12 consigli per costruire e migliorare la gestione del tempo del team

Sebbene ci siano centinaia di articoli e pubblicazioni sulla gestione del tempo, molti di loro riguardano l'individuo. E mentre possiamo migliorare il modo in cui tracciamo il tempo per noi stessi, ciò non significa necessariamente che faremo altrettanto bene quando ci verrà richiesto di tenere traccia del tempo come squadra. Richiede una mentalità e un approccio leggermente diversi.

Per aiutarti a capire come monitorare e gestire il tempo all'interno di un team, o se vuoi semplicemente migliorare, ecco alcuni suggerimenti per iniziare.

Perché la gestione del tempo è importante in una squadra?

In primo luogo, dovremmo esaminare brevemente come una corretta gestione del team aiuta il flusso di lavoro generale e le relazioni tra i team.

Riduce lo stress

Gli esperti hanno spesso avvertito che una cattiva gestione del tempo porta effettivamente allo stress. E non si tratta solo di scadenze mancate o di fare gli straordinari.

Quando le persone non riescono a gestire il tempo che hanno e non sono in grado di dare priorità ai propri compiti, inevitabilmente si sente sopraffatto. Sopraffare provoca nervosismo, paura di perdere informazioni o compiti importanti, udire o leggere situazioni errate, ecc. Insieme, possono trasformare il cervello di una persona in "modalità panico" e commettere errori o collassare sotto pressione.

E all'interno di una squadra, persone diverse reagiranno in modi diversi allo stress causato da una cattiva gestione del tempo. Ciò può creare conflitti tra squadre poiché la persona A può accusare la persona B di essere troppo rilassata o la persona B può accusare la persona A di essere troppo nevrotica.

Quindi, una buona gestione del tempo a livello di team può quindi migliorare significativamente le dinamiche del team e alleviare parte dello stress lavorativo che affrontano quotidianamente.

Tiene tutti aggiornati

La trasparenza è un problema enorme anche oggi. Anche con tutte le app e i servizi progettati per aiutarci a tenere traccia di ciò che fanno tutti in qualsiasi momento, siamo ancora per lo più all'oscuro quando si tratta della parte del lavoro dei nostri colleghi. E la comunicazione relativa all'avanzamento dei compiti è vitale per la salute di una squadra e del progetto stesso, ovviamente.

Un vantaggio di formare un'abitudine di gestione del tempo di squadra è che aumenta la trasparenza. Quando tutti tengono traccia di ciò su cui stanno lavorando e di ciò che è sul piatto del collega, la definizione delle priorità diventa più facile. C'è meno sollecitazione e frugazione nella chat di gruppo per riferire sui progressi e sicuramente meno riunioni.

Fa sapere a tutti come sta andando il progetto

Una volta che il team inizia a tenere traccia del proprio tempo collettivamente, puoi iniziare a vedere il quadro più ampio in modo più chiaro con il passare del tempo. Diventa più facile seguire l'avanzamento del progetto e, inoltre, elimina la necessità di chiedere come sta andando tutto. È molto più semplice creare report e tenere riunioni.

I membri del team inizieranno a farsi un'idea di come la loro gestione del tempo si riflette sul progetto generale. I loro colleghi potranno anche vederlo e affrontare eventuali problemi a tempo debito.

Migliora la collaborazione

Le persone sono più inclini ad aiutarsi a vicenda quando sono sulla stessa proverbiale barca. Quando una squadra tiene traccia del proprio tempo e impara a gestirlo insieme, è più probabile che condividano i propri suggerimenti e si rafforzino a vicenda quando si verificano degli errori.

Finché crei un ambiente di apprendimento sano, il tuo team migliorerà molto attraverso la gestione del tempo di apprendimento.

Come migliorare la gestione del tempo sul posto di lavoro

1. Tieni traccia del tempo per vedere dove sei

Puoi iniziare a migliorare la gestione del tempo del tuo team facendogli monitorare il tempo individualmente. Ognuno dovrebbe iniziare a essere responsabile del proprio tempo speso prima di poter davvero contribuire alla gestione del tempo dell'intero team.

