7 riscuri comune ale proiectului și cum să le atenuați (sfaturi de experți incluse)
Publicat: 2022-06-12Aflați despre diferitele tipuri de riscuri ale proiectului și despre modalitățile de a le atenua.
Fiecare proiect, oricât de bine planificat, are riscuri care pot deraia proiectul și pot cauza eșecuri. Dacă nu sunt gestionate corespunzător, aceste riscuri pot duce, de asemenea, la pierderi de timp, bani și clienți.
De aceea, companiile de astăzi caută manageri de proiect care au abilitățile necesare pentru a gestiona riscul. Conform sondajului Capterra privind inteligența emoțională la locul de muncă, 52% dintre managerii de proiect sunt de acord că gestionarea riscului este o parte integrantă a performanței lor la locul de muncă și este inclusă în evaluarea lor anuală. (Vezi metodologia sondajului aici.)
Dacă sunteți un manager de proiect responsabil cu livrarea proiectelor la timp, ar trebui să știți despre diferitele tipuri de riscuri ale proiectului și despre cum să le atenuați. Acest blog enumeră șapte riscuri comune ale proiectelor și câteva modalități dovedite de a le preveni. Citiți mai departe pentru a afla mai multe.
Ce este riscul proiectului?
Riscul de proiect este orice eveniment care are potențialul de a pune în pericol rezultatul sau succesul unui proiect. Poate fi orice care poate face ca proiectul dumneavoastră să nu-și atingă obiectivele. Problemele tehnice, întârzierile de programare și depășirile bugetare sunt câteva exemple.
Riscurile proiectului pot avea consecințe grave, de la simple eșecuri până la eșecul complet al proiectului. Dacă nu sunt gestionate corespunzător, riscurile pot deveni blocaje, stopând progresul proiectului și provocând întârzieri.
Flux de acoperire
Fluxarea domeniului de aplicare este unul dintre cele mai frecvente riscuri asociate proiectelor. De obicei, apare atunci când livrabilele proiectului sunt modificate după ce au fost deja definite. Acest lucru se poate întâmpla din diverse motive, cum ar fi constrângeri bugetare sau noi cerințe adăugate de părțile interesate. Dereglarea domeniului de aplicare cauzează adesea întârzieri ale proiectelor și depășiri ale costurilor.
- Dezvoltați un domeniu de aplicare clar și concis la începutul proiectului, identificând toate livrabilele și obiectivele.
- Obțineți acceptarea tuturor părților interesate și cereți-le să semneze domeniul de aplicare al proiectului.
- Stabiliți un proces de management al schimbărilor pentru a controla modificările aduse domeniului proiectului prin evaluarea impactului probabil al acestora.
- Detectați devreme scăderea domeniului de aplicare, monitorizând îndeaproape proiectul și comparând progresul real cu progresul planificat.
Citiți mai multe: 3 sfaturi pentru a gestiona sfera de aplicare pentru proiectele dvs
Probleme de comunicare
Acest risc apare atunci când există o întrerupere a comunicării între echipa de proiect și părțile interesate. De exemplu, este posibil ca echipa de proiect să nu înțeleagă nevoile părților interesate sau este posibil ca părțile interesate să nu fie la curent cu progresul proiectului. Poate duce la comunicare greșită sau neînțelegeri, crescând șansele de eșec al proiectului.
- Creați un plan de comunicare care subliniază în mod clar cum și când părțile interesate vor fi actualizate cu privire la progresul proiectului.
- Asigurați-vă că toți membrii echipei de proiect își înțeleg rolurile și responsabilitățile în ceea ce privește comunicarea.
- Conduceți întâlniri regulate cu membrii echipei și părțile interesate pentru a evita lacunele de comunicare și pentru a vă asigura că toată lumea este pe aceeași pagină.
- Încurajează comunicarea deschisă prin crearea unui mediu în care oamenii se simt confortabil să pună întrebări sau să-și ridice preocupări.
Consultați Lista scurtă Capterra a celor mai bune software de comunicare în echipă pentru a asigura o comunicare fluidă și eficientă pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului.
Probleme de tehnologie
După cum probabil ați ghicit deja, aceste riscuri apar atunci când există o problemă cu tehnologia utilizată pentru un proiect. Poate fi orice, de la software învechit și hardware incompatibil la integrarea sistemului sau probleme de compatibilitate. Riscurile tehnologice pot bloca progresul proiectului sau chiar pot duce la eșec complet.
- La începutul proiectului, efectuați un studiu de fezabilitate pentru a verifica dacă tehnologia aleasă este adecvată pentru proiect și nu va cauza dificultăți tehnice.
