Wie Sie Ihre Aufgaben (neu) priorisieren

In einer hektischen Welt, in der To-Do-Listen immer länger zu werden scheinen und das Jonglieren mit allen Aufgaben sich wie ein Extremsport anfühlt, gerät man schnell in Stress.

Das Gute ist, dass nicht alle Aufgaben gleich sind – einige Aufgaben sind gleicher als andere. Haben Sie sich Gedanken darüber gemacht, was Ihre Prioritäten sind? Welche Ihrer Aufgaben sind gleichberechtigter als andere? Ein guter Weg, um weniger überwältigt zu werden, besteht darin, einfach Prioritäten zu setzen. Es ist auch eine gute Idee, Ihre Prioritäten zu kategorisieren – Arbeit, Gesundheit, Privatleben usw.

In diesem Artikel konzentrieren wir uns auf Arbeitsprioritäten und wie man Aufgaben priorisiert; Wir gehen auch die Anzeichen durch, die Sie möglicherweise neu priorisieren müssen, und wie Sie dies tun können.

Unterschied zwischen Prioritäten und Zielen

Bevor wir auf Teile der (Neu-)Priorisierung eingehen, müssen wir den Unterschied zwischen einem Ziel und einer Priorität klären, da sie oft synonym verwendet werden. Sie gehen Hand in Hand, aber es sind zwei verschiedene Dinge.

Ziele sind die konkreten Dinge, die Sie erreichen möchten, während Prioritäten das sind, was Ihnen wichtig ist und wofür Sie den Großteil Ihrer Zeit aufwenden.

Wenn Ihr Ziel beispielsweise darin besteht, eine harte Prüfung zu bestehen, liegt Ihre Priorität wahrscheinlich auf dem Lernen. Wenn Ihr Ziel eine Beförderung bei der Arbeit ist, wird Ihre Priorität darin bestehen, hart zu arbeiten, um alle Anforderungen zu erfüllen. Wenn das Ziel darin besteht, den Umsatz zu steigern, könnte die Priorität darin bestehen, ein neues Produkt auf den Markt zu bringen oder gemeinsam mit dem Vertriebsteam eine neue Strategie zu entwickeln.

So priorisieren Sie 101

Einer Aufgabe Vorrang vor einer anderen zu geben, ist nicht immer einfach, besonders wenn beide Aufgaben wichtig sind. Und wenn mehrere Aufgaben involviert sind, kann es ziemlich überwältigend werden.
Hier sind einige der Tipps, die Ihnen helfen können, Ihre Prioritäten mit weniger Stress richtig zu setzen.

Erstellen Sie eine Master-To-do-Liste

Nimm ein Blatt Papier / öffne ein leeres Dokument und erstelle eine Liste all deiner Aufgaben, groß und klein. Sammeln Sie all Ihre kleinen Aufgaben, die auf zufällige Zettel gekritzelt, in die Notizen-App auf Ihrem Telefon geschrieben, als Screenshot aufgenommen oder in Ihrem Planer notiert wurden. Es ist einfacher, wenn Sie alle Aufgaben vor sich haben, auf einer Master-To-do-Liste.

Nachdem Sie alles aufgeschrieben haben, sehen Sie sich Ihre große To-do-Liste an und beginnen Sie langsam und überlegt, daran zu arbeiten. Unterteilen Sie es in monatliche, wöchentliche und tägliche Ziele. Wählen Sie einige der wichtigsten Aufgaben des Monats aus und unterteilen Sie sie in kleinere Einheiten für Ihre wöchentlichen und täglichen Aufgaben. Außerdem gibt es viele Arten von Vorlagen für Aufgabenlisten, wenn Sie den Prozess schneller und einfacher gestalten möchten.

Bewahren Sie Ihre Liste an einem sichtbaren Ort auf

Nachdem Sie Ihre Liste(n) erstellt haben, platzieren Sie sie an einem sichtbaren Ort – am besten irgendwo vor sich, damit Sie sie oft ansehen. Sie können sie an Ihren Laptop oder eine Wand vor Ihrem Schreibtisch kleben, wie der langweiligere Cousin eines Vision Boards.

Wenn Sie Ihre To-Do-Liste im Blickfeld haben, bleiben Sie konzentriert und motiviert, Dinge so schnell wie möglich zu streichen.

