如何在不損失生產力的情況下在項目和任務之間切換
已發表: 2022-05-07我們經常需要每天處理多項任務，甚至是項目。 正因為如此，我們傾向於經常在項目和任務之間切換，所有這些都是為了提高工作效率。 但是，在大多數情況下，這種上下文切換更有可能損害我們的生產力而不是幫助它。 考慮到以一種或另一種方式“多任務”的需求仍然是必要的，在本文中，我們將討論：
- 什麼是多任務處理，專業人士為何追求它？
- 什麼是上下文切換，它對我們的認知能力、時間使用和盈利能力的影響是什麼？
- 什麼是認知靈活性、超級任務者和認知轉換懲罰，即通常與在任務和項目之間跳躍相關的概念？
- 我們如何才能最好地在任務和項目之間切換，而不損失生產力？
什麼是多任務處理？ 人們為什麼追求它？
在流行文化中，多任務處理通常意味著同時處理至少兩項任務。 而且，專業人士似乎經常需要求助於這種做法。
讓我們以軟件工程師為例。 根據 Electric Cloud 的一項調查，他們通常每週工作 41.5 小時，其中只有 19.1 小時用於構建軟件。 剩下的 22.4 小時用於頭腦風暴、電子郵件、會議，以及等待構建和測試完成。 那裡有很多不同的工作。
此外，如果我們考慮到軟件工程師經常在一個項目上積極工作，但也為他們已經完成的一到三個項目提供維護，那麼一次專注於一個項目或任務的時間就很少了。 即使上述項目或任務被標記為優先事項。
因此，為了節省時間，您在參加有關最新應用程序功能中反復出現的問題的會議時嘗試回復一些客戶電子郵件似乎是合乎邏輯的。
畢竟，如果通常執行任務 1 需要 10 分鐘，執行任務 2 需要 10 分鐘，那麼同時處理這兩個任務應該總共需要 10 分鐘，對吧？
但是，實際上，這種同時工作幾乎是不可能的——因為大多數大腦根本無法以同樣的專注力處理不同的信息集。
換句話說，雖然我們認為我們同時處理兩項任務，但實際上我們更多地關注任務 1，而讓任務 2 分散了任務 1 的注意力。結果，這兩項任務都沒有以預期的質量完成，我們的生產力可能會下降 40%。
任何人都可以真正多任務嗎？
儘管大多數人需要投入額外的精力來將注意力分散到多個任務上（並且仍然失敗），但大約 2.5% 的人沒有這個問題。
他們被稱為超級任務者。
超級任務者只是具有同時處理多項任務的認知能力，不會犯錯誤或暫停。 事實上，它們在多任務處理時的表現實際上比單任務處理時更好。 根據挑選出這些多任務處理天才的實驗的合著者大衛斯特雷耶的說法，這是因為超級任務者的大腦與其他人的大腦不同。
如果你滿足以下條件，你可能是一個超級任務者：
- 有高度的注意力控制
- 有能力立即做出決定
- 在壓力下茁壯成長
- 在繁重的工作中具有更好的自控力
您還可以參加官方測試來幫助確定您的多任務處理能力，例如您可以在 supertasker.org 上找到的測試。
什麼是上下文切換？
大多數時候，上下文切換是真正的多任務處理。
也就是說，大約 97.5% 的人稱之為多任務處理，實際上是在任務之間跳躍——即在上下文之間切換——以如此快速的連續性，以至於我們似乎同時處理兩個任務。
考慮到我們每天面臨的工作量，這是工作場所的一種流行做法——但是，這是有代價的。
上下文切換的成本是多少？
因此，人們的目標是在短時間內完成多項任務，因為他們認為這種做法可以幫助他們節省時間。
但是，當您將注意力從一項任務轉移到另一項任務時，您往往會體驗到認知轉換懲罰，而不是加快工作速度。 你的大腦會花費額外的時間和精力將上下文加載和重新加載到你的工作記憶中——這會顯著減慢你在嘗試多任務處理的任務上的進度。 你一整天都覺得很忙，但是，你做得更少，感覺更累。