- Instruiți membrii echipei de proiect cu privire la modul de utilizare a tehnologiei selectate. De asemenea, asigurați-vă că înțeleg limitele acestuia.
- Aveți un plan de rezervă sau instrumente tehnologice alternative în cazul în care tehnologia selectată eșuează sau nu funcționează conform intenției.
- Monitorizați îndeaproape proiectul pentru orice semne de probleme tehnologice și remediați-le imediat.
Consultați Lista scurtă Capterra a celor mai bune software de management de proiect pentru a eficientiza execuția proiectului.
Probleme de programare
Riscul de programare apare de obicei atunci când calendarul proiectului nu este realist sau când există întârzieri în programarea proiectului. De exemplu, echipa de proiect poate calcula greșit timpul necesar pentru finalizarea proiectului sau circumstanțe neprevăzute, cum ar fi problemele tehnologice sau variația domeniului de aplicare, pot cauza întârzieri.
- Creați un program realist de proiect, estimând cu precizie timpul necesar pentru fiecare sarcină și adăugând un tampon pentru circumstanțe neprevăzute.
- Comunicați în avans tuturor părților interesate orice modificare a programului proiectului.
- Fii flexibil cu programul proiectului și fii dispus să faci modificări dacă este necesar.
- Monitorizați în mod regulat progresul proiectului și actualizați programul în consecință pentru a evita rămânerea în urmă.
Consultați Lista scurtă de la Capeterra a celor mai bune software de gestionare a sarcinilor pentru a asigura o planificare eficientă a proiectelor.
Depășiri bugetare
Depășirile bugetare, un alt risc comun al proiectului, apar atunci când cheltuielile reale ale proiectului depășesc bugetul estimat al proiectului. Depășirile bugetare se pot datora diverselor motive. Echipa de proiect, de exemplu, poate subestima costul materialelor sau pot apărea cheltuieli neașteptate pe parcursul proiectului.
- Creați un buget realist estimând cu exactitate costul tuturor materialelor și al forței de muncă.
- Comunicați în avans tuturor părților interesate orice modificare a bugetului proiectului.
- Fii flexibil cu bugetul proiectului și fii dispus să faci modificări dacă este necesar.
- Monitorizați progresul proiectului în mod regulat și actualizați planul bugetar în consecință pentru a evita cheltuirea excesivă.
Consultați Lista scurtă Capterra a celor mai bune software-uri de bugetare pentru a aloca, urmări și gestiona bugetele proiectelor fără probleme.
Incertitudinea pieței
Incertitudinea pieței este orice risc de piață fără precedent care poate apărea pe parcursul unui proiect. Acest lucru se întâmplă atunci când incertitudinea în condițiile pieței sau economice afectează rezultatul proiectului. De exemplu, o modificare a reglementărilor guvernamentale sau o scădere a cererii clienților ar putea duce la întârzieri ale proiectelor sau chiar la anulare.
- Înainte de a începe un proiect, efectuați o cercetare de piață aprofundată pentru a înțelege tendințele și condițiile actuale ale pieței.
- Fiți flexibil cu planul de proiect și fiți dispus să faceți modificări dacă este necesar.
- Urmărește îndeaproape piața pentru schimbări politice, economice, societale sau orice alte schimbări care ar putea avea un impact asupra proiectului.
- Elaborați un plan de urgență în cazul în care condițiile pieței se schimbă în mod neașteptat
Pericole externe
Pericolele externe sunt acele riscuri care provin din afara companiei dumneavoastră și sunt în afara controlului echipei de proiect. Acestea includ lucruri precum dezastrele naturale, instabilitatea politică sau chiar o pandemie. Nu puteți prezice sau preveni aceste tipuri de evenimente. Riscurile externe pot provoca daune grave unui proiect și pot duce chiar la eșecul acestuia.
- Efectuați o evaluare a riscurilor pentru a identifica pericolele potențiale care ar putea afecta proiectul.
- Elaborați un plan de urgență pentru a gestiona potențialele pericole externe și pentru a vă asigura că toate părțile interesate sunt la curent cu planul.
- Monitorizați îndeaproape proiectul pentru orice semne de pericole potențiale și luați măsuri imediat pentru a evita deteriorarea.
Sfaturi pentru reducerea riscului de proiect din partea profesioniștilor din industrie
Am vorbit cu câțiva profesioniști din industrie pentru a afla mai multe despre riscurile de proiect cu care se confruntă frecvent și ce fac pentru a le atenua pentru a asigura succesul proiectului.
