Bagaimana tidak membenci pelacakan waktu

Pelacakan waktu bisa sangat merepotkan, dan untuk waktu yang lama, saya merasa hasil saya tidak penting – selama saya memiliki angka di lembar waktu saya. Itu sebelum saya menyadari bagaimana pelacakan benar-benar dapat menyelamatkan kulit saya di tempat kerja, menjadi lebih menyenangkan, dan membuat saya merasa seperti saya mencapai sesuatu dengan karir saya.

Tetapi untuk itu terjadi, kita perlu mengatasi perasaan tidak menyenangkan dan menjengkelkan karena harus mengingat untuk melacak waktu, dan benar-benar melakukan pekerjaan tambahan itu. Pada artikel ini, saya membagikan beberapa tips yang berhasil untuk saya. Saya akan membahas hal-hal seperti menemukan motivator yang tepat, membuat pelacakan waktu menjadi sebuah permainan, dan menyederhanakannya hingga ke intinya.

Pastikan Anda memiliki motivator yang tepat

Sementara motivasi itu sendiri bisa sangat cepat berlalu (jika Anda menunggu inspirasi datang), seseorang tidak boleh mengabaikan kekuatan motivator yang tepat.

Satu-satunya saran "abstrak" yang akan saya berikan di sini adalah menemukan alasan yang sangat bagus mengapa Anda perlu melacak waktu. Sebagai contoh:

1. Saya akan menghindari kesalahpahaman dengan atasan/manajer/pemimpin tim/rekan kerja saya;
2. Akan ada “jejak kertas” waktu kerja saya, jadi saya bisa memundurkan diri saat dibutuhkan;
3. Klien saya cenderung lebih percaya dan/atau bersedia membayar lebih karena saya terlihat rajin dan transparan;
4. Saya akan mendapatkan ide yang lebih baik tentang di mana saya membuang waktu saya, dan dapat melakukan sesuatu untuk itu;
5. Saya ingin berhenti bekerja lembur;

Setelah Anda memiliki alasan di atas kertas, pelacakan waktu memiliki lebih banyak tujuan. Ini adalah sesuatu yang dapat Anda pasang di papan pin, di atas meja kerja Anda, atau di tempel di monitor Anda. Seperti yang diyakini oleh seniman dan pelatih Katy Arrington, motivator yang tepat dapat membantu Anda melewati banyak tekanan mental saat bekerja pada produktivitas Anda.

Hal yang sama berlaku untuk pelacakan waktu, yang merupakan salah satu elemen inti produktivitas.

Ubah pelacakan waktu menjadi permainan

Mempermainkan produktivitas Anda dapat membawa banyak kemajuan.

Ketika Anda mengabaikan keseriusan yang tidak perlu dari pelacakan waktu, tiba-tiba akan lebih menghibur untuk memulai penghitung waktu Anda dan mencatat bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda.

Perlakukan pelacakan waktu sebagai keterampilan untuk naik level

Pelacakan waktu bisa menjadi permainan jika Anda memikirkannya dalam hal mengisi bilah kemajuan pengalaman. Anda mendapatkan pengalaman sedikit demi sedikit, dan setelah beberapa waktu, Anda naik level. Metode yang sama dapat diterapkan jika Anda memperlakukan pelacakan waktu sebagai keterampilan permainan, dan tugas Anda sebagai poin pengalaman (exp).

Jadi, itu akan terlihat sedikit seperti ini:

• Buat bilah kemajuan seperti yang Anda lihat di gim video;
• Beri mereka nilai atau, poin pengalaman;
• Setiap kali Anda berhasil melacak waktu pada suatu tugas, tetapkan poin pengalaman (atau lebih).

Anda dapat membuat konsepnya sesederhana ini, atau mengembangkannya. Misalnya, setiap tugas dapat membawa jumlah poin pengalaman yang berbeda – jika dibutuhkan satu jam, itu 5 poin, dan jika 20 menit, itu 2.

