12 sfaturi pentru a construi și a îmbunătăți gestionarea timpului în echipă

Deși există sute de articole și publicații despre managementul timpului, multe dintre ele sunt preocupate de individ. Și, deși putem îmbunătăți modul în care urmărim timpul pentru noi înșine, asta nu înseamnă neapărat că ne vom descurca la fel de bine atunci când ni se cere să urmărim timpul ca o echipă. Este nevoie de o mentalitate și o abordare ușor diferite.

Pentru a vă ajuta să vă dați seama cum să urmăriți și să gestionați timpul în cadrul unei echipe sau dacă doriți pur și simplu să vă îmbunătățiți, iată câteva sfaturi pentru a începe.

De ce este important managementul timpului într-o echipă?

În primul rând, ar trebui să vedem pe scurt modul în care managementul adecvat al echipei ajută la fluxul general de lucru și relațiile dintre echipe.

Reduce stresul

Experții au avertizat adesea că o gestionare necorespunzătoare a timpului duce de fapt la stres. Și nu este vorba doar de termenele limită ratate sau de menținerea orelor suplimentare.

Când oamenii sunt prost în gestionarea timpului pe care îl au și nu pot să-și prioritizeze sarcinile, inevitabil duce la a se simți copleșiți. Copleșirea provoacă nervozitate, teama de a pierde informații sau sarcini importante, situații de a auzi sau de a citi greșit etc. Împreună, ele pot face creierul unei persoane să se transforme în „modul de panică” și fie să facă greșeli, fie să se prăbușească sub presiune.

Și în cadrul unei echipe, diferiți oameni vor reacționa în moduri diferite la stresul cauzat de gestionarea necorespunzătoare a timpului. Acest lucru poate crea un conflict între echipe, deoarece persoana A poate acuza persoana B că este prea relaxată, sau persoana B poate acuza persoana A că este prea nevrotică.

Deci, o bună gestionare a timpului la nivel de echipă poate îmbunătăți semnificativ dinamica echipei și poate atenua o parte din stresul de lucru cu care se confruntă zilnic.

Îi ține pe toți la curent

Transparența este o problemă uriașă și astăzi. Chiar și cu toate aplicațiile și serviciile concepute pentru a ne ajuta să ținem evidența a ceea ce face toată lumea în orice moment, suntem încă în cea mai mare parte în întuneric când vine vorba de partea colegilor noștri de muncă. Și comunicarea cu privire la progresele sarcinii este vitală pentru sănătatea unei echipe și a proiectului în sine, desigur.

Un avantaj al formării unui obicei de management al timpului în echipă este că transparența crește. Când toată lumea urmărește la ce lucrează și ceea ce este în platoul colegului său, prioritizarea devine mai ușoară. Există mai puține îndemnuri și mai puține șocuri în chat-ul de grup pentru a raporta progresul și cu siguranță mai puține întâlniri.

Să știe toată lumea cum merge proiectul

Odată ce echipa începe să-și urmărească timpul în mod colectiv, puteți începe să vedeți mai clar imaginea de ansamblu pe măsură ce timpul trece. Devine mai ușor de urmărit progresul proiectului și, în plus, elimină nevoia de a întreba cum merge totul. Este mult mai ușor să creezi rapoarte și să organizezi întâlniri.

Membrii echipei vor începe să-și facă o idee despre modul în care gestionarea timpului se reflectă asupra întregului proiect. Colegii lor vor putea, de asemenea, să vadă asta și să rezolve orice probleme în timp util.

Îmbunătățește colaborarea

Oamenii sunt mai înclinați să se ajute unii pe alții atunci când sunt pe aceeași barcă proverbială. Când o echipă își urmărește timpul și învață cum să-l gestioneze împreună, este mai probabil să-și împărtășească sfaturile și să se stimuleze reciproc atunci când se întâmplă greșeli.

Atâta timp cât formați un mediu de învățare sănătos, echipa dvs. va deveni mult mai bună prin gestionarea timpului de învățare.

