16 Tips Layanan Pelanggan Untuk Mendorong Pengalaman Pelanggan yang Lebih Baik

Diterbitkan: 2024-02-01

Sebagian besar bisnis Anda bergantung pada layanan pelanggan yang sangat baik. Interaksi negatif dapat sangat merusak reputasi Anda, sementara layanan yang baik akan membangun loyalitas dan mendorong pertumbuhan.

Berinvestasi dalam layanan pelanggan membantu menumbuhkan dan memperkuat basis pelanggan Anda melalui informasi positif dari mulut ke mulut. Namun bagaimana tepatnya Anda membuat layanan pelanggan Anda lebih baik?

Artikel ini menguraikan 15 tip utama untuk mengubah layanan pelanggan Anda dari baik menjadi hebat.

Baik Anda memerlukan bantuan dalam menanggapi ulasan buruk, mengurangi churn, atau memperkuat loyalitas pelanggan, Anda akan menemukan praktik terbaik untuk memperkuat ikatan pelanggan dan memberikan pengalaman pelanggan yang luar biasa.

16 Tips Layanan Pelanggan Untuk Memulai Anda

Memberikan layanan pelanggan yang baik akan meningkatkan laba melalui retensi dan rujukan pelanggan yang lebih baik. Berikut beberapa tip untuk membantu Anda memulai perjalanan.

1. Tunjukkan empati

Menempatkan diri Anda pada posisi pelanggan dan melihat sesuatu dari sudut pandang mereka akan membentuk hubungan yang kuat dan menciptakan pelanggan yang bahagia dan setia.

Namun, banyak perwakilan layanan pelanggan kesulitan menunjukkan empati.

Kita semua pernah berurusan dengan petugas layanan yang secara mekanis membaca skrip, mengalihkan kita antar departemen, memaksa kita mengulangi informasi berkali-kali, gagal menerima tanggung jawab atas kesalahan, dan tidak pernah mau meminta maaf.

Hal ini membuat pelanggan merasa frustrasi, tidak penting, dan ingin membawa bisnis mereka ke tempat lain.

Jadi bagaimana Anda bisa menumbuhkan pola pikir empati dalam tim Anda? Meskipun empati yang melekat tidak serta merta “diajarkan”, Anda dapat menerapkan strategi untuk membantu perwakilan dukungan bersimpati dengan lebih baik kepada pelanggan.

Diskusikan contoh nyata masalah dan persoalan pelanggan serta cara membantu mereka mengatasi tantangan ini. Latihan bermain peran juga dapat membantu perwakilan berlatih menempatkan diri mereka pada posisi pelanggan dan merespons dengan tepat masalah seperti sengketa kartu kredit atau pertanyaan penagihan.

Menciptakan budaya tempat kerja yang menghargai kasih sayang adalah kuncinya. Jangan menghukum karyawan karena menghabiskan lebih banyak waktu untuk meyakinkan pelanggan yang kecewa. Buat mereka belajar memimpin melalui keterlibatan empati mereka.

2. Gunakan bahasa yang positif

Ini semua tentang bagaimana Anda mengutarakan bahasa Anda . Meskipun Anda menyampaikan kabar buruk, ada cara untuk menyampaikannya kepada pelanggan.

Jika Anda berkepala dingin dan serius, mereka pun akan tenang. Kuncinya adalah selalu bersikap konstruktif dan memberikan solusi bermanfaat bila memungkinkan.

Misalnya, pikirkan saat pelanggan datang ke toko untuk mencari barang yang stoknya habis.

Terkadang, mereka menjadi frustrasi atau bahkan marah ketika mengetahui Anda tidak memiliki apa yang mereka butuhkan saat itu. Daripada terus terang mengatakan, “Maaf, kami tidak memiliki komponen/produk tersebut saat ini,” ubahlah hal tersebut menjadi interaksi yang produktif.

Pertama, berempati dengan situasi mereka. Katakan sesuatu seperti “Saya mengerti Anda berharap untuk membeli ini hari ini dan saya minta maaf karena saat ini kami tidak memiliki stok.”

