O defalcare a celor 5 faze ale managementului de proiect
Publicat: 2022-06-12Fiecare proiect are cinci faze distincte. Aflați totul despre ele pentru a livra proiecte de succes.
Te-ai întrebat vreodată de ce unele proiecte eșuează în timp ce altele reușesc? Ce separă un proiect bun de unul rău? Răspunsul este eficiența cu care este gestionat un proiect, care este influențată de fazele managementului de proiect.
Un proiect bine condus are cinci faze distincte: inițiere, planificare, execuție, monitorizare și închidere. Acestea se referă la diferitele etape prin care trece un proiect de la început până la sfârșit. Gestionarea unui proiect în etape este o modalitate dovedită de a asigura finalizarea la timp în limitele bugetului și domeniului de aplicare.
Fiecare fază are un scop specific, iar cele cinci faze trebuie finalizate în ordine. Gestionarea incorectă a fazelor de proiect ar putea duce la nerespectarea termenelor limită, la pierderea bugetelor sau la eșecul proiectului.
Dacă ești un manager de proiect care dorește să gestioneze eficient proiectele și să evite capcanele, acest blog este pentru tine. Vă explicăm diferitele seturi de oportunități pe care le prezintă fiecare fază și obiectivele distincte pe care fiecare le are. Dar mai întâi, să înțelegem elementele de bază ale fazelor de management de proiect și importanța acestora.
De ce ar trebui să vă concentrați pe fazele proiectului?
Fazele unui proiect vă permit să urmăriți progresul și să identificați potențialele probleme de la început, împărțind proiectul în părți mai mici și mai ușor de gestionat. Acest lucru ajută la evitarea greșelilor costisitoare și a întârzierilor care ar putea să vă îndepărteze proiectul de bugetul și programul estimat.
În plus, fazele de management de proiect ajută la îmbunătățirea comunicării între membrii echipei prin clarificarea rolurilor și responsabilităților. Sarcinile și obiectivele clar definite fac mai ușor pentru membrii echipei de proiect să rămână pe drumul cel bun și să lucreze împreună eficient.
Faza 1: Inițierea proiectului
Prima fază a proiectului se referă la început. În timpul fazei de inițiere, dezvoltați o înțelegere clară a scopului, domeniului și obiectivelor proiectului. Acesta este momentul să constituiți o echipă și să începeți să luați decizii cu privire la modul în care se va desfășura munca.
Etapa de inițiere a proiectului include decizia asupra unei metodologii de management al proiectului, crearea unui buget și luarea aprobărilor necesare de la părțile interesate pentru a duce proiectul mai departe. Inițierea proiectului este cea mai importantă fază, deoarece stabilește tonul și direcția întregului proiect. Trebuie să înțelegeți clar scopul, domeniul de aplicare și obiectivele proiectului în această etapă. Și pentru ca asta să se întâmple, aveți nevoie de o carte de proiect.
O carte de proiect este o declarație a domeniului, obiectivelor, rezultatelor și participanților proiectului. Trebuie să creați unul pentru a găsi răspunsuri la întrebări precum: Care este scopul proiectului? De ce ar trebui să faci acest proiect? Cine vor fi implicați toți pe parcursul ciclului de viață al proiectului? O carte va oferi o viziune clară pentru proiect și va asigura că acesta este aliniat cu obiectivele dvs. de afaceri.
Cele mai bune practici pentru a profita la maximum de faza de inițiere a proiectului:
- Asigurați-vă că implicați fiecare parte interesată de proiect în această fază.
- Utilizați software-ul de management al proiectelor pentru a dezvolta o carte de proiect clară și concisă, care subliniază scopul, scopurile și obiectivele proiectului.
- Creați un program de proiect care detaliază toate sarcinile proiectului care trebuie finalizate și până când trebuie să fie realizate.
- Formați o echipă de persoane calificate care au abilitățile și experiența necesare pentru a finaliza lucrarea proiectului.
- Elaborați un buget și obțineți aprobarea tuturor părților necesare.
- Creați un plan de management al riscurilor pentru a identifica și a atenua riscurile potențiale ale proiectului.
- Programați o întâlnire de lansare a proiectului la sfârșitul fazei de inițiere pentru a vă asigura că toată lumea este pe aceeași pagină de la început și pentru a evita surprizele mai târziu.
Faza 2: Planificarea proiectului
A doua fază se referă la planificarea proiectului. Acesta este momentul în care iei toate informațiile adunate în faza de inițiere și le folosești pentru a crea un plan detaliat de acțiune pentru atingerea obiectivelor proiectului. Faza de planificare include atribuirea sarcinilor, dezvoltarea planurilor de comunicare și stabilirea rezultatelor sau obiectivelor proiectului.
