4 consejos de renovación de software para optimizar su tecnología
Publicado: 2022-05-07
Use su período de renovación para explorar el mercado de software y descubrir nuevas funciones para su empresa.
Su período de suscripción de software casi ha terminado. ¿Renuevas esa suscripción sin buscar mejores opciones en el mercado? Incluso si está satisfecho con el sistema, la renovación es una oportunidad para confirmar que tiene el mejor software disponible.
La encuesta de Gartner de 2020 de compradores de software en todo el mundo revela cuántas empresas se acercan al proceso de renovación de suscripción. Hemos analizado estos resultados para formar cuatro acciones claras a realizar cuando llegue al final de un contrato de software. (Informe completo disponible para clientes de Gartner)
Trate cada renovación como una nueva búsqueda de software
Más del 80 % de los encuestados investigan alternativas en profundidad o superficialmente, ya sea que estén satisfechos con su software actual o no.
No renueve casualmente su software actual sin investigar nuevas opciones. Puede ser razonable simplemente renovar, pero es posible que se esté perdiendo una funcionalidad nueva y valiosa que surgió recientemente.
Preste atención a las señales que indican que necesita encontrar un nuevo software; si se aplica alguna de estas, debe revisar sus opciones en el mercado de software.
La gran mayoría de las empresas utiliza cada período de renovación como una oportunidad para mirar otros sistemas, solo para averiguar si los competidores ofrecen algo nuevo que pueda agregar valor a su negocio. Casi la mitad de las empresas encuestadas (45%) realizan una evaluación en profundidad del software antes de renovarlo.
Entonces, ¿qué deberías estar buscando? Si tiene alguna queja importante sobre el sistema actual, comience por ahí; tanto los problemas técnicos como los de seguridad suelen ser las principales razones para considerar otras opciones.
Aparte de eso, considere si su empresa encaja en alguna de estas situaciones comunes:
- El retorno de la inversión (ROI) del software no coincide con sus expectativas.
- Ha experimentado desafíos comerciales, como usar un inicio de sesión único para varios usuarios o flujos de trabajo complicados que ralentizan los proyectos.
Finalmente, es posible que su proveedor actual se haya acercado para compartir nuevas capacidades, o que haya oído hablar de ellas de sus compañeros. Cualquiera de estas son razones válidas para evaluar nuevas opciones, así que tómese dos o tres meses para investigar.
Priorice las funciones para "dimensionarlas correctamente" y ahorrar dinero
En condiciones económicas normales, el 64 % de los encuestados indica que han bajado de categoría o rescindido al menos un acuerdo de suscripción.
Si la mayoría de las empresas evalúan el nuevo software durante cada período de renovación, ¿qué están haciendo exactamente? La mayoría tiende a agregar funciones o ampliar servicios. Pero para muchos, el objetivo es obtener la misma funcionalidad por menos dinero.
Por lo tanto, mientras revisa la nueva funcionalidad, aproveche esta oportunidad para considerar qué características de su software realmente impulsan sus objetivos en este nuevo entorno comercial y determine qué funcionalidad no necesita ahora.
En última instancia, los proveedores de software quieren conservar su negocio el mayor tiempo posible, por lo que tienen una motivación para demostrar el valor de su relación y ofrecer el conjunto específico de características que desea, incluso si está pagando menos.
Desglose las funciones en cubos requeridos , valiosos y opcionales . Solicite al proveedor que le muestre cómo podrían cambiar los precios si se eliminaran algunas características opcionales.
La renovación también es un buen momento para revisar su necesidad de soporte: después de aproximadamente un año con el nuevo software, debería poder reducir su gasto en servicios de soporte a medida que su equipo adquiere competencia. Pregunte si el proveedor tiene un plan de soporte que funcione mejor para usted.
Use nuestro artículo sobre las mejores prácticas para completar una compra de software para descargar una plantilla que le permita enumerar y calificar estas funciones, luego aprenda a evaluar los costos reales del software a medida que avanza hacia la fecha de renovación.
Está bien evitar compromisos largos
El cincuenta y cinco por ciento de los compradores se comprometen a contratos de solo un año de duración o menos.
