7 logiciels de gestion d'événements gratuits et open source

Imaginez ceci : un tas d'événements sont à venir et en tant que gestionnaire d'événements, vous êtes chargé de vous assurer que tout se passe bien. Vous avez investi dans une solution logicielle de gestion d'événements qui vous aide à planifier des événements, à inscrire des participants et à vous occuper de la réservation et de la billetterie.

Cependant, c'est deux jours avant un événement et vous devez envoyer un e-mail de rappel à tous les participants inscrits, mais le logiciel que vous possédez n'offre pas cette fonctionnalité. Si vous aviez soigneusement évalué le logiciel avant de l'acheter, cette situation ne se serait jamais produite.

Ces scénarios peuvent être facilement évités en comprenant mieux vos exigences logicielles et en les faisant correspondre avec ce que les outils logiciels de gestion d'événements ont à offrir. Il existe plusieurs solutions de gestion d'événements open source et gratuites sur le marché. Cependant, trouver un outil de planification d'événements qui répond à tous les besoins d'un organisateur d'événements nécessite une évaluation de ses fonctionnalités.

Cet article contient sept logiciels de gestion d'événements gratuits et open source pour faciliter l'évaluation (les produits sont répertoriés par ordre alphabétique).

Voir notre méthodologie de sélection ici.

• Version gratuite : Prend en charge jusqu'à 100 participants et un événement par an.
• Version payante : Le plan de base coûte 999 $ par an et prend en charge jusqu'à 500 participants et un événement par an.

Eventee est un outil logiciel basé sur le cloud pour organiser des événements en personne, en direct et même hybrides. Eventee aide les utilisateurs dans la gestion des événements et l'engagement des participants. Ses fonctionnalités incluent également des sondages en direct et des enquêtes d'audience, la réservation, la diffusion en direct et des intégrations personnalisées.

Eventee fournit également des statistiques sur les participants telles que la durée de la session et le niveau d'engagement, qui peuvent être utilisées pour améliorer les événements futurs. Sa fonction de planification d'agenda permet aux gestionnaires d'événements de planifier plusieurs étapes et processus de leurs événements.

La fonction de mise en réseau du logiciel permet aux participants de se connecter et d'organiser des réunions virtuelles entre eux. Eventee propose des applications mobiles pour les appareils iOS et Android.

Le support client est disponible par téléphone, e-mail et une base de connaissances sur leur site Web.

• Version gratuite : peut prendre en charge jusqu'à 100 participants par événement.
• Version payante : Le plan de base coûte 1 $ et le plan professionnel coûte 2 $ par participant. Il n'y a pas de limite au nombre de participants.

Eventleaf est un outil logiciel d'inscription et de gestion d'événements en ligne avec des fonctionnalités telles que la billetterie en ligne, le suivi des participants, la gestion du calendrier et les portails de collecte des paiements.

Il permet aux utilisateurs de créer des pages de destination d'événements, présentant l'agenda, les invités, les conférenciers et le lieu de leur événement. Les utilisateurs peuvent également créer des badges nominatifs personnalisés avec des codes-barres scannables pour les participants.

Eventleaf peut également être utilisé pour collecter des paiements et envoyer des sondages personnalisés aux participants afin de recueillir des commentaires sur les événements.

Les utilisateurs de la version gratuite ont accès à une assistance 24 × 7 par e-mail tandis que les utilisateurs payants reçoivent une assistance par e-mail et par téléphone.

• Version gratuite : Prend en charge jusqu'à 50 participants.
• Version payante : Le plan de base commence à 150 $ par trimestre.

FLOOR est une plate-forme communautaire basée sur le cloud conçue pour les gestionnaires et les organisateurs d'événements. Le logiciel aide les utilisateurs à gérer, commercialiser et monétiser leurs événements et à interagir avec leurs communautés virtuelles. Ses fonctionnalités incluent la création de sites Web d'événements, le marketing d'événements, la diffusion en direct, la gestion du public, la réservation et la billetterie.

Les utilisateurs de FLOOR peuvent également lancer des campagnes pour évaluer la performance de leurs événements. Ces événements peuvent ensuite être optimisés à l'aide de points de données et d'informations fournies par FLOOR.

FLOOR propose des applications mobiles (pour iOS et Android) qui permettent aux gestionnaires d'événements de promouvoir des événements sur plusieurs canaux et d'interagir avec le public à distance.

