4 sfaturi pentru reînnoirea software-ului pentru a vă optimiza tehnologia
Publicat: 2022-05-07
Utilizați perioada de reînnoire pentru a explora piața de software și pentru a descoperi noi funcționalități pentru afacerea dvs.
Perioada dvs. de abonament la software este aproape de sfârșit. Reînnoiți acel abonament fără a căuta opțiuni mai bune pe piață? Chiar dacă sunteți mulțumit de sistem, reînnoirea este o oportunitate de a confirma că aveți cel mai bun software disponibil.
Sondajul Gartner din 2020 asupra cumpărătorilor de software din întreaga lume dezvăluie câte companii abordează procesul de reînnoire a abonamentului. Am analizat aceste rezultate pentru a forma patru acțiuni clare de luat atunci când ajungeți la sfârșitul unui contract de software. (Raportul complet disponibil pentru clienții Gartner)
Tratați fiecare reînnoire ca pe o nouă căutare de software
Peste 80% dintre respondenții la sondaj investighează alternative în profunzime sau la un nivel superficial, indiferent dacă sunt mulțumiți de software-ul lor actual sau nu.
Nu vă reînnoiți întâmplător software-ul actual fără a investiga noi opțiuni. Poate fi rezonabil să reînnoiți pur și simplu, dar ați putea pierde o nouă funcționalitate valoroasă care a apărut recent.
Acordați atenție semnelor care indică faptul că trebuie să găsiți software nou - dacă chiar și unul dintre acestea se aplică, trebuie să vă revizuiți opțiunile de pe piața de software.
Marea majoritate a companiilor folosesc fiecare perioadă de reînnoire ca o șansă de a se uita la alte sisteme, doar pentru a afla dacă concurenții oferă ceva nou care ar putea adăuga valoare afacerii lor. Aproape jumătate dintre companiile chestionate (45%) efectuează o evaluare aprofundată a software-ului înainte de reînnoire.
Deci, ce ar trebui să cauți? Dacă aveți plângeri majore cu privire la sistemul actual, începeți de acolo – atât problemele tehnice, cât și cele de securitate sunt adesea cele mai mari motive pentru a lua în considerare alte opțiuni.
În afară de acestea, luați în considerare dacă compania dvs. se încadrează în oricare dintre aceste situații comune:
- Rentabilitatea investiției (ROI) pentru software nu corespunde așteptărilor dumneavoastră.
- Ați întâmpinat provocări de afaceri, cum ar fi utilizarea unei singure date de conectare pentru mai mulți utilizatori sau fluxuri de lucru complicate care încetinesc proiectele.
În cele din urmă, furnizorul dvs. actual poate să fi contactat pentru a împărtăși noi capabilități sau ați auzit despre ele de la colegi. Oricare dintre acestea sunt motive valabile pentru a evalua noi opțiuni, așa că acordați-vă două-trei luni pentru a face cercetări.
Prioritizează funcțiile pentru a „dimensiona corect” și a economisi bani
În condiții economice normale, 64% dintre respondenți indică că au retrogradat sau au reziliat cel puțin un contract de abonament.
Dacă majoritatea companiilor evaluează noul software în timpul fiecărei perioade de reînnoire, ce fac ele exact? Majoritatea tind să adauge funcții sau să extindă serviciile. Dar pentru mulți, scopul este de a obține aceeași funcționalitate pentru mai puțini bani.
Așadar, pe măsură ce examinați noile funcționalități, folosiți această șansă pentru a lua în considerare care caracteristici ale software-ului dvs. vă conduc cu adevărat obiectivele în acest nou mediu de afaceri și pentru a determina de ce funcționalitate este posibil să nu aveți nevoie acum.
Furnizorii de software doresc, în cele din urmă, să vă păstreze afacerea cât mai mult timp posibil, astfel încât să aibă o motivație să demonstreze valoarea relației dvs. și să vă ofere setul specific de caracteristici dorite, chiar dacă plătiți mai puțin.
Împărțiți funcțiile în compartimente necesare , valoroase și opționale . Solicitați furnizorului să vă arate cum s-ar putea schimba prețul dacă unele caracteristici opționale ar fi eliminate.
Reînnoirea este, de asemenea, un moment excelent pentru a vă revizui nevoia de asistență – după aproximativ un an cu noul software, ar trebui să puteți reduce cheltuielile pentru serviciile de asistență pe măsură ce echipa dvs. câștigă competențe. Întrebați dacă furnizorul are un plan de asistență care vă va funcționa cel mai bine.
Utilizați articolul nostru despre cele mai bune practici pentru finalizarea unei achiziții de software pentru a descărca un șablon care vă permite să enumerați și să punctați aceste funcții, apoi aflați cum să evaluați costurile reale pentru software pe măsură ce vă îndreptați spre data de reînnoire.