Inilah cara saya melakukannya untuk sementara waktu:

• Saya perlu mencapai level 4 dalam pelacakan waktu satu bulan. Level 4 membutuhkan 200 poin exp;
• Saya memiliki empat minggu kerja, artinya saya dapat memperoleh maksimum 50 poin per minggu;
• Saya memiliki 5 hari kerja setiap minggu, membuatnya menjadi 10 poin maksimum per hari;
• Sasaran: Dapatkan 10 poin sehari sambil melacak waktu.
• Jika saya berhasil melacak setiap tugas, saya akan mendapatkan 10 poin penuh.
• Jika saya gagal di suatu tempat, saya akan mengurangi poin yang sesuai.

Ini mungkin terdengar rumit, tetapi itu adalah matematika yang paling sederhana, dan dengan bilah exp yang digambar tangan di meja saya, saya agak merasa seperti karakter video game yang naik level.

Untungnya, ada banyak bagan kemajuan dan templat online yang dapat Anda salin, atau sesuaikan dengan kebutuhan Anda. Either way, jika Anda bahkan orang yang paling kecil dari tipe orang yang suka bermain game, ini akan bekerja dengan baik.

Bawa warna dan kreativitas ke dalam lembar waktu Anda

Jauh di tahun 2011, mantan pemimpin teknologi Stamen Michal Migurski menemukan cara yang cerdas dan lucu untuk melacak waktu timnya.

Dia memprogram aplikasi ramah browser yang menampilkan waktu yang dihabiskan untuk sebuah proyek, dengan twist: waktu akan dilacak dengan avatar burung Angry Birds yang terkenal, saat bergerak untuk mencapai babi (alias tenggat waktu). Berikut tampilannya:

Sumber: mike.teczno.com

Saat Migurski sendiri menjelaskan tujuan sederhananya, Anda seharusnya memukul babi. Jika burung itu terbang di atas kepala babi, Anda kehilangan uang/sumber daya, dan jika burung itu terbang melewati babi, Anda jauh di belakang tenggat waktu Anda. Di situs webnya, Migurski telah meninggalkan tautan ke repositori Github, untuk melihat sendiri Angry Productive Birds .

Hadiahi pencapaian waktu pelacakan

Mungkin manfaat jangka panjang dari pelacakan waktu bukanlah dorongan yang baik untuk Anda. Manfaat pelacakan waktu sudah jelas, tetapi tidak selalu merupakan tujuan akhir yang menggoda. Dan tidak apa-apa, karena dorongan motivasi jangka pendek bisa sama-sama berhasil. Saat mengatur pelacakan waktu Anda, pastikan untuk menetapkan pencapaian tertentu dan hadiah yang sesuai.

Misalnya, jika tujuan Anda adalah untuk berhasil melacak waktu lima hari berturut-turut, hadiahnya bisa berupa makan malam bawa pulang yang mahal, berbelanja sesuatu yang Anda inginkan untuk sementara waktu atau… hanya tidur siang tanpa rasa bersalah di tengah hari .

Tonggak sejarah juga dapat mencakup waktu pelacakan yang berhasil X kali sepanjang hari, pelacakan total setidaknya empat jam (meninggalkan beberapa ruang jika Anda lupa), dll.

Jadikan pelacakan waktu menyenangkan dengan applet

If This Then That adalah aplikasi yang sangat populer dan berguna yang telah kami sebutkan beberapa kali di blog Clockify. Situs web memungkinkan Anda membuat tindakan kecil yang disebut applet, yang memicu perilaku tertentu di komputer atau ponsel Anda. Misalnya, setiap video YouTube yang Anda suka dapat ditambahkan ke daftar putar Spotify Anda, atau setiap kali mesin cuci piring Anda menyala, roomba Anda akan mulai membersihkan dapur. Dibutuhkan tugas-tugas kecil dari piring Anda. Sebagai contoh lain, Anda dapat menghubungkan Trello dan Clockify Anda sehingga setiap kali seseorang meletakkan kartu tugas di Trello, applet akan memasukkan kartu itu sebagai entri waktu di Clockify . Yang harus Anda lakukan adalah memulai penghitung waktu saat Anda melakukannya.

