Como reorganizar e melhorar sua gestão de eventos

Uma estratégia unificada de gerenciamento de eventos é vital para o sucesso geral de um evento (seja digital ou físico) – mas como você sabe se funcionou? Decompor os elementos e medir o desempenho do seu evento usando as ferramentas certas é a melhor maneira de entender o impacto do seu evento, obter insights para a melhoria de eventos futuros e determinar o ROI de seus esforços de marketing.

Aproveite a lista de convidados

Existem muitos elementos em movimento dentro de um evento como parte de uma campanha ou estratégia de 360 ​​graus, portanto, garantir que as vozes certas estejam presentes (mídia, celebridades, influenciadores, parceiros) é fundamental. Sua estratégia deve incluir participantes-chave que incentivem as pessoas a se unirem e gerarem conversas sobre sua marca e campanhas de marketing. O tema do evento deve atrair pessoas e também apresentar oportunidades para se conectar e interagir com especialistas do setor, seja pessoalmente ou por meio de conteúdo transmitido ao vivo com o público ou uma lista de convidados dedicada.

Para avaliar as métricas de eventos e comparar seus KPIs para gerenciamento de eventos, primeiro você deve observar as confirmações de eventos, RSVPs e participação geral. E, no caso de um evento online, medir a duração média da participação também ajudará a esclarecer o envolvimento dos participantes.

Adotar a digitalização é uma ótima maneira de acelerar o processo de avaliação e obter dados mais precisos, evitando a busca manual em seus e-mails e documentos de detalhes da lista de presença impressa. Em vez disso, aproveitar as ferramentas de eventos digitais com recursos de relatórios fornecerá acesso rápido e fácil a uma lista principal de todos os convidados que estiveram presentes, veja exatamente onde eles se sentaram durante o evento presencial, quem respondeu por e-mail e quando, e reúna todos os documentos relacionados a eventos em um só lugar.

O evento foi badalado?

Uma pergunta importante a ser feita ao avaliar um evento é: esse evento gerou muito buzz? Obter a cobertura de mídia certa, bem como o buzz online, é essencial para gerar o maior valor de impacto de mídia.   As marcas precisam utilizar software para medir o impacto entre canais, voz e mercado cruzados para entender melhor o desempenho e o ROI de suas estratégias de 360 ​​graus.

Quase todos os eventos de marca, desfiles, lojas pop-up e lançamentos têm um objetivo final: gerar o maior buzz, na esperança de criar um impacto que vá muito além das quatro paredes do local. A frase: “fotos ou não aconteceu” nunca foi tão apropriada. Nesse caso, são curtidas, toques duplos, retuítes e postagens virais. Os influenciadores de mídia social desempenham um papel crítico na geração de buzz de dentro de seus eventos para compartilhá-lo em seus canais sociais. Então, como você sabe se convidou os influenciadores certos e prova que seu evento foi bem-sucedido?

A Harper's Bazaar enfrentou o desafio de medir o ROI de um dos maiores eventos da temporada. Veja como a publicação avaliou o impacto do Prêmio Mulheres do Ano. A análise pós-evento não precisa ser complicada. Confie menos em suposições e tente usar as seguintes métricas para avaliar o impacto de seus influenciadores.

3 Métricas para usar na sua Análise Pós-Evento

Compartilhamento de voz

Quanto buzz está sendo gerado pelos influenciadores convidados para seus eventos? Isso pode ser medido pela quantidade de atenção e conversas que eles criaram a partir de suas postagens relacionadas ao evento. Os convidados ideais começarão com uma ou duas postagens em torno do seu evento e deixarão a conversa crescer por meio do engajamento e interações de vozes externas. Olhe além das postagens de seus influenciadores e utilize ferramentas digitais para ajudar a focar no impacto que eles estão criando e como isso afeta o desempenho e o valor da marca. O objetivo aqui não é gritar mais alto, mas criar o maior burburinho.

Taxa de engajamento

Então, como você sabe se convidou os influenciadores certos? A chave é se concentrar em quão engajada é sua base de seguidores, em vez de seu alcance absoluto. Um influenciador pode ter 750 mil seguidores, mas se apenas 10 mil desses seguidores se envolverem com postagens sobre seu evento, isso pode indicar que sua marca não ressoa bem com o público desse influenciador. Taxas de engajamento mais altas ajudam a amplificar seus eventos e criar o buzz orgânico que você procura.

Públicos-alvo ativados

As marcas de luxo devem dar uma olhada nas diferentes comunidades e públicos que se envolveram com seus eventos. Quais foram as principais palavras-chave e tópicos associados ao evento e cujas vozes os conduziram? Esses dados permitem que você avalie os mercados com os quais está se relacionando, aqueles que não foram alcançados e até mesmo novas comunidades em potencial a serem exploradas.

Meça o impacto da sua coleção

Seja lançando uma nova coleção, apresentando um desfile de moda ou apenas criando uma experiência para os participantes, é vital garantir que sua marca e seus produtos estejam à frente e no centro. E uma ótima maneira de gerenciar e medir o interesse nesses itens é por meio do gerenciamento eficaz de amostras e do manuseio adequado de imagens e ativos digitais.

Editores, escritores e estilistas querem receber as amostras certas para sua sessão de fotos ou evento da maneira mais rápida possível. Portanto , uma estratégia de gerenciamento de amostras bem otimizada pode ajudar a aumentar a cobertura de sua coleção e, portanto, o valor de impacto de mídia e a exposição. Para acompanhar de perto o interesse do produto, o número de downloads e, finalmente, garantir que todas as solicitações sejam atendidas, uma ferramenta de gerenciamento de eventos pode agendar a distribuição de seus ativos de coleção assim que a feira terminar. Isso inclui imagens de cada estilo, detalhes da coleção e contatos da imprensa, bem como um link para um showroom virtual através do qual os convidados poderão solicitar amostras.

Os eventos são investimentos significativos, por isso é importante reservar um tempo para avaliar adequadamente o sucesso. Avaliar o impacto geral fornece muitos insights que ajudarão você a apresentar seu melhor show - sempre. A organização é fundamental na execução de um evento contínuo, por isso é importante não perder nada na fase inicial de planejamento, mas medir sua estratégia de gerenciamento de eventos e seus resultados é a melhor maneira de determinar a eficácia desses planos e seu efeito no ROI.

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