Asigurați-vă că obiectivele dvs. pot fi atinse utilizând metoda specifică, măsurabilă, realizabilă, relevantă și în timp util (SMART). Această abordare vă va ajuta să creați obiective tangibile care sunt măsurabile, realizabile, relevante pentru obiectivele companiei dvs. și care au o limită de timp.
CLEAR, care înseamnă colaborativ, limitat, emoțional, apreciabil și rafinat, este o altă metodă de stabilire a obiectivelor bazată pe rezultate pe care o poți folosi. Această abordare asigură că obiectivele dvs. sunt colaborative (împărtășite de echipă), limitate ca sferă, emoționale (motivante), apreciabile și pot fi rafinate după cum este necesar.
Cele mai bune practici pentru a profita la maximum de faza de planificare a proiectului:
- Creați un plan de proiect detaliat care definește toate sarcinile, termenele limită și părțile responsabile.
- Atribuiți sarcini membrilor echipei de proiect și oferiți-le resursele de care au nevoie pentru a-și îndeplini sarcinile.
- Elaborați un plan de comunicare clar și concis pentru a ține pe toți la curent cu progresul proiectului.
- Monitorizați progresul proiectului în timp real și faceți ajustări la planul proiectului, după cum este necesar.
- Utilizați software-ul de planificare a proiectelor pentru a crea un plan de proiect bine gândit. Software-ul va facilita monitorizarea progresului proiectului și va ajuta la identificarea potențialelor probleme înainte ca acestea să apară.
Faza 3: Execuția proiectului
Această fază se concentrează pe punerea în aplicare a planului de proiect și finalizarea lucrărilor. Acesta este momentul în care membrii echipei încep să lucreze la sarcinile atribuite și încep să progreseze spre obiectivele proiectului. Rolul dumneavoastră în această fază este să delegați sarcinile cu înțelepciune, să oferiți sprijin și îndrumări echipei dvs., precum și să urmăriți progresul pentru a vă asigura că proiectul rămâne pe drumul cel bun.
Pentru a vă asigura că sarcinile sunt executate eficient, delegați-le persoanelor potrivite. Asigurați-vă că atribuiți sarcini în funcție de abilitățile, experiența și disponibilitatea fiecărui individ. De asemenea, oferiți instrucțiuni clare despre ceea ce trebuie făcut și cum ar trebui făcut. Acest lucru va ajuta la evitarea confuziei și vă va asigura că sarcinile sunt finalizate așa cum doriți.
Cele mai bune practici pentru a profita la maximum de faza de execuție a proiectului:
- Luați legătura cu membrii echipei în mod regulat pentru a oferi asistență și pentru a răspunde la întrebările pe care le pot avea.
- Păstrați un canal de comunicare deschis cu părțile interesate ale proiectului pentru a-i ține la curent cu progresul.
- Fiți pregătit să ajustați planul de proiect, după cum este necesar, pe baza feedback-ului și a informațiilor noi.
- Urmăriți progresul și etapele de referință pentru a vă asigura că proiectul rămâne pe drumul cel bun.
- Utilizați software de urmărire a proiectelor pentru a urmări cu exactitate progresul și etapele de referință.
- Rămâneți flexibil. Lucrurile pentru care nu le-ați planificat vor apărea inevitabil, așa că este important să vă puteți adapta și să faceți schimbări după cum este necesar.
Etapa 4: Monitorizarea și controlul proiectului
A patra fază se referă la monitorizarea regulată a proiectului pentru a se asigura că acesta rămâne pe drumul cel bun. Acesta este momentul în care monitorizați îndeaproape progresul și performanța echipei de proiect și le comparați cu planul inițial.
Pentru a vă asigura că respectați planul inițial, identificați factorii critici de succes (CSF) ai proiectului dvs. - și anume, factorii critici pentru definirea succesului proiectului dvs. - precum și indicatorii cheie de performanță (KPI) - și anume, metricile utilizate pentru a evalua performanța proiectului.
CSF-urile sunt un set de condiții care trebuie îndeplinite pentru ca un proiect să aibă succes, în timp ce KPI-urile sunt metrici care măsoară dacă CSF-urile sunt sau nu îndeplinite. De exemplu, un CSF pentru un proiect de dezvoltare a site-ului web ar putea lansa site-ul la timp, în timp ce KPI-ul său ar putea îndeplini un anumit număr de sarcini pe săptămână.