Ad esempio, in Clockify, un'app di gestione del tempo per i team, un team manager può impostare progetti e pietre miliari importanti per il suo avanzamento. Da quel momento in poi, quando ogni membro del team tiene traccia del tempo dedicato alle attività che contribuiscono a ciascuna pietra miliare, il timer lo rifletterà.

Per vedere come Clockify può fare progressi ben documentati nel progetto, puoi andare qui. Entra in una configurazione passo passo dell'area di lavoro, del progetto e del rapporto sullo stato di avanzamento del tuo team quando si tratta di gestione del tempo.

È inoltre consigliabile tenere traccia del tempo per circa due settimane o anche un mese, per conoscere le abitudini di monitoraggio del tempo del tuo team e come trascorrono il loro tempo. Questo è anche l'unico modo per ottenere informazioni più dettagliate su come ogni membro preferisce gestire il proprio tempo e come riflette l'intero team. Da quei dati raccolti, puoi iniziare ad apportare modifiche e miglioramenti.

2. Fare una panoramica del carico di lavoro

Come secondo passo, è bene acquisire familiarità con ciò che ogni membro del team deve fare come parte della descrizione del proprio lavoro. Quanti compiti umili hanno, quali sono i loro maggiori investimenti di tempo e quali richiedono meno tempo per essere eseguiti. Attività aggiuntive che includono il carico di lavoro ma sono spesso trascurate:

• dare feedback,
• formare nuovi dipendenti,
• fare presentazioni,
• organizzazione di incontri,
• comunicazione con il cliente,
• e-mail, ecc.

Inizia prima tagliando il grasso in quelle aree. Se sia tu che il dipendente notate che alcune attività non importanti richiedono più tempo del necessario, eliminatele.

Prendi le riunioni, per esempio.

Spesso parteciperai a riunioni il cui argomento non interessa almeno un terzo delle persone presenti. Il loro tempo e le loro energie vengono sprecati nell'ascoltare dati e conversazioni che non li riguardano. Lo stesso vale per le catene di posta elettronica o le discussioni nelle chat room.

Infine, sebbene la collaborazione sia un vantaggio per i team ad alte prestazioni, tieni d'occhio i membri del team che iniziano a svolgere di più il lavoro degli altri. Se passano tutto il giorno a spegnere piccoli incendi e poi fanno il loro lavoro straordinario, c'è un grande squilibrio nel carico di lavoro e deve essere affrontato il prima possibile.

3. Parla con la tua squadra

Come continuazione del punto precedente, più parli con il team, più facile sarà identificare quali aspetti della gestione del tempo devi esaminare. Ecco alcune cose su cui concentrarsi:

• Controlla quali sono i loro compiti abituali e quali parti del loro lavoro possono essere noiose e faticose;
• Chiedi loro quando si sentono più/meno produttivi;
• Parla di distrazioni e individua quelle più comuni per il team;
• Elaborare strategie che si adattino al loro flusso di lavoro e approccio;
• Incontrali ogni tanto per chiedere come è cambiata la loro gestione del tempo o fai sondaggi mensili;
• Consenti ai membri del team di affrontare la gestione del tempo in modo analitico, senza microgestione: fintanto che hanno il controllo dei progressi nell'apprendimento, i risultati saranno molto migliori.

Dal momento che i team sono diversi da dipartimento a dipartimento, anche le loro preoccupazioni e i fastidi degli animali domestici dell'ufficio differiranno. L'importante è trovare un terreno comune e far sapere loro che avranno un ruolo attivo nell'imparare a gestire meglio il tempo. Non solo ricevere un volantino informativo dalle risorse umane che inevitabilmente si infileranno in un cassetto della scrivania e se ne dimenticheranno.

