Bagaimana Perangkat Lunak Proposal Dapat Membantu Menghemat Waktu dan Meningkatkan Efisiensi

Apa itu perangkat lunak proposal?

Perangkat lunak proposal (pengelolaan) adalah aplikasi yang memungkinkan pengguna membuat, mengelola, mengirim, dan melacak proposal bisnis. Ini menggabungkan semua alat penulisan, perancangan, pengiriman, dan pelacakan proposal ke dalam satu platform untuk proses pembuatan proposal yang disederhanakan.

Bagaimana perangkat lunak proposal dapat membantu

Perangkat lunak proposal -- juga disebut perangkat lunak otomatisasi proposal -- membantu tim penjualan mempercepat proses proposal dan meningkatkan tingkat penutupan mereka. Faktanya, proposal yang dibuat dan dikirim dengan Proposify memiliki tingkat penutupan 111% lebih tinggi dibandingkan dengan rata-rata industri. Pepatah penjualan lama, "Waktu membunuh semua transaksi" berantakan dengan perangkat lunak proposal, karena lebih dari 64% dari semua proposal Proposify dibuat dan dikirim dalam waktu kurang dari satu jam, dan 25% dalam waktu kurang dari 5 menit.

Kami menyurvei ribuan profesional penjualan untuk mengetahui bagaimana perangkat lunak proposal memengaruhi proses penutupan mereka, dan hasilnya mencerahkan:

• Prediktabilitas. Tim penjualan yang menggunakan perangkat lunak proposal 36,4% lebih cenderung setuju atau sangat setuju bahwa proses penutupan mereka dapat diprediksi dibandingkan dengan tim yang tidak.
• Konsistensi. Tim penjualan yang menggunakan perangkat lunak proposal 50% lebih mungkin untuk setuju atau sangat setuju bahwa proses penutupan mereka konsisten dibandingkan dengan tim yang tidak.
• Skalabilitas. Tim penjualan yang menggunakan perangkat lunak proposal 46,9% lebih mungkin untuk setuju atau sangat setuju bahwa proses penutupan mereka dapat diskalakan dibandingkan dengan tim yang tidak.

Tanggapan ini memperjelas bahwa perangkat lunak proposal meningkatkan proses penutupan dan memudahkan profesional penjualan untuk menyegel kesepakatan.

Inilah cara semua ini mungkin:

Template proposal

Membuat proposal pemenang dapat memakan waktu, terutama jika Anda terus-menerus memulai dari awal. Menggunakan template proposal -- fitur yang ditemukan di sebagian besar perangkat lunak proposal -- Anda dapat menyelesaikan proses dengan memulai dari titik awal yang telah ditetapkan. Ada dua cara Anda dapat menggunakan template proposal untuk keuntungan Anda:

Buat template Anda sendiri

Setiap tim memiliki pendekatan yang berbeda untuk pembuatan proposal, jadi penyesuaian adalah kuncinya. Dengan menggunakan perangkat lunak proposal, Anda dapat membuat template master atau template individual Anda sendiri untuk berbagai produk atau layanan. Setiap proposal baru dapat dimulai dari template relevan yang Anda buat, kemudian informasinya dapat disesuaikan untuk setiap prospek. Ini membantu tim penjualan mempertahankan kontrol atas proses mereka dengan memastikan bahwa semua bagian dan komponen yang diperlukan disertakan dalam setiap proposal.

Pilih template yang sudah jadi

Jika Anda tidak membutuhkan banyak fleksibilitas dalam proses proposal Anda, template proposal siap pakai adalah cara yang harus dilakukan. Ada berbagai macam template proposal yang dirancang khusus untuk industri yang berbeda, sehingga Anda dapat mengirim proposal lebih cepat, apa pun bisnis Anda. Anda cukup memilih template dari perpustakaan opsi, lalu mengisi informasi saat Anda pergi. Anda masih dapat menyesuaikan proposal dengan menambahkan atau menghapus bagian, elemen, informasi, dan sebagainya, tetapi Anda akan memulai dengan template yang lebih umum daripada desain kustom Anda sendiri.

Dalam kedua kasus tersebut, template sepenuhnya dapat disesuaikan, sehingga tim penjualan dapat menyesuaikan proposal untuk setiap peluang. Template proposal dapat digunakan kembali dan digunakan kembali di proposal mendatang, sehingga Anda tidak perlu membuang waktu memulai dari dokumen proposal kosong. Plus, setelah Anda memutuskan template proposal, Anda dapat menambahkan informasi perusahaan, logo, dan detail lainnya untuk mempersonalisasikannya, memungkinkan Anda untuk menampilkan merek Anda dan memastikan konsistensi dari dokumen ke dokumen.

