Entwickeln Sie einen Teamleistungsplan in vier einfachen Schritten (Vorlagen enthalten)

Es ist nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen mit Produktivitätsproblemen konfrontiert sind, die sich auf die Gesamtleistung auswirken. In den meisten Fällen können diese Probleme auf eine schlechte Teamleistung oder einen Mangel an angemessener Anleitung zurückzuführen sein. Und Pläne zur Verbesserung der Teamleistung sind eine zuverlässige Möglichkeit, alle Probleme anzugehen und zu beheben, mit denen Teams konfrontiert sind.

Im Folgenden finden Sie einige Richtlinien zur Erstellung eines soliden Leistungsplans, dem jedes Team folgen kann, unabhängig von der Branche, in der Sie arbeiten. Wir teilen auch nützliche Ressourcen und zusätzliche Vorlagen und Lesematerial.

Schritt 1: Informieren Sie sich über Leistungspläne

Leistungspläne (oder Leistungsverbesserungspläne) sind Dokumente, die mit dem Ziel erstellt wurden, die Arbeit einer Einzelperson, eines Teams oder eines Unternehmens zu verbessern. Sie werden von Teamleitern/Vorgesetzten/Managern erstellt und ausgelegt und oft der Personalabteilung zur Bewertung vorgelegt.

Als Mittel zur Verbesserung des Arbeitsablaufs sind Leistungspläne ein Werkzeug, um Einzelpersonen und Teams gleichermaßen bei der Bewältigung wiederkehrender Probleme zu unterstützen. Sie skizzieren Ziele, die erreicht werden müssen, damit die Person (oder ein Team) bestimmte Probleme lösen kann oder damit ein durchschnittlicher Arbeitnehmer für eine Gehaltserhöhung lebensfähig ist.

Was ist ein Teamleistungsplan?

Wenn es um Leistungspläne für Einzelpersonen geht, ist der Zweck dafür ziemlich einfach – ein Mitarbeiter hat Raum für Verbesserungen und Erweiterung seiner Fähigkeiten. Gemeinsam mit ihnen kann ihr Vorgesetzter einen Plan aufstellen, an welchen Bereichen sie arbeiten können, welche Richtung sie einschlagen sollen und welche Leistungsniveaus erforderlich sind.

Aber wenn es um Teams geht, beruhen die Leistungspläne auf kollektiven Zielen und Leistungsniveaus, die sie gemeinsam erreichen sollten. Dies ist nützlicher, wenn Sie daran interessiert sind, das Leistungsniveau einer Abteilung als Ganzes zu messen, und weniger an der Wirkung jedes einzelnen Mitarbeiters.

Warum ist ein Teamleistungsplan notwendig?

Ein Teamleistungsplan kann sowohl auf individueller als auch auf Unternehmensebene Wunder bewirken.

Es hilft Ihnen, spezifische Problembereiche innerhalb der Gruppe und das gewünschte Verbesserungsniveau zu identifizieren, und legt Richtlinien fest, die dem Team helfen, die Ziele leichter zu erreichen. Es ist ein Schritt-für-Schritt-Programm, das es Einzelpersonen ermöglicht, ihr volles Potenzial auszuschöpfen und gleichzeitig auf Teamziele hinzuarbeiten. Und als Ergebnis generiert die verbesserte Produktivität des Teams einen besseren Output für Unternehmensprojekte.

Wann sollte ein Teamleistungsplan verwendet werden?

Es gibt mehrere Gründe, warum Sie einen Teamleistungsplan schreiben müssen oder möchten. Die folgenden Gründe können als gangbarer Grund für einen Leistungsverbesserungsplan angesehen werden, wenn sie die Leistung des gesamten Teams beeinträchtigen und das Projekt mehr als einmal zu gefährden drohen.