4. Non concentrarti solo sulla gestione del tempo di lavoro

Un altro modo utile per addestrare una migliore gestione del tempo del team è includere la gestione del tempo personale. Fai sapere al team che migliorare le proprie abitudini sul lavoro è una buona pratica che può essere utile nella vita personale.

L'allenatore della produttività Matt East ha presentato il modo più semplice per convincere le persone dei vantaggi della gestione del tempo e avviarle sulla strada del miglioramento. Crede che rispondere a sole dieci domande possa indurre le persone a pensare a come dare priorità al proprio tempo e ai propri compiti . Se ne hai l'opportunità, fai un volantino con queste domande e chiedi al team di rifletterci per un giorno o due. Quindi discutete le loro risposte per capire meglio le reciproche priorità e come incontrarvi a metà quando si tratta di gestire il tempo come una squadra.

1. Se potessi ottenere una cosa oggi, quale sarebbe?
2. Quale sarebbe la seconda cosa più importante?
3. Quale sarebbe la terza cosa più importante?
4. Cosa resta da fare dopo queste tre cose?
5. Quali compiti posso delegare ad altri?
6. Quali sono alcune altre attività su cui gli altri stanno lavorando e richiedono la mia attenzione?
7. Quale azione oggi mi avvicinerà ai miei obiettivi?
8. Qual è l'unica cosa che potrei completare, che mi farebbe sentire produttivo e felice alla fine della giornata?
9. Come ridurrò i miei livelli di stress oggi?
10. Quali relazioni nella mia vita hanno bisogno di più della mia energia oggi? (rapporto di lavoro, famiglia, amici, partner romantico, ecc.)

Mentre alcune domande sono abbastanza semplici, altre no. Piuttosto, danno una buona visione di come le persone spendono la loro energia, che a sua volta influenza il loro rapporto con il tempo e la definizione delle priorità. Quando qualcuno trascorre un'intera mattinata a litigare con il proprio partner, è probabile che sarà troppo prosciugato per concentrarsi su una relazione collaborativa con i colleghi.

Sapere come spendere la propria energia emotiva aiuta anche nella gestione del tempo.

5. Astenersi da compiti noiosi

Se possibile, cerca di eliminare i compiti noiosi.

In un'ex azienda in cui lavoravo, c'era l'abitudine di assegnare due membri del team junior a prendere appunti durante una riunione. Poi avremmo dovuto confrontare quegli appunti e scrivere un unico rapporto da distribuire a tutti coloro che erano presenti all'incontro. Come ci è stato spiegato, questo era per garantire che tutte le informazioni fossero coperte.

Tuttavia, tutto ciò che è riuscito a fare è stato raddoppiare il lavoro: confrontavamo le note, quindi il mio collega mi inviava via e-mail i suoi punti elenco, aggiungevo ciò che mancava (o viceversa), quindi lo formattavo e lo inviavo a tutti.

Solo dopo un'ora potemmo continuare con il nostro lavoro regolare.

Entrambi saremmo occupati con un compito che una persona potrebbe svolgere, con ulteriori passaggi inutili.

Quindi, quando si tratta di attività come scrivere rapporti, prendere appunti, archiviare, fare ricerche, sondaggi e altro, se non riesci a eliminarlo, semplifica. Per quanto puoi, più spesso che puoi. Perché più a lungo i dipendenti sono occupati con compiti umili e non importanti, più a lungo sono lontani da ciò che dovrebbero davvero fare.

6. Innovare

In un articolo della Harvard Business Review , sul tema della gestione del tempo collettivo, l'autrice Leslie Perlow ha offerto un'idea perspicace sull'innovazione con le tecniche di gestione del tempo. Ha riferito di pratiche collaudate di numerose aziende che hanno offerto del tempo libero per vedere come si sarebbe riflesso sullo stato di avanzamento del progetto e sul flusso di lavoro generale.

