Élaborez un plan de performance d'équipe en quatre étapes simples (modèles inclus)

Il n'est pas rare que les entreprises soient confrontées à des problèmes de productivité qui ont un impact sur la production globale. Plus souvent qu'autrement, ces problèmes peuvent provenir d'une mauvaise performance de l'équipe ou d'un manque de conseils appropriés. Et les plans d'amélioration des performances des équipes sont un moyen fiable d'aborder et de résoudre tous les problèmes auxquels les équipes sont confrontées.

Voici quelques lignes directrices sur la façon de former un plan de performance solide que n'importe quelle équipe peut suivre, quel que soit le secteur dans lequel vous travaillez. Nous partagerons également des ressources utiles, des modèles supplémentaires et du matériel de lecture.

Étape 1 : En savoir plus sur les plans de performances

Les plans de performance (ou plans d'amélioration de la performance) sont des documents créés dans le but d'améliorer le travail d'un individu, d'une équipe ou d'une entreprise. Ils sont construits et mis en page par les chefs d'équipe/superviseurs/gestionnaires, et souvent remis aux RH pour évaluation.

En tant que moyen d'améliorer le flux de travail, les plans de performance sont un outil pour aider les individus et les équipes à surmonter les problèmes récurrents. Ils décrivent les objectifs qui doivent être atteints, pour que la personne (ou une équipe) résolve certains problèmes, ou pour qu'un travailleur moyen soit viable pour une augmentation.

Qu'est-ce qu'un plan de performance d'équipe ?

En ce qui concerne les plans de performance pour les individus, l'objectif est assez simple - un employé a de la place pour l'amélioration et la diversification de ses compétences. Avec eux, leur manager peut établir un plan sur les domaines sur lesquels ils peuvent travailler, la direction à prendre et les niveaux de performance nécessaires.

Mais lorsqu'il s'agit d'équipes, les plans de performance s'appuient sur des objectifs collectifs et des niveaux de performance qu'ils doivent atteindre ensemble. Ceci est plus utile lorsque vous souhaitez mesurer le niveau de production d'un service dans son ensemble, et moins l'impact de chaque employé individuel.

Pourquoi un plan de performance d'équipe est-il nécessaire ?

Un plan de performance d'équipe peut faire des merveilles à l'échelle individuelle et au niveau de l'entreprise.

Il vous aide à identifier les problèmes spécifiques au sein du groupe, le niveau d'amélioration souhaité et établit des lignes directrices qui permettent à l'équipe d'atteindre plus facilement les objectifs. Il s'agit d'un programme étape par étape qui permet aux individus d'atteindre leur plein potentiel tout en travaillant vers les objectifs de l'équipe. Et par conséquent, l'amélioration de la productivité de l'équipe génère un meilleur rendement pour les projets de l'entreprise.

Quand utiliser un plan de performance d'équipe ?

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles vous auriez besoin ou voudriez rédiger un plan de performance d'équipe. Les raisons ci-dessous peuvent être considérées comme un terrain viable pour un plan d'amélioration des performances si elles affectent la production de toute l'équipe et menacent de compromettre le projet plus d'une fois.

• L'équipe a de la difficulté à respecter les délais;
• Les membres de l'équipe ont des problèmes pour se relayer les informations, ce qui bloque leur flux de travail ;
• Il y a un manque d'organisation interne;
• Les membres de l'équipe semblent dysfonctionnels et manquent de communication professionnelle.
• L'équipe semble perdue et incertaine de l'impact de ses résultats sur les objectifs généraux de l'entreprise.

Bien sûr, il peut y avoir d'autres façons dont les équipes affichent de moins bonnes performances. L'important est de les reconnaître et de reconnaître leur impact dans le grand schéma des choses. Et avec la mise en place d'un système de gestion de la main-d'œuvre approprié, vous pouvez trouver la source du problème beaucoup plus rapidement.