• Das Team hat Schwierigkeiten, Fristen einzuhalten;
• Die Teammitglieder haben Probleme, Informationen aneinander weiterzugeben, was ihren Arbeitsablauf blockiert;
• Es fehlt an interner Organisation;
• Die Teammitglieder scheinen dysfunktional zu sein und es fehlt an professioneller Kommunikation.
• Das Team scheint verloren und unsicher zu sein, wie sich seine Ergebnisse auf die allgemeinen Unternehmensziele auswirken.

Natürlich können Teams auch auf andere Weise schlechter abschneiden. Wichtig ist, sie und ihre Wirkung im großen Ganzen zu erkennen. Und mit einem geeigneten Workforce-Management-System kommen Sie viel schneller zum eigentlichen Problem.

Schritt 2: Verwenden Sie drei Schlüsselfaktoren, um einen erfolgreichen Plan zu erstellen

Faktor Nr. 1: Die richtigen Bedingungen schaffen

Bevor Sie beginnen, ist es wichtig, die Bedingungen zu prüfen, unter denen die Mitarbeiter arbeiten. Dies soll Annahmen vermeiden, dass ein Team aufgrund seiner Fehler eine schlechtere Leistung zeigt, wenn es tatsächlich von äußeren Faktoren beeinflusst wird. Stellen Sie also in erster Linie sicher, dass bei Ihnen alles in Ordnung ist.

Zum Beispiel:

• Hat Ihr Team mehr als einmal Probleme, Fristen einzuhalten? Versuchen Sie herauszufinden, ob Sie möglicherweise darauf gedrängt haben, die unrealistischen Anforderungen des Kunden zu erfüllen. Und in der Folge fällt es den Mitarbeitern einfach schwer, Schritt zu halten. Es ist kein Problem innerhalb des Teams, sondern ein äußerer Faktor, an den sie sich anpassen müssen.
• Wirkt das Team glanzlos oder unmotiviert? Stellen Sie sicher, dass die Unternehmensziele klar festgelegt sind und sie wissen, was von ihnen erwartet wird, bevor Sie eine Bewertung ihrer Leistung in Betracht ziehen.

Wie sie sagen: Beginnen Sie mit Ihrem eigenen Garten. Stellen Sie sicher, dass Sie alles in Ihrer Macht Stehende getan haben, um dem Team alle erforderlichen Ressourcen und Bedingungen zur Verfügung zu stellen, bevor Sie fortfahren. Hier sind einige der Möglichkeiten, wie Sie dem Team auf Ihrer Seite helfen können:

• 8 Wege zur Steigerung der Mitarbeiterproduktivität
• So verfolgen Sie die Teamproduktivität
• Wie man motiviert wird und bleibt

Faktor Nr. 2: Elemente, aus denen ein Leistungsplan besteht

Wenn Sie einen Leistungsplan erstellen, müssen Sie sicherstellen, dass er mehrere Aspekte abdeckt. Ohne sie wird es nicht nur schwieriger, sie zu schreiben, sondern Sie erhalten auch keine genauen Daten, wenn die Ergebnisse eingehen.

Teamleistungspläne können einige der folgenden Aspekte beinhalten (sind aber nicht darauf beschränkt):

Teamvision

In diesem Abschnitt skizzieren Sie die Vision, die Ziele und die Mission des Teams, basierend auf denen des Unternehmens. Definieren Sie, was das Team verbessern muss und wie es sich auf das Unternehmen als Ganzes auswirken wird.

Definierte Ziele und Zielsetzungen

Sobald Sie die Vision festgelegt haben, möchten Sie zu Zielen und Zielen übergehen.

Ziele sind das Ergebnis, auf das Sie hinarbeiten.

Ziele sind spezifische Maßnahmen, die Sie ergreifen möchten, um diese Ziele zu erreichen.

Stellen Sie es sich wie eine Pyramide vor: Die Vision befindet sich oben, während sich Ziele darunter befinden, dargestellt in kleineren, aber immer noch verallgemeinerten Aussagen. Während Ziele ganz unten stehen, als spezifische kleine Schritte, die greifbar und messbar sind.

Zum Beispiel: Ihr Ziel ist es, die Transparenz im Team zu verbessern.