Este în regulă să eviți angajamentele lungi
Cincizeci și cinci la sută dintre cumpărători se angajează să încheie contracte cu o durată de doar un an sau mai puțin.
Pe vremea când software-ul era instalat doar pe computerele locale, acceptarea unui contract pe mai mulți ani avea sens. Trecerea la un sistem diferit ar putea dura luni de zile pentru a începe și funcționa, dar software-ul de astăzi bazat pe cloud pune mai multă putere în mâinile cumpărătorilor.
Produsele Software-as-a-Service (SaaS) oferă o opțiune mai atractivă pentru companiile mici și mijlocii — sunt mai ieftin de adoptat cu prețul abonamentului, iar flexibilitatea înseamnă că puteți accesa sistemul de pe orice dispozitiv cu un browser web. Acest lucru face comutarea între câteva sisteme diferite mult mai simplă.
Fiecare furnizor va avea propriile politici pentru duratele contractelor și va oferi adesea un pachet mai ieftin pentru angajamente de cel puțin un an, așa că asigurați-vă că înțelegeți opțiunile dvs.
Înainte de reînnoire, examinați actualul contract de software pentru a înțelege obligațiile companiei dvs. la reziliere. Ar trebui să vedeți câteva clauze comune:
- Rezilierea pentru comoditate sau motiv : „Pentru comoditate” înseamnă că puteți rezilia din orice motiv, iar „din motiv” înseamnă că puteți rezilia numai dacă vânzătorul încalcă acordul.
- Taxe de reziliere anticipată : furnizorii vor include adesea taxe și alte penalități pentru încheierea anticipată a unui contract care compensează costurile vânzătorului pentru pierderea unui client.
- Cerințe ulterioare rezilierii : atunci când reziliați un acord de software, fie că este sau nu anticipat, este posibil să aveți anumite obligații. De exemplu, contractul ar trebui să acopere cum să colectați și să eliminați toate datele dvs. din sistem.
Înțelegeți clauzele de reziliere din contractul dvs. Dacă sunteți mulțumit de produs după un singur acord, puteți alege să vă angajați într-un contract pe termen mai lung. Duratele contractelor mai scurte pot costa mai mult, dar vă oferă flexibilitatea de a schimba rapid software-ul.
Nu vă mulțumiți cu un sistem mai puțin decât ideal
Șapte sute douăzeci și șase de respondenți (52%) indică că au reînnoit cel puțin un contract de abonament, chiar dacă nu sunt mulțumiți de acesta.
Mai mult de jumătate dintre companiile din sondaj și-au reînnoit un abonament pentru software care nici măcar nu le-a plăcut. O varietate de situații pot face din sistemul dvs. actual, dar mai puțin decât ideal, alegerea cea mai potrivită.
Dar nu trebuie să vă mulțumiți cu „mai puțin decât ideal”. Începeți cu explorarea celor peste 750 de categorii de software Capterra este un prim pas grozav. Fiecare profil de produs include evaluări generale cu scoruri pentru ușurință în utilizare, servicii pentru clienți, caracteristici și raport calitate-preț, alături de recenzii detaliate ale utilizatorilor, pentru a accelera semnificativ timpul necesar identificării opțiunilor.
Începeți cercetările devreme. În ultimul an al contractului de abonament, organizați întâlniri recurente pentru o echipă de evaluare a software-ului, formată din părțile interesate cheie din companie, pentru a determina:
- Puncte de durere cu sistemul actual
- Sisteme alternative cu funcționalitate similară
Acestea vă ajută să vă înțelegeți opțiunile înainte de timpul de reînnoire. Consultați pasul unu din sfaturile noastre pentru a vă derula negocierile software - aceiași persoane de care aveți nevoie pentru o echipă de negociere ar trebui să fie incluse în aceste întâlniri.
Cum să pui în practică acest sfat
Timpul de reînnoire este o oportunitate excelentă de a revizui diferite sisteme. Dar dacă sunteți mulțumit de software-ul actual, cea mai simplă mișcare este să reînnoiți. Utilizați aceste sfaturi ca ghid pentru oricare dintre situații:
- Dacă alegeți să rămâneți cu sistemul dvs. actual : luați în considerare ce caracteristici sau servicii vă puteți permite să eliminați pentru a „dimensiona corect” rightsize Rightsizing, în legătură cu software, este procesul de eliminare sau adăugare de funcționalități pentru a optimiza sistemul pentru nevoile și bugetul dvs. de afaceri. sistem și economisiți bani. Consultați cei 6 pași ai noștri pentru o negociere de succes a contractului software.
- Dacă decideți să găsiți un alt sistem : La un an de la sfârșitul contractului, adunați colegi și angajați pentru a înțelege problemele pe care utilizatorii le au cu sistemul actual. Apoi efectuați cercetări pentru a identifica alternative care pot elimina acele puncte dureroase. Consultați cele 3 moduri puternice de a obține abonament pentru software nou.