Il propose également une assistance par e-mail et par téléphone et une assistance en direct 24 × 7.

• Version gratuite : Prend en charge jusqu'à 50 inscriptions gratuites.
• Version payante : 2,99 $ par inscription par événement après les 50 premières inscriptions.

MeetingHand est une plateforme de gestion d'événements en ligne qui aide les gestionnaires d'événements à planifier, organiser et commercialiser leurs événements. Certaines de ses fonctionnalités incluent la gestion des inscriptions aux événements, le marketing des événements, la création de sites Web d'événements, la gestion des participants et la billetterie.

MeetingHand dispose également d'une fonction de création de rapports qui permet aux utilisateurs de créer des rapports personnalisables sur divers aspects de leurs événements tels que l'inscription, la réservation et le paiement.

Les utilisateurs de MeetingHand peuvent également créer des sous-événements et planifier des activités spécifiques pour les participants, telles que des ateliers, des visites et des dîners de conférence. Les organisateurs d'événements peuvent augmenter l'engagement du public à l'aide de notifications push et de fonctionnalités de chat en ligne dans les applications mobiles du produit (disponibles pour iOS et Android).

MeetingHand propose une assistance par e-mail ainsi qu'une assistance téléphonique et un service d'assistance 24 × 7 sur son site Web.

• Version gratuite : Odoo community edition est disponible gratuitement sans intégrations.
• Version payante : L'intégration avec des applications Odoo supplémentaires commence à 4 $ par mois et par application.

Odoo est une solution logicielle open source tout-en-un entièrement intégrée, adaptée à diverses fonctions commerciales. Son module Odoo Events aide les gestionnaires d'événements à gérer toutes les étapes de leur processus de planification d'événements.

Les gestionnaires d'événements peuvent planifier et créer des sites Web d'événements et des pages de destination, planifier plusieurs événements et gérer les participants. Odoo s'intègre également aux plateformes de messagerie et de médias sociaux. De plus, les utilisateurs peuvent intégrer Odoo aux outils d'optimisation des moteurs de recherche (SEO) et à Google Analytics pour suivre l'engagement et mesurer les efforts de marketing.

Odoo propose uniquement un déploiement basé sur le cloud aux utilisateurs gratuits, tandis que les utilisateurs payants peuvent également opter pour un déploiement sur site. Il propose également des applications mobiles pour iOS et Android.

Odoo offre une assistance par e-mail et par téléphone 24 × 7. Leur site Web comprend également un centre de connaissances et une section FAQ pour les utilisateurs.

• Version gratuite : comprend toutes les fonctionnalités de base et prend en charge les événements avec jusqu'à 100 invités.
• Version payante : Le forfait Premium commence à 19 $ par mois ou 1,95 % + 0,90 $ par billet vendu.

RSVPify est une plate-forme de gestion d'événements de bout en bout basée sur le cloud pour les événements en personne et virtuels. Ses fonctionnalités incluent la gestion de la liste des invités, la billetterie et les formulaires RSVP intégrables pour l'inscription des participants.

Il propose également un outil de création de plan de salle par glisser-déposer pour planifier des sièges optimaux, des options de menu pour permettre aux invités de partager leurs choix de repas et leurs besoins alimentaires, et une vérification de l'âge pour les événements soumis à des restrictions d'âge.

Le logiciel propose une fonctionnalité appelée événements secondaires. Il permet aux gestionnaires d'événements d'inviter des invités sélectionnés à des événements secondaires tels que des dîners de répétition ou des déjeuners après la conférence.

RSVPify propose une bibliothèque de support, des didacticiels vidéo et un support client basé sur des tickets 24 × 7 pour les utilisateurs.

• Version gratuite : gratuite pour un usage personnel et des événements occasionnels pour les petites entreprises.
• Version payante : Le plan de base est au prix de 9 500 $ par an pour les particuliers et les petites équipes.

Splash est une solution de gestion et de marketing d'événements pour les événements en direct et virtuels. Les utilisateurs de Splash peuvent créer des modèles de marketing d'événements de marque, des pages d'inscription et des invitations à des événements personnalisés, des rappels et des mises à jour pour les participants.