Nelle aziende afflitte dalla cultura del trambusto "always on", i dipendenti apprezzavano una notte libera per ricaricarsi e dedicare un po' di tempo alla propria vita personale. Ha aiutato le persone a ridurre lo stress.

Le aziende con team che tendevano a consegnare le attività in tempo con pochi problemi vedevano questa pausa come una ricompensa per il duro lavoro. Nel loro caso, lo vedevano come un riconoscimento dei loro sforzi.

E per le aziende i cui team sono stati sopraffatti da riunioni, distrazioni tra team (e esterni), i dipendenti sono stati in grado di trascorrere del tempo da soli fuori dall'ufficio frenetico. Hanno trovato più facile finire le attività o recuperare il ritardo.

La novità di introdurre una pausa pomeridiana o mattutina durante un giorno feriale può essere vantaggiosa sia per i dipendenti che per i dirigenti. I team possono imparare a collaborare meglio e gestire il proprio tempo in queste pause. Puoi fare lo stesso, ad esempio, offrendo una fine della giornata lavorativa anticipata il venerdì, per aumentare la produttività che normalmente diminuisce prima del fine settimana. Oppure, il mercoledì, che è solo a metà settimana e tende a sembrare il giorno più lungo.

7. Aumentare la consapevolezza delle scadenze

A nessuno piacciono le scadenze. È un fatto.

Tuttavia, quando ci pensiamo, siamo tutti d'accordo con le scadenze nel momento in cui le stabiliamo. C'è la sensazione che abbiamo ancora le cose sotto controllo e possiamo farcela. Il momento in cui iniziamo a odiare le scadenze è quando inevitabilmente si avvicinano e non abbiamo fatto gran parte di ciò che era stato pianificato.

Quindi è sicuro dire che il nostro rapporto con le scadenze dipende da quanto ne siamo consapevoli.

Quello che puoi fare per aiutare il tuo team a gestire meglio le proprie priorità è mantenere un promemoria costante e visibile dello stato di avanzamento del progetto e delle scadenze. Naturalmente, niente di tutto ciò dovrebbe essere imponente e spaventoso. Piuttosto, un grafico informativo su uno schermo montato a parete o un semplice tracker traguardo scritto su una lavagna.

Rendere le persone più consapevoli della propria struttura temporale e dei propri limiti in questo modo. Le schede e i tracker kanban digitali sono facili da ignorare se le persone devono accedervi dai propri computer. Ma se sono costantemente presenti su un muro nelle vicinanze, è meno probabile che le scadenze "si accorgano di soppiatto" a qualcuno.

8. Offri aiuto

Gli esperti di McKinsey hanno espresso un punto di vista interessante: al giorno d'oggi, la gestione del tempo è meno una questione individuale e più istituzionale. Sottolineano anche che le persone che si consideravano grandi manager del tempo hanno affermato di avere un grande supporto nel modo in cui programmavano e assegnavano il tempo.

Hanno elencato un esempio di un assistente amministrativo che ha aiutato la programmazione dell'amministratore delegato ponendo le domande giuste: se ha incontrato determinati clienti, se dovrebbe seguire un'altra società su base più regolare, se determinate priorità sono stabilite correttamente secondo gli obiettivi attuali dell'azienda e così via.

Su scala ridotta, un manager può fare lo stesso per la propria squadra. Possono incontrarsi con la squadra e vedere dove possono essere rifocalizzati i loro sforzi e il loro tempo. Col passare del tempo, le priorità cambieranno. Forse lo sviluppo del sito Web di un nuovo strumento può essere spostato ulteriormente indietro perché i nuovi potenziali stakeholder vorrebbero vedere una versione più completa dello strumento. Oppure il beta test ha mostrato che l'effettiva base di utenti non è costituita da aziende di medie dimensioni ma da liberi professionisti, quindi sarà necessario rivalutare la strategia di marketing.

