7 riscos comuns do projeto e como mitigá-los (dicas de especialistas incluídas)
Publicados: 2022-06-12Conheça os diferentes tipos de riscos do projeto e formas de mitigá-los.
Todo projeto, por mais bem planejado que seja, tem riscos que podem inviabilizar o projeto e causar contratempos. Se não forem gerenciados adequadamente, esses riscos também podem levar à perda de tempo, dinheiro e clientes.
É por isso que as empresas hoje procuram gerentes de projeto que tenham a habilidade necessária para lidar com riscos. De acordo com a Pesquisa de Inteligência Emocional no Local de Trabalho da Capterra, 52% dos gerentes de projeto concordam que o gerenciamento de riscos é parte integrante de seu desempenho no trabalho e está incluído em sua revisão anual. (Veja a metodologia de pesquisa aqui.)
Se você é um gerente de projeto responsável por entregar projetos no prazo, deve conhecer os diferentes tipos de riscos do projeto e como mitigá-los. Este blog lista sete riscos comuns de projeto e algumas maneiras comprovadas de evitá-los. Leia para saber mais.
O que é risco do projeto?
O risco do projeto é qualquer evento que tenha o potencial de colocar em risco o resultado ou o sucesso de um projeto. Pode ser qualquer coisa que possa fazer com que seu projeto não atinja seus objetivos. Problemas técnicos, atrasos na programação e estouros no orçamento são alguns exemplos.
Os riscos do projeto podem ter consequências graves, desde simples contratempos até o fracasso completo do projeto. Se não forem gerenciados adequadamente, os riscos podem se tornar obstáculos, interrompendo o progresso do projeto e causando atrasos.
Oportunista
A fluência do escopo é um dos riscos mais comuns associados aos projetos. Geralmente ocorre quando as entregas do projeto são alteradas após já terem sido definidas. Isso pode acontecer por vários motivos, como restrições orçamentárias ou novos requisitos adicionados pelas partes interessadas. A fluência do escopo geralmente causa atrasos no projeto e estouros de custos.
- Desenvolva um escopo de projeto claro e conciso no início do projeto, identificando todas as entregas e objetivos.
- Obtenha a adesão de todas as partes interessadas e faça com que elas aprovem o escopo do projeto.
- Configure um processo de gerenciamento de mudanças para controlar as mudanças no escopo do projeto, avaliando seu impacto provável.
- Detecte a fluência do escopo desde o início, monitorando o projeto de perto e comparando o progresso real com o progresso planejado.
Leia mais: 3 dicas para gerenciar o Scope Creep para seus projetos
Problemas de comunicação
Esse risco ocorre quando há uma falha na comunicação entre a equipe do projeto e as partes interessadas. Por exemplo, a equipe do projeto pode não entender as necessidades das partes interessadas, ou as partes interessadas podem não estar atualizadas com o progresso do projeto. Isso pode levar a falhas de comunicação ou mal-entendidos, aumentando as chances de falha do projeto.
- Crie um plano de comunicação que descreva claramente como e quando as partes interessadas serão atualizadas sobre o progresso do projeto.
- Certifique-se de que todos os membros da equipe do projeto entendam suas funções e responsabilidades em termos de comunicação.
- Conduza reuniões regulares com os membros da equipe e as partes interessadas para evitar falhas de comunicação e garantir que todos estejam na mesma página.
- Incentive a comunicação aberta criando um ambiente onde as pessoas se sintam à vontade para fazer perguntas ou levantar preocupações.
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Problemas de tecnologia
Como você já deve ter adivinhado, esses riscos surgem quando há um problema com a tecnologia usada em um projeto. Pode ser qualquer coisa, desde software desatualizado e hardware incompatível até problemas de integração ou compatibilidade do sistema. Os riscos tecnológicos podem atrasar o progresso do projeto ou até mesmo levar ao fracasso completo.
- No início do projeto, faça um estudo de viabilidade para verificar se a tecnologia escolhida é adequada ao projeto e não causará dificuldades técnicas.