Antes, cuando el software solo se instalaba en computadoras locales, tenía sentido aceptar un contrato de varios años. Cambiar a un sistema diferente podría tomar meses para ponerlo en marcha, pero el software basado en la nube de hoy pone más poder en manos de los compradores.
Los productos de software como servicio (SaaS) ofrecen una opción más atractiva para las pequeñas y medianas empresas: son más baratos de adoptar con precios de suscripción y la flexibilidad significa que puede acceder al sistema desde cualquier dispositivo con un navegador web. Esto hace que cambiar entre unos pocos sistemas diferentes sea mucho más simple.
Cada proveedor tendrá sus propias políticas para la duración de los contratos y, a menudo, ofrecerá un paquete más económico para compromisos de al menos un año, así que asegúrese de comprender sus opciones.
Antes de renovar, revise su contrato de software actual para comprender las obligaciones de su empresa al rescindirlo. Deberías ver algunas cláusulas comunes:
- Terminación por conveniencia o causa : "Por conveniencia" significa que puede rescindir por cualquier motivo, y "por causa" significa que puede rescindir solo si el proveedor viola el acuerdo.
- Cargos por terminación anticipada: los proveedores a menudo incluirán cargos y otras sanciones por finalizar un contrato antes de tiempo que compense los costos del proveedor por perder un cliente.
- Requisitos posteriores a la rescisión : al rescindir un acuerdo de software, ya sea anticipadamente o no, es posible que tenga algunas obligaciones. Por ejemplo, el contrato debe cubrir cómo recopilar y eliminar todos sus datos del sistema.
Entiende las cláusulas de terminación de tu contrato. Si está satisfecho con el producto después de un acuerdo, puede optar por comprometerse con un contrato a más largo plazo. Las duraciones más cortas del contrato pueden costar más, pero le otorgan la flexibilidad de cambiar el software rápidamente.
No se conforme con un sistema menos que ideal
Setecientos veintiséis encuestados (52%) indican que han renovado al menos un contrato de suscripción, aunque no están satisfechos con él.
Más de la mitad de las empresas de la encuesta han renovado una suscripción de software que ni siquiera les gustaba. Una variedad de situaciones pueden hacer que su sistema actual, pero menos que ideal, sea la opción más adecuada.
Pero no tienes que conformarte con "menos que ideal". Comenzar explorando las más de 750 categorías de software de Capterra es un excelente primer paso. Cada perfil de producto incluye calificaciones generales con puntajes por facilidad de uso, servicio al cliente, funciones y relación calidad-precio, junto con reseñas detalladas de los usuarios, para acelerar significativamente el tiempo necesario para identificar opciones.
Comience su investigación temprano. En el último año de su contrato de suscripción, organice reuniones periódicas para un equipo de evaluación de software, formado por las partes interesadas clave de la empresa, para determinar:
- Puntos débiles con el sistema actual
- Sistemas alternativos con funcionalidad similar
Estos lo ayudan a comprender sus opciones antes del tiempo de renovación. Consulte el paso uno de nuestros consejos para tener éxito en su negociación de software: las mismas personas que necesita para un equipo de negociación deben estar incluidas en estas reuniones.
Cómo poner en práctica este consejo
El tiempo de renovación es una gran oportunidad para revisar diferentes sistemas. Pero si está satisfecho con el software actual, lo más sencillo es renovarlo. Use estos consejos como guía para cualquier situación:
- Si elige quedarse con su sistema actual : Considere qué funciones o servicios puede permitirse eliminar para "tamaño correcto" redimensionar Redimensionar, en relación con el software, es el proceso de eliminar o agregar funcionalidad para optimizar el sistema para las necesidades y el presupuesto de su empresa. el sistema y ahorrar dinero. Revise nuestros 6 pasos para una negociación de contrato de software exitosa.
- Si decide buscar otro sistema : un año después de la finalización de su contrato, reúna a sus compañeros y empleados para comprender los puntos débiles que tienen los usuarios con el sistema actual. Luego realice una investigación para identificar alternativas que puedan eliminar esos puntos débiles. Revise nuestras 3 poderosas formas de obtener la aceptación de un nuevo software.