7 Software gratuit și cu sursă deschisă de gestionare a evenimentelor

Imaginează-ți asta: urmează o grămadă de evenimente și, în calitate de manager de evenimente, ești responsabil să te asiguri că totul decurge bine. Ați investit într-o soluție software de gestionare a evenimentelor care vă ajută la planificarea evenimentelor, la înregistrarea participanților și la rezervarea și emiterea de bilete.

Cu toate acestea, sunt două zile înainte de un eveniment și trebuie să trimiteți un e-mail de memento tuturor participanților înregistrați, dar software-ul pe care îl dețineți nu oferă această funcție. Dacă ați fi evaluat temeinic software-ul înainte de a-l cumpăra, această situație nu s-ar fi întâmplat niciodată.

Aceste scenarii pot fi evitate cu ușurință prin înțelegerea mai bine a cerințelor dvs. de software și potrivirea acestora cu ceea ce au de oferit instrumentele software de gestionare a evenimentelor. Există mai multe soluții de gestionare a evenimentelor gratuite și open source pe piață. Totuși, găsirea unui instrument de planificare a evenimentelor care să răspundă tuturor nevoilor unui planificator de evenimente necesită o evaluare a caracteristicilor acestuia.

Acest articol conține șapte software de gestionare a evenimentelor gratuit și open source pentru a ajuta evaluarea fără probleme (produsele sunt enumerate în ordine alfabetică).

Vezi aici metodologia noastră de selecție.

• Versiune gratuită : acceptă până la 100 de participanți și un eveniment pe an.
• Versiune plătită : planul de bază costă 999 USD pe an și acceptă până la 500 de participanți și un eveniment pe an.

Eventee este un instrument software bazat pe cloud pentru organizarea de evenimente în persoană, live și chiar hibride. Eventee ajută utilizatorii cu gestionarea evenimentelor și implicarea participanților. Caracteristicile sale includ, de asemenea, sondaje live și sondaje ale publicului, rezervare, streaming live și integrări personalizate.

Eventee oferă, de asemenea, statistici despre participanți, cum ar fi durata sesiunii și nivelul de implicare, care pot fi folosite pentru a îmbunătăți evenimentele viitoare. Caracteristica sa de planificare a agendei le permite managerilor de evenimente să planifice mai multe etape și procese ale evenimentelor lor.

Funcția de rețea din software permite participanților să se conecteze și să organizeze întâlniri virtuale între ei. Eventee oferă aplicații mobile atât pentru dispozitivele iOS, cât și pentru Android.

Asistența pentru clienți este disponibilă prin telefon, e-mail și o bază de cunoștințe pe site-ul lor.

• Versiune gratuită : poate accepta până la 100 de participanți per eveniment.
• Versiune plătită : planul de bază costă 1 USD, iar planul profesional costă 2 USD per participant. Nu are limită pentru numărul de participanți.

Eventleaf este un instrument software de înregistrare și gestionare a evenimentelor online, cu caracteristici precum biletele online, urmărirea participanților, managementul calendarului și portaluri de colectare a plăților.

Permite utilizatorilor să creeze pagini de destinație pentru evenimente, prezentând agenda evenimentului, invitații, vorbitorii și locația. Utilizatorii pot crea, de asemenea, insigne de nume personalizate cu coduri de bare scanabile pentru participanți.

Eventleaf poate fi folosit și pentru a colecta plăți și a trimite chestionare personalizate participanților pentru a colecta feedback despre evenimente.

Utilizatorii versiunii gratuite au acces la asistență 24×7 prin e-mail, în timp ce utilizatorii plătiți primesc asistență prin e-mail și prin telefon.

• Versiune gratuită : acceptă până la 50 de participanți.
• Versiune plătită : planul de bază începe de la 150 USD pe trimestru.

FLOOR este o platformă bazată pe cloud, axată pe comunitate, creată pentru managerii și organizatorii de evenimente. Software-ul îi ajută pe utilizatori să gestioneze, să comercializeze și să-și monetizeze evenimentele și să interacționeze cu comunitățile lor virtuale. Caracteristicile sale includ crearea de site-uri web pentru evenimente, marketing pentru evenimente, streaming live, managementul audienței și rezervarea și eliberarea biletelor.

Utilizatorii FLOOR pot, de asemenea, să desfășoare campanii pentru a evalua cât de bine au evenimentele lor. Aceste evenimente pot fi apoi optimizate cu ajutorul punctelor de date și informațiilor pe care le oferă FLOOR.

FLOOR oferă aplicații mobile (atât pentru iOS, cât și pentru Android) care permit managerilor de evenimente să promoveze evenimente pe mai multe canale și să interacționeze cu publicul de la distanță.