Cum să îmbunătățiți gestionarea timpului la locul de muncă

1. Urmăriți timpul pentru a vedea unde vă aflați

Puteți începe să îmbunătățiți gestionarea timpului echipei dvs. făcându-le să urmărească timpul individual. Toată lumea ar trebui să înceapă să fie responsabilă pentru timpul petrecut înainte de a putea contribui cu adevărat la gestionarea timpului întregii echipe.

De exemplu, în Clockify – o aplicație de gestionare a timpului pentru echipe, un manager de echipă poate configura proiecte și etape importante pentru progresul său. De atunci, când fiecare membru al echipei urmărește timpul petrecut cu sarcinile care contribuie la fiecare etapă, cronometrul va reflecta acest lucru.

Pentru a vedea cum Clockify poate face un progres bine documentat al proiectului, puteți merge aici. Acesta trece într-o configurare pas cu pas a spațiului de lucru al echipei tale, a proiectului și a raportului de progres atunci când vine vorba de gestionarea timpului.

De asemenea, este recomandabil să urmăriți timpul timp de aproximativ două săptămâni sau chiar o lună, pentru a afla despre obiceiurile echipei dvs. de urmărire a timpului și cum își petrec timpul. Aceasta este, de asemenea, singura modalitate de a obține informații mai detaliate despre modul în care fiecare membru preferă să-și gestioneze timpul și cum reflectă întreaga echipă. Din acele date colectate, puteți începe să faceți modificări și îmbunătățiri.

2. Faceți o prezentare generală a sarcinii de lucru

În al doilea pas, este bine să vă familiarizați cu ceea ce trebuie să facă fiecare membru al echipei ca parte a descrierii postului său. Câte sarcini ușoare au, care sunt cele mai mari investiții de timp și care le ia cel mai puțin timp pentru a le face. Sarcini suplimentare care includ volumul de muncă, dar care sunt adesea trecute cu vederea:

• oferind feedback,
• formarea de noi angajați,
• realizarea de prezentari,
• organizarea de intalniri,
• comunicarea cu clientul,
• e-mail, etc.

Începeți prin a tăia mai întâi grăsimea din acele zone. Dacă atât dumneavoastră, cât și angajatul observați că anumite sarcini care nu sunt importante necesită mai mult timp decât este necesar, eliminați-le.

Luați întâlnirile, de exemplu.

Adesea veți participa la întâlniri a căror temă nu interesează cel puțin o treime dintre persoanele prezente. Timpul și energia lor sunt irosite ascultând date și conversații care nu îi afectează. Același lucru este valabil și pentru lanțurile de e-mail sau discuțiile din camera de chat.

În cele din urmă, în timp ce colaborarea este un beneficiu al echipelor performante, fii atent la membrii echipei care încep să facă mai mult din munca altora. Dacă își petrec toată ziua stingând incendii mici și apoi își fac munca în ore suplimentare, există un dezechilibru mare în volumul de muncă și trebuie rezolvat cât mai curând posibil.

3. Vorbește cu echipa ta

Ca o continuare a punctului anterior, cu cât vorbești mai mult cu echipa, cu atât va fi mai ușor să identifici ce aspecte ale managementului timpului trebuie să te uiți. Iată câteva lucruri pe care să vă concentrați:

• Verificați care sunt sarcinile lor obișnuite și ce părți ale muncii lor pot fi plictisitoare și solicitante;
• Întrebați-i când se simt cel mai/mai puțin productivi;
• Vorbește despre distragerile și identifică cele mai comune pentru echipă;
• Vino împreună cu strategii care se potrivesc fluxului de lucru și abordării lor;
• Întâlnește-i din când în când pentru a-i întreba cum s-a schimbat gestionarea timpului sau fă sondaje lunare;
• Lăsați membrii echipei să-și abordeze gestionarea timpului în mod analitic, fără micromanagement – ​​atâta timp cât dețin controlul asupra progresului lor de învățare, rezultatele vor fi mult mai bune.

Deoarece echipele sunt diferite de la departament la departament, la fel și preocupările lor și supărările de la birou vor diferi. Important este să găsești un teren comun și să le anunți că vor avea un rol activ în învățarea cum să gestioneze mai bine timpul. Nu primiți doar o fișă informativă de la HR pe care inevitabil îl vor lipi într-un sertar de birou și vor uita de el.