Kemudian, segera berikan solusi untuk menunjukkan bahwa Anda ingin memperbaiki keadaan. Anda bisa berkata, “Kiriman baru dijadwalkan tiba Selasa depan kalau kamu mau datang kembali saat itu. Saya akan dengan senang hati memberikan satu untuk Anda begitu mereka datang atau saya dapat menelepon Anda untuk memberi tahu Anda ketika mereka sudah tiba.”

Apakah Anda melihat perbedaan antara kedua tanggapan tersebut? Yang pertama meremehkan, kurang empati, dan tidak menawarkan solusi apa pun.

Namun tanggapan kedua bersifat informatif, konstruktif, percaya diri, dan proaktif. Ini menunjukkan bahwa Anda benar-benar ingin membantu pelanggan daripada mengabaikannya.

Pemahaman dan pendekatan pemecahan masalah sangat berharga untuk meredakan situasi tegang dan membuat pelanggan senang.

Tip Layanan Pelanggan: Contoh tweet buruk dari T-Mobile
Melalui PCMag

3. Berkomunikasi dengan jelas

Komunikasi yang jelas membangun kepercayaan dan hubungan baik yang penting untuk setiap hubungan pelanggan.

Namun, pesan yang tidak jelas atau membingungkan dapat dengan cepat membuat pelanggan frustrasi dan merusak hubungan.

Banyak agen layanan pelanggan kesulitan berkomunikasi karena berbagai alasan. Beberapa orang terlalu bergantung pada skrip yang penuh dengan jargon rumit daripada berbicara secara percakapan.

Yang lain bergumam atau berbicara terlalu cepat sehingga pelanggan tidak dapat mengikutinya. Beberapa gagal mendengarkan dengan seksama untuk memahami sepenuhnya masalah pelanggan sebelum merespons.

Untuk mendorong komunikasi yang jelas dalam tim dukungan Anda, evaluasi setiap tanggapan yang telah ditulis sebelumnya untuk memastikan bahasanya sederhana dan mudah dipahami. Perwakilan juga harus dilatih untuk berbicara dengan jelas dan menghindari kosakata yang terlalu rumit saat berinteraksi dengan pelanggan.

Selain itu, terapkan pelatihan mendengarkan aktif. Ajari karyawan bagaimana fokus dengan sungguh-sungguh dalam memahami seluruh detail suatu masalah sebelum merumuskan respons. Hal ini mencegah balasan yang tidak jelas atau tidak relevan yang membingungkan pelanggan.

4. Ketahui produk & layanan Anda

Ketika agen menguasai fitur produk, harga, opsi, dan kebijakan, mereka dapat dengan percaya diri memandu pelanggan untuk memilih pilihan terbaik sesuai kebutuhan mereka. Namun, kesenjangan pemahaman seputar katalog Anda dapat merusak pengalaman pelanggan.

Untuk memastikan tim layanan pelanggan Anda memiliki pengetahuan produk dan layanan tingkat ahli, audit program pelatihan Anda saat ini untuk menemukan kesenjangan konten. Pastikan semua penawaran tercakup secara mendalam, termasuk opsi dan kebijakan untuk masing-masing penawaran. Perwakilan kuis sesudahnya untuk memastikan pemahaman.

Selain itu, terapkan pembaruan pelatihan berkelanjutan seiring diperkenalkannya produk dan promosi baru.

Jangan hanya mengumumkan perubahan melalui email dan mengharapkan perwakilan untuk mengintegrasikan rinciannya sendiri. Dedikasikan waktu untuk melatih setiap agen secara pribadi tentang revisi guna mempertahankan tingkat pengetahuan tinggi yang seragam.

Pantau interaksi pelanggan untuk mengetahui indikator seputar kesenjangan pemahaman. Jika produk tertentu menimbulkan tingkat kebingungan atau pertanyaan yang tinggi, tinjau kembali pelatihan untuk produk tersebut dengan tim yang lebih luas.

Memiliki pengguna super yang berspesialisasi dalam penawaran rumit juga dapat membantu mendorong penguasaan produk seiring waktu.

5. Fokus pada resolusi panggilan pertama

Memberikan resolusi yang lengkap dan permanen dalam interaksi layanan pertama pelanggan akan menghasilkan kepuasan pelanggan yang lebih tinggi dan kesan merek yang positif.

