建立和改進團隊時間管理的 12 個技巧

雖然有數百篇關於時間管理的文章和出版物，但其中很多都與個人有關。 雖然我們可以改進自己跟踪時間的方式，但這並不一定意味著當我們被要求作為一個團隊跟踪時間時，我們也會做得一樣好。 它需要稍微不同的心態和方法。

為了幫助您了解如何在團隊中跟踪和管理時間，或者如果您只是想改進，這裡有一些提示可以幫助您入門。

為什麼時間管理在團隊中很重要？

首先，我們應該簡要概述適當的團隊管理如何幫助整個工作流程和團隊間的關係。

減輕壓力

專家經常警告說，時間管理不善實際上會導致壓力。 這不僅僅是錯過最後期限或加班。

當人們不善於管理他們擁有的時間並且無法優先考慮他們的任務時，它不可避免地會導致感到不知所措。 壓倒性導致緊張、害怕錯過重要信息或任務、偷聽或誤讀情況等。它們共同會使人的大腦進入“恐慌模式”，要么犯錯，要么在壓力下崩潰。

在一個團隊中，不同的人會以不同的方式應對時間管理不善造成的壓力。 這可能會造成團隊間衝突，因為 A 可以指責 B 過於放鬆，或者 B 可以指責 A 過於神經質。

因此，團隊層面的良好時間管理可以顯著改善團隊活力並減輕他們每天面臨的一些工作壓力。

讓每個人都更新

即使在今天，透明度也是一個大問題。 即使所有的應用程序和服務都旨在幫助我們隨時跟踪每個人的行為，但當涉及到同事的工作時，我們仍然大多處於黑暗之中。 當然，關於任務進展的溝通對於團隊和項目本身的健康至關重要。

形成團隊時間管理習慣的一個好處是增加了透明度。 當每個人都在跟踪他們正在做的事情以及同事的工作時，確定優先級變得更加容易。 在群聊中報告進度的刺激和戳戳更少，當然會議也更少。

讓每個人都知道項目的進展情況

一旦團隊開始集體跟踪他們的時間，隨著時間的流逝，您就可以開始更清楚地看到更大的圖景。 跟踪項目進度變得更容易，此外，無需詢問一切進展如何。 創建報告和召開會議要容易得多。

團隊成員將開始了解他們的時間管理如何反映整個項目。 他們的同事也將能夠看到這一點並在適當的時候解決任何問題。

改善協作

當人們在同一條眾所周知的船上時，他們更傾向於互相幫助。 當一個團隊跟踪他們的時間並學習如何一起管理它時，他們更有可能分享他們的技巧並在發生錯誤時相互促進。

只要你形成一個健康的學習環境，你的團隊就會通過學習時間管理變得更好。

如何改善工作場所的時間管理

1. 跟踪時間以查看您所在的位置

您可以通過讓他們單獨跟踪時間來開始改善團隊的時間管理。 每個人都應該開始對自己的時間花費負責，然後才能真正為整個團隊的時間管理做出貢獻。

例如，在 Clockify - 一個團隊時間管理應用程序中，團隊經理可以為其進度設置項目和重要里程碑。 從那時起，當每個團隊成員跟踪為每個里程碑做出貢獻的任務所花費的時間時，計時器將反映這一點。

要了解 Clockify 如何使項目進度有據可查，您可以前往此處。 在時間管理方面，它會逐步設置團隊的工作區、項目和進度報告。

還建議跟踪大約兩週甚至一個月的時間，以了解您的團隊的時間跟踪習慣以及他們如何度過時間。 這也是獲得有關每個成員更喜歡如何管理他們的時間以及它如何反映整個團隊的更詳細信息的唯一方法。 從收集的數據中，您可以開始進行更改和改進。

2. 做一個工作量概覽

作為第二步，最好熟悉每個團隊成員在其工作描述中需要做什麼。 他們有多少瑣碎的任務，哪些是他們最大的時間投入，哪些花費他們最少的時間去做。 包括工作量但經常被忽視的其他任務：

