل دعم عملائك فرق التسويق والدعم التي تعمل معًا لمعالجة التعليقات / الإشارات / الرسائل على وسائل التواصل الاجتماعي.

يكسر التعاون متعدد الوظائف عزلة الإدارات ، ويحفز الأفكار المبتكرة والرؤى الأفضل. إنه يحافظ على مستويات مشاركة الموظف عالية ويخلق فرصًا للتعلم والتوجيه والنمو عبر الأدوار والتسلسلات الهرمية. والأفضل من ذلك كله ، يتيح التعاون الفعال متعدد الوظائف للقادة الاستفادة من تنوع قوتهم العاملة ، وبناء ثقافة جماعية قوية ، وتعزيز الإنتاجية الإجمالية.

أفضل الممارسات لتحسين تعاون الفريق متعدد الوظائف

إنشاء اتصالات مركزية

يعد الاتصال الواضح وفي الوقت المناسب أمرًا أساسيًا لتحقيق عمل تعاوني متعدد الوظائف. عندما تنتشر المحادثات عبر البريد الإلكتروني ، والتعليقات في محرر مستندات Google ، والملاحظات في Asana ، يكون من السهل أن تسقط الأشياء من خلال الثغرات. يجعل تركيز اتصالات فريقك من السهل على الجميع الاستمرار في التركيز على الأهداف المشتركة ومواكبة التقدم.

إذا لم تكن قد قمت بذلك بالفعل ، فاستخدم أداة تعاون جماعي مثل Flock لتبسيط سير العمل متعدد الوظائف وجمع جميع أصحاب المصلحة والمحادثات والملفات والاجتماعات والمهام معًا في نظام أساسي مركزي واحد. بالإضافة إلى ذلك ، فإن عمليات الدمج الخاصة بأدوات الجهات الخارجية مثل North و Asana و Jira تجعل ضمان بقاء الجميع على اتصال وإطلاع وتوافق مع الأهداف التنظيمية تجربة أقل إيلامًا إلى حد كبير.

قم بتعيين SPOC لكل وظيفة

غالبًا ما تتضمن المشاريع متعددة الوظائف موظفين بمستويات متنوعة من الخبرة عبر الإدارات. هذا التنوع قوة ، ولكنه قد يؤدي أيضًا إلى الصراع وسوء التواصل. يؤدي تعيين نقطة اتصال واحدة (SPOC) لكل وظيفة في مثل هذه المشاريع إلى تسهيل إدارة التوقعات ومراقبة التقدم والقضاء على تداخل المهام.

لا سيما في المشاريع الكبيرة متعددة الوظائف ، يمكن أن يساعد تعيين SPOCs في تقليل أعطال الاتصال لأن الجميع يعرف من يذهب إليه عندما يكون لديه سؤال. يمكن أن تساعد SPOCs أيضًا في تعزيز التواصل من وظائف كل منها ومشاركة التحديثات في الوقت المناسب مع القيادة.

تعيين OKRs للمشاريع متعددة الوظائف

كما هو الحال مع أي مشروع ، يعد تحديد الأهداف والنتائج الرئيسية (OKRs) للمشاريع متعددة الوظائف جزءًا لا يتجزأ من نجاحها. وهذا يعني الحصول على تأييد من جميع أصحاب المصلحة بشأن الأهداف والمبادرات والنواتج والمقاييس والجداول الزمنية المشتركة. يؤدي إعداد OKRs إلى زيادة الشفافية داخل المشاريع متعددة الوظائف ، بحيث يمكن للموظفين رؤية ما يعمل عليه زملاء العمل ، ومشاركة التقدم مقابل الأهداف القابلة للقياس ، والبقاء متماشين مع الأهداف المشتركة. قم بإقران ذلك بتعيين SPOCs لكل وظيفة ، ويعرف كل فرد في مشروعك / فريقك متعدد الوظائف من المسؤول عن ماذا ومن يذهب إليه عندما يكون لديهم أسئلة أو يحتاجون إلى معرفة محددة.

^{تسجيلات الوصول والتخطيط OKR}

تحدث بلغة مشتركة للحفاظ على تفاعل الجميع

في حين أن OKRs الواضحة وعمليات تسجيل الوصول المنتظمة تساعد ، لا شيء يعرقل التعاون متعدد الوظائف مثل عدم وجود لغة مشتركة. لقد جربنا جميعًا نصيبنا العادل من لحظات "سمعنا كل شيء ، لم نفهم شيئًا" عندما يستخدم زملاء العمل من الأقسام الأخرى اختصارات خاصة بعملهم. قم بترتيب بعض هذه اللحظات معًا وانخفاض مستويات المشاركة ، مما يجعل سوء التواصل أمرًا لا مفر منه. إن استخدام لغة تنظيمية مشتركة يفهمها الجميع (أطلع الجميع على المصطلحات ، إن وجدت) يقلل من الوقت الذي يقضيه البحث عن توضيحات ويعزز مشاركة المعرفة داخل فريقك متعدد الوظائف.

ركز على الإيجابي عند حل النزاعات

الصراع أمر لا مفر منه في مكان العمل ، وأكثر من ذلك في الفرق متعددة الوظائف ، ولكن يمكن أن يكون أيضًا حافزًا للإبداع . كل قسم في مؤسستك له طريقته الخاصة في القيام بالأشياء ، والجمع بينهما يعني التعامل مع تضارب في أساليب العمل ، والخلفيات المتنوعة ، ومستويات المعرفة المختلفة ، والآراء القوية. يكون حل النزاعات متعددة الوظائف أسهل عندما يركز القادة على الإيجابيات - الدروس المستفادة و / أو الخطوات العملية التي يمكن للفريق اتخاذها - بدلاً من القلق بشأن سلبيات الموقف. كما قال روبرت تاونسند ، "المدير الجيد لا يحاول القضاء على الصراع ؛ إنه يحاول منعه من إهدار طاقات شعبه."

شجع التعليقات المفتوحة من جميع أصحاب المصلحة

التعليقات المفتوحة ضرورية في أي بيئة متعددة الوظائف. لا يتعلق الأمر فقط بتحسين سير العمل والعمليات التجارية أيضًا. يساعد تشجيع التعليقات الواضحة والصريحة من نظير إلى نظير في فرق متعددة الوظائف أيضًا الموظفين على بناء الثقة وإقامة علاقات عمل قوية. وهذا بدوره يدفع الابتكار عندما يشعر الموظفون بالأمان وهم يحاولون أشياء جديدة لأنهم يثقون بزملائهم في العمل ليحميوا ظهرهم ويقدموا ملاحظات صادقة.