Mach immer nur eine Sache

Ich weiß, es mag verlockend sein, aber machen Sie kein Multitasking. Sie werden nicht mehr in kürzerer Zeit erledigen – Sie werden am Ende nur ein paar halbfertige Aufgaben haben. Es ist viel effizienter, an einer Aufgabe nach der anderen zu arbeiten, sie vollständig zu erledigen und dann mit der nächsten fortzufahren.

Denken Sie darüber nach, was Ihnen wirklich wichtig ist

Es ist nicht immer offensichtlich, welche Aufgaben Sie priorisieren sollten. Um die Kunst der Priorisierung zu meistern, bedarf es einer gewissen Selbstreflexion. Um die Dinge ins rechte Licht zu rücken, hilft es oft, sich zu fragen: Was ist das Wichtigste, was ich heute tun kann, um morgen besser zu machen?

Was bringt mich am schnellsten zu meinen Zielen?

Was ist das wahrscheinliche Ergebnis, wenn Sie dies (nicht) zu einer Priorität machen?

Welche Aufgaben sind zeitkritisch?

Was kann ich, und nur ich, gut machen, was einen Unterschied macht?

Was sind meine wertvollsten Aktivitäten?

Kenne deinen natürlichen Rhythmus

Achten Sie auf Ihren natürlichen Rhythmus und darauf, wann Ihr Fokus am höchsten ist. Wann fühlst du dich am besten? Ist Ihnen aufgefallen, dass Sie zu einer bestimmten Tageszeit besonders produktiv sind? Arbeiten Sie morgens, nachmittags oder nachts am effizientesten?

Was auch immer Ihre Antwort ist, dann sollten Sie die wichtigste(n) Aufgabe(n) des Tages erledigen.

Verteilen Sie Aufgaben strategisch

Kennen Sie diese Tage, an denen Sie trotz harter Arbeit scheinbar nichts zu Ende bringen? Wenn Ihre Liste zu lang wird, erledigen Sie ein paar schnelle und einfache Aufgaben, um Ihnen ein Erfolgserlebnis und etwas Rückenwind zu geben, um weiterzumachen.

Seien Sie offen für Veränderungen

Seien Sie flexibel und bereit, Prioritäten neu zu setzen, wenn neue Informationen hinzukommen. Es ist auch in Ordnung, wenn sich Ihre Prioritäten im Laufe der Zeit verschieben. Es gibt bestimmte Anzeichen, die Sie wissen lassen, dass Sie möglicherweise aufhören und Ihren Plan überdenken müssen – lesen Sie weiter, um herauszufinden, was das ist.

Zeichen, die Sie neu priorisieren müssen

„Wenn etwas schief geht, geh nicht mit.“ - Elvis Presley

Manchmal ist Weisheit zu wissen, wann man aufgeben und umschwenken muss. Es ist nicht einfach, etwas aufzugeben, für das Sie Zeit, Mühe und Geld aufgewendet haben. Es ist jedoch noch schlimmer, noch mehr Zeit, Mühe und Geld für das Falsche aufzuwenden. Dies sind einige der Anzeichen, die Sie neu priorisieren müssen:

• Sie arbeiten viel, haben aber das Gefühl, nichts zu erledigen;
• Sie fühlen sich desorganisiert und unkonzentriert;
• Ihre täglichen Aufgaben belasten Sie und/oder rufen nur negative Emotionen hervor;
• Sie haben lange an etwas gearbeitet, aber es gibt keine Anzeichen für Ergebnisse.
• Es fällt Ihnen schwer, mit der Arbeit aufzuhören, und lustige Dinge fühlen sich wie eine lästige Pflicht an.

(Re-)Priorisierungstechniken

Unabhängig davon, ob Sie die Priorisierung zum ersten Mal in Angriff nehmen oder sich entschieden haben, Ihre Aufgaben neu zu priorisieren, gibt es bestimmte Techniken, die Ihnen helfen können. Hier sind einige der einfachsten und beliebtesten.

ABCDE-Methode

Holen Sie sich Ihre Master-To-Do-Liste vom Anfang dieses Blogbeitrags. Schreiben Sie neben jede Aufgabe einen der folgenden Buchstaben:

A – Aufgaben mit höchster Priorität. Sie sind die wichtigsten und sie haben entweder die größten Konsequenzen, wenn Sie sie nicht erfüllen, oder die größte Auszeichnung, wenn Sie sie erfüllen.
Sie können bis zu drei A-Aufgaben haben, und Sie müssen sie auch priorisieren – markieren Sie sie als A1, A2 und A3.