Cambia la tua mentalità dal monitoraggio del tempo individuale a uno che rifletta il progetto, il prodotto e gli sforzi del team. I manager hanno il lusso di vedere il quadro più ampio, ed è proprio per questo che devono guidare il team attraverso i cambiamenti e aiutarli a gestire meglio il proprio tempo.

9. Stabilire alcune regole comuni

Come in ogni squadra, le persone coopereranno ma si scontreranno anche. Si irriteranno a vicenda e troveranno difetti e lamentele nelle pratiche lavorative degli altri. E frustrazioni come queste possono portare a situazioni che possono danneggiare il modo in cui gestiscono il tempo e stabiliscono le priorità. Cose come distrazioni di persona, compiti e feedback scarsamente comunicati, mancanza di trasparenza... Tutti possono far sì che una squadra inizi a rompere le giunture, una frustrazione alla volta.

E sebbene tu possa consentire loro di appianare le loro abitudini nel tempo, affinché i colleghi inizino davvero a gestire il loro tempo come una squadra, hanno bisogno di una serie di regole concordate che assicurino la loro tranquillità.

Una solida etichetta di comunicazione

Introdurre un modo codificato per discutere problemi, attività e progressi del progetto. Per esempio:

• Se è necessario risolvere qualcosa entro le prossime 24 ore, inviare un'e-mail.
• Se qualcosa richiede la tua attenzione entro un'ora o due, invia un messaggio di chat.
• Se il problema è urgente e non può aspettare, invia un SMS o chiama.

Si perde troppo tempo quando si discutono cose non importanti tramite e-mail o quando si trascurano compiti urgenti perché la chat di una persona è costantemente disturbata da diverse parti. In questo modo, ogni notifica ha un lasso di tempo stabilito che consente al destinatario di sapere se deve affrontarlo ora o se può attendere.

Questo elimina interruzioni e distrazioni.

Codici per il tempo di lavoro ininterrotto

La maggior parte delle volte, i dipendenti hanno bisogno di concentrazione, tempo ininterrotto. Se non per ore e ore, in determinate situazioni.

Ad esempio, un agente del servizio clienti può recarsi dal capo del marketing per chiedere informazioni su una funzionalità su cui un utente sta chiedendo informazioni. Tuttavia, se il responsabile del marketing sta scrivendo un'e-mail importante, rischia di sembrare scortese quando respinge il rappresentante del servizio clienti. Oppure uno sviluppatore ha bisogno di feedback su un bug nel codice, mentre l'altro sta cercando di risolvere i propri problemi che ha riscontrato.

In casi come questi è utile avere un codice universale “non disturbare”. Questi possono essere qualsiasi cosa, dai post-it rossi sullo schermo del computer, ai veri e propri cartelli di non disturbare sulle loro scrivanie. Il team deve semplicemente concordare un codice e rispettare i limiti che esso comporta.

10. Riduci le riunioni improvvisate

Non tutte le decisioni o questioni richiedono una sala riunioni e ore di discussione. Troppe riunioni settimanali possono sbilanciare la gestione del tempo dei team. Soprattutto quando un manager convoca una riunione per una cosa inaspettata che era appena accaduta.

Quindi, quando e come dovresti effettivamente tenere una riunione?

Dopo aver raggiunto un traguardo/scadenza specifica

Questo per assicurarti di essere ancora sulla strada giusta o se è necessario apportare modifiche. Tuttavia, se vuoi fornire un feedback sui progressi fatti dal team fino a quel momento, mantienilo molto breve o salvalo per e-mail o riunioni 1:1 con i membri.

Fare un programma e attenersi ad esso

Ogni riunione dovrebbe avere un ordine del giorno con i punti principali da affrontare ed eventuali domande o discussioni di follow-up.

Prenditi del tempo prima di ogni riunione per creare un elenco puntato di argomenti e inviarli via email a tutto il team. In questo modo, tutti sono informati sull'argomento della riunione e possono prepararsi di conseguenza.