Cele mai bune practici pentru a profita la maximum de faza de monitorizare a proiectului:
- Conduceți întâlniri regulate ale echipei pentru a urmări progresul și pentru a identifica orice probleme care trebuie rezolvate.
- Faceți verificări regulate cu părțile interesate pentru a le ține la curent cu progresul și pentru a răspunde oricăror preocupări pe care le-ar putea avea.
- Analizați datele proiectului în mod regulat pentru a vă asigura că proiectul este pe drumul cel bun.
- Păstrați documentația proiectului la zi în orice moment, astfel încât să vă puteți referi cu ușurință la ea atunci când este necesar. Acest lucru vă va ajuta și atunci când este timpul să scrieți raportul final al proiectului.
- Documentați lecțiile învățate pe parcursul proiectului pentru a îmbunătăți procesele pentru proiectele viitoare.
Faza 5: Închiderea proiectului
A cincea și ultima fază nu este altceva decât încheierea proiectului și legarea oricăror capete libere. În această fază, veți crea un raport final care documentează întregul proiect de la început până la sfârșit. Acest raport ar trebui să includă detalii despre obiectivele proiectului, rezultatele, lecțiile învățate și orice alte informații relevante.
Cele mai bune practici pentru a profita la maximum de faza de închidere a proiectului:
- Comparați obiectivele proiectului cu rezultatele pentru a vă asigura că acestea au fost îndeplinite.
- Identificați orice lecții învățate în timpul proiectului și documentați-le pentru referințe viitoare.
- Organizați o întâlnire de echipă pentru a informa proiectul și pentru a le mulțumi membrilor echipei.
- Asigurați-vă că sărbătoriți succesele și realizările proiectului împreună cu echipa dvs. odată ce proiectul este finalizat. Acest lucru va ajuta la creșterea moralului și a motivației pentru proiectele viitoare.
Gestionați eficient fazele proiectului pentru a asigura succesul
Gestionarea eficientă a proiectelor este esențială pentru orice afacere, mare sau mică. Aceste cinci faze de management de proiect vă vor ajuta să vă asigurați că proiectele dumneavoastră sunt bine organizate, pe drumul cel bun și rulează fără probleme de la început până la sfârșit.
Nu uitați decât să fiți flexibil și adaptabil, deoarece lucruri pentru care nu le-ați planificat (cum ar fi modificări ale cerințelor proiectului, bugetului sau orice altă problemă neprevăzută) ar putea apărea în orice moment. Și cel mai important, nu uitați să sărbătoriți succesul odată ce proiectul este finalizat.
Sfaturi rapide pentru gestionarea eficientă a fazelor de proiect
- Definiți sfera proiectului și creați un plan detaliat. Fără o înțelegere clară a ceea ce presupune proiectul dvs. și a ceea ce trebuie făcut, va fi dificil să vă asigurați succesul proiectului. Crearea unui plan detaliat vă va ajuta să urmăriți progresul și să vă asigurați că toate sarcinile necesare sunt finalizate la timp.
- Formați o echipă puternică și angajată. Obținerea succesului necesită eforturile unei echipe puternice și hotărâte. Prin urmare, reuniți o echipă care este pregătită pentru provocare și are abilitățile și cunoștințele necesare pentru a finaliza proiectul.
- Delegați sarcini și responsabilități în funcție de punctele forte ale fiecărui membru al echipei. Pentru a profita la maximum de punctele forte ale echipei dvs., delegați sarcini și responsabilități în consecință. Acest lucru vă va ajuta să vă asigurați că toate sarcinile sunt îndeplinite eficient.
- Stabiliți obiective și etape clare și urmăriți progresul pe parcursul ciclului de viață al managementului de proiect. Fără obiective clare, va fi dificil să evaluezi succesul proiectului tău. Asigurați-vă că setați repere și urmăriți progresul, astfel încât să puteți face ajustările necesare pe parcurs.
- Fiți pregătit să vă adaptați și să ajustați planul pe măsură ce proiectul evoluează: pe măsură ce proiectul dumneavoastră progresează, fiți pregătit să vă adaptați și să ajustați planul de management al proiectului. Această flexibilitate vă va ajuta să faceți față provocărilor neașteptate și să asigurați succesul proiectului dumneavoastră.
Atunci când gestionați diferitele faze ale proiectului, puteți întâmpina mai multe riscuri. Iată câteva resurse de management al riscului de proiect pentru a ajuta la abordarea acestor riscuri:
|