• 提供反饋，
• 培訓新員工，
• 進行演示，
• 組織會議，
• 客戶溝通，
• 電子郵件等

首先修剪這些區域的脂肪。 如果您和員工都注意到某些不重要的任務佔用了不必要的時間，只需將其刪除即可。

以會議為例。

通常你會參加那些話題至少有三分之一的人不關心的會議。 他們的時間和精力都浪費在聆聽不影響他們的數據和對話上。 電子郵件鍊或聊天室討論也是如此。

最後，雖然協作是高績效團隊的好處，但請留意那些開始做更多其他人工作的團隊成員。 如果他們整天撲滅小火，然後加班加點工作，工作量很大不平衡，需要盡快解決。

3. 與您的團隊交談

作為上一點的延續，您與團隊交談的次數越多，就越容易確定您需要研究的時間管理的哪些方面。 以下是一些需要關注的事項：

• 檢查他們通常的任務是什麼，以及他們工作的哪些部分可能是乏味和繁重的；
• 問他們什麼時候感覺效率最高/效率最低；
• 談論分心並確定團隊中最常見的分心；
• 提出適合其工作流程和方法的策略；
• 每隔一段時間與他們會面，詢問他們的時間管理方式發生了怎樣的變化，或者每月進行一次調查；
• 讓團隊成員分析地處理他們的時間管理，而不是微觀管理——只要他們能夠控制自己的學習進度，結果就會好得多。

由於團隊因部門而異，因此他們的關注點和辦公室的煩惱也會有所不同。 重要的是找到共同點，讓他們知道他們將在學習如何更好地管理時間方面發揮積極作用。 不僅僅是從 HR 那裡收到一份內容豐富的講義，他們將不可避免地粘在辦公桌抽屜里而忘記它。

4. 不要只關注工作時間管理

訓練更好的團隊時間管理的另一個有用方法是包括個人時間管理。 讓團隊知道，改善他們的工作習慣是一種很好的做法，可以在他們的個人生活中使用。

生產力教練馬特·伊斯特提出了讓人們相信時間管理的好處並讓他們走上改進之路的最簡單方法。 他相信僅僅回答十個問題就可以讓人們思考他們如何優先考慮他們的時間和任務。 如果你有機會，就這些問題做一份講義，讓團隊思考一兩天。 然後討論他們的答案，以更好地了解彼此的優先事項，以及在團隊管理時間方面如何才能半途而廢。

1. 如果我今天可以實現一件事，那會是什麼？
2. 第二個最重要的事情是什麼？
3. 第三個最重要的事情是什麼？
4. 這三件事之後還有什麼要做的？
5. 我可以將哪些任務委派給其他人？
6. 其他人正在處理哪些其他任務需要我注意？
7. 今天的什麼行動會讓我更接近我的目標？
8. 我能完成的一件事是什麼，會讓我在一天結束時感到高效和快樂？
9. 今天我將如何降低壓力水平？
10. 今天我生命中的哪些關係最需要我的精力？ （工作關係、家庭、朋友、戀人等）

雖然有些問題相當簡單，但其他問題則不然。 相反，它們可以很好地洞察人們如何花費精力，而這反過來又會影響他們與時間的關係和優先順序。 當有人花一整個上午與他們的重要人物爭論時，他們很可能會筋疲力盡，無法專注於與同事的合作關係。

知道如何消耗他們的情緒能量也有助於時間管理。

5.避免繁瑣的任務

如果可能的話，盡量消除繁瑣的任務。

在我工作的一家前公司，有一個習慣，就是指派兩名初級團隊成員在會議期間做筆記。 然後我們應該比較這些筆記並寫一份報告分發給參加會議的每個人。 正如向我們解釋的那樣，這是為了確保涵蓋所有信息。

然而，它所做的只是把工作加倍——我們會比較筆記，然後我的同事會把他的要點通過電子郵件發送給我，我會添加缺失的內容（反之亦然），然後我會格式化並發送它給大家。

一個小時後，我們才能繼續我們的日常工作。

我們倆都會忙於一個人可以完成的任務，並增加了不必要的步驟。

因此，當涉及到撰寫報告、做筆記、歸檔、研究、調查等任務時——如果你不能消除它，那就簡化它。 盡可能多地，盡可能多地。 因為員工被瑣碎的、不重要的任務所佔據的時間越長，他們離開他們真正應該做的事情的時間就越長。