• Ziel wäre es, am Ende eines jeden Tages Berichte einzusenden.
• Die Ziele wären:
  • Verfolgen Sie die Zeit für jede Aufgabe;
  • Formulieren Sie bis 16 Uhr einen Bericht;
  • Senden Sie den Bericht bis 17:00 Uhr.

Wenn Sie an der Festlegung von Zielen arbeiten, arbeiten Sie eng mit dem gesamten Team zusammen. Sie kennen die Besonderheiten ihres Jobs und sind diejenigen, die Ihnen die besten Schätzungen geben können: wie lange eine Aufgabe benötigt wird, welche Art von Aufgabenformulierung am besten zu ihnen passt, wie sie täglich kommunizieren usw .

Mit ihrer Hilfe können Sie einen detaillierten, genauen Leistungsplan erstellen, der die besten Ergebnisse erzielt.

Definierte Key Performance Indicators (KPIs)

Nachdem Sie die Ziele aufgeschrieben haben, können Sie mit der Definition der KPIs beginnen. Ein KPI ist ein messbarer Wert, der Sie darüber informiert, wie erfolgreich das Ziel erreicht wurde. Und dank dessen können Sie die Ziele des Teams überwachen und bei Bedarf ändern.

Zum Beispiel:

Um zu sehen, ob Sie die Transparenz des Teams verbessern können, beschließen Sie, es mit der Einreichung von Arbeitsberichten bis 17:00 Uhr zu beauftragen. Allerdings stellen Sie fest, dass nicht alle Berichte rechtzeitig eingehen. Einige Mitarbeiter machen Überstunden und erledigen ihre Aufgaben für den Tag nicht bis 17:00 Uhr, während andere vergessen, ihre Aufgaben den ganzen Tag über zu verfolgen. Angesichts dieser neuen Entwicklung ändert sich Ihr KPI-Ziel von:

KPI 1: Arbeitsberichte bis 17:00 Uhr versenden.

Zu:

KPI 1: Senden Sie Arbeitsberichte zu erledigten Aufgaben bis 17 Uhr und fügen Sie eine Notiz zu laufenden Aufgaben hinzu.

Um all Ihre KPIs und Ziele im Auge zu behalten, präsentieren Sie diese am besten auf einer Art Dashboard. Es gibt verschiedene Tools, um sie zu erstellen, aber wenn Sie sich die Kosten im Moment nicht leisten können, können Sie sich für eine Grafik oder ein Diagramm entscheiden. Denken Sie nur daran, dass das Dashboard die Daten klar und mit minimalen Grafiken anzeigen sollte, um perfekt lesbar zu sein.

Zeitrahmen für die Zielerreichung

Jeder Leistungsplan braucht einen festen Zeitrahmen. Es kann einen Monat, drei bis sechs Monate oder sogar ein Jahr dauern.

Schon in dieser Phase können Sie Ihr Team bitten, Ihnen bei der Festlegung eines Zeitrahmens für bestimmte Aspekte des Plans zu helfen. Schließlich wissen sie am besten, wie lange bestimmte Aufgaben und Prozesse dauern. Zum Beispiel, wie viele Tickets QA in einer Stunde bearbeiten kann oder wie viel Recherche und Kontaktaufnahme das Marketingteam betreibt, um zuverlässige Websites zu finden.

Zusammen mit ihrem Input wird es einfacher, genauere, zuverlässigere Zeitpläne bis hin zu den täglichen Zielen zu erstellen.

Erwartungen und Beobachtungen des Managers

Ein weiterer wichtiger Aspekt, der im Leistungsplan stehen sollte – Ihre eigenen Erwartungen. Sie können die Vorhersagen basierend auf den Informationen, die Sie bisher haben, aufschreiben. Auf diese Weise können Sie nach einer Weile die Erwartungen und die Endergebnisse vergleichen, um zu sehen, ob das Team Fortschritte macht oder ob es noch Raum für Verbesserungen gibt.