B – Aufgaben, die wichtig sind, aber nicht so wichtig wie die A-Aufgaben; Belohnungen und negative Folgen sind geringer. B-Aufgaben sollten erledigt werden, wenn alle A-Aufgaben erledigt sind.

C – Nice-to-do-Aufgaben. Wenn Sie sie nicht erledigen, hätte das keine Konsequenzen. Sie werden die Welt nicht verändern, indem Sie C-Aufgaben erledigen, aber Sie können sie erledigen, wenn Sie nach A- und B-Aufgaben noch Zeit und Energie übrig haben.

D – D steht für Delegate. Das sind die Aufgaben, die von jemand anderem erledigt werden können, sodass Sie sich auf die A-Aufgaben konzentrieren können.

E – E wie Eliminieren. E-Aufgaben sind diejenigen, die nicht wichtig sind und keinen Platz auf Ihrer To-Do-Liste einnehmen sollten.

Die Ivy-Lee-Methode

1918 war Charles M. Schwab, der Präsident der Bethlehem Steel Corporation, ein unglaublich erfolgreicher Geschäftsmann – er war einer der reichsten Männer der Welt.

Als er beschloss, die Effizienz seines Teams zu steigern und Dinge besser und schneller zu erledigen, stellte er Ivy Lee ein, eine bekannte Produktivitätsberaterin. Lee bat um 15 Minuten mit jedem der Führungskräfte des Unternehmens, als er ihnen die folgende Methode erklärte.

1. Schreiben Sie am Ende eines jeden Arbeitstages 6 Aufgaben auf, die Sie morgen erledigen müssen. Es dürfen weniger als 6 Aufgaben sein, aber nicht mehr.
2. Ordnen Sie sie nach ihrer wahren Bedeutung. Sie können zusätzliche Metriken wie den finanziellen Wert verwenden, um ihre Reihenfolge zu bestimmen.
3. Wenn Sie zur Arbeit kommen, konzentrieren Sie sich auf die erste Aufgabe. Arbeiten Sie, bis die Aufgabe erledigt ist, und fahren Sie dann mit der zweiten fort.
4. Gehen Sie den Rest Ihrer Liste auf die gleiche Weise durch. Wenn Sie es nicht schaffen, alle zu erledigen, verschieben Sie die unerledigten Aufgaben auf die Liste für morgen.
5. Wiederholen.

Die Ergebnisse waren so zufriedenstellend, dass Lee sechsstellig bezahlt wurde (in heutigem Geld).

Der Hauptvorteil dieser Methode besteht darin, dass sie das Starten erleichtert (was oft der schwierigste Teil ist). Es reduziert die Entscheidungsermüdung – es hält Sie davon ab, zu viele Dinge auf dem Teller zu haben und sich zu überarbeiten. Es zwingt Sie auch, bewusst mit Ihrer Zeit und Energie umzugehen, was wahrscheinlich der Grund ist, warum es so einfach und doch effektiv ist.

MIT (Wichtigste Aufgaben)

Nicht alle sind mit Ivy Lee einer Meinung – manche Leute denken, dass 6 Aufgaben jeden Tag zu viel sind und dass man nicht mehr als 3 tägliche Prioritäten wählen sollte.

Die MIT-Strategie basiert auf der Prämisse, dass wir alle nur begrenzt Zeit und Energie für jeden Tag haben, also müssen wir bis zu drei MITs (wichtigste Aufgaben) auswählen, denen wir unseren Tag widmen werden. MITs sind kritische Aufgaben, die den größten Unterschied machen und Sie beim Erreichen Ihrer Ziele am weitesten bringen werden. Wenn Sie Zweifel haben, denken Sie darüber nach, welche Aufgabe Ihnen am unangenehmsten und ängstlichsten ist – die, vor der Sie sich am meisten fürchten, ist wahrscheinlich die, die Sie zuerst erledigen sollten.

Sie sollten Ihre 2-3 MITs zu Beginn Ihres Arbeitstages machen, wenn Ihr Geist noch frisch und konzentriert ist. Wenn Sie vermuten, dass Sie sie vorzeitig beenden werden, können Sie ein paar nette Aufgaben hinzufügen – etwas, das schön zu beenden wäre, aber nicht so wichtig ist.

