4 suggerimenti per il rinnovo del software per ottimizzare la tua tecnologia
Pubblicato: 2022-05-07
Usa il tuo periodo di rinnovo per esplorare il mercato del software e scoprire nuove funzionalità per la tua attività.
Il periodo di abbonamento al software è quasi scaduto. Rinnovi quell'abbonamento senza guardarti intorno al mercato per opzioni migliori? Anche se sei soddisfatto del sistema, il rinnovo è un'opportunità per confermare di avere il miglior software disponibile.
Il sondaggio Gartner del 2020 sugli acquirenti di software in tutto il mondo rivela quante aziende si avvicinano al processo di rinnovo dell'abbonamento. Abbiamo analizzato questi risultati per formare quattro azioni chiare da intraprendere quando si raggiunge la fine di un contratto software. (Rapporto completo disponibile per i clienti Gartner)
Considera ogni rinnovo come una nuova ricerca di software
Oltre l'80% degli intervistati esamina le alternative in modo approfondito o superficiale, indipendentemente dal fatto che sia soddisfatto o meno del proprio software attuale.
Non rinnovare casualmente il tuo attuale software senza esaminare nuove opzioni. Potrebbe essere ragionevole rinnovare semplicemente, ma potresti perdere nuove e preziose funzionalità emerse di recente.
Presta attenzione ai segnali che indicano che devi trovare un nuovo software: se anche uno di questi si applica, devi rivedere le tue opzioni nel mercato del software.
La stragrande maggioranza delle aziende utilizza ogni periodo di rinnovo come un'opportunità per dare un'occhiata ad altri sistemi, solo per scoprire se i concorrenti stanno offrendo qualcosa di nuovo che potrebbe aggiungere valore alla propria attività. Quasi la metà delle aziende intervistate (45%) esegue una valutazione approfondita del software prima del rinnovo.
Quindi cosa dovresti cercare? Se hai grossi reclami sul sistema attuale, inizia da lì: sia i problemi tecnici che quelli di sicurezza sono spesso i motivi principali per prendere in considerazione altre opzioni.
Oltre a questi, valuta se la tua azienda rientra in una di queste situazioni comuni:
- Il ritorno sull'investimento (ROI) per il software non corrisponde alle tue aspettative.
- Hai affrontato sfide aziendali come l'utilizzo di un unico accesso per più utenti o flussi di lavoro complicati che rallentano i progetti.
Infine, il tuo attuale fornitore potrebbe aver contattato per condividere nuove funzionalità o ne hai sentito parlare da colleghi. Ognuno di questi sono validi motivi per valutare nuove opzioni, quindi concediti due o tre mesi per fare ricerche.
Dai la priorità alle funzionalità per "ridimensionare" e risparmiare denaro
In condizioni economiche normali, il 64% degli intervistati dichiara di aver declassato o risolto almeno un contratto di abbonamento.
Se la maggior parte delle aziende valuta il nuovo software durante ogni periodo di rinnovo, cosa stanno facendo esattamente? La maggior parte tende ad aggiungere funzionalità o espandere i servizi. Ma per molti, l'obiettivo è ottenere la stessa funzionalità con meno soldi.
Quindi, mentre esamini le nuove funzionalità, sfrutta questa possibilità per considerare quali funzionalità del tuo software stanno davvero guidando i tuoi obiettivi in questo nuovo ambiente aziendale e determinare quali funzionalità potresti non aver bisogno ora.
I fornitori di software in definitiva vogliono mantenere la tua attività il più a lungo possibile, quindi hanno una motivazione per dimostrare il valore della tua relazione e fornire il set specifico di funzionalità che desideri, anche se stai pagando meno.
Suddividi le funzionalità in bucket obbligatori , preziosi e opzionali . Richiedi al fornitore di mostrarti come potrebbero cambiare i prezzi se alcune funzionalità opzionali venissero rimosse.
Il rinnovo è anche un ottimo momento per rivedere la tua necessità di supporto: dopo circa un anno con il nuovo software, dovresti essere in grado di ridurre la spesa per i servizi di supporto man mano che il tuo team acquisisce competenza. Chiedi se il fornitore ha un piano di supporto che funzionerà meglio per te.
Usa il nostro articolo sulle migliori pratiche per completare un acquisto di software per scaricare un modello che ti consente di elencare e valutare queste funzionalità, quindi scopri come valutare i costi effettivi per il software mentre ti avvicini alla data di rinnovo.
Va bene evitare lunghi impegni
Il 55% degli acquirenti si impegna a stipulare contratti di durata pari o inferiore a un anno.