Außerdem ist es immer eine gute Idee, den Leistungsplan im Laufe der Zeit durch Beobachtungen zu ergänzen. Das Erkennen von Details, die die Leistung des Teams steigern oder behindern, ist eine unschätzbare Ressource für die Endanalyse. Vielleicht haben sie beschlossen, Überstunden zu machen, um eine Frist einzuhalten, oder hatten ein spontanes Meeting, bei dem sie zum Beispiel eine Lösung erarbeitet haben, die sie schneller machen würde.

Und es kann nicht genug betont werden, wie motivierend es für das gesamte Team ist, ihnen mitzuteilen, dass Sie ihre Fortschritte aufmerksam verfolgen. Wir werden mehr darüber im Abschnitt Leistungsplanverwaltung besprechen.

Faktor Nr. 3: Personalberatung

Erwähnenswert ist, dass die Personalabteilung von Anfang an wissen sollte, dass Sie am Leistungsplan arbeiten. Sie können mehr Aufschluss darüber geben, ob dies die beste Vorgehensweise ist oder ob eine andere Methode besser zum Team passt.

Und nachdem Sie einen Entwurf des Teamleistungsplans erstellt haben und damit zufrieden sind, vergessen Sie nicht, die Personalabteilung erneut zu konsultieren. Sie sollten das Dokument zusammenfassen, um sicherzustellen, dass alles in Ordnung ist – dass es keine unrealistischen Ziele oder eine Überfülle an Zielen usw. gibt.

Schließlich soll die Leistungssteigerung nicht zu Lasten des Wohlbefindens der Mitarbeiter gehen.

Schritt 3: Schreiben Sie den Leistungsplan in 6 einfachen Punkten auf

Nachdem wir nun alle Aspekte analysiert haben, die Sie in Ihren Leistungsplan aufnehmen können, sollte das Endprodukt in etwa so aussehen:

1. Teilen Sie der Personalabteilung und dem oberen Management mit, dass Sie einen Teamleistungsplan erstellen möchten, und besprechen Sie dessen Notwendigkeit und Gründe dafür
2. Sprechen Sie mit dem Team über die Probleme, mit denen sie konfrontiert sind, und über ihre Vision für Verbesserungen
3. Legen Sie Ziele und Ziele auf der Grundlage der Vision für Verbesserungen fest
4. KPIs definieren und vereinbaren
5. Vereinbaren Sie Möglichkeiten zur Überwachung, Überprüfung und Bereitstellung von Feedback
6. Lassen Sie die Personalabteilung den Leistungsplan bewerten, bevor Sie ihn fertigstellen

Als Dokument kann der Leistungsplan auf viele verschiedene Arten geschrieben werden. Es gibt keinen einzigen Weg, der „richtig“ ist, und eine einfache Google-Suche wird dies bestätigen. Davon abgesehen ist das folgende Formular ein Beispiel für einen Leistungsplan.

Laden Sie die Leistungsplanvorlage im PDF-Format herunter

Laden Sie die Leistungsplanvorlage im DOCX-Format herunter

Schritt 4: Verwalten und überwachen Sie die Teamleistung

Während der Implementierung eines Leistungsplans läuft die Überwachung des Teams darauf hinaus, den Fortschritt des Plans zu verfolgen, rechtzeitig Änderungen vorzunehmen und mit ihnen in Kontakt zu bleiben. Um sie jedoch richtig zu verwalten, müssen Sie mehr Boden abdecken.

1. Seien Sie transparent

Leistungsverbesserungspläne sind etwas berüchtigt, da sie den Leistungsmangel eines Einzelnen (oder in unserem Fall eines Teams) offiziell machen. Viele Mitarbeiter werden es als „letzte Chance“ sehen, bevor sie entlassen werden, und es verursacht ihnen viel Stress. Infolgedessen können sie den Leistungsplan nicht als das sehen, was er wirklich ist: eine Möglichkeit, die Leistung zu steigern und gute Mitarbeiter im Unternehmen zu halten.

