Sviluppa un piano delle prestazioni del team in quattro semplici passaggi (modelli inclusi)

Non è raro che le aziende debbano affrontare problemi di produttività che influiscono sulla produzione complessiva. Il più delle volte, questi problemi possono derivare da scarse prestazioni del team o dalla mancanza di una guida adeguata. E i piani di miglioramento delle prestazioni del team sono un modo affidabile per affrontare e risolvere tutti i problemi che i team devono affrontare.

Di seguito sono riportate alcune linee guida su come formare un solido piano delle prestazioni che qualsiasi team può seguire, indipendentemente dal settore in cui lavori. Condivideremo anche risorse utili, modelli aggiuntivi e materiale di lettura.

Passaggio 1: informazioni sui piani di prestazioni

I piani di performance (o piani di miglioramento delle prestazioni) sono documenti creati con l'obiettivo di migliorare il lavoro di un individuo, di un team o di un'azienda. Sono costruiti e strutturati da team leader/supervisori/manager e spesso consegnati alle risorse umane per la valutazione.

Come mezzo per migliorare il flusso di lavoro, i piani delle prestazioni sono uno strumento per aiutare gli individui e i team a superare i problemi ricorrenti. Delineano gli obiettivi che devono essere raggiunti, affinché la persona (o una squadra) risolva determinati problemi o affinché un lavoratore medio sia fattibile per un aumento.

Che cos'è un piano di prestazioni di squadra?

Quando si tratta di piani di prestazioni per gli individui, lo scopo è abbastanza semplice: un dipendente ha margini di miglioramento e di ramificazione delle proprie competenze. Insieme a loro, il loro manager può definire un piano sulle aree su cui possono lavorare, quale direzione prendere e i livelli di prestazione necessari.

Ma quando si tratta di squadre, i piani di prestazione si basano su obiettivi collettivi e livelli di prestazione che dovrebbero raggiungere insieme. Questo è più utile quando sei interessato a misurare il livello di output di un reparto nel suo insieme e meno nell'impatto di ogni singolo dipendente.

Perché è necessario un piano delle prestazioni del team?

Un piano delle prestazioni del team può fare miracoli su scala individuale e aziendale.

Ti aiuta a identificare le aree problematiche specifiche all'interno del gruppo, il livello di miglioramento desiderato e definisce le linee guida che consentono al team di raggiungere gli obiettivi più facilmente. È un programma passo dopo passo che consente alle persone di raggiungere il loro pieno potenziale mentre lavorano per raggiungere gli obiettivi del team. Di conseguenza, la maggiore produttività del team genera risultati migliori per i progetti aziendali.

Quando utilizzare un piano di prestazioni di squadra?

Ci sono diversi motivi per cui avresti bisogno o vorresti scrivere un piano delle prestazioni del team. I motivi seguenti possono essere considerati un valido motivo per un piano di miglioramento delle prestazioni se influiscono sull'output dell'intero team e minacciano di mettere a repentaglio il progetto più di una volta.

• Il team ha difficoltà a rispettare le scadenze;
• I membri del team hanno problemi a scambiarsi informazioni, bloccando il flusso di lavoro;
• C'è una mancanza di organizzazione interna;
• I membri del team sembrano essere disfunzionali e privi di comunicazione professionale.
• Il team sembra perso e incerto su come il loro output influisca sugli obiettivi generali dell'azienda.

Naturalmente, ci possono essere altri modi in cui le squadre mostrano prestazioni peggiori. L'importante è riconoscerli e il loro impatto nel grande schema delle cose. E con un adeguato sistema di gestione della forza lavoro messo in atto, puoi arrivare alla fonte del problema molto più rapidamente.

Passaggio 2: utilizza tre fattori chiave per costruire un piano di successo

Fattore n. 1: impostare le condizioni giuste

Prima di iniziare, è importante verificare le condizioni in cui lavorano i dipendenti. Questo per evitare di presumere che una squadra stia mostrando prestazioni peggiori a causa dei propri errori, quando in realtà fattori esterni li stanno influenzando. Quindi, prima di tutto, assicurati che tutto sia a posto.

Per esempio:

• Il tuo team ha problemi a rispettare le scadenze più di una volta? Cerca di scoprire se forse hai spinto per soddisfare le richieste irrealistiche del cliente. E di conseguenza, i dipendenti hanno semplicemente difficoltà a tenere il passo. Non è un problema interno alla squadra, ma un fattore esterno a cui devono adattarsi.
• La squadra sembra poco brillante o demotivata? Assicurati che gli obiettivi dell'azienda siano definiti in modo chiaro e che siano consapevoli di ciò che ci si aspetta da loro prima di valutare la loro performance.