4. Nu te concentra doar pe managementul timpului de lucru

Un alt mod util de a antrena o mai bună gestionare a timpului în echipă este includerea managementului personal al timpului. Informați echipa că îmbunătățirea obiceiurilor la locul de muncă este o practică bună care poate fi de folos în viața personală.

Antrenorul de productivitate Matt East a prezentat cel mai simplu mod de a convinge oamenii de beneficiile managementului timpului și de a-i pune pe calea îmbunătățirii. El crede că răspunsul la doar zece întrebări îi poate determina pe oameni să se gândească la modul în care își prioritizează timpul și sarcinile . Dacă aveți ocazia, faceți o fișă cu aceste întrebări și cereți echipei să se gândească la ele pentru o zi sau două. Apoi discutați răspunsurile lor pentru a înțelege mai bine prioritățile celuilalt și cum vă puteți întâlni la jumătatea drumului când vine vorba de gestionarea timpului ca o echipă.

1. Dacă aș putea realiza un lucru astăzi, care ar fi acela?
2. Care ar fi al doilea lucru ca important?
3. Care ar fi al treilea lucru ca important?
4. Ce rămâne de făcut după aceste trei lucruri?
5. Ce sarcini pot delega altora?
6. Care sunt alte sarcini la care lucrează alții și au nevoie de atenția mea?
7. Ce acțiune astăzi mă va apropia de obiectivele mele?
8. Care este singurul lucru pe care l-aș putea finaliza, care m-ar face să mă simt productiv și fericit la sfârșitul zilei?
9. Cum îmi voi reduce nivelul de stres astăzi?
10. Ce relații din viața mea au nevoie cel mai mult din energia mea astăzi? (relație de muncă, familie, prieteni, partener romantic etc.)

În timp ce unele întrebări sunt destul de simple, altele nu. Mai degrabă, oferă o perspectivă bună asupra modului în care oamenii își cheltuiesc energia, care, la rândul său, le afectează relația cu timpul și prioritizarea. Când cineva își petrece o dimineață întreagă certându-se cu celălalt, șansele sunt că va fi prea epuizat pentru a se concentra pe o relație de colaborare cu colegii.

Știind cum să-și cheltuiască energia emoțională ajută și la gestionarea timpului.

5. Abțineți-vă de la sarcini obositoare

Dacă este posibil, încercați să eliminați sarcinile obositoare.

La o fostă companie în care lucram, exista obiceiul de a desemna doi membri juniori ai echipei care să ia notițe în timpul unei întâlniri. Apoi trebuia să comparăm acele note și să scriem un singur raport care să fie distribuit tuturor celor care au fost la întâlnire. După cum ni sa explicat, acest lucru a fost pentru a ne asigura că toate informațiile sunt acoperite.

Totuși, tot ceea ce a reușit să facă a fost să dubleze munca – comparam notițele, apoi colegul meu îmi trimitea prin e-mail punctele sale marcante, adaugam ceea ce lipsea (sau invers), apoi îl formatam și îl trimiteam. tuturor.

Abia după o oră am putut să ne continuăm munca obișnuită.

Amândoi am fi ocupați cu o sarcină pe care o singură persoană ar putea să o facă, cu pași inutile.

Așadar, când vine vorba de sarcini precum scrierea de rapoarte, luarea de note, depunerea, cercetarea, sondajul și altele - dacă nu le puteți elimina, atunci simplificați. Cât de mult poți, cât de des poți. Pentru că cu cât angajații sunt ocupați mai mult timp cu sarcini ușoare, neimportante, cu atât sunt mai departe de ceea ce ar trebui să facă cu adevărat.

6. Inovează

Într-un articol de la Harvard Business Review , pe tema gestionării timpului colectiv, autoarea Leslie Perlow a oferit o idee perspicace despre inovarea cu tehnici de management al timpului. Ea a raportat despre practicile testate și adevărate ale numeroaselor companii care au oferit timp liber pentru a vedea cum se va reflecta asupra progresului proiectului și a fluxului general de lucru.