Namun, pertanyaan yang belum terselesaikan antar departemen mengikis kepercayaan dan loyalitas. Perwakilan biasanya berspesialisasi dalam satu area dan masalah luapan saluran di tempat lain. Fragmentasi ini pasti menyebabkan frustrasi pelanggan.

Untuk menghadirkan penyelesaian masalah yang lebih komprehensif ke dalam interaksi awal, latih agen garis depan Anda dan lengkapi mereka dengan sumber daya yang tepat untuk menyelesaikan lebih banyak variasi pertanyaan yang sering diajukan.

Terapkan dokumentasi dan berbagi pengetahuan yang lebih baik antar tim. Buat database yang mudah dicari di mana agen dapat mengakses rincian topik khusus yang ditangani di tempat lain untuk mengatasi lebih banyak aspek masalah pelanggan.

Bagaimana meningkatkan FCR

Mengambil sampel dan menilai interaksi pelanggan secara teratur juga membantu mengukur tingkat penyelesaian panggilan pertama . Memberikan pelatihan tambahan dan pelatihan silang bagi mereka yang memiliki skor rendah untuk memperluas kemampuan mereka akan membantu menyatukan saluran layanan dari waktu ke waktu.

6. Tetapkan ekspektasi yang tepat

Mengelola ekspektasi di awal akan mencegah kekecewaan. Banyak perwakilan yang memberikan janji berlebihan — baik jadwal, ketersediaan, atau resolusi — untuk menenangkan pada awalnya. Namun ekspektasi yang tidak sesuai menjamin adanya keluhan di masa depan.

Permasalahan umum mencakup perjanjian tingkat layanan yang melebihi kenyataan. Standar audit versus aktual.

Latih perwakilan tentang transparansi yang bijaksana tentang probabilitas, waktu tunggu, dan pilihan. Pengiriman bingkai dalam beberapa hari atau minggu, bukan basa-basi yang tidak jelas.

Tip Layanan Pelanggan: Bagan waktu respons
Melalui SuperOffice

Menyampaikan berita keras merupakan sebuah tantangan. Namun hal ini memberikan keuntungan berupa kepercayaan dan kepuasan dalam jangka panjang. Pandu perwakilan untuk menetapkan ekspektasi yang selaras dengan kenyataan saat ini. Keterbukaan mungkin menyakitkan pada awalnya, tetapi menumbuhkan loyalitas secara keseluruhan.

7. Personalisasikan pengalaman pelanggan

Sentuhan pribadi adalah cara terbaik untuk memberi tahu prospek Anda bahwa mereka adalah prioritas. Sedikit personalisasi akan sangat membantu dalam memberikan kesan pertama yang luar biasa.

“Aturan emas untuk setiap bisnis — tempatkan diri Anda pada posisi pelanggan!”

Orison Swett Marden Pendiri, Majalah Sukses

Saat Anda berbicara dengan pelanggan, ingatlah nama mereka dan gunakan nama itu sepanjang percakapan. Untuk menunjukkan bahwa Anda mendengarkan, sebutkan sesuatu yang mereka katakan sebelumnya. Pelanggan tetap Anda akan menghargai personalisasi ini.

Pelanggan Anda memiliki kehidupan yang sibuk, sama seperti Anda. Ingatlah hal itu, terutama saat Anda memulai kontak dengan pelanggan yang tidak puas. Terburu-buru dalam percakapan atau tidak mengizinkan pelanggan mengontrol apa pun menunjukkan bahwa Anda tidak menghargai waktu mereka.

Menggunakan nama pelanggan Anda dan memberi mereka pilihan membuat mereka merasa dihargai. Cara tambahan untuk mempersonalisasi meliputi:

Tips Layanan Pelanggan: Menggunakan Personalisasi dalam Layanan Pelanggan
Melalui Adobe

Sedikit personalisasi akan sangat membantu dalam memberikan pengalaman pelanggan yang luar biasa. Pelanggan Anda akan mengingat bagaimana Anda membuat mereka merasa dan menghargai Anda dengan bisnis yang berulang dan referensi.