Come si suol dire: inizia con il tuo giardino. Assicurati di aver fatto tutto il possibile per dare al team tutte le risorse e le condizioni di cui ha bisogno, prima di andare avanti. Ecco alcuni dei modi in cui puoi aiutare il team da parte tua:

• 8 modi per aumentare la produttività dei dipendenti
• Come monitorare la produttività del team
• Come ottenere e rimanere motivati

Fattore n. 2: elementi che compongono un piano di prestazioni

Durante la creazione di un piano delle prestazioni, è necessario assicurarsi che copra diversi aspetti. Senza di loro, non solo sarà più difficile scriverlo, ma non otterrai nemmeno dati accurati quando arriveranno i risultati.

I piani delle prestazioni del team possono includere (ma non si limitano a) alcuni dei seguenti aspetti:

Visione di squadra

Questa è la sezione in cui si delineano la visione, gli obiettivi e la missione del team, in base a quelli dell'azienda. Definire cosa deve migliorare il team e come si rifletterà sull'azienda nel suo insieme.

Obiettivi e obiettivi definiti

Una volta che hai individuato la visione, vuoi passare a obiettivi e obiettivi.

Gli obiettivi sono il risultato per il quale stai lavorando.

Gli obiettivi sono azioni specifiche che intendi intraprendere per raggiungere tali obiettivi.

Pensala come una piramide: la visione è in alto, mentre gli obiettivi si trovano al di sotto, rappresentati in affermazioni più piccole, ma comunque generalizzate. Mentre gli obiettivi sono in fondo, come piccoli passi specifici che sono tangibili e misurabili.

Ad esempio: il tuo obiettivo è migliorare la trasparenza all'interno del team.

• L'obiettivo sarebbe inviare rapporti alla fine di ogni giornata.
• Gli obiettivi sarebbero:
  • Tieni traccia del tempo su ogni attività;
  • Formulare un rapporto entro le 16:00;
  • Invia il rapporto entro le 17:00.

Quando lavori per definire obiettivi e obiettivi, lavora a stretto contatto con l'intero team. Conoscono i dettagli del loro lavoro e sono quelli che possono darti le stime migliori: per quanto tempo un compito deve essere portato a termine, quale tipo di formulazione del compito si adatta meglio a loro, come comunicano quotidianamente, ecc. .

Con il loro aiuto, puoi creare un piano di prestazioni dettagliato e accurato che produrrà i migliori risultati.

Indicatori chiave di prestazione (KPI) definiti

Con gli obiettivi scritti, puoi iniziare a definire i KPI. Un KPI è un valore misurabile che ti consente di sapere con quale successo è stato raggiunto l'obiettivo. E grazie ad esso, puoi monitorare e modificare gli obiettivi del team secondo necessità.

Per esempio:

Per vedere se puoi migliorare la trasparenza del team, decidi di incaricarlo di inviare rapporti di lavoro entro le 17:00. Tuttavia, inizi a notare che non tutti i rapporti arrivano in tempo. Alcuni dipendenti fanno gli straordinari e non finiscono le loro attività per la giornata entro le 17:00, mentre altri dimenticano di tenere traccia delle loro attività durante il giorno. Alla luce di questo nuovo sviluppo, il tuo target KPI cambia da:

KPI 1: inviare rapporti di lavoro entro le 17:00.

A:

KPI 1: invia rapporti di lavoro sulle attività completate entro le 17:00 e aggiungi una nota sulle attività in corso.

Per tenere traccia di tutti i tuoi KPI e obiettivi, è meglio presentarli su una sorta di dashboard. Esistono diversi strumenti per crearli, ma se non è una spesa che ti puoi permettere in questo momento, puoi optare per un grafico o un grafico. Tieni presente che la dashboard dovrebbe mostrare i dati in modo chiaro e con una grafica minima per essere perfettamente leggibile.

Tempi per il raggiungimento degli obiettivi

Ogni piano di prestazioni ha bisogno di un periodo di tempo prestabilito. Può essere un mese, da tre a sei mesi o anche un anno.

Anche in questa fase, puoi chiedere al tuo team di aiutarti a definire un lasso di tempo per alcuni aspetti del piano. Dopotutto, sanno bene quanto tempo impiegano determinati compiti e processi. Ad esempio, quanti biglietti può fare il QA in un'ora o quanta ricerca e sensibilizzazione fa il team di marketing per trovare siti Web affidabili.

Insieme al loro input, diventa più facile formare scadenze più accurate e affidabili fino agli obiettivi giornalieri.

Aspettative e osservazioni del manager

Un altro aspetto importante che dovrebbe essere nel piano delle prestazioni: le tue aspettative. Puoi scrivere le previsioni in base alle informazioni che hai finora. In questo modo puoi confrontare le aspettative e i risultati finali dopo un po', per vedere se la squadra sta facendo progressi o se c'è ancora spazio per migliorare.

