通過四個簡單的步驟制定團隊績效計劃（包括模板）

公司面臨影響整體產出的生產力問題並不少見。 通常，這些問題可能源於團隊表現不佳或缺乏適當的指導。 團隊績效改進計劃是解決和解決團隊面臨的所有問題的可靠方法。

以下是有關如何制定任何團隊都可以遵循的可靠績效計劃的一些指南，無論您從事哪個行業。我們還將分享有用的資源以及其他模板和閱讀材料。

第 1 步：了解績效計劃

績效計劃（或績效改進計劃）是為改進個人、團隊或公司的工作而創建的文件。 它們由團隊領導/主管/經理構建和佈置，並經常交給 HR 進行評估。

作為改進工作流程的一種手段，績效計劃是幫助個人和團隊克服反復出現的問題的工具。 他們概述了需要實現的目標，以便個人（或團隊）解決某些問題，或者讓普通工人能夠獲得加薪。

什麼是團隊績效計劃？

當涉及到個人績效計劃時，其目的相當簡單——員工有改進的空間，可以擴展他們的技能。 與他們一起，他們的經理可以針對他們可以工作的領域、方向以及必要的績效水平制定計劃。

但是對於團隊來說，績效計劃依賴於他們應該共同達到的集體目標和績效水平。 當您對衡量整個部門的產出水平感興趣時，這更有用，而不是對每個員工的影響。

為什麼需要團隊績效計劃？

團隊績效計劃可以在個人和公司層面創造奇蹟。

它可以幫助您確定團隊中的特定問題領域、期望的改進水平，並製定讓團隊更容易實現目標的指導方針。 這是一個循序漸進的計劃，可讓個人在實現團隊目標的同時充分發揮潛力。 結果，團隊提高的生產力為公司項目帶來了更好的產出。

何時使用團隊績效計劃？

您需要或想要編寫團隊績效計劃的原因有很多。 如果以下原因影響整個團隊的輸出並不止一次地威脅到項目，則可以將其視為績效改進計劃的可行基礎。

• 團隊難以按時完成任務；
• 團隊成員在相互傳遞信息時遇到問題，從而阻礙了他們的工作流程；
• 缺乏內部組織；
• 團隊成員似乎功能失調，缺乏專業溝通。
• 團隊似乎迷失了方向，不確定他們的產出如何影響公司的整體目標。

當然，團隊表現較差的其他方式也可能存在。 重要的是要認識到它們以及它們在大局中的影響。 並且通過適當的勞動力管理系統，您可以更快地找到源頭問題。

第 2 步：使用三個關鍵因素來製定成功的計劃

因素 #1：設置正確的條件

在開始之前，檢查員工的工作條件很重要。 這是為了避免假設團隊由於錯誤而表現出較差的表現，而實際上外部因素正在影響他們。 所以首先，確保你的一切都很好。

例如：

• 您的團隊是否在多次按時完成任務？ 試著找出你是否一直在努力滿足客戶不切實際的要求。 結果，員工很難跟上。 這不是團隊內部的問題，而是他們需要適應的外部因素。
• 團隊是否看起來乏善可陳，或者沒有動力？ 確保明確設定公司目標，並且在考慮評估他們的績效之前，他們知道對他們的期望。

正如他們所說：從你自己的後院開始。 在繼續之前，請確保您已盡一切努力為團隊提供所需的所有資源和條件。 以下是您可以幫助團隊的一些方法：

• 提高員工生產力的 8 種方法
• 如何跟踪團隊生產力
• 如何獲得併保持動力

因素 #2：構成績效計劃的要素

在製定績效計劃時，您需要確保它涵蓋多個方面。 沒有它們，不僅編寫起來會更加困難，而且當結果出來時你也不會得到準確的數據。

團隊績效計劃可以包括（但不限於）以下一些方面：

團隊願景

這是您根據公司的願景、目標和使命概述團隊願景、目標和使命的部分。 定義團隊需要改進的內容以及它將如何反映整個公司。

明確的目標和目的

一旦確定了願景，您就想繼續實現目標和目標。

目標是您正在努力實現的結果。

目標是您打算為實現這些目標而採取的具體行動。

把它想像成一個金字塔：願景位於頂部，而目標位於下方，以較小但仍然概括的陳述表示。 雖然目標位於底部，但具體的微小步驟是有形且可衡量的。

例如：您的目標是提高團隊內部的透明度。

• 目標是在每天結束時發送報告。
• 目標是：
  • 跟踪每個任務的時間；
  • 在下午 4 點之前製定報告；
  • 在下午 5 點之前發送報告。

當您致力於設定目標和目的時，請與整個團隊密切合作。 他們知道自己工作的來龍去脈，並且可以給你最好的估計：任務需要完成多長時間，什麼樣的任務制定最適合他們，他們每天的溝通方式等等.