În companiile care erau afectate de cultura agitației „totdeauna”, angajații apreciau o noapte liberă pentru a se reîncărca și a dedica ceva timp vieții lor personale. A ajutat oamenii să scape de stres.

Companiile cu echipe care au avut tendința de a îndeplini sarcinile la timp, fără probleme, au văzut acest timp liber ca o recompensă pentru munca grea. În cazul lor, ei au văzut asta ca o recunoaștere a eforturilor lor.

Iar pentru companiile ale căror echipe au fost copleșite de întâlniri, distragerile inter-echipe (și din exterior), angajații au putut să aibă timp singuri în afara biroului plin de viață. Le-a fost mai ușor să termine sarcinile sau să ajungă din urmă.

Noutatea introducerii unui timp liber după-amiaza sau dimineața în timpul unei zile lucrătoare poate fi benefică atât pentru angajați, cât și pentru manageri. Echipele pot învăța cum să coopereze mai bine, precum și să își gestioneze timpul în jurul acestor pauze. Puteți face același lucru, de exemplu, oferind un sfârșit devreme al zilei de lucru vineri, pentru a ajuta la creșterea productivității care scade în mod normal înainte de weekend. Sau, miercuri, care este chiar la mijlocul săptămânii și tinde să pară cea mai lungă zi.

7. Creșterea gradului de conștientizare a termenelor limită

Nimănui nu-i plac termenele limită. Este un fapt.

Cu toate acestea, când ne gândim la asta, cu toții suntem în regulă cu termenele limită în momentul în care le-am stabilit. Există un sentiment că încă avem lucrurile sub control și că putem reuși. Momentul în care începem să urâm termenele limită este atunci când acestea se apropie inevitabil și nu am făcut cea mai mare parte a ceea ce era planificat.

Deci, este sigur să spunem că relația noastră față de termene limită depinde de cât de conștienți suntem de ele.

Ceea ce puteți face pentru a vă ajuta echipa să își gestioneze mai bine prioritățile este să păstrați un memento constant vizibil al progresului și termenelor limită ale proiectului. Desigur, nimic nu ar trebui să fie impunător și înfricoșător. Mai degrabă, un grafic informativ pe un ecran montat pe perete sau un simplu tracker de reper scris pe o tablă albă.

Faceți oamenii mai conștienți de cadrul lor de timp și limitările în acest fel. Plăcile și trackerele kanban digitale sunt ușor de ignorat dacă oamenii trebuie să le acceseze pe propriile computere. Dar dacă sunt prezenți în mod constant pe un perete din apropiere, termenele limită sunt mai puțin probabil să „se strecoare pe furiș” pe oricine.

8. Oferă ajutor

Experții de la McKinsey au prezentat un punct de vedere interesant: în zilele noastre, managementul timpului este mai puțin o problemă individuală și mai mult una instituțională. Ei subliniază, de asemenea, că oamenii care s-au văzut ca manageri de timp grozav au spus că au un sprijin deosebit în modul în care au programat și alocat timpul.

Ei au enumerat un exemplu de asistent administrativ care a ajutat programarea CEO-ului punând întrebările potrivite: dacă s-au întâlnit cu anumiți clienți, dacă ar trebui să urmărească o altă companie în mod regulat, dacă anumite priorități sunt stabilite corespunzător în funcție de obiectivele curente ale companiei și așa mai departe.

La o scară mai mică, un manager poate face același lucru pentru echipa sa. Ei se pot întâlni cu echipa și pot vedea unde pot fi reorientate eforturile și timpul lor. Pe măsură ce trece timpul, prioritățile se vor schimba. Poate că dezvoltarea unui site web al unui nou instrument poate fi mutată mai în urmă, deoarece noii potențiali părți interesate ar dori să vadă o versiune mai completă a instrumentului. Sau testarea beta a arătat că baza reală de utilizatori nu este companiile mijlocii, ci freelanceri, deci va fi nevoie de reevaluarea strategiei de marketing.