Ai tempi in cui il software veniva installato solo sui computer locali, accettare un contratto pluriennale aveva senso. Il passaggio a un sistema diverso potrebbe richiedere mesi per essere operativo, ma il software basato su cloud di oggi mette più potere nelle mani degli acquirenti.
I prodotti Software-as-a-Service (SaaS) offrono un'opzione più interessante per le piccole e medie imprese: sono più economici da adottare con i prezzi di abbonamento e la flessibilità significa che puoi accedere al sistema da qualsiasi dispositivo con un browser web. Ciò rende molto più semplice il passaggio da un sistema all'altro.
Ogni fornitore avrà le proprie politiche per la durata del contratto e spesso offrirà un pacchetto più economico per impegni di almeno un anno, quindi assicurati di comprendere le tue opzioni.
Prima di rinnovare, rivedi il tuo attuale contratto software per comprendere gli obblighi della tua azienda in caso di risoluzione. Dovresti vedere alcune clausole comuni:
- Risoluzione per convenienza o causa : "Per convenienza" significa che puoi recedere per qualsiasi motivo e "per giusta causa" significa che puoi recedere solo se il venditore viola l'accordo.
- Commissioni di risoluzione anticipata : i fornitori spesso includono commissioni e altre sanzioni per la risoluzione anticipata di un contratto che compensano i costi del venditore per la perdita di un cliente.
- Requisiti successivi alla risoluzione : in caso di risoluzione anticipata o meno di un contratto software, potresti avere alcuni obblighi. Ad esempio, il contratto dovrebbe coprire come raccogliere e rimuovere tutti i tuoi dati dal sistema.
Comprendi le clausole di risoluzione del tuo contratto. Se sei soddisfatto del prodotto dopo un accordo, puoi scegliere di impegnarti con un contratto a lungo termine. Tempi di contratto più brevi possono costare di più, ma ti garantisce la flessibilità di cambiare rapidamente il software.
Non accontentarti di un sistema tutt'altro che ideale
Settecentoventisei intervistati (52%) dichiarano di aver rinnovato almeno un contratto di abbonamento, anche se non ne erano soddisfatti.
Più della metà delle aziende intervistate ha rinnovato un abbonamento per software che non gli piacevano nemmeno. Una varietà di situazioni può rendere il tuo sistema attuale, ma non ideale, la scelta più appropriata.
Ma non devi accontentarti di "meno dell'ideale". Iniziare con l'esplorazione delle oltre 750 categorie di software di Capterra è un ottimo primo passo. Ogni profilo di prodotto include valutazioni complessive con punteggi per facilità d'uso, servizio clienti, funzionalità e rapporto qualità-prezzo, oltre a recensioni dettagliate degli utenti, per accelerare notevolmente il tempo necessario per identificare le opzioni.
Inizia presto la tua ricerca. Nell'ultimo anno del contratto di abbonamento, organizza riunioni ricorrenti per un team di valutazione del software, composto dai principali stakeholder dell'azienda, per determinare:
- Punti deboli con il sistema attuale
- Sistemi alternativi con funzionalità simili
Questi ti aiutano a capire le tue opzioni prima del tempo di rinnovo. Dai un'occhiata al primo passaggio dei nostri suggerimenti per accelerare la negoziazione del software: le stesse persone di cui hai bisogno per un team di negoziazione dovrebbero essere incluse in queste riunioni.
Come mettere in pratica questo consiglio
Il tempo di rinnovo è una grande opportunità per rivedere diversi sistemi. Ma se sei soddisfatto del software attuale, la mossa più semplice è rinnovare. Usa questi suggerimenti come guida per entrambe le situazioni:
- Se scegli di rimanere con il tuo sistema attuale : considera quali funzionalità o servizi puoi permetterti di rimuovere per "ridimensionare" rightsize Il dimensionamento dei diritti, in relazione al software, è il processo di rimozione o aggiunta di funzionalità per ottimizzare il sistema in base alle esigenze e al budget dell'azienda. il sistema e risparmiare denaro. Esamina i nostri 6 passaggi per una corretta negoziazione del contratto software.
- Se decidi di trovare un altro sistema : un anno dopo la fine del tuo contratto, riunisci colleghi e dipendenti per capire i punti deboli che gli utenti hanno con il sistema attuale. Quindi eseguire ricerche per identificare alternative in grado di eliminare quei punti dolenti. Esamina i nostri 3 potenti modi per ottenere il buy-in per il nuovo software.