在他們的幫助下，您可以製定詳細、準確的績效計劃，從而獲得最佳結果。

定義的關鍵績效指標 (KPI)

寫下目標後，您可以開始定義 KPI。 KPI 是一個可衡量的值，可讓您了解目標實現的成功程度。 多虧了它，您可以根據需要監控和修改團隊的目標。

例如：

要查看是否可以提高團隊的透明度，您決定讓他們在下午 5 點之前提交工作報告。 但是，您開始注意到並非每個人的報告都能按時收到。 一些員工加班，在下午 5 點之前沒有完成當天的任務，而另一些員工則忘記全天跟踪他們的任務。 鑑於這一新發展，您的 KPI 目標將從：

KPI 1：在下午 5 點之前發送工作報告。

到：

KPI 1：在下午 5 點之前發送完成任務的工作報告，並添加關於正在進行的任務的註釋。

要跟踪所有 KPI 和目標，最好將它們顯示在各種儀表板上。 有不同的工具可以創建它們，但如果這不是您目前負擔得起的費用，您可以選擇圖表或圖表。 請記住，儀表板應該清楚地顯示數據，並且使用最少的圖形以完全可讀。

實現目標的時間表

每個績效計劃都需要一個固定的時間框架。 可以是一個月，也可以是三到六個月，甚至是一年。

即使在這個階段，您也可以要求您的團隊幫助您為計劃的某些方面製定時間表。 畢竟，他們最清楚某些任務和流程需要多長時間。 例如，QA 在一小時內可以做多少票，或者營銷團隊為找到可靠的網站做了多少研究和外展。

隨著他們的投入，更容易形成更準確、更可靠的時間表，直至日常目標。

經理的期望和觀察

績效計劃中應該包含的另一個重要方面——你自己的期望。 您可以根據目前掌握的信息寫下預測。 這樣，您可以在一段時間後比較期望和最終結果，看看團隊是否在進步，或者是否還有改進的空間。

此外，在您進行的過程中，通過觀察來補充性能計劃始終是一個好主意。 發現任何促進或阻礙團隊績效的細節將是最終分析的寶貴資源。 例如，他們可能決定加班以趕上最後期限，或者召開臨時會議，集思廣益，想出一個可以加快速度的解決方案。

對於整個團隊來說，讓他們知道您一直在密切關注他們的進展是多麼令人鼓舞，這一點再怎麼強調也不為過。 我們將在績效計劃管理部分對此進行更多討論。

因素#3：諮詢人力資源

值得一提的是，人力資源部門應該知道你從一開始就在製定績效計劃。 他們可以更深入地了解這是否是最佳行動方案，或者不同的方法是否更適合團隊。

在您創建團隊績效計劃草案並且您對它感到滿意後，不要忘記再次諮詢人力資源。 他們應該給文件提供一個綱要，以確保一切都井井有條——沒有不切實際的目標，或過多的目標等。

畢竟，績效改進不應該以犧牲員工的福祉為代價。

第 3 步：用 6 個簡單點編寫績效計劃

既然我們已經剖析了您可以包含在績效計劃中的所有方面，最終產品應該如下所示：

1. 讓 HR 和高層管理人員知道您希望制定團隊績效計劃並討論其必要性和原因
2. 與團隊討論他們面臨的問題和改進的願景
3. 根據改進的願景設定目標和目標
4. 定義並就 KPI 達成一致
5. 就監控、審查和提供反饋的方式達成一致
6. 讓 HR 在最終確定績效計劃之前對其進行評估

作為一個文件，績效計劃可以用許多不同的方式來編寫。 沒有一種方法是“正確的”，一個簡單的谷歌搜索就能驗證它。 話雖如此，下面的表格是一個績效計劃的示例。

下載 .PDF 格式的績效計劃模板

在 .DOCX 中下載績效計劃模板

第 4 步：管理和監控團隊績效

在績效計劃實施期間，監控團隊歸結為跟踪計劃的進度，及時進行更改並與他們保持聯繫。 但是，要正確管理它們，您需要覆蓋更多的領域。

1. 透明

績效改進計劃有些臭名昭著，因為它們使個人（或者在我們的例子中，團隊）缺乏績效正式。 很多員工在被解僱之前會認為這是“最後的機會”，這給他們帶來了很大的壓力。 結果，他們看不到真正的績效計劃：一種提高績效並留住公司優秀員工的方法。