Schimbați-vă mentalitatea de la urmărirea individuală a timpului la una care reflectă proiectul, produsul și eforturile echipei. Managerii au luxul de a vedea imaginea de ansamblu și tocmai de aceea trebuie să ghideze echipa prin schimbări și să-i ajute să își gestioneze mai bine timpul.

9. Stabiliți câteva reguli comune

Ca în cazul oricărei echipe, oamenii vor coopera, dar și se vor ciocni. Ei se vor irita unul pe celălalt și vor găsi defecte și nemulțumiri în practicile de muncă ale altora. Iar frustrări ca acestea pot duce la situații care pot dăuna modului în care gestionează timpul și prioritizează. Lucruri precum distragerile personale, sarcinile și feedback-ul prost comunicate, lipsa de transparență... Toate pot face ca o echipă să înceapă să se rupă din plin, câte o frustrare pe rând.

Și, deși îi poți lăsa să-și dezvolte obiceiurile în timp, pentru ca colegii să înceapă cu adevărat să-și gestioneze timpul ca o echipă, au nevoie de un set de reguli convenite care să le asigure liniștea sufletească.

O etichetă solidă de comunicare

Introduceți un mod codificat de a discuta problemele proiectului, sarcinile și progresul. De exemplu:

• Dacă ceva trebuie rezolvat în următoarele 24 de ore, trimiteți un e-mail.
• Dacă ceva necesită atenția dvs. în următoarea oră sau două, trimiteți un mesaj de chat.
• Dacă problema este urgentă și nu poate aștepta, trimiteți un mesaj text sau sunați.

Se pierde prea mult timp atunci când se discută lucruri neimportante prin e-mail sau când sarcinile urgente sunt trecute cu vederea, deoarece chatul unei persoane sună constant din diferite părți. În acest fel, fiecare notificare are un interval de timp stabilit care îi permite destinatarului să știe dacă ar trebui să o adreseze acum sau dacă poate aștepta.

Acest lucru elimină întreruperile și distragerile.

Coduri pentru timp de lucru neîntrerupt

De multe ori, angajații au nevoie de concentrare, timp neîntrerupt. Dacă nu ore în șir, atunci în anumite situații.

De exemplu, un agent de servicii pentru clienți poate sări la șeful de marketing pentru a întreba despre o funcție despre care se întreabă un utilizator. Cu toate acestea, dacă șeful de marketing scrie în prezent un e-mail important, riscă să pară nepoliticos atunci când refuză reprezentantul serviciului pentru clienți. Sau un dezvoltator are nevoie de feedback cu privire la o eroare din cod, în timp ce celălalt încearcă să-și rezolve propriile probleme pe care le-a găsit.

În astfel de cazuri, este util să aveți un cod universal „nu deranja”. Acestea pot fi orice – de la notițe post-it roșii pe ecranul computerului, până la semne reale de „nu deranja” pe birourile lor. Echipa trebuie pur și simplu să convină asupra unui cod și să respecte limitele pe care acesta le aduce.

10. Reduceți întâlnirile improvizate

Nu orice decizie sau problemă are nevoie de o sală de ședințe și ore de discuții. Prea multe întâlniri săptămânale pot duce la dezechilibrul managementului timpului echipelor. Mai ales când un manager cheamă la o întâlnire pentru un lucru neașteptat care tocmai a apărut.

Deci, când și cum ar trebui să țineți de fapt o întâlnire?

După atingerea unui anumit reper/termen limită

Acest lucru este pentru a vă asigura că sunteți încă pe drumul corect sau dacă trebuie făcute modificări. Cu toate acestea, dacă doriți să oferiți feedback cu privire la progresul realizat de echipa până acum, păstrați-l fie foarte scurt, fie salvați-l pentru e-mailuri sau întâlniri 1:1 cu membrii.

Faceți un program și respectați-l

Fiecare întâlnire ar trebui să aibă o agendă cu punctele principale de abordat și orice întrebări sau discuții ulterioare.

Acordați-vă timp înainte de fiecare întâlnire pentru a crea o listă cu marcatori de subiecte și a le trimite prin e-mail întregii echipe. În acest fel, toată lumea este informată asupra subiectului întâlnirii și se poate pregăti în consecință.