8. Antisipasi kebutuhan pelanggan

Perhatikan isyarat dari pelanggan untuk mengantisipasi pertanyaan atau kekhawatiran yang mungkin mereka miliki.

Ada beberapa cara utama yang dapat dilakukan perwakilan dukungan untuk menjadi lebih baik dalam mengantisipasi kebutuhan pelanggan.

Pertama, mereka harus meneliti dan memahami produk, layanan, kebijakan, dan permasalahan umum perusahaan secara menyeluruh. Semakin banyak wawasan dan pengetahuan yang mereka miliki, semakin baik mereka mampu menempatkan diri pada posisi pelanggan.

Kedua, karyawan harus mencari isyarat dari pelanggan mengenai apa yang paling penting bagi mereka dan pertanyaan apa yang mungkin mereka ajukan selanjutnya. Hal-hal seperti nada bicara, pilihan kata, dan bahasa tubuh dapat membantu perwakilan memprediksi hal-hal penting.

Pengenalan pola memainkan peran kunci — memperhatikan kebutuhan apa yang biasanya muncul dapat memberi petunjuk kepada perwakilan tentang apa yang harus dijelaskan atau ditawarkan bahkan sebelum pelanggan bertanya.

Dengan latihan dan pengalaman, antisipasi menjadi lebih mudah.

9. Bekerja lebih keras

Berusaha lebih keras untuk pelanggan sering kali menjadi hal yang membedakan layanan pelanggan yang baik dari layanan pelanggan yang hebat.

Hal-hal seperti menindaklanjuti sebuah isu bahkan setelah kasusnya ditutup, melakukan brainstorming solusi kreatif ketika tidak ada solusi yang jelas, memberikan permintaan maaf yang tulus atas kesulitan yang ditimbulkan meskipun hal tersebut tidak dapat dihindari, atau memberikan informasi tambahan dan sumber daya pelatihan yang luas melebihi apa yang diminta. semuanya dapat menunjukkan kepada pelanggan bahwa perusahaan peduli.

Memberdayakan perwakilan dengan fleksibilitas dan wewenang untuk mengambil keputusan akan menghasilkan hubungan yang lebih kuat dan meningkatkan retensi pelanggan bila diperlukan.

Tentu saja, konteks dan kewajaran penting di sini. Menindaklanjuti berulang kali ketika pelanggan tidak merespons atau memberikan kompensasi berlebihan secara drastis untuk masalah kecil dapat mengurangi keuntungan.

Namun masuk akal, memilih untuk memberikan lebih dari yang diwajibkan sering kali mengingatkan pelanggan bahwa ada orang-orang di belakang perusahaan yang menghargai mereka. Gestur tersebut melekat dalam ingatan masyarakat terkait dengan perasaan positif terhadap merek tersebut.

10. Pertahankan sikap positif

Bahkan ketika berhadapan dengan pelanggan yang kesal, frustrasi, atau buruk, sikap yang menyenangkan menunjukkan profesionalisme dan menjaga percakapan tetap konstruktif.

Menghirup napas dalam-dalam beberapa kali saat suasana hati sedang tidak stabil dapat menghasilkan keajaiban. Memiliki empati bahwa orang-orang sering kali tidak merasa kesal terhadap perwakilannya secara pribadi, melainkan situasinya juga membantu untuk tidak terlalu menganggap remeh hal-hal negatif.

Mengingat bahwa semua pelanggan berhak mendapatkan layanan yang baik terlepas dari sikap mereka saat ini adalah kuncinya juga. Anda perlu fokus pada hal-hal yang berada dalam kendali seseorang (seperti nada suara, pilihan kata, dan mendengarkan secara aktif) yang memberdayakan.

Misalnya, ketika pelanggan Dark Horse Espresso men-tweet tentang outlet listrik mereka.

Tip Layanan Pelanggan: Tweet ke Dark Horse Espresso

Mereka tidak menerimanya dengan baik

Tip Layanan Pelanggan: Tweet Espresso Kuda Hitam

Ketika tim layanan pelanggan memiliki teknik untuk mengatur pola pikir mereka sendiri, mereka akan lebih siap untuk menyebarkan hal positif kepada orang lain bahkan melalui panggilan telepon yang paling sulit sekalipun.