各種研究表明，多任務處理或上下文切換對我們的認知能力、我們的時間使用，甚至我們的盈利能力都有其他負面影響：
上下文切換對我們認知能力的影響
- 倫敦大學的一項研究發現，同時從事認知任務的研究參與者在這樣做時智商得分會下降 15 分。
- 蘇塞克斯大學的研究人員發現，同時在多個數字設備上操作（例如同時發短信和看電視）會導致大腦密度下降。
- 俄勒岡大學的研究人員發現，長期從事多項任務的人有註意力和記憶力問題，以及快速切換環境的問題。
上下文切換對我們時間使用的成本
- 2001 年的一項案例研究表明，辦公室工作人員在 6 秒內對新電子郵件做出反應。 之後，他們需要大約 64 秒才能恢復之前的任務。 這些新電子郵件會造成96 次中斷，每天最多可累積約 1.5 小時。
- 2005 年的一篇研究論文表明，一次被約 2.3 個任務分心會導致在正確的任務上恢復工作之前損失 25 分鐘的時間。
- 2007 年的一篇研究論文表明，人們會因新的電子郵件和應用通知而分心10分鐘，而因其他類型的任務而分心的時間為10-15 分鐘。
- 2013 年的一篇研究論文顯示， 60% 的受訪者無法抗拒同時處理多項任務的衝動，即使被明確告知要避免這樣做。 結果，他們每工作 32 分鐘就會損失 3 分鐘。
上下文切換的貨幣成本
- 根據《福布斯》的一篇文章，如果因中斷而損失的總時間為每位員工每天 2.1 小時（每年 546 小時），那麼對於每小時支付 15 美元的員工來說，這種損失時間的貨幣成本為 8,190美元。 對於一家擁有 1,000 名員工的公司而言，每天損失高達 31,500 美元，每年損失近 820 萬美元。
- 一份關於“多任務處理對組織的影響”的報告涵蓋了來自各行各業的 45 個組織，顯示全球經濟因多任務處理而損失的生產力估計成本高達每年 4500 億美元。
上下文切換有什麼好處嗎？
2008 年的一項研究表明，在任務之間跳轉可能會加快你的主要任務的工作速度，而不是減慢它的速度——但是，只有當我們在一項任務上被這項研究的參與者花了 23 分鐘完成打斷他們的任務，然後將注意力重新集中在前一個任務上。 但是，他們仍然會比沒有被打擾的人更快地完成他們的主要任務——而且質量相同。
這會發生，因為被打斷的人知道他們正在浪費時間，所以他們會加快工作。
不幸的是，這種上下文切換的不利之處在於壓力水平的增加——考慮到更快的工作節奏，這並不意外。
什麼樣的人更擅長上下文切換？
簡而言之——那些具有高度認知靈活性的人。
認知靈活意味著你能夠
- 在任務之間轉移注意力，並適應與所述任務相關的不同規則
- 分析情況並找到替代解決方案來幫助您從一項任務轉移到另一項任務
認知靈活性也可能表現為任務轉換（set-shifting）——在一項任務和另一項任務之間無意識地轉移注意力的能力。
要測試您的認知靈活性，請嘗試 Stroop 顏色和單詞測試 (SCWT) 或威斯康星卡片分類測試 (WCST) — 它們的高分錶明您具有在思考多個概念之間切換的心理能力，甚至考慮多個概念同時進行。
Stroop 顏色和文字測試 (SCWT) 是一個簡單的測試——您會得到一份顏色的書面列表，但它們是用錯誤的墨水顏色書寫的（例如，藍色是用紅色墨水書寫的）。 您需要識別每種顏色並大聲說出來，而不是讀單詞（例如說red ，對於用紅色寫成的“blue”這個詞）。