Simplifică conversația

Nu lăsați oamenii să deraieze subiectele cu argumente, dezacorduri sau discuții uşoare. Brainstormingul este în regulă, atâta timp cât întâlnirea este intenționată să fie una. Păstrați atenția pe subiectul întâlnirii și va fi

Anunțați întâlnirile în timp util

Întâlnirile neplanificate pot provoca o pauză de focalizare cu orice angajat. Într-o clipă, sunt la biroul lor, lucrează, iar în imediata următoare li se cere să-și îndrepte atenția către un lucru complet nou. Iar timpul necesar pentru a reveni la sarcina inițială poate cauza ceea ce este cunoscut în dezvoltarea Agile ca un „cost de comutare”. Acest lucru afectează foarte mult productivitatea și, ca urmare, eforturile de gestionare a timpului eșuează.

11. Folosiți metode și tehnici dovedite

În zilele noastre, cu toții căutăm cele mai bune strategii care să ne ajute să învățăm un management mai bun al timpului. Și în timp ce majoritatea se ocupă de individ, cele două dintre cele mai cunoscute tehnici pot fi aplicate și la grupuri mai mari. Iată cum pot fi aplicate matricea Eisenhower și blocarea timpului în dezvoltarea echipei.

Matricea Eisenhower

Matricea Eisenhower este o metodă apreciată de management al timpului care ajută la productivitate și eficiență prin predarea unei prioritizări adecvate. Nu toate sarcinile sunt la fel de importante și urgente. Și această metodă demonstrează că sarcinile prioritizate corespunzător pot economisi mult timp și energie.

În timp ce matricea este adesea menționată ca un mijloc de gestionare individuală a timpului, este perfect adaptabilă echipelor.

Recunoaște patru categorii:

1. Sarcini importante și urgente – termenul limită de mâine
2. Sarcini care sunt importante, dar nu urgente - redactarea unui raport de progres pentru săptămâna viitoare
3. Sarcini neimportante și urgente – stabilirea unei întâlniri pentru săptămâna viitoare pe care managerul o cere în următoarele cinci minute și
4. Sarcini care nu sunt importante și nu sunt urgente - curățarea casetei de fișiere vechi ale echipei

Pentru o imagine de ansamblu mai clară, matricea este adesea prezentată în patru cadrane, astfel:

Deci, de exemplu, o echipă de asistență pentru clienți ar putea crea o matrice Eisenhower care arată astfel:

Urmând schemele de mai jos, puteți formula matricea propriei echipe cu relativă ușurință. Și dacă este posibil, cea mai bună abordare ar fi să avem o întâlnire de brainstorming, în care toți membrii echipei să poată participa la crearea matricei. Amintiți-vă, atunci când angajaților li se oferă mai multă agenție în gestionarea colectivă a timpului, este mai probabil ca aceștia să urmeze și să învețe mai repede.

Blocarea timpului

Blocarea timpului este a doua tehnică extrem de eficientă de gestionare a timpului.

Vă ajută să vă programați ziua (sau săptămâna) în avans. Când stabiliți sarcinile pentru ziua respectivă pe hârtie, apoi notați cât timp ar dura fiecare sarcină. Apoi, creionați acele sarcini într-un program și în acest fel creați blocuri de timp.

Odată ce începeți să lucrați în blocuri de timp, scopul este să rămâneți la timpul alocat și să evitați ca sarcinile să se scurgă în alte intervale de timp. Astfel, te asiguri că se concentrează pe un singur lucru la un moment dat și eviți să uiți complet anumite sarcini. Este de fapt un instrument eficient pentru a preveni orele suplimentare.

Și stabilirea unei zile blocate nu ar putea fi mai ușoară, mai ales pentru echipe. De exemplu, puteți conecta extensia Clockify cu calendarul dvs. Google și, de îndată ce apare un interval orar, pur și simplu porniți cronometrul și începeți. Nu trebuie să părăsiți fila browserului sau să deschideți o aplicație complet nouă.

Încercați să adaptați această tehnică la gestionarea colectivă a timpului, stabilind blocuri de timp pentru sarcinile importante care trebuie livrate în acea zi. Membrii echipei pot bifa acele sarcini pe măsură ce sunt terminate și, până la sfârșitul zilei, veți avea o imagine de ansamblu clară.