- Treine os membros da equipe do projeto sobre como usar a tecnologia selecionada. Além disso, certifique-se de que eles entendam suas limitações.
- Tenha um plano de backup ou ferramentas tecnológicas alternativas caso a tecnologia selecionada falhe ou não funcione conforme o esperado.
- Monitore o projeto de perto em busca de quaisquer sinais de problemas de tecnologia e solucione-os imediatamente.
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Problemas de agendamento
O risco de agendamento geralmente ocorre quando o cronograma do projeto não é realista ou quando há atrasos no cronograma do projeto. Por exemplo, a equipe do projeto pode calcular mal o tempo necessário para concluir o projeto, ou circunstâncias imprevistas, como problemas de tecnologia ou aumento do escopo, podem causar atrasos.
- Crie um cronograma de projeto realista, estimando com precisão o tempo necessário para cada tarefa e adicionando um buffer para circunstâncias imprevistas.
- Comunicar com antecedência quaisquer alterações no cronograma do projeto a todas as partes interessadas.
- Seja flexível com o cronograma do projeto e esteja disposto a fazer alterações, se necessário.
- Monitore o progresso do projeto regularmente e atualize o cronograma de acordo para evitar atrasos.
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Orçamentos estourados
Os estouros no orçamento, outro risco comum do projeto, ocorrem quando as despesas reais do projeto excedem o orçamento estimado do projeto. O excesso de orçamento pode ser devido a vários motivos. A equipe do projeto, por exemplo, pode subestimar o custo dos materiais, ou podem surgir despesas inesperadas no decorrer do projeto.
- Crie um orçamento realista estimando com precisão o custo de todos os materiais e mão de obra.
- Comunique antecipadamente quaisquer alterações no orçamento do projeto a todas as partes interessadas.
- Seja flexível com o orçamento do projeto e esteja disposto a fazer alterações, se necessário.
- Monitore o progresso do projeto regularmente e atualize o plano orçamentário de acordo para evitar gastos excessivos.
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Incerteza do mercado
Incerteza de mercado é qualquer risco de mercado sem precedentes que pode ocorrer durante o curso de um projeto. Isso acontece quando a incerteza no mercado ou nas condições econômicas afeta o resultado do projeto. Por exemplo, uma mudança nas regulamentações governamentais ou uma queda na demanda do cliente pode levar a atrasos no projeto ou até mesmo ao cancelamento.
- Antes de iniciar um projeto, realize uma pesquisa de mercado aprofundada para entender as tendências e condições atuais do mercado.
- Seja flexível com o plano do projeto e esteja disposto a fazer alterações, se necessário.
- Acompanhe o mercado de perto para mudanças políticas, econômicas, sociais ou quaisquer outras que possam impactar o projeto.
- Desenvolver um plano de contingência caso as condições do mercado mudem inesperadamente
Perigos externos
Perigos externos são aqueles riscos que vêm de fora da sua empresa e estão fora do controle da equipe do projeto. Eles incluem coisas como desastres naturais, instabilidade política ou até mesmo uma pandemia. Você não pode prever ou evitar esses tipos de eventos. Riscos externos podem causar sérios danos a um projeto e podem até levar ao seu fracasso.
- Conduzir uma avaliação de risco para identificar os perigos potenciais que podem afetar o projeto.
- Desenvolva um plano de contingência para gerenciar potenciais perigos externos e garantir que todas as partes interessadas estejam cientes do plano.
- Monitore o projeto de perto em busca de quaisquer sinais de perigos potenciais e tome medidas imediatamente para evitar danos.
Aconselhamento de mitigação de risco do projeto de profissionais do setor
Conversamos com alguns profissionais do setor para saber mais sobre os riscos do projeto que eles encontram com frequência e o que eles fazem para mitigá-los e garantir o sucesso do projeto.
Kevin Daly, chefe de marketing da Zevo Health, compartilha como ele e sua equipe gerenciam os riscos do projeto.
“As pessoas que se comunicam arriscam menos e realizam mais.”