Es liegt an den Managern, diese Botschaft klar zu machen: Niemand steht auf dem Hackklotz, und der Leistungsplan soll Ihnen helfen, gemeinsam an der Erreichung bestimmter Ziele zu arbeiten.

2. Seien Sie rechtzeitig mit Feedback und Bewertungen

Legen Sie Zeiten und Methoden klar fest, zu denen Sie dem Team Feedback und Updates geben. Achten Sie darauf, den im Leistungsplan festgelegten Zeitplan einzuhalten. Während wöchentliche und monatliche Check-Ins regelmäßig zu sein scheinen, ist nichts falsch daran, sie alle zwei Wochen oder in einigen Fällen sogar täglich durchzuführen.

Sie werden mit der Zeit ein Gefühl für den Arbeitsablauf und das Tempo des Teams bekommen. So können Sie abschätzen, wie oft sie Sie brauchen, um nach ihnen zu sehen. Als Bonus, wenn das Team sieht, dass Sie den Leistungsplan ernst nehmen, wird es die Idee unterstützen, dass beide Seiten auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten.

3. Stellen Sie Ressourcen bereit

Wie bereits in der Leistungsplanvorlage erwähnt, können Sie den Fortschritt des Teams unterstützen, indem Sie ihm viele Ressourcen zur Verfügung stellen. Vor allem, wenn einige Mitarbeiter zusätzliches Coaching benötigen, um mit den anderen Schritt zu halten.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Ressourcen und Lernmöglichkeiten bereitzustellen:

• Online Kurse
• Firmeninterne Seminare (von ihresgleichen)
• Archiv geeigneter Literatur (Sie können Tools wie G-Drive oder Dropbox verwenden), das online und für alle zugänglich ist
• Zusammenarbeit mit anderen, erfahrenen Teammitgliedern

4. Kommunizieren Sie klar

Bevor Sie mit der Umsetzung des Leistungsplans beginnen

Stellen Sie sicher, dass das Team weiß, dass der Leistungsverbesserungsplan dazu da ist, eine Anleitung zu geben. Die größte Angst der Mitarbeiter ist, dass ihre Arbeitsplätze gefährdet sind, wenn sie sich nicht gegenseitig übertreffen.

Dies kann die Teamarbeit insgesamt gefährden oder Spannungen verstärken.

Während der Umsetzung des Leistungsplans

Während Sie den Fortschritt des Leistungsplans verfolgen, ist die wichtigste Kommunikation das Feedback, das Sie geben. Um sicherzustellen, dass Ihre Kommentare zur Arbeit des Teams gut verstanden werden, sollten Sie Folgendes beachten:

1. Geben Sie rechtzeitig Feedback

Das Team braucht diese Art von Stabilität, wenn es den Leistungsplan durchläuft. Rechtzeitige Besprechungen, sei es per Video-Chat, Anruf oder persönlich, tragen wesentlich zum Vertrauen des Teams bei. Versuchen Sie, keine Kommentare abzugeben, die außerhalb Ihrer üblichen Feedback-Zeit liegen – warten Sie bis zum nächsten Meeting. In solchen Fällen ist die Vorhersagbarkeit gut.

2. Machen Sie das Feedback regelmäßig

Es ist immer wieder bewiesen, dass regelmäßiges Feedback die Produktivität der Mitarbeiter steigert. Wenn Sie sie zu wenig und weit dazwischen planen, haben die Menschen weniger Gelegenheit, bestimmte Fehler rechtzeitig zu beheben.

Tragen Sie in Ihren Zeitplan bestimmte Zeiten ein, zu denen Sie dem Team Bericht erstatten, und versuchen Sie, sich so gut wie möglich daran zu halten. Außerdem muss es nicht immer ein Meeting sein. Sie können schriftliche Berichte versenden, persönliche Chat-Gespräche oder kurze Videoanrufe führen. Sprechen Sie mit dem Team und finden Sie heraus, welches Format am besten zu ihnen passt. Einige schneiden besser ab, wenn das Feedback nicht persönlich erfolgt, während andere wahrscheinlich von einer Diskussion profitieren.