Kevin Daly, șeful de marketing la Zevo Health, împărtășește modul în care el și echipa sa gestionează riscurile proiectului.
„Oamenii care comunică riscă mai puțin și realizează mai mult.”
Kevin Daly
Șef de marketing la Zevo HealthAm lucrat la proiecte în care clientul nostru a fost nesigur și nu și-a respectat termenele limită sau în care a trebuit să ne confruntăm cu o sursă dificilă de materiale. Am văzut, de asemenea, situații în care membrii echipei nu aveau abilitățile necesare pentru a finaliza câteva proiecte specifice de nișă.
În toate cazurile, soluția noastră a fost aceeași, adică comunicarea.
Ne asigurăm că fiecare membru al echipei noastre este conștient de responsabilitățile sale, de ce se întâmplă în proiect și de modul în care îi poate ajuta pe toți ceilalți să reușească. Aceasta înseamnă că, dacă o persoană se confruntă cu dificultăți cu jobul care i-a fost atribuit, poate pur și simplu să o comunice și să primească ajutor de la oricine din echipă care are mai multă experiență – și invers. Până acum, această strategie a funcționat pentru noi de fiecare dată!
Josh Nelson, CEO al Seven Figure Agency, vorbește despre lipsa de claritate, despre modul în care aceasta afectează întregul proiect și despre modul în care gestionează acest tip de risc.
„O viziune clară și comună ajută, de obicei, echipa să evite problemele legate de proiect și să rămână motivată pentru a obține succesul proiectului.”
Josh Nelson
CEO al Agenției Seven FigureMajoritatea oamenilor au avut experiența regretabilă de a investi o cantitate semnificativă de timp într-un proiect doar pentru a descoperi că au interpretat greșit cererea. Comunicarea proastă între clienți și părțile interesate este de vină, ceea ce duce adesea la scăderea domeniului de aplicare.
Definirea clară a obiectivului proiectului și a ceea ce se așteaptă din rezultatul final poate ajuta la atenuarea acestui tip de risc. Fii un comunicator eficient și un bun listator pentru a obține clarificări de la clienți cu privire la ceea ce au nevoie și își doresc. Puneți câte întrebări este necesar pentru a obține o imagine clară a cerințelor și a utilizării prevăzute.
Sfaturi pentru a identifica riscurile potențiale ale proiectului de la început
Este important să știți cum să identificați din timp riscurile proiectului pentru a le atenua efectele. Iată câteva tehnici de identificare a riscurilor pe care să le încercați:
- Efectuați o evaluare a riscurilor. Acest proces ajută la identificarea și evaluarea riscurilor care ar putea avea un impact potențial asupra rezultatului proiectelor dvs.
- Monitorizați îndeaproape proiectul. Aceasta implică urmărirea progresului proiectului și căutarea oricăror semnale roșii sau semne de avertizare care ar putea indica un risc potențial.
- Monitorizați schimbările de pe piață. Aceasta implică ținerea pasului cu condițiile și tendințele actuale ale pieței pentru a identifica impactul lor probabil asupra proiectului.
- Comunicați cu părțile interesate. Aceasta implică comunicarea regulată cu toți părțile interesate de proiect pentru a evita neînțelegerile și pentru a avea pe toți pe aceeași pagină.
- Fii flexibil: asta înseamnă a fi deschis sau dispus să faci modificări în planul proiectului, dacă este necesar, pentru a evita potențialii factori de risc.
Există o altă modalitate dovedită de a identifica și gestiona riscurile de la început - folosind software-ul de management al riscurilor. Verificați avantajele și dezavantajele utilizării software-ului de gestionare a riscurilor pentru proiectele dvs.
Urmărește acest videoclip pentru a lua o decizie în cunoștință de cauză.
Doriți mai multe informații despre managementul riscului de proiect? Consultați aceste resurse Capterra conexe:
- Ce este managementul riscului de proiect? Iată tot ce trebuie să știți
- Cum să creați un plan eficient de management al riscului pentru proiectele dvs
- 4 pași pentru a construi un proces eficient de management al riscului de proiect
- Cum să gestionați riscurile: un ghid pentru managerii de proiect
- 4 Strategii de management al riscului pentru o execuție de succes a proiectelor
Metodologia sondajului
Sondajul Capterra privind inteligența emoțională la locul de muncă a fost realizat în decembrie 2021 în rândul a 528 de profesioniști din SUA care gestionează proiecte la întreprinderile lor mici și mijlocii. Respondenții au fost verificați pentru statutul de angajare (cu normă întreagă), dimensiunea afacerii (2 până la 500 de angajați) și implicarea în managementul de proiect (extrem de implicat).