Bagaimanapun juga, kepribadian yang cerah dan antusias bisa menular. Mendekati interaksi pelanggan dengan optimisme dan kemurahan hati kemudian mendorong kepuasan dan loyalitas klien yang lebih besar secara keseluruhan bagi perusahaan meskipun ada beberapa percakapan sulit yang tidak dapat dihindari.

Menjaga semangat adalah keterampilan yang dapat mencerahkan hari-hari pelanggan dan meningkatkan citra perusahaan.

11. Carilah umpan balik pelanggan

Mencari umpan balik secara aktif dari pelanggan memberikan wawasan berharga bagi perwakilan dan perusahaan untuk meningkatkan produk dan tingkat layanan mereka.

Dengan mensurvei pelanggan, memantau ulasan, meminta umpan balik secara langsung selama atau setelah interaksi, menganalisis data keluhan, dan memberikan insentif untuk partisipasi, perusahaan dapat lebih memahami preferensi, frustrasi, dan saran pelanggan.

Mencari umpan balik secara aktif dari pelanggan di media sosial juga memberikan wawasan berharga bagi perwakilan dan perusahaan untuk meningkatkan produk dan tingkat layanan mereka.

Mereka kemudian dapat mengubah pendekatan, memecahkan masalah umum secara proaktif, dan memprioritaskan peningkatan yang sesuai. Pelanggan juga menghargai didengarkan dan memberikan umpan balik membuat mereka merasa dihargai. Hal ini pada akhirnya mendorong kepuasan yang lebih tinggi.

Tips Layanan Pelanggan: Tangkapan layar survei pasca pembelian Apple

12. Belajar terus menerus

Terus didik tim Anda tentang penawaran, kebijakan, sistem, dan prosedur terbaru perusahaan.

Seiring dengan berkembangnya kebutuhan pelanggan dan perubahan preferensi, perwakilan juga perlu mencurahkan waktu untuk memperluas keahlian mereka termasuk taktik komunikasi, penyelesaian konflik, kecerdasan emosional, dan kemampuan memecahkan masalah.

Manajer dapat mendukung pembelajaran berkelanjutan dengan memberikan pelatihan dan kesempatan untuk pelatihan keterampilan sambil menekankan budaya yang berfokus pada pola pikir berkembang.

Ketika pelanggan berinteraksi dengan tim yang terus berkembang dan terbuka terhadap perbaikan, hal ini akan menghasilkan pengalaman dan kesan merek yang lebih baik dari waktu ke waktu melalui layanan yang konsisten.

13. Rayakan kesuksesan

Mengakui kemenangan perwakilan layanan pelanggan serta kepuasan pelanggan menciptakan penguatan positif dan pengingat motivasi bahwa layanan terbaik dapat dicapai dan bermanfaat.

Berbagi testimonial dari klien yang puas, memanggil karyawan yang telah melakukan lebih dari yang diharapkan, dan melacak metrik seperti retensi pelanggan menunjukkan dampak bisnis dari pemberian dukungan yang luar biasa.

Memanfaatkan perasaan kebanggaan kerja tim melalui perayaan skor survei yang sempurna atau mencapai target utama akan meningkatkan semangat dan motivasi berkelanjutan untuk mencapai tujuan yang tinggi ketika berinteraksi dengan pelanggan di masa mendatang — menjaga semangat dan dedikasi yang tinggi di seluruh tim.

Dan ucapan terima kasih kepada pelanggan Anda tidak ada salahnya.

Terima kasih pelanggan Anda
Melalui X

14. Berinvestasi dalam keterampilan layanan pelanggan

Kebanyakan manajer secara aktif mencari keterampilan layanan pelanggan sebelum mereka merekrut. Namun, pelatihan layanan pelanggan yang berkelanjutan menjadi tanggung jawab perwakilan seperti halnya perusahaan.

Meskipun beberapa perusahaan memiliki program pelatihan yang kuat, perusahaan lain mengharapkan perwakilannya mengambil inisiatif dalam mengembangkan keterampilan mereka.