3. Sei hart, aber fair

Wenn Sie schlechte Nachrichten zu überbringen haben oder bemerkt haben, dass das Team einen größeren Fehler gemacht hat, vermeiden Sie es, mit Urteilen zu beginnen oder den Fehler sofort zu besprechen. Fragen Sie das Team nach seiner Sichtweise der Situation, da dies Ihnen helfen kann, neue Informationen zu erhalten.

Und nachdem Sie das vorliegende Problem besprochen haben, bieten Sie klare, umsetzbare Schritte zur Lösung an. Oder noch besser – Brainstormen Sie mit den Mitarbeitern und kommen Sie gemeinsam zu einer Lösung. Kurz gesagt, das Team muss die Schwere seiner Fehler und Rückschläge kennen, aber es muss sich auch bewusst sein, dass Sie nicht da sind, um sie tiefer zu begraben. Du bist da, um ihnen zu helfen, aus ihren Fehlern zu lernen.

4. Seien Sie spezifisch

Versuchen Sie, nicht auf Tangenten abzuschweifen. Lange Besprechungen oder seitenlange Berichte sind lästig. Üben Sie sich, prägnant zu sein und sehr spezifische Dinge anzusprechen. In einem ihrer Artikel über Feedback zitierte die Harvard Business Review eine Studie, die bewies, dass ein Verhältnis von 5 zu 1 der Schlüssel zu erfolgreichem und produktivem Feedback ist.

Das heißt, auf jeden negativen Kommentar kommen fünf positive.

Bei dieser Methode konzentrieren sich die Mitarbeiter weniger darauf, sich selbst und andere für Fehler zu beschimpfen, als vielmehr darauf, das anstehende Problem zu lösen.

5. Seien Sie für Unterstützung verfügbar

Zu guter Letzt auf der Checkliste für den Leistungsverbesserungsplan – die Verfügbarkeit des Managers. Ihre Arbeit endet nicht, wenn der Leistungsverbesserungsplan geschrieben, genehmigt und von allen unterschrieben ist.

Die Aufgabe erstreckt sich auf die kontinuierliche Überwachung des Fortschritts des Teams, die Verfolgung seiner Ergebnisse und die regelmäßige Abgabe von Kommentaren und Feedback. Aber selbst bei all dem sollten Sie sich nicht wirklich Sorgen um den Leistungsplan rund um die Uhr machen. Legen Sie bestimmte Zeiten fest, zu denen die Teammitglieder Sie für ein Gespräch kontaktieren können. Auf diese Weise können sie Sie rechtzeitig benachrichtigen, wenn Probleme auftreten, und Sie erhalten keine E-Mails und Anrufe außerhalb der Arbeitszeit.

Seien Sie bereit für eine Vermittlung, intervenieren Sie bei Bedarf mit der Personalabteilung und stellen Sie alle erforderlichen Daten bereit, wenn Sie danach gefragt werden.

Abschließend

Pläne zur Verbesserung der Teamleistung beinhalten eine ganze Reihe neuer Regeln und Überlegungen zu den einzelnen Plänen. Sie können in ihrer Form variieren, da sie je nach Branche und der eigenen Vision und Mission des Unternehmens die Probleme und Verbesserungsmöglichkeiten des jeweiligen Teams hervorheben müssen. Diese Pläne werden erstellt, um die Leistung des Teams als Ganzes zu adressieren, ohne jedes einzelne Mitglied außer Acht zu lassen. In diesem Artikel haben wir die wichtigsten Aspekte hervorgehoben, auf die Sie achten sollten, und wir haben einen beispielhaften Leistungsplan für eine allgemeine Vorstellung bereitgestellt. In Gesprächen mit dem CEO und der Personalabteilung und nach unserem Erstellen eines für sich selbst sollte es ein Kinderspiel sein.