Inoltre, è sempre una buona idea integrare il piano delle prestazioni con osservazioni man mano che procedi. Individuare tutti i dettagli che aumentano o ostacolano le prestazioni del team sarà una risorsa inestimabile per l'analisi finale. Forse hanno deciso di fare gli straordinari per rispettare una scadenza o hanno avuto un incontro improvvisato in cui hanno pensato a una soluzione che li accelerasse, ad esempio.

E non si può sottolineare abbastanza quanto sia motivante per l'intero team far sapere loro che hai seguito da vicino i loro progressi. Ne discuteremo di più nella sezione sulla gestione del piano delle prestazioni.

Fattore #3: Consultare le risorse umane

Vale la pena ricordare che il dipartimento delle risorse umane dovrebbe essere consapevole del fatto che stai lavorando sul piano delle prestazioni sin dall'inizio. Possono fornire maggiori informazioni sul fatto che sia la migliore linea d'azione o se un metodo diverso si adatta meglio alla squadra.

E dopo aver creato una bozza del piano delle prestazioni del team e ne sei soddisfatto, non dimenticare di consultare nuovamente le risorse umane. Dovrebbero dare un riassunto del documento per assicurarsi che tutto sia in ordine: che non ci siano obiettivi non realistici o una sovrabbondanza di obiettivi, ecc.

Dopotutto, il miglioramento delle prestazioni non dovrebbe andare a scapito del benessere del dipendente.

Passaggio 3: scrivi il piano delle prestazioni in 6 punti facili

Ora che abbiamo analizzato tutti gli aspetti che puoi includere nel tuo piano di prestazioni, il prodotto finale dovrebbe assomigliare a questo:

1. Fai sapere alle risorse umane e al top management che desideri elaborare un piano delle prestazioni del team e discuterne la necessità e le ragioni
2. Parla con il team dei problemi che stanno affrontando e della visione per il miglioramento
3. Fissare obiettivi e obiettivi in ​​base alla visione del miglioramento
4. Definire e concordare i KPI
5. Concordare le modalità per monitorare, rivedere e fornire feedback
6. Chiedi alle risorse umane di valutare il piano delle prestazioni prima di finalizzarlo

Come documento, il piano delle prestazioni può essere scritto in molti modi diversi. Non esiste un unico modo "corretto" e una semplice ricerca su Google lo verificherà. Detto questo, il modulo seguente è un esempio di un piano di prestazioni.

Scarica il modello del piano delle prestazioni in .PDF

Scarica il modello del piano delle prestazioni in .DOCX

Passaggio 4: gestire e monitorare le prestazioni del team

Durante l'implementazione di un piano delle prestazioni, il monitoraggio del team si riduce a seguire l'avanzamento del piano, apportare modifiche tempestive e rimanere in contatto con loro. Tuttavia, per gestirli correttamente, dovrai coprire più terreno.

1. Sii trasparente

I piani di miglioramento delle prestazioni sono alquanto noti, poiché rendono ufficiale la mancanza di prestazioni di un individuo (o nel nostro caso, di una squadra). Molti dipendenti la vedranno come un'"ultima possibilità" prima di essere licenziati, e questo crea loro molto stress. Di conseguenza, non riescono a vedere il piano delle prestazioni per quello che è veramente: un modo per aumentare le prestazioni e mantenere buoni dipendenti nell'azienda.

Spetta ai manager chiarire questo messaggio: nessuno è sul ceppo e il piano delle prestazioni è lì per aiutarti a lavorare insieme per raggiungere obiettivi specifici.

2. Sii tempestivo con feedback e recensioni

Stabilisci chiaramente tempi e metodi in cui fornirai feedback e aggiornamenti al team. Assicurati di attenerti al programma definito nel piano delle prestazioni. Mentre i check-in settimanali e mensili sembrano essere regolari, non c'è niente di sbagliato nel farli ogni due settimane o addirittura ogni giorno in alcuni casi.

Con il passare del tempo avrai un'idea del flusso di lavoro e del ritmo della squadra. Questo ti aiuterà a valutare la frequenza con cui hanno bisogno che tu li controlli. Come bonus, quando la squadra ti vede prendere sul serio il piano delle prestazioni, avallerà l'idea che entrambe le parti stanno lavorando insieme verso un obiettivo comune.

3. Fornire risorse

Come già accennato nel modello del piano delle prestazioni, puoi aiutare il progresso del team fornendo loro molte risorse. Soprattutto se alcuni dipendenti hanno bisogno di ulteriore coaching per mettersi al passo con gli altri.

