Comment utiliser QuickBooks : lissez votre entreprise en 2022

QuickBooks est l'un des programmes de comptabilité les plus connus pour les petites entreprises en 2022. Peu importe si vous essayez de vous éloigner de l'approche de la comptabilité manuelle, vos feuilles de calcul se sont transformées en une hydre sans tête ou nécessitent une solution plus efficace. alternative à votre système actuel, QuickBooks est un choix idéal ; sans brûler un dans votre poche.

Dans cet article, nous expliquerons les bases de ce que QuickBooks peut faire et son fonctionnement pour vous faire connaître les nombreuses façons dont il peut vous faire gagner du temps et suivre vos rapports financiers.

Qu'est-ce que QuickBooks ?

Créé par Intuit, QuickBooks est un logiciel de comptabilité qui propose à la fois des logiciels de comptabilité en ligne et sur ordinateur, ainsi que des logiciels basés sur le cloud qui traitent le paiement des factures professionnelles et d'autres dépenses. QuickBooks est principalement destiné aux petites et moyennes entreprises. Sa facilité d'utilisation et sa capacité à générer des rapports rendent QuickBooks populaire auprès de ceux qui l'utilisent.

Comment Quickbooks peut profiter à votre entreprise

Étant l'une des marques les plus reconnaissables dans le domaine des logiciels de comptabilité, il est indispensable de s'inscrire à QuickBooks augmente considérablement les chances que tout autre logiciel que votre entreprise pourrait utiliser, comme le logiciel CRM (CRM), s'y connectera et améliorera les processus . Pour le moment, QuickBooks propose deux offres spéciales. Vous pouvez soit tester le programme gratuitement pendant 30 jours, soit vous inscrire et bénéficier de 50 % de réduction sur les 3 premiers mois.

Voici quelques autres façons dont QuickBooks peut aider votre entreprise.

Les états financiers à portée de main

Il est facile d'accéder à tous les états financiers couramment utilisés, tels que le bilan ainsi que l'état des profits et pertes (P&L), les états des flux de trésorerie et les déclarations de revenus soumises. Vous pouvez imprimer une copie de ces états financiers à votre comptable, puis l'envoyer lors de votre dépôt, ainsi que les inviter à consulter les états financiers sans avoir de compte de connexion ou de mot de passe.

Gestion de l'inventaire

Si vous vendez des stocks, les suivre, mettre les informations dans le compte de dépenses approprié, puis calculer le revenu imposable à la fin de l'exercice peut être extrêmement difficile à gérer manuellement.

QuickBooks aide en automatisant tout. Par exemple, lorsque vous recevez le paiement d'un article de votre inventaire, le compte de dépenses approprié sera mis à jour et déclaré automatiquement dans votre revenu imposable.

Fiscalité facile

Pour diverses raisons, le temps des impôts est une source des moments les plus stressants et stressants. QuickBooks simplifie votre entreprise en calculant automatiquement vos dépenses et vos revenus lorsqu'ils surviennent.

Même pour la masse salariale, une charge fiscale énorme, la taxe est calculée automatiquement à chaque cycle.

Imprimez une copie de tous les détails dont votre comptable a besoin pour préparer vos déclarations de revenus. Ensuite, vous pouvez le leur envoyer rapidement.

Comment utiliser QuickBooks

Les propriétaires de petites entreprises utilisent généralement QuickBooks pour gérer leur facturation, payer leurs factures et surveiller leur trésorerie. Il crée également des rapports financiers mensuels et de fin d'année et prépare des impôts trimestriels ou annuels pour les entreprises. Certains propriétaires d'entreprise gèrent eux-mêmes QuickBooks, tandis que d'autres choisissent d'employer un comptable externe ou interne.

1. Créer et suivre les factures

Il est possible de faire des factures rapidement puis de les imprimer ou de les envoyer à vos clients. QuickBooks suivra les revenus et gardera une trace du montant que chaque client vous doit. Vous pouvez voir le nombre de factures impayées, également connues sous le nom de vos comptes fournisseurs (A/R) et le nombre de jours de retard lorsque vous exécutez un rapport A/R sur le vieillissement. Vous trouverez ci-dessous un exemple de rapport chronologique des comptes clients que vous pouvez télécharger à partir de QuickBooks en ligne :

2. Gardez une trace des factures et des dépenses

QuickBooks suit automatiquement vos dépenses et vos factures à l'aide de votre institution financière et d'un compte de carte de crédit QuickBooks pour vous assurer que toutes vos dépenses sont enregistrées et classées. Si vous devez suivre manuellement la transaction en espèces ou par chèque, vous pouvez suivre la transaction directement dans QuickBooks en quelques minutes seulement.

Il est également possible d' ajouter des factures à QuickBooks au fur et à mesure de leur arrivée afin que QuickBooks vous aide à surveiller les futurs paiements ou A/P. Vous pouvez vous assurer d'effectuer vos paiements à temps en générant un compte A/P. Le rapport vous donnera des informations sur les factures qui sont dues et celles qui ne le sont pas. Voici un exemple de rapport A/P de QuickBooks :

3. Imprimez les états financiers de votre entreprise

Si vous gérez tous vos flux de trésorerie et vos sorties dans QuickBooks, vous pouvez générer des états financiers qui offrent des informations précieuses sur les performances de votre entreprise. En outre, les prêteurs exigent généralement des états financiers lorsque vous sollicitez un prêt ou une marge de crédit non garanti pour une petite entreprise.