6. 創新

在《哈佛商業評論》的一篇關於管理集體時間的文章中，作者 Leslie Perlow 提出了一個關於利用時間管理技術進行創新的有見地的想法。 她報告了許多公司的久經考驗的做法，這些公司提供時間來看看它如何反映項目的進展和整體工作流程。

在被“永遠在線”的喧囂文化所困擾的公司中，員工重視一個晚上的休息時間來充電並為他們的個人生活騰出一些時間。 它幫助人們減壓。

團隊傾向於按時交付任務且幾乎沒有問題的公司將這段時間視為對辛勤工作的獎勵。 就他們而言，他們認為這是對他們努力的認可。

對於團隊被會議、團隊間（和外部）分心的公司來說，員工能夠在繁忙的辦公室之外獲得獨處時間。 他們發現更容易完成任務或趕上進度。

在工作日下午或早上引入休假的新穎性對員工和經理都有利。 團隊可以學習如何更好地合作，並在這些休息時間管理他們的時間。 您也可以這樣做，例如，在周五提早結束工作日，以幫助提高通常在周末之前下降的工作效率。 或者，在星期三，就在一周的中間，往往感覺是最長的一天。

7. 提高對截止日期的認識

沒有人喜歡最後期限。 這是事實。

然而，當我們考慮到這一點時，我們在設定最後期限的那一刻都很好。 有一種感覺，我們仍然可以控制事情，我們可以做到。 我們開始討厭最後期限的那一刻是當它們不可避免地接近並且我們還沒有完成大部分計劃的時候。

所以可以肯定地說，我們與最後期限的關係取決於我們對它們的了解程度。

為了幫助您的團隊更好地管理他們的優先事項，您可以做的就是保持對項目進度和截止日期的持續可見提醒。 當然，這些都不應該是氣勢磅礴和令人恐懼的。 相反，壁掛式屏幕上的信息圖表，或寫在白板上的簡單里程碑跟踪器。

通過這種方式讓人們更加了解自己的時間框架和限制。 如果人們必須在自己的計算機上訪問它們，那麼數字看板和跟踪器很容易被忽略。 但是，如果它們經常出現在附近的牆上，截止日期就不太可能“偷偷摸摸”任何人。

8. 提供幫助

麥肯錫的專家提出了一個有趣的觀點：如今，時間管理不再是個人問題，而是機構問題。 他們還指出，那些認為自己是出色的時間管理者的人表示，他們在如何安排和分配時間方面得到了很大的支持。

他們列舉了一個行政助理的例子，他通過提出正確的問題來幫助 CEO 安排日程：他們是否與某些客戶會面，他們是否應該更定期地跟進另一家公司，是否根據公司目前的目標等等。

在較小的規模上，經理可以為他們的團隊做同樣的事情。 他們可以與團隊會面，看看他們的努力和時間可以重新集中在哪裡。 隨著時間的推移，優先級會發生變化。 也許新工具網站的開發可以進一步推遲，因為新的潛在利益相關者希望看到該工具的更完整版本。 或者beta測試表明實際用戶群不是中型公司而是自由職業者，因此需要重新評估營銷策略。

將您的思維方式從個人時間跟踪轉變為反映項目、產品和團隊努力的思維方式。 經理們有幸看到更大的圖景，這正是他們需要引導團隊完成變革並幫助他們更好地管理時間的原因。

9. 制定一些通用規則

與每個團隊一樣，人們會合作但也會發生衝突。 他們會互相激怒，在別人的工作實踐中找毛病和不滿。 像這樣的挫敗感可能會導致可能損害他們管理時間和優先級的方式。 諸如面對面的干擾、溝通不暢的任務和反饋、缺乏透明度……它們都可能導致團隊開始在接縫處破裂，一次感到沮喪。