威斯康星卡片分類測試 (WCST) 圍繞基於各種標準（例如顏色、數量或形狀）對卡片進行分類。
標準將在整個測試過程中發生變化，但您無法確定何時 — 您需要注意指示您應該更改匹配策略的錯誤消息。
您可以在 PsyToolkit 上找到在線測試示例（如下圖所示）。
如何最好地在項目和任務之間切換？
是的，大多數研究人員表明，通過任務和項目切換上下文弊大於利——但是，鑑於我們手頭的工作量，白天處理多個任務和項目很少只是一種選擇，而更多時候是一種選擇。必要性。
但是，您可以努力減輕上下文切換的不利影響——這裡有 11 個技巧，關於如何最好地處理項目和任務之間的切換，而不會降低工作效率：
- 多任務處理需要大腦不同部分的任務
- 將所有相同類型的任務組合在一起
- 限制您在某些任務上花費的時間
- 使用視覺/音頻提醒來指導您的工作
- 在同一天安排所有相同類型的任務
- 實施 A/B 計劃
- 降低對認知要求高的任務的要求
- 在正確的地方暫停任務/項目的工作
- 始終記錄一切
- 提高你的認知靈活性
- 模仿超級任務者
提示 #1：多任務處理需要大腦不同部分的任務
在任務和項目之間快速連續跳轉的最佳方法之一是確保相關任務不需要：
- 同類型加工
- 同類型的關注
例子：
將運動任務（例如更換筆記本電腦中的電池或設置新的台式計算機）與認知任務（例如與您共享辦公室的同事討論新應用程序的功能想法）相結合。
考慮到這兩項任務需要大腦的遙遠區域，您會產生一種錯覺，即您甚至沒有同時執行兩種類型的任務，從而最大限度地減少在任務之間跳躍的負面影響。
提示 #2：將所有相同類型的任務組合在一起
如果您每天都有重複性任務需要處理，即使上述任務屬於不同的項目，最好將它們組合成時間塊。 時間塊代表一天中的特定時間段，僅為特定任務保留。
當您想全天組織優先任務的工作時，這種技術是一個很好的解決方案——只要確保給自己足夠的時間以合理的速度完成所有事情。
為確保您了解何時該切換到下一個時間段，最好使用諸如 Clockify 時間跟踪器之類的應用程序 - 一種可以讓您將時間段跟踪到一秒的軟件。
例子：
- [9:00 am – 9:30 am]：閱讀和回復電子郵件
- [9:30 am – 12:30 pm] ：為您最重要和最緊急的任務預留的時間
- [12:30 pm – 1:00 pm] : 午休
- [1:00 pm – 2:30 pm] ：為您最重要和最緊急的任務預留的時間
- [2:30 pm – 3:30 pm] ：為您最重要但不太緊急的任務預留時間
- [3:30 pm – 4:30 pm]：為意外任務預留的時間
- [4:30 pm – 5:00 pm]：閱讀和回復電子郵件
您不必花費整個時間塊工作 - 在您的塊中休息，但是，一旦前一個塊的時間到期，請確保您始終移動到下一個塊。 如果你為完成這些任務給出的時間估計是正確的，那麼你在一個時間段內完成你需要的一切都沒有問題。
要詳細了解如何最好地安排一天的時間，以及下載可幫助您簡化流程的現成時間安排模板，請查看我們博客上的時間安排計劃器和模板帖子。
提示＃3：限制您在某些任務上花費的時間
有時，您的任務的相關性和重要性會有所不同。 與優先任務相比，有些任務將是優先任務，而其他任務則不太相關，以至於看起來像是分心（電子郵件和會議是第一個浮現在腦海中的）。
但是，您仍然需要執行它們。
為此，您可以嘗試一種稱為時間盒的時間管理技術。