經理們需要明確傳達信息：沒有人在砧板上，績效計劃可以幫助您共同努力實現特定目標。

2. 及時提供反饋和評論

明確設定向團隊提供反饋和更新的時間和方法。 確保遵守績效計劃中定義的時間表。 雖然每周和每月簽到似乎是定期的，但在某些情況下，每兩週甚至每天進行一次並沒有錯。

隨著時間的流逝，您將對團隊的工作流程和節奏有所了解。 這將幫助您衡量他們需要您檢查他們的頻率。 作為獎勵，當團隊看到你認真對待績效計劃時，他們會認可雙方正在共同努力實現共同目標的想法。

3.提供資源

正如績效計劃模板中已經提到的，您可以通過為團隊提供大量資源來幫助他們取得進步。 特別是如果一些員工需要額外的指導才能趕上其他員工。

有幾種方法可以提供資源和學習機會：

• 在線課程
• 公司內部研討會（來自同行）
• 適合所有人的在線文獻存檔（您可以使用 G-Drive 或 Dropbox 等工具）
• 與其他經驗豐富的團隊成員合作

4.溝通清楚

在開始執行績效計劃之前

確保團隊知道績效改進計劃可以提供指導。 員工最大的恐懼是，除非他們彼此超越，否則他們的工作將面臨風險。

這可能會危及整體團隊合作或加劇緊張局勢。

績效計劃實施期間

當您跟踪績效計劃的進度時，最重要的溝通將是您提供的反饋。 為確保您對團隊工作的評論得到很好的理解，請記住以下幾點：

1、及時反饋

團隊在執行績效計劃時需要這種穩定性。 及時的會議，無論是通過視頻聊天、電話還是面對面，都可以大大增強團隊的信心。 盡量不要發表超出你平時反饋時間的評論——等到下一次會議。 在這種情況下，可預測性很好。

2. 定期反饋

一次又一次地證明，定期反饋可以提高員工的工作效率。 將它們安排得太少而且間隔太遠會使人們沒有機會及時修復某些錯誤。

在你的日程表上寫下你將向團隊報告的具體時間，並儘可能地堅持下去。 此外，它並不總是必須是會議。 您可以發送書面報告，進行一對一的聊天對話或簡短的視頻通話。 與團隊交談，找出最適合他們的格式。 有些人在沒有親自反饋時表現得更好，而另一些人可能會在討論中茁壯成長。

3. 強硬但公平

當你有一些壞消息要傳達，或者你注意到團隊犯了更大的錯誤時，不要帶著判斷開場或立即討論錯誤。 向團隊詢問他們對情況的看法，因為它可以幫助您獲得一些新信息。

在你討論了手頭的問題之後，就如何解決它提供清晰、可行的步驟。 或者更好的是——與員工一起集思廣益，共同解決問題。 簡而言之，團隊需要知道他們的錯誤和挫折的嚴重性，但他們也需要意識到你並沒有把它們埋得更深。 你在那裡幫助他們從錯誤中吸取教訓。

4. 具體

盡量不要偏離正題。 冗長的會議或一頁頁的報告很麻煩。 練習簡潔，並解決非常具體的事情。 在一篇關於反饋的文章中，哈佛商業評論引用了一項研究，該研究證明了 5 比 1 的比率是成功和富有成效的反饋的關鍵。

這意味著對於每個負面評論都有五個正面評論。

這種方法使員工不再專注於責備自己和他人的錯誤，而更多地專注於解決手頭的問題。

5. 隨時待命

最後但並非最不重要的是績效改進計劃清單——經理的可用性。 當每個人都編寫、批准和簽署績效改進計劃時，你的工作並沒有結束。

這項工作延伸到持續監控團隊的進展，跟踪他們的結果，並定期提供評論和反饋。 但即便如此，您也不應該真正關心 24/7 的績效計劃。 設置團隊成員可以聯繫您進行談話的特定時間。 這樣，如果出現任何問題，他們可以及時通知您，並且您不會收到任何非工作時間的電子郵件和電話。

準備好進行調解，在需要時與 HR 進行干預，並在需要時提供所有必要的數據。

綜上所述

團隊績效改進計劃附帶一套全新的規則和個人考慮因素。 它們的形式可能會有所不同，因為它們需要突出特定團隊的問題和改進範圍，具體取決於行業和公司自身的願景和使命。 制定這些計劃是為了解決整個團隊的產出問題，同時從不忽視每個成員。 在本文中，我們重點介紹了需要注意的最重要方面，並為總體思路提供了示例性能計劃。 在與 CEO 和人力資源部門的討論中，並按照我們為自己創建一個應該輕而易舉。