W jaki sposób oprogramowanie do tworzenia propozycji może pomóc zaoszczędzić czas i zwiększyć wydajność

Co to jest oprogramowanie propozycji?

Oprogramowanie do zarządzania propozycjami to aplikacja, która umożliwia użytkownikom tworzenie, zarządzanie, wysyłanie i śledzenie propozycji biznesowych. Łączy wszystkie narzędzia do pisania, projektowania, wysyłania i śledzenia ofert na jednej platformie, aby usprawnić proces tworzenia ofert, który się kończy.

Jak może pomóc oprogramowanie do składania wniosków

Oprogramowanie do składania ofert — zwane także oprogramowaniem do automatyzacji składania ofert — pomaga zespołom sprzedaży przyspieszyć proces składania ofert i poprawić ich szybkość zamykania. W rzeczywistości oferty utworzone i wysłane za pomocą Proposify mają o 111% wyższy wskaźnik zamknięcia w porównaniu do średniej w branży. Stare powiedzenie sprzedażowe „Czas zabija wszystkie oferty” rozpada się w przypadku oprogramowania do składania ofert, ponieważ ponad 64% wszystkich ofert Proposify jest tworzonych i wysyłanych w czasie poniżej godziny, a 25% w czasie poniżej 5 minut.

Przebadaliśmy tysiące specjalistów ds. sprzedaży, aby dowiedzieć się, jak oprogramowanie do składania ofert wpływa na proces ich zamykania, a wyniki były pouczające:

• Przewidywalność. Zespoły sprzedaży korzystające z oprogramowania do składania ofert są o 36,4% bardziej skłonne zgodzić się lub zdecydowanie zgodzić się, że ich proces zamknięcia jest przewidywalny w porównaniu z zespołami, które tego nie robią.
• Spójność. Zespoły sprzedaży korzystające z oprogramowania do składania ofert są o 50% bardziej skłonne zgodzić się lub zdecydowanie zgodzić się, że ich proces zamykania jest spójny, w porównaniu z zespołami, które tego nie robią.
• Skalowalność. Zespoły sprzedaży korzystające z oprogramowania do składania ofert są o 46,9% bardziej skłonne zgodzić się lub zdecydowanie zgodzić się, że ich proces finalizacji jest skalowalny w porównaniu z zespołami, które tego nie robią.

Z odpowiedzi tych jasno wynika, że ​​oprogramowanie do składania ofert usprawnia proces finalizacji transakcji i ułatwia sprzedawcom zawarcie transakcji.

Oto jak to wszystko jest możliwe:

Szablony propozycji

Tworzenie zwycięskiej propozycji może być czasochłonne, zwłaszcza jeśli ciągle zaczynasz od zera. Korzystając z szablonów ofert – funkcji, którą można znaleźć w większości programów do składania ofert – możesz wyeliminować pracę nóg z procesu, rozpoczynając od ustalonego punktu początkowego. Istnieją dwa sposoby wykorzystania szablonów propozycji na swoją korzyść:

Stwórz własny szablon

Każdy zespół ma inne podejście do tworzenia ofert, dlatego kluczem jest dostosowanie. Korzystając z oprogramowania ofertowego, możesz stworzyć własny szablon główny lub indywidualne szablony dla różnych produktów lub usług. Każdą nową ofertę można rozpocząć od odpowiedniego szablonu, który utworzyłeś, a następnie informacje można dostosować do każdego potencjalnego klienta. Pomaga to zespołom sprzedaży zachować kontrolę nad procesem, zapewniając, że wszystkie niezbędne sekcje i komponenty są zawarte w każdej ofercie.

Wybierz gotowy szablon

Jeśli nie potrzebujesz tak dużej elastyczności w procesie składania ofert, gotowe szablony ofert są dobrym rozwiązaniem. Istnieje wiele rodzajów szablonów propozycji zaprojektowanych specjalnie dla różnych branż, dzięki czemu będziesz mógł szybciej wysyłać oferty bez względu na rodzaj prowadzonej działalności. Możesz po prostu wybrać szablon z biblioteki opcji, a następnie uzupełnić informacje jak idziesz. Nadal będziesz mógł dostosować swoją propozycję, dodając lub usuwając sekcje, elementy, informacje itd., ale zaczniesz od bardziej ogólnego szablonu, a nie od własnego projektu niestandardowego.