從表面上看，這種技術與時間阻塞相同——您將任務分配到特定的時間段，並在這些時間段內處理它們。
但是，雖然時間限制旨在幫助您為優先任務找到時間，但時間盒旨在幫助您限制在次要任務上花費的時間。 你應該在分配的時間框內完成任務，一旦時間到了，你應該立即行動。
我們已經提到，在定義時間塊時需要小心，因為您需要在這段時間內完成您想要做的事情——但是，使用時間框，您的目標只是盡快完成這些任務。 因此，一旦時間盒結束，請不要遺憾地繼續您的下一個時間盒或優先任務——當您有更多時間時，您總是可以稍後再回來處理它們。
例子：
將您為當天分配的第一個時間段（與閱讀和回復電子郵件有關的時間段，從上午 9:00 到上午 9:30）劃分為較短的時間框，您將使用這些時間框來限制您在單個電子郵件上花費的時間最多為 5 分鐘。
提示 #4：使用視覺/音頻提醒來指導您的工作
這是一個很好的策略，可以幫助提醒您是時候將注意力重新集中到不同的任務或項目上。
您設置了視覺和/或聲音警報，並在一個任務/項目上工作，直到聲音消失和/或出現視覺提示，之後您切換到另一個任務/項目。
為此，您最好使用合適的應用程序，例如番茄鐘應用程序。 它們基於一種流行的時間管理技術，稱為番茄鐘，類似於時間阻塞，只是更有條理。 您在 25 分鐘的工作塊和 5 分鐘的休息塊之間交替進行，在 4 個循環中，然後是 20 分鐘的休息。
使用 Pomodoro 應用程序，每個工作或休息塊的結束都帶有聲音警報和/或視覺通知。
例子：
建議的 25/5/4/20 例程是官方番茄工作法。 但是，您也可以根據自己的喜好調整這些時間。 研究表明，我們在 90 分鐘的片段中效果最好——這是幫助您集中註意力但不會讓您筋疲力盡的最佳時機。
這樣你就可以：
- 完成任務 1 90 分鐘
- 休息5分鐘
- 將注意力轉移到任務 2 上 90 分鐘。
當您在較長的塊中工作時，最好一次工作 2 個週期，然後休息更長時間， 30 分鐘。
要實現這個修改後的例程，您可以使用 Clockify 的 macOS 應用程序中的 Pomodore 功能，或 Clockify 的 Chrome 或 Firefox 擴展程序，它們也內置了番茄鐘定時器。
只需轉到擴展程序的設置並設置工作計時器、休息時間、週期數，然後打開聲音通知。
然後，啟動第一個計時器，開始工作。 每次工作或休息塊結束時，您都會聽到聲音警報，並在屏幕一角收到視覺通知。
提示 #5：在同一天安排所有相同類型的任務
什麼是另一種減少上下文切換但仍執行所有任務的好方法？ 按類型分組任務，每天處理一種類型。
當然，您仍然需要每天處理某些類型的任務——例如，如果您要在星期一完全跳過電子郵件，那麼您可能會在星期二被它們淹沒。 所以，避免這樣做。
但是，您可以將此技巧用於會議、增長、戰略規劃以及類似的更大規模的任務。
例子：
Twitter 和 Square 的 CEO Jack Dorsey 就是一個著名的例子，你可以嘗試模仿他的日常習慣來學習這個技巧。 他按任務類型分析他的整個一周，然後每天只專注於一種類型的任務：
- 星期一— 保留用於管理任務，包括會議
- 星期二— 保留用於與產品相關的活動
- 星期三— 保留用於營銷、增長和溝通
- 星期四— 與開發人員和合作夥伴共度時光
- 週五——留給公司文化，招聘新人
- 週六——下班時間
- 星期日——為製定任務而保留
此外，在以“T”開頭的日子裡，他從 Twitter 開始工作，下午轉到 Square。
提示 #6：實施 A/B 計劃