Cara yang lebih menyenangkan untuk melacak waktu adalah dengan menghubungkan, katakanlah, YouTube dan Clockify , di mana setiap kali Anda menghentikan timer, video perayaan pendek akan muncul. Anda juga dapat melakukan hal yang sama dengan klip audio, atau gif yang menurut Anda lucu. Perayaan otomatis ini seperti hadiah kecil yang dinanti-nantikan saat Anda melacak waktu pada tugas.

Lacak waktu terlebih dahulu – kategorikan nanti

Di masa lalu, setiap kali saya memikirkan pelacakan waktu, saya akan segera memutar mata saya hanya membayangkan seluruh proses mengetik apa tugas itu, memberi label, memutuskan berapa lama Pomodoro saya akan bertahan, dll. Ide persiapan untuk setiap slot waktu membunuh saya – itu kehilangan arus dan membuat saya merasa seperti robot.

Jadi, saya memperbaiki masalah ini dengan beberapa penyesuaian sederhana:

• Saat membuat daftar tugas, saya membuat semua label dan proyek;
• Saya membuang timer Pomodoro (kecuali untuk tugas yang sensitif terhadap waktu);
• Saya hanya akan mengisi informasi dasar tentang tugas itu;
• Penyortiran, catatan tambahan, dan yang lainnya didorong kembali ke penghujung hari.

Saya menemukan bahwa menghilangkan nuansa teknis kecil ini membuat pelacakan waktu tidak terlalu mengganggu saya. Sebagai bonus, di penghujung hari, menyortir entri sepanjang waktu terbukti menjadi ritual mencabut kabel secara bertahap. Saya tidak memerlukan tugas tambahan untuk menganalisis bagaimana hari saya berjalan, dan melalui entri menghadiahi saya dengan rasa pencapaian dan penutupan.

Sumber: Tutorial Clockify – mengkategorikan waktu

Di atas adalah contoh bagaimana Anda dapat membuat tag untuk tugas berulang di Clockify , jadi Anda cukup memilih apa yang sedang Anda kerjakan dari menu tarik-turun. Jika mengkategorikan entri waktu membuat kulit Anda merinding, ini adalah solusi sempurna.

Dapatkan sendiri alat yang sempurna

Saya pribadi telah mencoba aplikasi pelacakan waktu, pelacakan kebiasaan, dan fokus yang tak terhitung jumlahnya. Dan sementara saya belum menemukan satu pun yang bekerja untuk saya 100% selain dari Clockify, saya dapat mengatakan dengan pasti bahwa mereka sangat berbeda, masing-masing melayani jenis orang yang berbeda.

Baik Anda menginginkan pelacak khusus aplikasi, pelacak lintas perangkat, pelacakan otomatis atau input manual, laporan atau tidak, pembuatan faktur, integrasi kalender, apa saja – mereka memilikinya.

Saran terbaik saya adalah menghabiskan beberapa minggu untuk mencobanya untuk ukuran. Clockify memiliki sistem fitur yang paling kuat untuk paket gratisnya, jadi ini adalah titik awal yang baik, menurut saya. Anda dapat melihat apa yang Anda suka dan butuhkan, dan bekerja dari sana.

Jangan mengejar kesempurnaan

Salah satu alasan saya membenci pelacakan waktu adalah karena setiap kegagalan untuk mendokumentasikan waktu saya terasa sangat pribadi. Seolah-olah saya malas, lalai, tidak mampu melakukan tugas sekecil itu, dan pendapat lain yang sangat… tidak menyenangkan.

Dan itu adalah pola pikir negatif sejak awal yang menghentikan saya dari melakukan ini untuk waktu yang lama. Mengapa bahkan mencoba pelacakan waktu ketika itu mengeluarkan yang terburuk dalam diri saya?

Jadi, untuk melawan asumsi negatif yang kemungkinan besar Anda miliki, cobalah mengembangkan pendapat yang berbeda.