Tanpa pembelajaran terus-menerus, wakil akan tertinggal dibandingkan pesaing yang mengasah kemampuannya.

Beberapa bidang di mana perwakilan harus memfokuskan pelatihan yang sedang berlangsung meliputi:

15. Merangkul teknologi

Gunakan alat dan platform yang memungkinkan tim dukungan pelanggan Anda meningkatkan waktu respons dan memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan modern. Misalnya, banyak pelanggan kini lebih memilih opsi layanan mandiri seperti chatbot web untuk pertanyaan cepat daripada interaksi tatap muka.

Merasa nyaman sepenuhnya dengan sistem utama perusahaan untuk mengambil data pelanggan akan memberdayakan layanan yang lebih cepat. Alat digital seperti program tiket dukungan, sistem telepon cloud dengan perangkat lunak screen pop, atau platform berbagi file membantu menjaga interaksi tetap produktif.

Nextiva Call Pop menampilkan informasi berguna di layar tentang panggilan masuk.

Melengkapi chatbot meja bantuan untuk menangani permintaan umum akan membebaskan agen manusia dari masalah yang lebih kompleks.

Analisis data melalui kecerdasan buatan juga memberikan wawasan penting bagi perusahaan mengenai kebutuhan pelanggan yang muncul. Ketika teknologi mengambil alih tugas yang berulang, perwakilan dapat fokus pada membangun hubungan.

Sumber daya seperti basis pengetahuan online dan FAQ mengurangi waktu penelitian untuk pertanyaan umum.

Tapi jangan terlalu bergantung pada robot. Gunakan jika diperlukan dan bila perlu.

Berikut adalah contoh bagus mengapa chatbot Anda mungkin tidak selalu berfungsi. Kasus seperti ini terjadi ketika Anda memerlukan opsi sekunder bagi pelanggan Anda untuk menghubungi.

Tip Layanan Pelanggan: Tangkapan layar interaksi chatbot
Melalui Kolektif UX

Kebanyakan chatbot saat ini tidak memiliki protokol eskalasi ini, menurut UX Collective. Anda memerlukan keseimbangan yang tepat antara otomatisasi dan sentuhan manusia agar berfungsi lebih baik.

16. Lacak kinerja layanan pelanggan Anda

Penting untuk mencoba dan mengukur metrik layanan pelanggan yang paling penting bagi tim Anda. Melacak terlalu banyak metrik dapat menyebabkan kelebihan data tanpa cukup waktu untuk menganalisis data dan membuat penyesuaian yang berarti.

Daripada hanya berfokus pada metrik individual, lihatlah gambaran besarnya. Biarkan sasaran organisasi dan kebutuhan pelanggan Anda memandu metrik mana yang Anda lacak.

Beberapa metrik utama yang perlu dipertimbangkan untuk dilacak meliputi:

Anda mungkin ingin melacak waktu penyelesaian, penyelesaian kontak pertama, CSAT menurut agen, tingkat penyelesaian orientasi, dan metrik lain yang relevan dengan operasi layanan pelanggan Anda.

Jangan lupa untuk menganalisis tren dari waktu ke waktu dan memanfaatkan wawasan untuk meningkatkan pengalaman pelanggan Anda.

Anda baru saja menggaruk puncak gunung es

Memberikan layanan pelanggan yang sangat baik bukanlah suatu prestasi kecil. Hal ini membutuhkan pengembangan keterampilan dan pola pikir yang seringkali membutuhkan waktu bertahun-tahun untuk berkembang sepenuhnya.

Meskipun Anda mungkin merasa telah melakukan pekerjaan dengan baik di bidang ini, sebenarnya, Anda baru saja menggali potensi layanan pelanggan Anda di permukaan.

Masih banyak hal yang harus dilakukan dalam memahami kebutuhan pelanggan, menyelesaikan masalah secara efisien, dan menciptakan pengalaman layanan yang mengesankan.

Dengan berfokus pada pelanggan, merespons dengan cepat, dan menangani masalah dengan hati-hati dan penuh pertimbangan, Anda dapat menawarkan layanan yang membuat orang merasa dihargai. Mengikuti tip layanan pelanggan ini akan membantu membedakan bisnis Anda.