當您白天有多項任務要處理時，您將面臨的最大問題之一是——內疚。
在做任務 1 時，你會因為沒有做任務 2 而感到內疚。
在完成任務 2 時，您會感到內疚，因為您認為自己應該多做任務 1。
根據業務教練 Andee Love 在她為 Fast Company 撰寫的文章中的說法，最大程度地減少這種內疚感的解決方案在於創建兩個時間表，根據它們的聯繫將任務分為兩組。
您將基於該部門的連接類型可以圍繞：
- 您需要處理任務的位置
- 任務的類型，無論他們屬於哪個項目
- 屬於一個項目的任務，無論其類型如何
- 項目相關任務所屬的客戶
Clockify 允許您跟踪按客戶分組的項目、按項目分組的任務的時間，以及通過自定義字段將位置添加到您的工作時間。 在這裡註冊一個免費帳戶。
如果您選擇了任務類型，那麼您應該根據任務類型將您的任務分為兩組——類型 1 是您的A 計劃，類型 2 是您的B計劃，您將一次完成每一項工作。
您可以每天在這些時間表之間交替（類似於 Twitter 和 Square 的 CEO Jack Dorsey）。 或者，您可以每週或每兩週在這些時間表之間交替。
例子：
當安迪·洛夫在兩所不同的學校擔任監督自閉症項目的協調員時，她按地點劃分工作，並將其分為以下時間表：
- 附表 A ：週一、週三和周五為一所學校保留
- 附表 B : 週二和周四留給其他學校
她提前知道自己每天會在哪裡，這讓她有足夠的時間做好準備，一次全神貫注於一所學校的工作，並以較小的壓力完成所有事情。
提示 #7：降低對認知要求高的任務的要求
如果您能夠以任何方式簡化任務或使其更加自動化，那就去做吧。 您將減少任務對您注意力的需求，留下“更多”注意力，然後您可以將其用於第二個或第三個任務。
請記住，我們在這裡並不是專門討論使用自動化工具——儘管，如果任務類型允許並且有應用程序，總是建議使用工具自動化一些任務。
或者，您可以創建一個清單，詳細說明您完成任務所需採取的步驟，然後在每次必須處理所述任務時遵循這些步驟 - 以模擬真正的自動化。
例子：
將回復電子郵件的過程分成幾個步驟，然後創建一個詳細說明這些步驟的清單。 每完成一個步驟，在它旁邊打勾。
- 閱讀留言
- 識別發件人的意圖（例如快速提問、隨機請求、回复您之前的電子郵件等）
- 決定是否回復電子郵件
- 確定電子郵件的優先級（正常、高、緊急）並相應地安排它
- 決定您是否可以單獨回復電子郵件，或者您需要團隊的幫助
- 如果需要，請向您的團隊索取更多信息
- 從適當的問候開始
- 根據發件人的意圖編寫電子郵件的正文
- 用適當的結尾關閉電子郵件
- 確保您的電子郵件長度為 50-125 個字
一段時間後，您將記住回復電子郵件過程的步驟，並開始自動執行這些步驟，從而降低這項對認知要求很高的任務的要求。
提示 #8：在正確的地方暫停任務或項目的工作
當停止任務 1/項目 1 的工作並將注意力轉移到任務 2/項目 2 時，請確保僅在完成“有意義的整體”後才暫停任務 1/項目 1 的工作。
這個“有意義的整體”是一個您可以輕鬆暫停工作並在以後輕鬆恢復的地方。
例子：
- 為一組任務暫停工作——將項目 1 分解為任務（例如，它的階段、它的類別，或者只是項目的一部分）。 在切換到項目 2 之前，一次處理項目 1 中的多個任務。
- 暫停任務的工作- 完成項目 1 的任務 1 後，暫停工作，然後切換到項目 2 的任務 1。完成項目 2 的任務 1 的工作後，繼續執行項目的任務 2 1.