Semplifica la conversazione

Non lasciare che le persone facciano deragliare gli argomenti con discussioni, disaccordi o chiacchiere spensierate. Il brainstorming va bene, purché l'incontro sia destinato a essere uno. Mantieni il focus sull'argomento della riunione e lo farà

Annunciare gli incontri in modo tempestivo

Le riunioni non pianificate possono causare un'interruzione della concentrazione con qualsiasi dipendente. Un momento sono alla scrivania, lavorano, e subito dopo devono spostare la loro attenzione su una cosa completamente nuova. E il tempo necessario per tornare al loro compito originale può causare ciò che è noto nello sviluppo Agile come un "costo di passaggio". Ciò influisce notevolmente sulla produttività e, di conseguenza, gli sforzi di gestione del tempo falliscono.

11. Utilizzare metodi e tecniche collaudati

Al giorno d'oggi siamo tutti alla ricerca delle migliori strategie per aiutarci a imparare una migliore gestione del tempo. E mentre la maggior parte si occupa dell'individuo, le due tecniche più famose possono essere applicate anche a gruppi più grandi. Ecco come applicare la matrice di Eisenhower e il blocco del tempo allo sviluppo del team.

La matrice di Eisenhower

La matrice di Eisenhower è un metodo acclamato di gestione del tempo che aiuta la produttività e l'efficienza attraverso l'insegnamento della corretta definizione delle priorità. Non tutti i compiti sono ugualmente importanti e urgenti. E questo metodo dimostra che le attività correttamente assegnate alle priorità possono far risparmiare molto tempo ed energia.

Sebbene la matrice sia spesso menzionata come mezzo di gestione del tempo individuale, è perfettamente adattabile ai team.

Riconosce quattro categorizzazioni:

1. Compiti importanti e urgenti: la scadenza di domani
2. Compiti importanti ma non urgenti: redigere un rapporto sullo stato di avanzamento per la prossima settimana
3. Compiti non importanti e urgenti: organizzare una riunione per la prossima settimana che il manager richiederà nei prossimi cinque minuti e
4. Attività non importanti e non urgenti: ripulire la casella personale del team dai vecchi file

Per una panoramica più chiara, la matrice è spesso presentata in quattro quadranti, in questo modo:

Quindi, ad esempio, un team di assistenza clienti potrebbe creare una matrice Eisenhower simile a questa:

Seguendo gli schemi seguenti, puoi formulare la matrice della tua squadra con relativa facilità. E se possibile, l'approccio migliore sarebbe organizzare una riunione di brainstorming, in cui tutti i membri del team possono partecipare alla creazione della matrice. Ricorda, quando ai dipendenti viene data più libertà nella gestione collettiva del tempo, è più probabile che seguano e imparino più rapidamente.

Blocco del tempo

Il blocco del tempo è la seconda tecnica di gestione del tempo altamente efficace.

Aiuta a mantenere il lavoro durante il giorno che scorre programmando la tua giornata (o settimana) in anticipo. Quando imposti le attività della giornata su carta, scrivi quanto tempo impiegherebbe ciascuna attività. Quindi, inserisci quelle attività in un programma e in questo modo crei blocchi temporali.

Una volta che inizi a lavorare in intervalli di tempo, il punto è attenersi al tempo assegnato ed evitare che le attività penetrino in altre fasce orarie. In questo modo, ti assicuri che l'attenzione sia concentrata su una cosa alla volta ed eviti di dimenticare completamente determinati compiti. In realtà è uno strumento efficace per prevenire gli straordinari.

E impostare una giornata a tempo bloccato non potrebbe essere più semplice, soprattutto per i team. Ad esempio, puoi collegare l'estensione Clockify al tuo calendario di Google e non appena viene visualizzata una fascia oraria, devi semplicemente avviare il timer e iniziare. Non è necessario lasciare la scheda del browser o aprire un'app completamente nuova.

Prova ad adattare questa tecnica alla gestione collettiva del tempo impostando intervalli di tempo per compiti importanti che devono essere consegnati quel giorno. I membri del team possono controllare tali attività non appena sono terminate e alla fine della giornata avrai una visione chiara.