De asemenea, oferă asistență prin e-mail și telefon și asistență pentru reprezentanți live 24×7.

• Versiune gratuită : acceptă până la 50 de înregistrări gratuite.
• Versiune plătită : 2,99 USD per înregistrare per eveniment după primele 50 de înregistrări.

MeetingHand este o platformă online de gestionare a evenimentelor care îi ajută pe managerii de evenimente să planifice, să organizeze și să își comercializeze evenimentele. Unele dintre caracteristicile sale includ gestionarea înregistrării evenimentelor, marketingul evenimentului, crearea site-ului web al evenimentului, gestionarea participanților și biletele.

MeetingHand are, de asemenea, o funcție de raportare care le permite utilizatorilor să creeze rapoarte personalizabile cu privire la diferite aspecte ale evenimentelor lor, cum ar fi înregistrarea, rezervarea și plata.

Utilizatorii MeetingHand pot, de asemenea, să creeze sub-evenimente și să planifice activități specifice pentru participanți, cum ar fi ateliere, tururi și mese de conferință. Organizatorii de evenimente pot crește implicarea publicului cu ajutorul notificărilor push și a funcțiilor de chat online din aplicațiile mobile ale produsului (disponibile atât pentru iOS, cât și pentru Android).

MeetingHand oferă asistență prin e-mail și telefon și un birou de asistență 24×7 pe site-ul lor.

• Versiune gratuită : ediția comunitară Odoo este disponibilă gratuit, fără integrări.
• Versiune platita : Integrarea cu aplicații suplimentare Odoo începe de la 4 USD pe lună per aplicație.

Odoo este o soluție software open source complet integrată, all-in-one, adaptată pentru diferite funcții de afaceri. Modulul Odoo Events îi ajută pe managerii de evenimente să gestioneze toate etapele procesului de planificare a evenimentelor.

Managerii de evenimente pot planifica și crea site-uri web pentru evenimente și pagini de destinație, pot programa mai multe evenimente și pot gestiona participanții. Odoo se integrează și cu platformele de e-mail și social media. În plus, utilizatorii pot integra Odoo cu instrumente de optimizare pentru motoarele de căutare (SEO) și Google Analytics pentru a urmări implicarea și a măsura eforturile de marketing.

Odoo oferă utilizatorilor gratuit doar implementare bazată pe cloud, în timp ce utilizatorii plătiți pot opta și pentru implementare on-premise. De asemenea, are aplicații mobile atât pentru iOS, cât și pentru Android.

Odoo oferă e-mail și asistență telefonică 24×7. Site-ul lor include, de asemenea, un centru de cunoștințe și o secțiune de întrebări frecvente pentru utilizatori.

• Versiune gratuită : include toate funcțiile de bază și acceptă evenimente cu până la 100 de invitați.
• Versiune plătită : planul Premium începe de la 19 USD pe lună sau 1,95% + 0,90 USD per bilet vândut.

RSVPify este o platformă de management de evenimente end-to-end bazată pe cloud pentru evenimente personale și virtuale. Caracteristicile sale includ gestionarea listei de invitați, bilete și formulare de RSVP încorporabile pentru înregistrarea participanților.

Oferă, de asemenea, un creator de diagrame de locuri cu drag-and-drop pentru a planifica locurile optime, opțiuni de meniu pentru a permite oaspeților să împărtășească opțiunile de masă și nevoile dietetice și verificarea vârstei pentru evenimentele care au restricții de vârstă.

Software-ul oferă o caracteristică numită evenimente secundare. Acesta permite managerilor de evenimente să invite oaspeți selectați la evenimente secundare, cum ar fi mese de repetiție sau prânzuri post-conferință.

RSVPify oferă o bibliotecă de asistență, tutoriale video și asistență pentru clienți 24×7 bazată pe bilete pentru utilizatori.

• Versiune gratuită : gratuit pentru uz personal și evenimente ocazionale de afaceri mici.
• Versiune plătită : planul de bază are un preț de 9.500 USD pe an pentru persoane fizice și echipe mici.

Splash este o soluție de management și marketing pentru evenimente live și virtuale. Utilizatorii Splash pot crea șabloane de marketing pentru evenimente de marcă, pagini de înregistrare și invitații personalizate la evenimente, mementouri și actualizări pentru participanți.

Include, de asemenea, analize încorporate pentru evenimente care îi ajută pe managerii de evenimente să țină evidența evenimentelor și a impactului acestora. Tabloul de bord de date îi ajută pe utilizatori să înțeleagă și să segmenteze participanții în funcție de preferințele, locația și implicarea lor.