雖然你可以讓他們隨著時間的推移改掉他們的習慣，但為了讓同事真正開始以團隊的形式管理他們的時間，他們需要一套商定的規則來確保他們的內心平靜。

紮實的​​溝通禮儀

介紹一種討論項目問題、任務和進度的編碼方式。 例如：

• 如果需要在接下來的 24 小時內解決問題，請發送電子郵件。
• 如果在接下來的一兩個小時內有什麼事情需要您注意，請發送聊天消息。
• 如果問題很緊急且迫不及待，請發送短信或致電。

當通過電子郵件討論不重要的事情，或者因為一個人的聊天不斷地從不同的方面ping通而忽略了緊急任務時，會浪費太多時間。 這樣，每個通知都有一個既定的時間範圍，讓接收者知道他們是否應該現在處理它，或者它是否可以等待。

這消除了乾擾和分心。

不間斷工作時間代碼

很多時候，員工需要專注、不間斷的時間。 如果不是連續幾個小時，那麼在某些情況下。

例如，客戶服務代理可以跳到營銷主管那裡詢問用戶正在詢問的功能。 但是，如果營銷主管目前正在寫一封重要的電子郵件，那麼當他們拒絕客戶服務代表時，他們就有可能聽起來很粗魯。 或者一位開發人員需要對代碼中的錯誤進行反饋，而另一位開發人員正在嘗試修復他們自己發現的問題。

在這種情況下，有一個通用的“請勿打擾”代碼很有用。 這些可以是任何東西——從他們電腦屏幕上的紅色便利貼，到他們辦公桌上的實際請勿打擾標誌。 團隊只需要就代碼達成一致，並尊重它帶來的界限。

10. 減少臨時會議

不是每個決定或問題都需要一個會議室和幾個小時的討論。 每週召開太多會議會使團隊的時間管理失去平衡。 尤其是當經理因為剛剛發生的意外事情而要求開會時。

那麼，您應該何時以及如何實際召開會議？

達到特定里程碑/截止日期後

這是為了確保您仍然走在正確的道路上，或者是否需要進行任何更改。 但是，如果您想就團隊迄今為止所取得的進展提供反饋，請保持非常簡短，或者將其保存為電子郵件或與成員進行 1 對 1 會議。

制定時間表並堅持下去

每次會議都應該有一個議程，其中包含要解決的要點以及任何後續問題或討論。

在每次會議之前花一些時間創建一個項目符號列表並將它們通過電子郵件發送給整個團隊。 這樣，每個人都可以了解會議的主題，並可以進行相應的準備。

簡化對話

不要讓人們用爭論、分歧或輕鬆的閒聊來破壞話題。 頭腦風暴是可以的，只要會議是一次會議。 把注意力集中在會議的主題上，它會

及時發布會議信息

計劃外的會議可能會導致任何員工的注意力中斷。 前一刻他們在辦公桌前工作，而下一刻他們需要將注意力轉移到全新的事物上。 他們回到原來的任務所花費的時間可能會導致敏捷開發中所謂的“轉換成本”。 這極大地影響了生產力，因此，時間管理工作失敗了。

11. 使用經過驗證的方法和技術

如今，我們都在尋找最佳策略來幫助我們學習更好的時間管理。 雖然大多數都是針對個人的，但這兩種最著名的技術也可以應用於更大的群體。 以下是艾森豪威爾矩陣和時間阻塞如何應用於團隊發展。

艾森豪威爾矩陣

艾森豪威爾矩陣是一種備受讚譽的時間管理方法，它通過教授適當的優先級來提高生產力和效率。 並非所有任務都同樣重要和緊迫。 並且這種方法證明了適當優先級的任務可以節省大量的時間和精力。

雖然矩陣經常被稱為個人時間管理的一種手段，但它完全適用於團隊。

它承認四種分類：

1. 重要而緊迫的任務——明天的最後期限
2. 重要但不緊急的任務——為下週寫一份進度報告
3. 不重要且緊急的任務——安排下週的會議，經理要求在接下來的五分鐘內召開會議，以及
4. 不重要且不緊急的任務——清理團隊的舊文件保管箱