Étape 2 : Utilisez trois facteurs clés pour élaborer un plan réussi

Facteur #1 : Mettre en place les bonnes conditions

Avant de commencer, il est important de vérifier les conditions dans lesquelles les employés travaillent. Cela permet d'éviter de supposer qu'une équipe affiche de moins bonnes performances en raison de ses erreurs, alors qu'en réalité des facteurs extérieurs l'affectent. Alors avant tout, assurez-vous que tout va bien de votre côté.

Par example:

• Votre équipe a-t-elle du mal à respecter les délais plus d'une fois ? Essayez de savoir si vous avez peut-être insisté pour répondre aux demandes irréalistes du client. Et par conséquent, les employés ont tout simplement du mal à suivre. Ce n'est pas un problème au sein de l'équipe, mais un facteur extérieur auquel ils doivent s'adapter.
• L'équipe semble-t-elle terne ou démotivée ? Assurez-vous que les objectifs de l'entreprise sont clairement définis et qu'ils savent ce que l'on attend d'eux avant d'envisager d'évaluer leurs performances.

Comme on dit : commencez par votre propre arrière-cour. Assurez-vous que vous avez fait tout ce que vous pouviez pour donner à l'équipe toutes les ressources et conditions dont elle a besoin, avant de passer à autre chose. Voici quelques-unes des façons dont vous pouvez aider l'équipe de votre côté :

• 8 façons d'augmenter la productivité des employés
• Comment suivre la productivité de l'équipe
• Comment obtenir et rester motivé

Facteur #2 : Les éléments qui composent un plan de performance

Lorsque vous élaborez un plan de performance, vous devez vous assurer qu'il couvre plusieurs aspects. Sans eux, non seulement il sera plus difficile de l'écrire, mais vous n'obtiendrez pas non plus de données précises lorsque les résultats arriveront.

Les plans de performance d'équipe peuvent inclure (mais sans s'y limiter) certains des aspects suivants :

Vision d'équipe

C'est la section où vous décrivez la vision, les objectifs et la mission de l'équipe, basés sur ceux de l'entreprise. Définissez ce que l'équipe doit améliorer et comment cela se répercutera sur l'entreprise dans son ensemble.

Buts et objectifs définis

Une fois que vous avez identifié la vision, vous voulez passer aux buts et objectifs.

Les objectifs sont le résultat vers lequel vous travaillez.

Les objectifs sont des actions spécifiques que vous avez l'intention de prendre pour atteindre ces buts.

Considérez-le comme une pyramide : la vision est en haut, tandis que les objectifs sont situés en dessous, représentés dans des déclarations plus petites mais toujours générales. Alors que les objectifs sont en bas, comme de minuscules étapes spécifiques qui sont tangibles et mesurables.

Par exemple : Votre objectif est d'améliorer la transparence au sein de l'équipe.

• L'objectif serait d'envoyer des rapports à la fin de chaque journée.
• Les objectifs seraient :
  • Suivre le temps sur chaque tâche ;
  • Rédiger un rapport avant 16 h ;
  • Envoyez le rapport avant 17 heures.

Lorsque vous travaillez sur l'établissement de buts et d'objectifs, travaillez en étroite collaboration avec toute l'équipe. Ils connaissent les tenants et les aboutissants de leur métier, et ce sont eux qui peuvent vous donner les meilleures estimations : combien de temps une tâche doit être terminée, quel type de formulation de tâche leur convient le mieux, comment ils communiquent au quotidien, etc. .

Avec leur aide, vous pouvez créer un plan de performance détaillé et précis qui donnera les meilleurs résultats.

Indicateurs de performance clés (KPI) définis

Une fois les objectifs écrits, vous pouvez commencer à définir les KPI. Un KPI est une valeur mesurable qui vous permet de savoir dans quelle mesure l'objectif a été atteint. Et grâce à lui, vous pouvez suivre et modifier les objectifs de l'équipe si nécessaire.