“Tidak apa-apa untuk gagal sesekali”

Hal-hal terkadang akan menghalangi.

Anda akan terganggu.

Anda akan mengalami hari yang buruk.

Belajarlah untuk memaafkan diri sendiri karena sesekali menjatuhkan bola. Selama Anda menekan perasaan tidak menyenangkan itu dan terus berusaha, kekalahan kecil itu tidak masalah. Dan ini adalah pola pikir paling sehat, terutama jika Anda baru mulai melacak waktu Anda.

“Saya tidak perlu melacak semuanya”

Istirahat di kamar mandi, istirahat menyeduh kopi, atau menulis email tindak lanjut yang baru saja muncul sebagai tugas benar-benar tidak memerlukan slot waktu sendiri, atau pelacakan. Kegiatan lima-sepuluh menit mungkin tidak penting dalam jangka panjang (kecuali jika itu adalah jeda hiburan yang ditambahkan), dan itu tidak memberi Anda informasi berguna tentang kebiasaan Anda.

Mereka sangat tidak penting untuk laporan klien/manajer Anda.

Jangan membebani diri Anda sendiri, dan Anda tidak akan membenci pelacakan waktu.

“Pelacakan waktu seperti makan brokoli”

Pelacakan waktu bisa membuat kita merasa seperti robot yang harus mengisi kuota khusus untuk teknisinya. Dan agak menyakitkan untuk melihat bahwa angka tampaknya mendapatkan nilai yang lebih besar daripada kualitas atau keluaran kita.

Tapi kenyataannya, kebiasaan baik tidak datang secara alami. Sama seperti seorang anak yang perlu mendapatkan rasa brokoli karena baik untuk kesehatannya, kita juga perlu melewati gangguan mengingat untuk melacak waktu agar lebih produktif dalam semua aspek kehidupan.

Jadi ya, saya kira saya membandingkan pelacakan waktu dengan brokoli.

“Pelacakan waktu membuat saya tetap aman”

Salah satu alasan terbaik mengapa Anda harus mengikuti pelacakan waktu, adalah bahwa ini adalah bukti tak terbantahkan tentang bagaimana Anda menghabiskan jam kerja Anda.

Tempat kerja modern dapat dipenuhi dengan keraguan, tenggat waktu yang rusak, klien yang tidak percaya, dan bahkan scammers. Ketika Anda tahu bahwa Anda telah melakukan bagian Anda dalam membuat laporan yang adil tentang jam kerja dan berapa banyak hutang Anda, itu menghilangkan banyak tekanan dari dada Anda.

Anda juga mendapatkan bukti tertulis dalam kasus klien mencoba untuk menghindari pembayaran, atau perselisihan kantor di antara rekan kerja pergi ke selatan.

“Ini memberikan beberapa kemiripan kontrol”

Saat ini, ada terlalu banyak faktor yang memengaruhi pekerjaan dan karier kita sehari-hari. Jadi, ketika Anda diberi kesempatan untuk memiliki aspek kecil dari kontrol total atas sumber daya dan waktu Anda, mengapa Anda tidak mengambilnya?

Pelacakan waktu adalah tindakan yang sangat kecil, namun membuat dampak besar pada cara Anda bekerja dan menampilkan diri Anda kepada orang lain. Belum lagi, dengan bagaimana pelacak waktu digital seperti Clockify telah berevolusi, mereka telah disempurnakan menjadi pengalaman yang tidak mengganggu bagi siapa saja yang membenci pelacakan waktu.

Untuk menyimpulkan

Pelacakan waktu hadir dengan banyak pers negatif. Kami tidak menyukainya karena tampaknya mengubah output kami menjadi angka, dan kami keliru percaya bahwa kita sebagai manusia mulai dihargai melalui timesheets kita. Ini tidak bisa lebih jauh dari kebenaran. Pelacakan waktu dapat memberi kita kendali atas perilaku teralihkan yang merusak, membuat kita aman dari malpraktik baik di kantor maupun di lepas, dan menjadi jalan yang bagus untuk membangun kebiasaan kerja yang lebih sehat.