為了更清晰的概述，矩陣通常以四個像限表示，如下所示：

因此，例如，客戶支持團隊可以創建一個如下所示的艾森豪威爾矩陣：

按照下面的示意圖，您可以相對輕鬆地制定自己團隊的矩陣。 如果可能的話，最好的方法是召開一次頭腦風暴會議，所有團隊成員都可以參與矩陣的創建。 請記住，當員工在集體時間管理中獲得更多自主權時，他們更有可能跟進並更快地學習。

時間阻塞

時間阻塞是第二種高效的時間管理技術。

通過讓您提前安排一天（或一周），它有助於保持全天的工作順利進行。 當您在紙上設置當天的任務時，您會記下每項任務需要多長時間。 然後，您將這些任務寫入時間表，並以這種方式創建時間塊。

一旦你開始在時間段內工作，關鍵是要堅持分配的時間，避免任務滲入其他時間段。 這樣，您可以確保一次只專注於一件事，並避免完全忘記某些任務。 它實際上是防止加班的有效工具。

設置時間阻塞日再簡單不過了，尤其是對於團隊而言。 例如，您可以將 Clockify 擴展程序與您的 Google 日曆連接起來，一旦時間段彈出，您只需啟動計時器並開始。 您不必離開瀏覽器選項卡或打開全新的應用程序。

嘗試通過為當天需要交付的重要任務設置時間塊來將此技術應用於集體時間管理。 團隊成員可以在完成這些任務時核對它們，到一天結束時，您將有一個清晰的概覽。

這也是在時間管理開始大規模影響團隊之前單獨識別時間管理問題的好方法。

12. 引入團隊時間管理工具

現在，我們不能忘記，時間管理也需要一些外界的幫助。 應用程序、平台、服務和軟件都可以幫助陷入困境的個人和團隊。 它們還用於分析、改進，甚至作為消除瑣碎任務的捷徑。

這裡有一些我們的最愛：

時鐘化

我們可能在這裡有偏見，但 Clockify 確實是一個多方面的工具。 雖然它主要是一個時間跟踪器，但它還可以幫助您創建工作估算、創建項目進度報告、跟踪誰在做什麼以及識別浪費的時間。

它很快成為任何希望改善時間管理的經理和團隊的得力助手。

概念

Notion 是一個具有強大功能列表的平台，可以像多個工具一樣工作。 它是一個文檔存檔、一個項目管理板、一個任務概述平台、集成聊天功能、一個 Wiki 等等。 這是一個非常通用的工作空間，可以替代許多提供單一功能的工具。

當您的所有信息和進度都存儲在一個地方時，無需浪費時間在各種不同的應用程序中循環。

塗鴉

作為會議安排者， Doodle可以讓每個人的生活更輕鬆。 無需冗長的電子郵件線程或等待人們回复聊天消息。 該應用程序允許您設置會議和可能的時間，並且當您轉發鏈接時，團隊中的每個人都可以選擇最適合他們的時間。

智能映射

我們已經討論過會議如何最終需要關於所討論的事情的報告，這通常會導致團隊中的某個人花時間輸入它們而不是完成他們的任務。 好吧，像Wise Mapping這樣的工具就不需要了。 它是一個免費的開源工具，可讓您通過 Web 瀏覽器集思廣益並主持會議，任何擁有邀請鏈接的人都可以加入。然後可以將思維導圖轉發給會議中的每個人。

消除額外的繁瑣工作是時間管理的一大優勢，此外，此類工具可確保會議中的每個人都參與討論。

水獺.ai

由於會議也是我們時間管理討論的重要組成部分，錄音機等工具還可以節省時間。 Otter.ai可讓您錄製任何音頻（無論是整個會議、反饋還是說明），並在幾分鐘內將其轉錄成文檔。 因此，您不僅可以分享音頻本身，還可以指定您需要傳達的內容，並在另一端收到自動書寫的表格。 該工具還與Zoom集成，因此您甚至可以錄製視頻通話。

結論

團隊時間管理主要側重於尋找方法來確定更大目標的優先級，清晰地溝通並避免由於過於復雜的系統而導致的工作流程差距。 讓團隊協作參與改進時間管理的方法是幫助他們學習這些重要技能。 讓他們參與過程的每一步也將幫助他們更容易接受您計劃引入的新技術和工具。