Kevin Daly
Diretor de marketing na Zevo HealthTrabalhamos em projetos em que nosso cliente era esquisito e não cumpria seus prazos, ou onde tivemos que lidar com uma fonte difícil de materiais. Também vimos situações em que os membros da equipe não tinham as habilidades necessárias para concluir alguns projetos específicos de nicho.
Em todos os casos, nossa solução foi a mesma — ou seja, comunicação.
Garantimos que cada membro de nossa equipe esteja ciente de suas responsabilidades, o que está acontecendo no projeto e como eles podem ajudar todos os outros a ter sucesso. Isso significa que, se uma pessoa tiver dificuldades com seu trabalho designado, ela pode simplesmente comunicá-lo e obter ajuda de qualquer pessoa da equipe que tenha mais experiência – e vice-versa. Até agora, essa estratégia funcionou para nós todas as vezes!
Josh Nelson, CEO da Seven Figure Agency, fala sobre a falta de clareza, como isso afeta todo o projeto e como ele gerencia esse tipo de risco.
“Uma visão clara e compartilhada geralmente ajuda a equipe a evitar problemas no projeto e permanecer motivada para alcançar o sucesso do projeto.”
Josh Nelson
CEO da Seven Figure AgencyA maioria das pessoas teve a lamentável experiência de investir uma quantidade significativa de tempo em um projeto apenas para descobrir que interpretaram mal o pedido. A má comunicação entre clientes e partes interessadas é a culpada, muitas vezes levando ao aumento do escopo.
Definir claramente o objetivo do projeto e o que se espera do resultado final pode ajudar a mitigar esse tipo de risco. Seja um comunicador eficaz e um bom ouvinte para obter esclarecimentos dos clientes sobre o que eles precisam e desejam. Faça quantas perguntas forem necessárias para obter uma visão clara dos requisitos e do uso pretendido.
Dicas para identificar os riscos potenciais do projeto desde o início
É importante saber identificar os riscos do projeto desde o início para mitigar seus efeitos. Aqui estão algumas técnicas de identificação de risco para você experimentar:
- Faça uma avaliação de risco. Esse processo ajuda a identificar e avaliar os riscos que podem afetar o resultado de seus projetos.
- Acompanhe o projeto de perto. Isso envolve acompanhar o progresso do projeto e procurar sinais de alerta ou sinais de alerta que possam indicar um risco potencial.
- Acompanhe as mudanças do mercado. Isso envolve acompanhar as condições e tendências atuais do mercado para identificar seu provável impacto no projeto.
- Comunique-se com as partes interessadas. Isso envolve a comunicação regular com todas as partes interessadas do projeto para evitar mal-entendidos e manter todos na mesma página.
- Seja flexível: Isso significa estar aberto ou disposto a fazer alterações no plano do projeto, se necessário, para evitar possíveis fatores de risco.
Há outra maneira comprovada de identificar e gerenciar riscos desde o início — usando um software de gerenciamento de riscos. Confira os prós e contras de usar software de gerenciamento de risco para seus projetos.
Assista a este vídeo para tomar uma decisão informada.
Quer mais informações sobre gerenciamento de riscos de projetos? Confira estes recursos relacionados do Capterra:
- O que é gerenciamento de riscos do projeto? Aqui está tudo o que você precisa saber
- Como criar um plano de gerenciamento de riscos eficaz para seus projetos
- 4 etapas para construir um processo eficaz de gerenciamento de riscos do projeto
- Como gerenciar riscos: um guia para gerentes de projeto
- 4 Estratégias de Gerenciamento de Risco para a Execução Bem-sucedida do Projeto
Metodologia de pesquisa
A Pesquisa de Inteligência Emocional no Local de Trabalho da Capterra foi realizada em dezembro de 2021 entre 528 profissionais baseados nos EUA que gerenciam projetos em suas pequenas e médias empresas. Os entrevistados foram selecionados para status de emprego (em tempo integral), tamanho da empresa (2 a 500 funcionários) e envolvimento no gerenciamento de projetos (extremamente envolvido).