Par example:

Pour voir si vous pouvez améliorer la transparence de l'équipe, vous décidez de lui confier la tâche de soumettre des rapports de travail avant 17 heures. Cependant, vous commencez à remarquer que les rapports de tout le monde n'arrivent pas à temps. Certains employés font des heures supplémentaires et ne terminent pas leurs tâches de la journée à 17 heures, tandis que d'autres oublient de suivre leurs tâches tout au long de la journée. À la lumière de ce nouveau développement, votre cible de KPI passe de :

KPI 1 : Envoyer les rapports de travail avant 17 h 00.

Pour:

KPI 1 : Envoyez des rapports de travail sur les tâches terminées avant 17 h 00 et ajoutez une note sur les tâches en cours.

Pour garder une trace de tous vos KPI et objectifs, il est préférable de les présenter sur une sorte de tableau de bord. Il existe différents outils pour les créer, mais si ce n'est pas une dépense que vous pouvez vous permettre en ce moment, vous pouvez opter pour un graphique ou un tableau. Gardez simplement à l'esprit que le tableau de bord doit afficher les données clairement et avec un minimum de graphiques pour être parfaitement lisibles.

Délai pour atteindre les objectifs

Chaque plan de performance nécessite un échéancier défini. Cela peut être un mois, trois à six mois, voire un an.

Même à ce stade, vous pouvez demander à votre équipe de vous aider à établir un calendrier pour certains aspects du plan. Après tout, ce sont eux qui savent le mieux combien de temps prennent certaines tâches et certains processus. Par exemple, combien de tickets l'AQ peut traiter en une heure, ou combien de recherches et de sensibilisation l'équipe marketing effectue-t-elle pour trouver des sites Web fiables.

Parallèlement à leur contribution, il devient plus facile de former des échéanciers plus précis et fiables jusqu'aux objectifs quotidiens.

Attentes et observations du gestionnaire

Un autre aspect important qui devrait être dans le plan de performance - vos propres attentes. Vous pouvez écrire les prédictions en fonction des informations dont vous disposez jusqu'à présent. De cette façon, vous pouvez comparer les attentes et les résultats finaux après un certain temps, pour voir si l'équipe progresse ou s'il y a encore place à l'amélioration.

De plus, c'est toujours une bonne idée de compléter le plan de performance avec des observations au fur et à mesure. Repérer tous les détails qui améliorent ou entravent les performances de l'équipe sera une ressource inestimable pour l'analyse finale. Peut-être ont-ils décidé de faire des heures supplémentaires pour respecter un délai ou ont-ils eu une réunion impromptue au cours de laquelle ils ont réfléchi à une solution qui les accélérerait, par exemple.

Et on ne soulignera jamais assez à quel point il est motivant pour toute l'équipe de leur faire savoir que vous avez suivi leurs progrès de près. Nous en discuterons davantage dans la section sur la gestion du plan de performance.

Facteur #3 : Consulter les ressources humaines

Il convient de mentionner que le service des ressources humaines doit savoir que vous travaillez sur le plan de performance dès le début. Ils peuvent mieux comprendre s'il s'agit de la meilleure ligne de conduite ou si une méthode différente conviendrait mieux à l'équipe.

Et après avoir créé une ébauche du plan de performance de l'équipe et que vous en êtes satisfait, n'oubliez pas de consulter à nouveau les ressources humaines. Ils doivent donner au document un aperçu pour s'assurer que tout est en ordre - qu'il n'y a pas d'objectifs irréalistes, ou une surabondance d'objectifs, etc.

Après tout, l'amélioration des performances ne doit pas se faire au détriment du bien-être de l'employé.

Étape 3 : Rédigez le plan de performance en 6 points faciles

Maintenant que nous avons disséqué tous les aspects que vous pouvez inclure dans votre plan de performance, le produit final devrait ressembler à ceci :

1. Faites savoir aux RH et à la haute direction que vous souhaitez élaborer un plan de performance d'équipe et discutez de sa nécessité et de ses raisons
2. Parlez à l'équipe des problèmes auxquels elle est confrontée et de sa vision d'amélioration
3. Fixer des buts et des objectifs basés sur la vision d'amélioration
4. Définir et convenir des KPI
5. Convenez des moyens de surveiller, d'examiner et de fournir des commentaires
6. Faire évaluer le plan de performance par les RH avant de le finaliser

En tant que document, le plan de performance peut être rédigé de différentes manières. Il n'y a pas une seule manière qui soit « correcte », et une simple recherche sur Google le vérifiera. Cela étant dit, le formulaire ci-dessous est un exemple d'un plan de performance.

