プロジェクト管理の5つのフェーズの内訳

一部のプロジェクトが失敗し、他のプロジェクトが成功する理由を疑問に思ったことはありませんか？ 良いプロジェクトと悪いプロジェクトを区別するものは何ですか？ その答えは、プロジェクト管理の効率です。これは、プロジェクト管理のフェーズに影響されます。

適切に実行されたプロジェクトには、開始、計画、実行、監視、および終了の5つの異なるフェーズがあります。 これらは、プロジェクトが最初から最後まで通過するさまざまな段階を指します。 プロジェクトを段階的に管理することは、予算と範囲内でタイムリーに完了することを保証するための実証済みの方法です。

各フェーズには特定の目的があり、5つのフェーズを順番に完了する必要があります。 プロジェクトフェーズの管理が不正確であると、期限の遅れ、予算の超過、またはプロジェクトの失敗につながる可能性があります。

あなたがプロジェクトを効果的に管理し、落とし穴を避けたいと考えているプロジェクトマネージャーなら、このブログはあなたのためです。 各フェーズが提示するさまざまな機会のセットと、それぞれが持つ明確な目的について説明します。 しかし、最初に、プロジェクト管理フェーズの基本とその重要性を理解しましょう。

なぜプロジェクトフェーズに集中する必要があるのですか？

プロジェクトのフェーズでは、プロジェクトをより小さく、より管理しやすい部分に分割することで、進行状況を追跡し、潜在的な問題を早期に特定できます。 これにより、プロジェクトを見積もりの​​予算とスケジュールから遠ざける可能性のある、コストのかかるミスや遅延を回避できます。

さらに、プロジェクト管理フェーズは、役割と責任を明確にすることにより、チームメンバー間のコミュニケーションを改善するのに役立ちます。 明確に定義されたタスクと目的により、プロジェクトチームのメンバーは順調に進み、効率的に共同作業を行うことが容易になります。

フェーズ1：プロジェクトの開始

最初のプロジェクトフェーズは、すべて開始することです。 開始フェーズでは、プロジェクトの目的、範囲、および目標について明確に理解します。 これは、チームを編成し、作業をどのように行うかについて決定を下すときです。

プロジェクトの開始段階には、プロジェクト管理方法の決定、予算の作成、およびプロジェクトを前進させるために利害関係者からの必要な承認の取得が含まれます。 プロジェクトの開始は、プロジェクト全体の方向性と方向性を設定するため、最も重要なフェーズです。 この段階では、プロジェクトの目的、範囲、および目標を明確に理解する必要があります。 そのためには、プロジェクト憲章が必要です。

プロジェクト憲章は、プロジェクトの範囲、目的、成果物、および参加者の声明です。 次のような質問に対する答えを見つけるために作成する必要があります。プロジェクトの目的は何ですか。 なぜこのプロジェクトを行う必要がありますか？ プロジェクトのライフサイクル全体で誰が関与しますか？ 憲章は、プロジェクトの明確なビジョンを提供し、それがあなたのビジネス目標と一致していることを保証します。

フェーズ2：プロジェクト計画

2番目のフェーズは、プロジェクトの計画に関するものです。 これは、開始フェーズで収集されたすべての情報を取得し、それを使用してプロジェクトの目的を達成するための詳細なアクションプランを作成する場合です。 計画フェーズには、タスクの割り当て、コミュニケーションプランの作成、およびプロジェクトの成果物または目標の設定が含まれます。

特定、測定可能、達成可能、関連性があり、タイムリーな（SMART）方法を使用して、目標が達成可能であることを確認します。 このアプローチは、測定可能で、達成可能で、会社の目的に関連し、時間制限のある具体的な目標を作成するのに役立ちます。

CLEARは、Collaborative、Limited、Emotional、Appreciable、およびRefineableの略で、使用できるもう1つの結果重視の目標設定方法です。 このアプローチにより、目標は協調的（チームで共有）であり、範囲が限定され、感情的（動機付け）であり、評価可能であり、必要に応じて改善することができます。

フェーズ3：プロジェクトの実行

このフェーズでは、プロジェクト計画を実行に移し、作業を完了することに重点を置きます。 これは、チームメンバーが割り当てられたタスクに取り組み始め、プロジェクトの目的に向かって進み始めるときです。 このフェーズでのあなたの役割は、タスクを賢く委任し、チームにサポートとガイダンスを提供し、プロジェクトが軌道に乗っていることを確認するために進捗状況を追跡することです。

タスクが効果的に実行されるようにするには、タスクを適切な人に委任します。 各個人のスキル、経験、および可用性に基づいてタスクを割り当てるようにしてください。 また、何をする必要があり、どのように行うべきかについて明確な指示を提供します。 これにより、混乱を避け、タスクが希望どおりに完了するようになります。

フェーズ4：プロジェクトの監視と制御

4番目のフェーズは、プロジェクトを定期的に監視して、プロジェクトが順調に進んでいることを確認することです。 これは、プロジェクトチームの進捗状況とパフォーマンスを注意深く監視し、それを元の計画と比較する場合です。

元の計画に確実に固執するために、プロジェクトの重要成功要因（CSF）、つまりプロジェクトの成功を定義するために重要な要因、および主要業績評価指標（KPI）、つまりプロジェクトのパフォーマンスを評価するために使用されるメトリックを特定します。

CSFは、プロジェクトを成功させるために満たす必要のある一連の条件ですが、KPIは、CSFが満たされているかどうかを測定するメトリックです。 たとえば、Webサイト開発プロジェクトのCSFは時間どおりにサイトを立ち上げ、KPIは1週間に設定された数のタスクを完了することができます。

フェーズ5：プロジェクトの終了

5番目の最後のフェーズは、プロジェクトをまとめて、ルーズエンドを結び付けることに他なりません。 このフェーズでは、プロジェクト全体を最初から最後まで文書化した最終レポートを作成します。 このレポートには、プロジェクトの目的、結果、得られた教訓、およびその他の関連情報の詳細を含める必要があります。

プロジェクトフェーズを効率的に管理して、成功を確実にします

プロジェクトを効果的に管理することは、大小を問わず、あらゆるビジネスにとって不可欠です。 これらの5つのプロジェクト管理フェーズは、プロジェクトが適切に編成され、軌道に乗っており、最初から最後までスムーズに実行されるようにするのに役立ちます。

計画していなかったもの（プロジェクト要件、予算、またはその他の予期しない問題など）がいつでも発生する可能性があるため、柔軟性と適応性を忘れないでください。 そして最も重要なことは、プロジェクトが完了したら、成功を祝うことを忘れないでください。