Vous pouvez créer les trois principaux états financiers à l'aide de QuickBooks en quelques clics seulement

• Rapport de profits et pertes
• Rapport de bilan
• État des flux de trésorerie

4. Suivez le temps et les dépenses des employés

Les employés et les sous-traitants peuvent enregistrer leur temps au fur et à mesure de la journée, ou un employé peut saisir son temps hebdomadaire lorsqu'il remplit une feuille de temps manuelle. Toute heure saisie et attribuée aux clients peut être ajoutée à la prochaine facture du client. Chaque dépense que vous entrez peut être désignée pour la facturation et attribuée au client. Comme le temps, les dépenses facturables seront accessibles pour être ajoutées à la prochaine facture du client. Il n'est pas nécessaire que le module complémentaire de paie garde une trace des raisons de facturation des employés.

5. Paie

La paie est un domaine sur lequel vous ne devriez pas négliger en le faisant manuellement. Faire des erreurs dans le calcul des chèques de paie pourrait entraîner des sanctions sévères et des employés insatisfaits. QuickBooks propose une fonction de paie, qui peut calculer et traiter la paie aussi souvent que vous le souhaitez. Lorsque vous saisissez le temps des employés de la manière décrite ci-dessus, ce ne sont pas seulement les heures qui sont créditées sur vos factures, mais elles sont également envoyées à la paie. Ainsi, vous êtes assuré que vos employés seront également considérés comme une facture à un client chaque fois que vous facturerez.

5. Suivre l'inventaire

QuickBooks suivra le montant et le prix de vos articles. Lorsque vous vendez l'inventaire, QuickBooks peut allouer une partie de votre inventaire au COGS. (COGS) instantanément qui est un compte de dépenses qui diminue vos revenus. Il s'agit d'une partie essentielle du calcul du revenu imposable, et il est fastidieux de l'effectuer manuellement. QuickBooks peut également vous rappeler d'acheter automatiquement des stocks lorsque les niveaux de stock sont plus bas.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de rapport récapitulatif de l'évaluation des stocks provenant de QuickBooks en ligne. Ce rapport répertorie les noms de vos articles en stock ainsi que la quantité en stock ainsi que le coût moyen et leur valeur totale

6. Simplifiez les impôts

L'une des choses que QuickBooks peut offrir à votre petite entreprise est de réduire le fardeau fiscal. La préparation de votre déclaration de revenus est la plus grande difficulté de la préparation de vos dépenses et de vos revenus. Si vous utilisez QuickBooks chaque année, tout ce que vous avez à faire au moment des impôts est de vous assurer d'imprimer ces états financiers. Mieux encore, avec QuickBooks en ligne, vous pouvez inviter votre comptable fiscaliste à se connecter à votre compte afin qu'il puisse consulter vos états financiers et imprimer toutes les informations nécessaires pour préparer votre déclaration de revenus.

7. Acceptez les paiements en ligne

L'une des méthodes les plus efficaces pour augmenter la liquidité est de donner aux clients la possibilité de payer la facture en ligne. Il est possible d'ajouter QuickBooks Payments (anciennement appelé Intuit Merchant Services) afin que les clients puissent payer directement à partir de la facture qu'ils reçoivent par e-mail. QuickBooks Payments est similaire aux autres services marchands. Mais, comme il est entièrement intégré à QuickBooks, la transaction, les frais de carte de crédit et un dépôt en espèces sont tous automatiquement enregistrés lorsqu'ils se produisent.

8. Scannez les reçus

Un autre facteur important pour faciliter la préparation des déclarations de revenus est de garder vos reçus organisés dans QuickBooks. Tous les abonnés à QuickBooks en ligne peuvent télécharger gratuitement l'application QuickBooks sur leur smartphone, prendre une image du reçu, puis la télécharger sur QuickBooks en ligne en quelques minutes seulement. Il n'y aura plus de reçus perdus ou de reçus de connexion avec des transactions bancaires transférées. QuickBooks vous permet de connecter un reçu à la transaction bancaire à laquelle il correspond. Il est possible de télécharger un nombre illimité de reçus dans QuickBooks en ligne car les reçus sont enregistrés dans le cloud avec vos données personnelles.

9. Suivre le kilométrage

De nombreux salariés et indépendants utilisent leur véhicule personnel pour des raisons professionnelles. Cela permet un allégement fiscal de 58,5 cents pour chaque mile jusqu'en 2022. Pour être éligible à la déduction, vous devrez tenir un journal qui comprend les dates, le kilométrage et la raison de votre voyage.

QuickBooks en ligne rend cela incroyablement simple. Son application mobile utilisera le GPS de votre téléphone pour détecter le moment où vous vous trouvez dans un véhicule en mouvement. Après cela, vous pouvez consulter vos trajets, les marquer comme professionnels ou personnels et les déclarer facturables à un client. Les frais de kilométrage facturables seront automatiquement ajoutés à la prochaine facture que vous préparerez pour le client.

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