Pustaka konten

Setiap perangkat lunak proposal yang bagus memiliki pustaka konten yang memungkinkan Anda menyimpan dan menyimpan informasi terkini yang disetujui untuk digunakan nanti. Daripada susah payah menarik dan memverifikasi info dari spreadsheet, email, proposal lama, dan catatan tempel, Anda dapat mengambil konten dari perpustakaan dan memasukkannya langsung ke proposal bisnis Anda dalam hitungan detik. Namun selain menghemat waktu, pustaka konten yang disetujui memudahkan perwakilan untuk menemukan informasi yang mereka butuhkan, dan memberikan ketenangan pikiran bahwa mereka selalu menggunakan informasi yang benar.

Dan ini juga berlaku untuk hal-hal besar. Pustaka konten membantu Anda berhenti membuang waktu memburu bios tim, tabel harga, bukti sosial, dan informasi utama lainnya yang sering Anda gunakan. Setelah Anda membangun koleksi bagian dan menyimpannya ke perpustakaan Anda, Anda dapat menarik dan melepaskannya ke dalam proposal Anda dan mengubahnya sesuai keinginan Anda.

Kolaborasi yang ditingkatkan

Tanpa perangkat lunak proposal, kemungkinan besar tim penjualan Anda memiliki enam versi dari dokumen proposal yang sama yang beredar, tanpa arah yang jelas tentang mana yang akan digunakan, atau siapa yang perlu melakukan apa. Kurangnya transparansi dan manajemen dokumen yang tidak efisien ini menyebabkan kemacetan yang mencegah anggota tim penjualan untuk memajukan proposal sementara mereka menunggu masukan atau umpan balik.

Dengan perangkat lunak proposal, proposal Anda hidup online dan diperbarui secara real time, sehingga tidak ada lagi penundaan atau hambatan saat meluncur melalui jalur penjualan. Ini meningkatkan kolaborasi proposal dengan memungkinkan Anda menetapkan peran dan izin yang menentukan siapa yang dapat melihat, mengedit, mengomentari, dan menyetujui proposal. Hal ini memastikan bahwa hanya orang yang telah disetujui sebelumnya yang dapat melakukan penyesuaian, sekaligus memberikan ketenangan pikiran bahwa proposal yang belum selesai tidak akan dikirim sebelum siap, atau dengan informasi yang salah seperti harga.

Integrasi

Entri data dan pencarian tanpa henti untuk sumber daya terkini adalah dua penyebab terbesar dari proses penutupan yang tidak efisien. Tidak hanya tugas-tugas yang membosankan ini memakan waktu penjualan repetisi, kesalahan yang dibuat dengan menduplikasi informasi harga yang sudah ketinggalan zaman atau S&K kesepakatan dapat berdampak serius (dan bukan jenis yang baik) pada pendapatan Anda.

Integrasi perangkat lunak proposal memastikan seluruh tumpukan teknologi penjualan Anda beroperasi sebagai satu sistem yang efisien. Itu berarti setelah Anda terhubung, memperbarui satu sistem membuat semuanya tetap mutakhir, sehingga perwakilan Anda selalu memiliki versi yang benar dari apa yang mereka butuhkan di depan mereka. Anda dapat menarik informasi klien dan detail harga dari CRM Anda langsung ke proposal Anda, memantau kemajuan kesepakatan dari satu tempat, dan meminta (dan menerima) pembayaran dari klien segera setelah mereka menandatangani proposal Anda.

Dari HubSpot, Salesforce, Stripe, Zapier, dan lainnya, Proposify memiliki lebih dari 30 integrasi yang dapat membantu Anda membuat proses penutupan Anda lebih efisien dengan memanfaatkan alat yang sudah Anda gunakan.

Kesimpulan

Perangkat lunak proposal online adalah satu-satunya perubahan terbesar yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan efisiensi secara drastis dalam proses proposal Anda. Ini merampingkan seluruh alur kerja dan membuat kolaborasi menjadi mulus sehingga tim Anda dapat fokus untuk menyegel kesepakatan. Coba perangkat lunak proposal gratis kami dan buktikan sendiri.