W obu przypadkach szablony można w pełni dostosować, dzięki czemu zespoły sprzedaży mogą dostosować oferty do każdej możliwości. Szablony ofert można ponownie wykorzystać i zmienić ich przeznaczenie w przyszłych ofertach, dzięki czemu nigdy nie będziesz musiał tracić czasu na zaczynanie od pustego dokumentu oferty. Ponadto, gdy już zdecydujesz się na szablon oferty, możesz dodać informacje o firmie, logo i inne szczegóły, aby go spersonalizować, co pozwoli Ci zaprezentować swoją markę i zapewnić spójność między dokumentami.

Biblioteka treści

Każde dobre oprogramowanie do składania wniosków zawiera bibliotekę treści, która umożliwia zapisywanie i przechowywanie zatwierdzonych, aktualnych informacji do późniejszego wykorzystania. Zamiast żmudnego pobierania i weryfikowania informacji z arkuszy kalkulacyjnych, wiadomości e-mail, starych ofert i karteczek samoprzylepnych, możesz pobrać zawartość z biblioteki i umieścić ją bezpośrednio w swojej propozycji biznesowej w ciągu kilku sekund. Ale poza oszczędnością czasu, biblioteka zatwierdzonych treści ułatwia przedstawicielom znajdowanie potrzebnych informacji i zapewnia spokój ducha, że ​​zawsze korzystają z właściwych informacji.

Dotyczy to również wielkich rzeczy. Biblioteka treści pomaga przestać marnować czas na szukanie biografii zespołu, tabel cenowych, dowodów społecznych i innych często używanych informacji. Po zbudowaniu kolekcji sekcji i zapisaniu ich w swojej bibliotece możesz przeciągać je i upuszczać do swoich propozycji oraz dostosowywać według własnego uznania.

Lepsza współpraca

Bez oprogramowania do składania ofert istnieje duża szansa, że ​​Twój zespół sprzedaży ma sześć wersji tego samego dokumentu ofertowego, które krążą wokół, bez jasnego wskazania, której użyć lub kto ma co robić. Ten brak przejrzystości i nieefektywne zarządzanie dokumentami prowadzi do wąskich gardeł, które uniemożliwiają członkom zespołu sprzedażowego przesuwanie oferty do przodu podczas oczekiwania na dane wejściowe lub informacje zwrotne.

Dzięki oprogramowaniu do składania ofert Twoja oferta jest dostępna online i aktualizowana w czasie rzeczywistym, dzięki czemu nie ma już opóźnień ani blokad na drodze, gdy przechodzi ona przez lejek sprzedaży. Wzmacnia współpracę nad propozycjami, umożliwiając ustawianie ról i uprawnień, które określają, kto może wyświetlać, edytować, komentować i zatwierdzać propozycje. Gwarantuje to, że tylko wstępnie zatwierdzone osoby mogą wprowadzać poprawki, a jednocześnie zapewnia spokój, że niedokończone oferty nie zostaną wysłane, zanim nie będą gotowe lub nie będą zawierać nieprawidłowych informacji, takich jak ceny.

Integracje

Wprowadzanie danych i niekończące się wyszukiwanie aktualnych zasobów to dwie z największych przyczyn nieefektywnego procesu zamykania. Te żmudne zadania nie tylko wpływają na czas sprzedaży handlowców, ale także błędy powstałe w wyniku powielania nieaktualnych informacji o cenach lub warunków umowy mogą mieć poważny wpływ (a nie dobry) na Twoje przychody.

Integracja oprogramowania do składania wniosków zapewnia, że ​​cały stos technologii sprzedaży działa jako jeden wydajny system. Oznacza to, że po nawiązaniu połączenia aktualizacja jednego systemu zapewnia aktualność wszystkiego, dzięki czemu Twoi przedstawiciele zawsze mają przed sobą odpowiednią wersję tego, czego potrzebują. Możesz pobierać informacje o kliencie i szczegóły cenowe z CRM bezpośrednio do swoich ofert, monitorować postęp transakcji z jednego miejsca i żądać (i otrzymywać) płatności od klientów, gdy tylko podpiszą się pod Twoją ofertą.

Od HubSpot, Salesforce, Stripe, Zapier i nie tylko, Proposify ma ponad 30 integracji, które mogą pomóc Ci usprawnić proces zamykania, wykorzystując narzędzia, z których już korzystasz.

Wniosek

Oprogramowanie do składania ofert online to największa pojedyncza zmiana, jaką możesz wprowadzić, aby radykalnie zwiększyć wydajność procesu składania wniosków. Usprawnia cały przepływ pracy i sprawia, że ​​współpraca jest bezproblemowa, dzięki czemu Twój zespół może skoncentrować się na zawarciu umowy. Wypróbuj nasze bezpłatne oprogramowanie propozycji i przekonaj się sam.