Aceasta este, de asemenea, o modalitate bună de a identifica problemele legate de gestionarea timpului în mod individual înainte de a începe să afecteze echipa la o scară mai mare.

12. Introduceți instrumente de management al timpului în echipă

Acum, nu putem uita că managementul timpului necesită și un ajutor din exterior. Aplicațiile, platformele, serviciile și software-ul sunt toate acolo pentru a ajuta indivizii și echipele în dificultate. De asemenea, sunt folosite pentru analiză, îmbunătățire și chiar ca comenzi rapide care elimină sarcinile ușoare.

Iată câteva dintre preferatele noastre:

Clockify

S-ar putea să fim părtinitori aici, dar Clockify este într-adevăr un instrument cu mai multe fațete. Deși este în principal un instrument de urmărire a timpului, vă poate ajuta, de asemenea, să creați estimări de lucru, să creați rapoarte de progres al proiectului, să urmăriți cine face ce și să identificați timpul pierdut.

Devine rapid mâna dreaptă a oricărui manager și echipă care caută să-și îmbunătățească gestionarea timpului.

Noţiune

Notion este o platformă cu o listă robustă de funcții care funcționează ca mai multe instrumente într-unul. Este o arhivă de documente, un panou de management al proiectelor, o platformă de prezentare generală a sarcinilor, caracteristici chat integrate, un Wiki și multe altele. Este un spațiu de lucru foarte versatil, care poate înlocui multe instrumente care au o singură funcție.

Atunci când toate informațiile și progresul dvs. sunt stocate într-un singur loc, nu este nevoie să pierdeți timpul cu diverse aplicații diferite.

Doodle

Ca programator de întâlniri, Doodle poate face viața tuturor mai ușoară. Nu este nevoie de fire de e-mail lungi sau de așteptarea ca oamenii să răspundă la mesajele de chat. Aplicația vă permite să setați o întâlnire și orele posibile pentru aceasta și, pe măsură ce transmiteți linkul, toată lumea din echipă poate alege ce oră li se potrivește cel mai bine.

Wisemapping

Am discutat despre modul în care întâlnirile pot ajunge să necesite rapoarte despre lucrurile care au fost discutate, ceea ce duce adesea ca cineva din echipă să petreacă timpul pentru a le scrie în loc să-și facă sarcinile. Ei bine, instrumente precum Wise Mapping elimină necesitatea acestui lucru. Este un instrument gratuit open-source care vă permite să faceți brainstorming idei și să conduceți întâlniri din browser-ul dvs. web, iar oricine are un link de invitație se poate alătura. Harta mentală poate fi apoi redirecționată tuturor celor de la întâlnire.

Eliminarea muncii suplimentare obositoare este un mare plus pentru managementul timpului, plus, instrumente ca acestea asigură includerea tuturor celor din întâlnire în discuții.

Vidra.ai

Întrucât întâlnirile au reprezentat, de asemenea, o mare parte a discuțiilor noastre de gestionare a timpului, instrumente precum recorderele audio pot economisi și timp. Otter.ai vă permite să înregistrați orice sunet (fie o întreagă întâlnire, feedback sau instrucțiuni) și să îl transcrieți într-un document în câteva minute. Deci, nu numai că puteți partaja audio în sine, ci și să dictați ceea ce trebuie să transmiteți și să primiți un formular scris automat la celălalt capăt. Instrumentul este integrat și cu Zoom , astfel încât puteți chiar să înregistrați apeluri video.

Concluzie

Managementul timpului în echipă se concentrează în principal pe găsirea modalităților de a prioritiza obiectivele mai mari, de a comunica clar și de a evita golurile în fluxul de lucru cauzate de sistemele prea complexe. Modul de a determina echipele să se implice în colaborare cu îmbunătățirea gestionării timpului este de a le ajuta să învețe aceste abilități vitale. Implicarea lor în proces, la fiecare pas, îi va ajuta să devină mai receptivi la noile tehnici și instrumente pe care intenționați să le introduceți.