Esistono diversi modi per fornire risorse e opportunità di apprendimento:

• Corsi online
• Seminari in azienda (dai loro coetanei)
• Archivio della letteratura appropriata (puoi utilizzare strumenti come G-Drive o Dropbox) online e condivisibile con tutti
• Collaborazione con altri membri del team esperti

4. Comunicare chiaramente

Prima di iniziare con l'attuazione del piano di prestazioni

Assicurati che il team sappia che il piano di miglioramento delle prestazioni è disponibile per fornire indicazioni. La più grande paura che i dipendenti hanno è che i loro posti di lavoro siano a rischio a meno che non si superino a vicenda.

Questo può mettere a repentaglio il lavoro di squadra in generale o aumentare le tensioni.

Durante l'attuazione del piano di prestazioni

Mentre segui l'andamento del piano delle prestazioni, la comunicazione più importante sarà il feedback che fornisci. Per assicurarti che i tuoi commenti sul lavoro del team siano ben compresi, tieni a mente quanto segue:

1. Fornisci un feedback in tempo

La squadra ha bisogno di questo tipo di stabilità durante il piano delle prestazioni. Riunioni tempestive, tramite chat video, chiamata o di persona, contribuiscono notevolmente alla fiducia del team. Cerca di non fare commenti al di fuori del tuo normale tempo di feedback: attendi fino al prossimo incontro. In casi come questi, la prevedibilità è buona.

2. Rendi il feedback regolare

È stato dimostrato più e più volte che un feedback regolare aumenta la produttività dei dipendenti. Programmarli troppo pochi e distanti tra loro dà alle persone meno opportunità di correggere determinati errori in tempo.

Annota gli orari specifici del tuo programma in cui riferirai al team e cerca di attenerti a esso nel miglior modo possibile. Inoltre, non deve essere sempre una riunione. Puoi inviare rapporti scritti, avere conversazioni individuali in chat o brevi videochiamate. Parla con il team e scopri quale tipo di formato si adatta meglio a loro. Alcuni se la cavano meglio quando il feedback non è di persona, mentre altri probabilmente trarranno vantaggio da una discussione.

3. Sii duro, ma giusto

Quando hai delle brutte notizie da fornire, o hai notato che la squadra ha commesso un errore più grande, astieniti dall'aprire con giudizio o discutere immediatamente dell'errore. Chiedi al team la loro prospettiva della situazione, in quanto può aiutarti a ottenere alcune nuove informazioni.

E dopo aver discusso il problema in questione, offri passaggi chiari e attuabili su come risolverlo. O meglio ancora, confrontati con i dipendenti e trova insieme una soluzione. In breve, la squadra deve conoscere la gravità dei propri errori e battute d'arresto, ma deve anche essere consapevole che non sei lì per seppellirli più a fondo. Sei lì per aiutarli a imparare dai loro errori.

4. Sii specifico

Cerca di non andare in tangente. Riunioni lunghe o pagine di rapporti sono una seccatura da affrontare. Esercitati a essere conciso e ad affrontare cose molto specifiche. In uno dei suoi articoli sul feedback, Harvard Business Review ha citato una ricerca che ha dimostrato come un rapporto 5 a 1 fosse la chiave per un feedback produttivo e di successo.

Ciò significa che per ogni commento negativo ce ne sono cinque positivi.

Questo metodo mantiene i dipendenti meno concentrati sul rimproverare se stessi e gli altri per gli errori e più sulla risoluzione del problema.

5. Sii disponibile per l'assistenza

Ultimo, ma non meno importante, nell'elenco di controllo del piano di miglioramento delle prestazioni: la disponibilità del manager. Il tuo lavoro non finisce quando il piano di miglioramento delle prestazioni viene scritto, approvato e firmato da tutti.

Il lavoro si estende al monitoraggio continuo dei progressi del team, al monitoraggio dei risultati e alla fornitura regolare di commenti e feedback. Ma anche con tutto ciò, non dovresti davvero preoccuparti del piano delle prestazioni 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Imposta orari specifici durante i quali i membri del team possono contattarti per un colloquio. In questo modo, possono farti sapere in tempo se si verificano problemi e non riceverai e-mail e chiamate fuori orario di lavoro.

Sii pronto per la mediazione, intervenendo con le risorse umane se necessario e fornendo tutti i dati necessari quando richiesto.

In conclusione

I piani di miglioramento delle prestazioni del team vengono forniti con una serie completamente nuova di regole e considerazioni rispetto a quelle individuali. Possono variare nella forma, poiché devono evidenziare i problemi del team specifico e gli ambiti di miglioramento, a seconda del settore e della visione e missione dell'azienda. Questi piani sono fatti per indirizzare l'output del team nel suo insieme, senza mai trascurare ogni singolo membro. Con questo articolo, abbiamo evidenziato gli aspetti più importanti a cui prestare attenzione e abbiamo fornito un piano di prestazioni di esempio per un'idea generale. Nelle discussioni con il CEO e il dipartimento delle risorse umane e dopo aver creato uno per te dovrebbe essere un gioco da ragazzi.