Télécharger le modèle de plan de performance au format .PDF

Télécharger le modèle de plan de performance au format .DOCX

Étape 4 : Gérer et surveiller les performances de l'équipe

Lors de la mise en œuvre d'un plan de performance, le suivi de l'équipe revient à suivre l'avancement du plan, à apporter des changements en temps opportun et à rester en contact avec eux. Cependant, pour les gérer correctement, vous devrez couvrir plus de terrain.

1. Soyez transparent

Les plans d'amélioration des performances sont quelque peu notoires, car ils officialisent le manque de performance d'un individu (ou dans notre cas, d'une équipe). Beaucoup d'employés y verront une «dernière chance» avant d'être licenciés, et cela leur cause beaucoup de stress. Par conséquent, ils ne voient pas le plan de performance pour ce qu'il est vraiment : un moyen d'augmenter les performances et de garder les bons employés dans l'entreprise.

C'est aux managers de faire passer ce message clairement : personne n'a la tête sur le billot et le plan de performance est là pour vous aider à travailler ensemble à l'atteinte d'objectifs précis.

2. Soyez opportun avec les commentaires et les critiques

Définissez clairement les heures et les méthodes auxquelles vous fournirez des commentaires et des mises à jour à l'équipe. Assurez-vous de respecter le calendrier défini dans le plan de performance. Bien que les vérifications hebdomadaires et mensuelles semblent être régulières, il n'y a rien de mal à les faire toutes les deux semaines ou même quotidiennement dans certains cas.

Vous aurez une idée du flux de travail et du rythme de l'équipe au fil du temps. Cela vous aidera à évaluer la fréquence à laquelle ils ont besoin que vous les vérifiiez. En prime, lorsque l'équipe vous verra prendre le plan de performance au sérieux, elle approuvera l'idée que les deux parties travaillent ensemble vers un objectif commun.

3. Fournir des ressources

Comme déjà mentionné dans le modèle de plan de performance, vous pouvez aider l'équipe à progresser en lui donnant beaucoup de ressources. Surtout si certains employés ont besoin d'un coaching supplémentaire pour rattraper les autres.

Il existe plusieurs façons de fournir des ressources et des opportunités d'apprentissage :

• Cours en ligne
• Séminaires en entreprise (de leurs pairs)
• Archive de la littérature appropriée (vous pouvez utiliser des outils comme G-Drive ou Dropbox) qui est en ligne et partageable avec tout le monde
• Collaboration avec d'autres membres expérimentés de l'équipe

4. Communiquez clairement

Avant de commencer la mise en œuvre du plan de performance

Assurez-vous que l'équipe sait que le plan d'amélioration des performances est là pour fournir des conseils. La plus grande crainte des employés est que leurs emplois soient menacés à moins qu'ils ne se surpassent les uns les autres.

Cela peut compromettre le travail d'équipe dans son ensemble ou augmenter les tensions.

Lors de la mise en œuvre du plan de performance

Au fur et à mesure que vous suivez les progrès du plan de performance, la communication la plus importante sera la rétroaction que vous fournirez. Pour vous assurer que vos commentaires concernant le travail de l'équipe sont bien compris, gardez à l'esprit les éléments suivants :

1. Donnez votre avis à temps

L'équipe a besoin de ce genre de stabilité tout au long du plan de performance. Des réunions opportunes, que ce soit par chat vidéo, par appel ou en personne, contribuent grandement à la confiance de l'équipe. Essayez de ne pas faire de commentaires qui ne sortent pas de votre temps de rétroaction habituel – attendez la prochaine réunion. Dans de tels cas, la prévisibilité est bonne.