Questo è anche un buon modo per identificare individualmente i problemi con la gestione del tempo prima che inizi a influenzare il team su scala più ampia.

12. Introdurre strumenti di gestione del tempo del team

Ora, non possiamo dimenticare che la gestione del tempo richiede anche un aiuto dall'esterno. App, piattaforme, servizi e software sono tutti lì per aiutare individui e team in difficoltà. Sono anche usati per l'analisi, il miglioramento e persino come scorciatoie che eliminano attività umili.

Ecco alcuni dei nostri preferiti:

Orologio

Potremmo essere di parte qui, ma Clockify è davvero uno strumento multiforme. Sebbene sia principalmente un monitoraggio del tempo, può anche aiutarti a creare stime di lavoro, creare rapporti sullo stato di avanzamento del progetto, tenere traccia di chi sta facendo cosa e identificare il tempo perso.

Diventa rapidamente il braccio destro di qualsiasi manager e team che cercano di migliorare la propria gestione del tempo.

Nozione

Notion è una piattaforma con un robusto elenco di funzionalità che funziona come più strumenti in uno. È un archivio di documenti, un consiglio di gestione del progetto, una piattaforma di panoramica delle attività, funzionalità di chat integrate, un Wiki e molto altro. È uno spazio di lavoro molto versatile che può sostituire molti strumenti che svolgono un'unica funzione.

Quando tutte le tue informazioni e i tuoi progressi sono archiviati in un unico posto, non c'è bisogno di perdere tempo a girare tra le varie app.

Scarabocchio

Come pianificatore di riunioni, Doodle può semplificare la vita di tutti. Non sono necessari lunghi thread di posta elettronica o attendere che le persone rispondano ai messaggi di chat. L'app ti consente di impostare una riunione e i possibili orari per essa, e mentre inoltri il collegamento, tutti i membri del team possono scegliere l'orario più adatto a loro.

Mappatura saggia

Abbiamo discusso di come le riunioni possono finire per aver bisogno di rapporti su cose che sono state discusse, il che spesso porta qualcuno del team a passare il tempo a scriverle invece di svolgere i propri compiti. Bene, strumenti come Wise Mapping eliminano la necessità di questo. È uno strumento open source gratuito che ti consente di raccogliere idee e condurre riunioni dal tuo browser Web e chiunque abbia un link di invito può partecipare. La mappa mentale può quindi essere inoltrata a tutti dalla riunione.

L'eliminazione del lavoro noioso aggiuntivo è un grande vantaggio per la gestione del tempo, inoltre, strumenti come questi assicurano che tutti i partecipanti alla riunione siano inclusi nelle discussioni.

Lontra.ai

Poiché anche le riunioni erano una parte importante delle nostre discussioni sulla gestione del tempo, strumenti come i registratori audio possono ulteriormente risparmiare tempo. Otter.ai ti consente di registrare qualsiasi audio (che si tratti di un'intera riunione, feedback o istruzioni) e trascriverlo in un documento in pochi minuti. Quindi non solo puoi condividere l'audio stesso, ma anche dettare ciò che devi trasmettere e ricevere un modulo scritto automaticamente dall'altra parte. Lo strumento è integrato anche con Zoom , quindi puoi persino registrare videochiamate.

Conclusione

La gestione del tempo del team si concentra principalmente sulla ricerca di modi per dare priorità a obiettivi più grandi, comunicare in modo chiaro ed evitare lacune nel flusso di lavoro causate da sistemi eccessivamente complessi. Il modo per convincere i team a impegnarsi in modo collaborativo per migliorare la gestione del tempo è aiutarli ad apprendere queste abilità vitali. Coinvolgerli nel processo in ogni fase del processo li aiuterà anche a diventare più ricettivi alle nuove tecniche e agli strumenti che intendi introdurre.