Splash oferă, de asemenea, o integrare perfectă cu o varietate de instrumente terțe de gestionare a proiectelor, import de date și comunicare.

Software-ul este bazat pe cloud și oferă utilizatorilor instruire live și personală. Are aplicații mobile atât pentru iOS, cât și pentru Android și oferă asistență live 24×7 prin chat și e-mail.

Cum să alegi software-ul de management al evenimentelor potrivit pentru afacerea ta

Selectarea instrumentului software de management al evenimentelor potrivit poate fi complicată. Cu atât de multe opțiuni pe piață, managerii și organizatorii de evenimente ar trebui să ia în considerare factori precum dimensiunea participanților, cerințele de funcționalitate și opțiunile de găzduire. Acești factori îi vor ajuta pe cumpărători să restrângă opțiunile și să ia decizii bine informate.

Câteva considerații importante atunci când investiți într-un instrument de management al evenimentelor sunt:

• Evaluați dimensiunea evenimentului : în timp ce unele produse gratuite nu au o limită a numărului de participanți, altele o pot limita la 50 sau 100 de participanți. Prin urmare, înainte de a alege un instrument, cumpărătorii ar trebui să se asigure că cunosc dimensiunea publicului pe care intenționează să o răspundă și dacă instrumentul gratuit o acoperă.
• Verificați costul upgrade-ului : Cumpărătorii ar trebui să întrebe furnizorul de software despre funcțiile suplimentare pe care le include upgrade-ul. De asemenea, ar trebui să se întrebe despre orice taxe suplimentare pentru servicii, cum ar fi asistența prioritară sau migrarea datelor.
• Căutați suport pentru integrare : cumpărătorii ar trebui să verifice cu furnizorul dacă instrumentul oferă integrare cu alte instrumente software. De asemenea, ei ar trebui să evalueze dacă furnizorul poate construi API-uri pentru a sprijini integrări personalizate cu instrumente de comunicare și management de proiect terțe.

Întrebări frecvente pe care trebuie să le puneți atunci când selectați un instrument software gratuit de gestionare a evenimentelor

Iată câteva întrebări pe care cumpărătorii le pot lua în considerare furnizorului de software înainte de a intra în afaceri cu ei:

• Care sunt termenii abonamentului? Cumpărătorii ar trebui să clarifice termenii abonamentului în prealabil. Întrebarea dacă vânzătorul are un contract cu preț fix sau dacă taxează per participant sau eveniment va ajuta la compararea și finalizarea celei mai bune oferte posibile.
• Ajută software-ul cu marketing și promovare? Marketingul online este o parte esențială a oricărui eveniment. În calitate de cumpărător, ar trebui să se întrebe dacă software-ul are capabilități de marketing pentru evenimente încorporate sau dacă acceptă integrarea cu rețelele sociale și alte platforme de marketing.
• Pot fi furnizate studii de caz și mărturii? Cumpărătorii pot cere mărturii ale clienților și studii de caz pentru a înțelege cât de bine funcționează software-ul pentru companiile care lucrează în managementul evenimentelor. Acest lucru va ajuta, de asemenea, să evidențieze problemele comune cu care s-ar fi putut confrunta utilizatorii.

Acest articol a fost actualizat la 18 mai 2021. Produsele luate în considerare pentru acest articol trebuiau:

• Oferiți o versiune gratuită, de sine stătătoare a software-ului (nu o versiune de probă a software-ului în care trebuie să cumpărați un produs după o perioadă limitată de timp).
• Faceți cunoștință cu definiția pieței noastre de software de management de evenimente:
  Software-ul de management al evenimentelor automatizează marketingul, înregistrarea, coordonarea și programarea evenimentelor. Planificatorii folosesc aplicații de gestionare a evenimentelor pentru a gestiona planificarea și procesul de întâlniri și evenimente, inclusiv marketing, înregistrarea participanților, crearea insignelor, generarea calendarului și gestionarea spațiului locației. Aceste aplicații oferă, de asemenea, o varietate de funcții de autoservire pentru participanții la eveniment, cum ar fi înregistrarea online, livrarea de conținut și plata taxei.
• Oferă caracteristicile de bază ale soluțiilor de gestionare a evenimentelor: gestionarea înregistrărilor, gestionarea participanților și programarea evenimentelor.

Software-ul care îndeplinește definiția pieței avea nevoie, de asemenea, de minimum 20 de recenzii trimise de utilizatori și de o evaluare generală a utilizatorilor peste 4,0 în comparație cu alte produse din categorie.