如何为活动寻找场地：要检查的 6 个关键框

如今，与会者对他们的活动体验寄予厚望。 Dreamforce 的酒店会议室已变成大型游轮，令与会者惊叹不已。 但是，如果没有使场地适合活动的基础方面，这些令人惊叹的场地就什么都不是。

选择一个活动场地不仅仅是找到一个合适的大小（尽管这是过程的一部分）。

在参加活动场地之前，您必须检查几个方框：技术需求、后勤障碍，当然还有成本。

谁愿意在位置不便或价格昂贵的地方参加活动，只是因为您选择了错误的场地？ 如果不考虑这些因素，您的头条新闻发言人将无足轻重。

我列出了选择场地时需要考虑的六个关键因素的列表，以及可用于帮助简化选择过程的工具和列表。

1. 为您的与会者提供便利的位置

活动地点是规划阶段要考虑的最重要因素之一。 潜在的注册人在决定是否参加时会考虑旅行费用和便利性。

如果您仍处于早期规划阶段并且不确定为您的会议选择哪个城市，SmartAsset 提供了一份截至 2017 年美国排名前 10 位的会议目的地列表，基于可负担性、与机场的距离、暴力犯罪价格和住宿情况：

SmartAsset 的前 25 个会议目的地列表（来源）

确定地理位置后，您应该根据以下标准选择场地：

• 价格
• 距离机场
• 交通选择（稍后会详细介绍）
• 容量（稍后还会详细介绍）
• 进入市中心（餐厅、酒吧、酒店等）

如果您要举办较小的本地活动，则不需要酒店来接待数十名外州与会者，也不需要方便前往机场。 在查看当地场地时，您主要关心的是场地的大小、成本和交通选择。

Cvent、SocialTables 和 EventUp 场地搜索引擎是查找您需要了解的有关全国场地的所有信息的完美工具。

2. 场地容量和额外房间

在选择活动场地时​​，高估您的容量需求总是比低估好。

例如，如果您的活动预计将吸引至少 300 名与会者，那么您的场地容量应该可以轻松容纳 350 到 400 人。 如果有些人在当天出现并注册，这将为您提供适合其他与会者所需的喘息空间。

它还有助于选择提供额外分组讨论室的场所。 当出现容量问题时，这种灵活性将为您提供帮助。 这并不理想，但可以将主要活动流式传输到这些分组会议室，以便让更多人舒适地参加您的活动。

借助 Cvent 场地搜索引擎等工具，您可以在联系潜在场地之前研究场地容量。 通过这种方式，您可以创建您的场地候选名单，而无需在获得所有信息之前提交。

3. 大型团体的 WiFi 功能

我们生活在一个更加互联的世界中，WiFi 连接对于所有形式的业务（包括活动）的生产力都是必不可少的。 作为活动策划者和主持人，您必须始终保持与 Internet 的连接，这一点很重要。 最佳场地将在活动当天提供 WiFi 接入供您使用。

但是，所有酒店客人都可以使用的标准酒店连接可能不足以为您的客人处理所有流量。 这就是为什么为您的与会者询问专用 WiFi 信号很重要的原因。 大多数酒店都会为活动提供专用的 WiFi 信号，但您应该确保。

WiFi 速度也很重要，特别是如果您计划流式传输视频或期望在活动期间大量使用手机以进行实时推文和其他社交媒体使用。 您应该确保您的数据传输速度保持在 8 到 12 Mbps（兆位/秒）以上，以处理更高级别的流量。 向您的场地询问他们的速度，以及您是否可以在他们的活动网络上进行速度测试，以确保确定。

如果您需要测试场地的互联网速度，可以使用免费工具：

• 速度测试
• 快网
• 频谱速度测试

最后，让我们来谈谈成本。 活动中的 WiFi 不是免费的，但不一定要花一大笔钱。 根据 ASAE 的说法，有几种方法可以帮助您降低这些成本：

• 向广告商出售 WiFi 赞助
• 使用 WiFi 的客人需额外付费

4. 交通和停车选择

如果没有人可以到达那里，那有什么好处？

选择场地时，请务必明确所有可用的交通方式，例如：

• 地铁服务
• 巴士路线
• 从酒店步行距离
• 拼车可用性（Uber、Lyft、Fasten、Sidecar 等）

向您的客人提供此交通信息，以及交通时间和交通地图应用程序的建议。

华盛顿特区、纽约市和波士顿地铁系统地图（来源）

其中一些交通选择甚至可能为活动参与者提供特价和折扣。 例如，优步提供了他们的 UberEvents 系统，该系统允许您为参与者创建乘车通行证。 这些乘车通行证将涵盖您设置的一定限额的交通费用，使您的与会者更容易参加您的活动。

虽然有些人可能会步行、乘坐公共交通工具或拼车参加您的活动，但许多人仍会开车。

在考虑场地时，停车是您应该注意的另一个功能。 如果场馆没有指定停车位，当地有哪些停车选择？ 有停车场吗？ 充足的街边停车位？

您可以与当地的停车场达成协议，预留一定数量的车位，并将这笔费用包含在计划开车的人的门票交易中。 这也适用于场地拥有的付费车库，其中停车费用作为服务增加，无论是全额费用还是折扣率（最好是后者）。

如果您觉得没有必要走那么远来确保停车位，但仍想为您的客人提供方便的驾驶，请尝试在您的活动网站上推荐停车应用程序，这将帮助他们在您的场地周围找到负担得起的停车位。

5. 设施

除了举办活动的空间外，您的场地还提供什么？ 这些额外的便利设施包括：

• A/V 设备：租用或购买 A/V 设备是昂贵的，当您的活动场地已经准备好供您使用的照明、扬声器、麦克风和视频设备时，它有助于节省资金。 如果是这样，场地很可能会将设备作为打包交易的一部分提供。
• 桌椅：就像 A/V 设备一样，提供自己的桌椅意味着从口袋里掏出更多的钱来出租。 更不用说将所有这些桌椅搬到会场的运输成本。 最好找到一个已经具备这些设施的场所。
• 餐饮：如果您计划为客人提供食物，您可以与外部餐饮服务签订合同，或者利用您场地的餐饮服务（如果有）。 根据场地的不同，如果与场地预订一起打包，他们的餐饮服务可能会花费更少的钱。 请与当地的餐饮服务商联系以比较价格。

这些便利设施都可以使用外部资源获得，但如前所述，如果您的潜在场所提供它们，最好尝试制定一个从长远来看可以为您节省资金的打包交易。

6.活动日期的灵活性

事情并不总是如您计划的那样顺利进行。 紧急情况发生，天气并不总是配合，时间表并不总是排成一行。

这就是为什么选择一个可以为您安排活动提供某种灵活性的场地很重要的原因。 例如，如果您的活动可能需要更改日期，那么预订一个在该时间附近有几个开放日期的场地以用作下雨日期会有所帮助。

请理解，对于任何场地来说，这都是一个困难的要求，不应该达成或破坏交易，因为场地需要完整的时间表来支付账单。

但是，如果您遇到一个有几个空日期的场地，请尝试在以后的日期重新安排政策以获得折扣价。 这样，场地就不会因为为您举办额外的约会而赔钱，而且如果出现问题，您也不必取消活动。

由于重大活动总是提前几个月到一年计划好，给你的潜在场地提供一个灵活的日期列表将帮助你找到他们的非高峰日期，并找到最能帮你省钱的日期。

查看这些其他活动策划资源

既然您已经选择了活动场地，请务必按照我的“活动策划十步指南”中的其余步骤操作，以确保获得最佳活动体验。