Il comprend également des analyses d'événements intégrées qui aident les gestionnaires d'événements à suivre les événements et leur impact. Son tableau de bord de données aide les utilisateurs à comprendre et à segmenter les participants en fonction de leurs préférences, de leur emplacement et de leur engagement.

Splash offre également une intégration transparente avec une variété d'outils tiers de gestion de projet, d'importation de données et de communication.

Le logiciel est basé sur le cloud et offre une formation en direct et en personne aux utilisateurs. Il dispose d'applications mobiles pour iOS et Android et offre une assistance en direct 24 × 7 via chat et e-mail.

Comment choisir le bon logiciel de gestion d'événements pour votre entreprise

Choisir le bon outil logiciel de gestion d'événements peut être compliqué. Avec autant d'options sur le marché, les gestionnaires d'événements et les organisateurs doivent tenir compte de facteurs tels que la taille des participants, les exigences en matière de fonctionnalités et les options d'hébergement. Ces facteurs aideront les acheteurs à réduire les options et à prendre des décisions éclairées.

Voici quelques considérations importantes lors de l'investissement dans un outil de gestion d'événements :

• Évaluer la taille de l'événement : Alors que certains produits gratuits n'ont pas de limite sur le nombre de participants, d'autres peuvent le limiter à 50 ou 100 participants. Par conséquent, avant de choisir un outil, les acheteurs doivent s'assurer qu'ils connaissent la taille de l'audience à laquelle ils ont l'intention de répondre et si l'outil gratuit la couvre.
• Vérifiez le coût de la mise à niveau : les acheteurs doivent demander au fournisseur du logiciel les fonctionnalités supplémentaires incluses dans la mise à niveau. Ils doivent également se renseigner sur les frais supplémentaires pour des services tels que l'assistance prioritaire ou la migration des données.
• Rechercher un support d'intégration : les acheteurs doivent vérifier auprès du fournisseur si l'outil offre une intégration avec d'autres outils logiciels. En outre, ils doivent évaluer si le fournisseur peut créer des API pour prendre en charge des intégrations personnalisées avec des outils de gestion de projet et de communication tiers.

Questions courantes à poser lors de la sélection d'un outil logiciel de gestion d'événements gratuit

Voici quelques questions que les acheteurs peuvent envisager de poser au fournisseur de logiciels avant de se lancer en affaires avec lui :

• Quelles sont les conditions d'abonnement ? Les acheteurs doivent clarifier les conditions d'abonnement au préalable. Demander si le fournisseur a un contrat à prix fixe ou s'il facture par participant ou événement aidera à comparer et à finaliser la meilleure offre possible.
• Le logiciel aide-t-il au marketing et à la promotion ? Le marketing en ligne est un élément crucial de tout événement. En tant qu'acheteur, vous devez vous demander si le logiciel a des capacités de marketing événementiel intégrées ou s'il prend en charge l'intégration avec les médias sociaux et d'autres plateformes de marketing.
• Des études de cas et des témoignages peuvent-ils être fournis ? Les acheteurs peuvent demander des témoignages de clients et des études de cas pour comprendre les performances du logiciel pour les entreprises travaillant dans la gestion d'événements. Cela aidera également à mettre en évidence les problèmes courants auxquels les utilisateurs ont pu être confrontés.

Cet article a été mis à jour le 18 mai 2021. Les produits considérés pour cet article devaient :

• Offrez une version gratuite et autonome du logiciel (pas une version d'essai du logiciel où vous devez acheter un produit après une durée limitée).
• Répondez à notre définition du marché des logiciels de gestion d'événements :
  Un logiciel de gestion d'événements automatise le marketing, l'inscription, la coordination et la planification des événements. Les planificateurs utilisent des applications de gestion d'événements pour gérer la planification et le processus des réunions et des événements, y compris le marketing, l'inscription des participants, la création de badges, la génération de calendrier et la gestion de l'espace sur le site. Ces applications offrent également une variété de fonctions en libre-service pour les participants à l'événement, telles que l'inscription en ligne, la livraison de contenu et le paiement des frais.
• Offre les principales fonctionnalités des solutions de gestion d'événements : gestion des inscriptions, gestion des participants et planification d'événements.

Les logiciels répondant à la définition du marché nécessitaient également un minimum de 20 avis soumis par les utilisateurs et une note globale des utilisateurs supérieure à 4,0 par rapport aux autres produits de la catégorie.