2. Faites en sorte que les commentaires soient réguliers

Il a été prouvé à maintes reprises que des commentaires réguliers augmentent la productivité des employés. Les programmer trop peu et trop espacés donne aux gens moins de possibilités de corriger certaines erreurs à temps.

Notez dans votre emploi du temps des moments précis où vous ferez rapport à l'équipe et essayez de vous y tenir du mieux que possible. De plus, cela ne doit pas toujours être une réunion. Vous pouvez envoyer des rapports écrits, avoir des conversations en tête-à-tête ou de brefs appels vidéo. Discutez avec l'équipe et découvrez quel type de format leur convient le mieux. Certains s'en sortent mieux lorsque les commentaires ne sont pas en personne, tandis que d'autres s'épanouiront probablement dans une discussion.

3. Soyez dur, mais juste

Lorsque vous avez de mauvaises nouvelles à annoncer ou que vous avez remarqué que l'équipe a commis une erreur plus grave, évitez d'ouvrir avec jugement ou de discuter immédiatement de l'erreur. Demandez à l'équipe son point de vue sur la situation, car cela peut vous aider à obtenir de nouvelles informations.

Et après avoir discuté du problème en question, proposez des étapes claires et concrètes pour le résoudre. Ou mieux encore, faites un remue-méninges avec les employés et trouvez une solution ensemble. En bref, l'équipe doit connaître la gravité de ses erreurs et de ses revers, mais elle doit également être consciente que vous n'êtes pas là pour les enterrer plus profondément. Vous êtes là pour les aider à apprendre de leurs erreurs.

4. Soyez précis

Essayez de ne pas partir sur des tangentes. Les longues réunions ou les pages de rapports sont un problème à parcourir. Entraînez-vous à être concis et à aborder des choses très spécifiques. Dans l'un de leurs articles sur les commentaires, Harvard Business Review a cité des recherches qui ont prouvé qu'un ratio de 5 pour 1 était la clé d'un retour d'information réussi et productif.

Cela signifie que pour chaque commentaire négatif, il y en a cinq positifs.

Cette méthode permet aux employés de moins se concentrer sur la réprimande d'eux-mêmes et des autres pour les erreurs, et plus sur la résolution du problème à résoudre.

5. Soyez disponible pour de l'aide

Dernier élément, mais non des moindres, sur la liste de contrôle du plan d'amélioration des performances - la disponibilité du responsable. Votre travail ne s'arrête pas lorsque le plan d'amélioration des performances est rédigé, approuvé et signé par tous.

Le travail s'étend à la surveillance continue des progrès de l'équipe, au suivi de leurs résultats et à la formulation régulière de commentaires et de commentaires. Mais même avec tout cela, vous ne devriez pas vraiment vous soucier du plan de performance 24h/24 et 7j/7. Définissez des heures précises pendant lesquelles les membres de l'équipe peuvent vous contacter pour un entretien. De cette façon, ils peuvent vous informer à temps en cas de problème, et vous ne recevrez pas d'e-mails ni d'appels en dehors des heures de travail.

Soyez prêt pour la médiation, en intervenant avec les RH si nécessaire et en fournissant toutes les données nécessaires lorsqu'elles sont demandées.

En conclusion

Les plans d'amélioration des performances d'équipe s'accompagnent d'un tout nouvel ensemble de règles et de considérations individuelles. Ils peuvent varier dans la forme, car ils doivent mettre en évidence les problèmes spécifiques de l'équipe et les domaines d'amélioration, en fonction de l'industrie et de la vision et de la mission de l'entreprise. Ces plans sont conçus pour répondre à la production de l'équipe dans son ensemble, sans jamais négliger chaque membre individuel. Avec cet article, nous avons mis en évidence les aspects les plus importants à surveiller et nous avons fourni un exemple de plan de performance pour une idée générale. Dans les discussions avec le PDG et le service des ressources humaines, et suivre notre création pour vous-même devrait être un jeu d'enfant.