- 為一個子任務暫停工作——將任務1分成幾個子任務，完成幾個子任務後暫停工作。
無論您是在一項任務、一項子任務、多項任務還是多項子任務之後切換，您稍後都會更輕鬆地繼續處理它們，因為您將開始處理一個新的“有意義的整體”。
提示 #9：始終記錄所有內容
在處理多項任務時，這些任務很可能具有某種依賴關係——即一項任務的開始或完成可能取決於另一項任務的開始或完成。
有時，您將成為解決所有這些相關任務的人。
其他時候，你的隊友將負責一些相關的任務。
無論哪種情況，您都需要盡可能多地解釋上述任務/項目，以幫助您和其他人更輕鬆地完成這些新任務/項目。
想想你在開始新任務或項目時通常遇到的問題和問題，並嘗試回答它們，以方便每個人未來的工作。
例子：
要在設置任務和項目時記錄所有重要事項，請回答以下問題：
- 任務/項目的目標是什麼？
- 為什麼這個任務/項目很重要？
- 任務/項目最重要的領域是什麼？
- 什麼決定了任務/項目的成功？
- 完成此任務/項目的最大障礙是什麼？
- 如果任務/項目失敗應該怎麼辦？
提示 #10：提高你的認知靈活性
如果您希望在未來提高您的上下文切換能力，最好努力提高您的認知靈活性：
- 閱讀——閱讀同時激活大腦的多個區域，使它們協同工作。 閱讀就像是大腦的鍛煉——它會刺激你的大腦並隨著時間的推移改善它的功能，在這個過程中增加你的認知靈活性。
- 冥想——正念冥想增加註意力和認知靈活性。
- 嘗試不同的東西——學習新東西、尋找新體驗並改變你的習慣是擴展你的神經通路的好策略。
- 多睡——睡眠總是對大腦有益，做快速眼動夢還可以提高你的推理能力和創造力。
- 允許一段時間的無聊——通過不時讓你的思緒四處遊蕩，你將有機會從不同的角度分析問題，並找到你在不斷專注於工作時無法想到的解決方案。
- 鍛煉——定期鍛煉有助於增強認知能力，定期進行有氧運動（如強力步行和游泳）有助於新腦細胞的生長。
- 吃得好——含有健康脂肪的食物有助於減少大腦炎症，改善認知功能和神經傳遞。
- 玩遊戲——任何讓你的大腦受到挑戰的遊戲都是不錯的選擇，所以選擇一個合適的視頻遊戲、棋盤遊戲，甚至是拼字遊戲來幫助建立新的神經通路。
提示 #11：模仿超級任務者
即使您不是超級任務者，也可以隨時嘗試多種策略來模仿超級任務者的優勢，以便更好地在項目和任務之間切換：
消除你周圍的干擾。
根據加州大學的 Adam Gazzalay 博士的說法，這是一項關鍵策略。 關上門，讓你的手機靜音，屏蔽令人分心的網站，關閉你的電子郵件收件箱，打開降噪應用程序，並戴上耳機，以示沒有人應該打擾你。 這樣，您就可以更輕鬆地專注於當前正在關注的任何任務。
只關注你能控制的
美國紅十字會災難部主管基思·阿爾維 (Keith Alvey) 建議不要為你已經做出的決定感到後悔或擔心你無法改變的事情。 如果你不去想你過去和未來的任務，你會更有效率地處理你目前正在處理的任務。
通過玩視頻遊戲來提高你的成績
腦與認知科學教授 Daphne Bavelier 表示，每天玩 30-60 分鐘視頻遊戲，至少持續 10-12 週，可以幫助您學習如何更好地管理多個數據流。 推薦的遊戲（例如，動作遊戲，例如使命召喚）是那些需要閱讀說明、做出戰略決策和專注於任務的遊戲，儘管遊戲中的視覺和聽覺會分散注意力。
包起來
在不損失生產力的情況下切換項目和任務是可能的，但前提是您要小心處理它的方式。 我們可能並不都是多任務處理天才，即超級任務者，或者俱有很高的認知靈活性，但它們是我們可以效仿超級任務者的方式，並在未來提高我們的認知靈活性。 您還應該嘗試：
- 更好地在任務之間交替——將你的工作量組織成時間塊、時間盒和/或番茄鐘塊。
- 一次只專注於一組任務——通過降低對認知要求高的任務通過在正確的位置暫停任務/項目的工作，提前回答有關項目/任務的問題，並使用視覺/音頻提醒來指導您的工作，可以更輕鬆地繼續執行新任務並恢復先前任務的工作。
結果，您將降低壓力水平，提高工作質量，並提高整體生產力。