Priorisierung einzelner Aufgaben

Wenn es schwierig wird, müssen Sie Ihre To-do-Liste vielleicht noch rücksichtsloser kürzen. Dies kann für einige eine kurzfristige Lösung und für andere eine gute Option für den Alltag sein, je nachdem, welche Art von Arbeit Sie ausüben.

Im Wesentlichen wählst du eine größere Aufgabe oder ein Thema, das sich auf mehrere Aufgaben bezieht, und konzentrierst dich den ganzen Tag darauf. Zum Beispiel ist meine Priorität während meines Arbeitstages das Schreiben eines Blogbeitrags. Das ist das Einzige, worauf ich mich konzentriere, aber es enthält ein paar verwandte Aufgaben, wie Recherche, eigentliches Schreiben (was ironischerweise am wenigsten Zeit in Anspruch nimmt) und Bearbeiten.

Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Matrix ist nach Dwight D. Eisenhower benannt. Er war ein Fünf-Sterne-General im Zweiten Weltkrieg, der 34. Präsident der USA und der Gründer von DARPA und NASA (neben vielen anderen Dingen), also kann man mit Sicherheit sagen, dass er ein ziemlich produktiver Typ war.

Mit der Eisenhower-Matrix teilen Sie Ihre Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit auf.

• Wichtig und dringend – Aufgaben, die zuerst erledigt werden sollten.
• Wichtig, aber nicht dringend – Aufgaben, die später erledigt werden sollten. Dinge wie das Trainieren oder Erstellen einer langfristigen Geschäftsstrategie können in diese Kategorie fallen.
• Dringend, aber nicht wichtig – Aufgaben, die Sie delegieren sollten, damit Sie sich auf Ihre wichtigsten Aufgaben konzentrieren können. „Unwichtig“ bedeutet in diesem Zusammenhang, dass es nicht unbedingt von Ihnen erledigt werden muss, sondern auch von jemand anderem erledigt werden kann. Beispiele für diese Aufgaben könnten das Beantworten bestimmter E-Mails, das Hochladen von Blogbeiträgen oder das Planen von Besprechungen sein.
• Nicht wichtig und nicht dringend – Aufgaben, die Sie von Ihrer To-do-Liste streichen sollten.

Manchmal kann es schwierig sein, zwischen Dringlichkeit und Wichtigkeit zu unterscheiden. Dringende Aufgaben sind zeitkritisch, während wichtige Aufgaben zu unseren langfristigen Zielen und unserer Mission beitragen.

Pareto-Prinzip

Eines Tages bemerkte der italienische Ökonom Vilfredo Pareto bei einem Spaziergang durch seinen Garten, dass 20 % seiner Erbsenpflanzen 80 % der Erbsen produzierten. Das führte zu weiteren Schlussfolgerungen – in vielen Branchen und Unternehmen sind 20 % des produktivsten Anteils für 80 % der Produktion verantwortlich. 20 % der Bevölkerung besitzen 80 % des Vermögens. 20 % der Kunden machen 80 % des Umsatzes.

Dies wurde später als Pareto-Prinzip bekannt. Wie es heißt, bringen 20 % unserer Handlungen 80 % unserer Ergebnisse. Das bedeutet, herauszufinden, welche 20 % Ihrer Aufgaben 80 % der Ergebnisse bringen, und sich darauf zu konzentrieren, ist eine großartige Priorisierungstechnik. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Ihre 20 % sind, versuchen Sie herauszufinden, welche Ihrer Aufgaben den größten Unterschied machen und das Erreichen Ihrer Ziele am meisten erleichtern.

MoSCoW-Methode

Bevor Sie fragen – nein, es hat nichts mit der Hauptstadt Russlands zu tun. Es ist das Akronym MSCW (must, should, could, would) mit zwei angehängten „o“s zur einfacheren Aussprache.

Dies ist eine beliebte Methode zum Verwalten von Anforderungen. Er teilt sie in 4 Kategorien ein:

• M (must have) – nicht verhandelbare Anforderungen, ohne die ein Projekt scheitern wird.
• S (should have) – wichtige Dinge, die nicht zwingend sind, aber viel Wert hinzufügen.
• C (could have) – Anforderungen, die wünschenswert, aber nicht notwendig sind; Wenn sie weggelassen würden, hätten sie geringe bis keine Auswirkungen.
• W (will not have) – keine Priorität; es könnte nett sein, sie in die Zukunft aufzunehmen.

Fazit

Die Kunst der (Neu-)Priorisierung zu beherrschen, ist wichtig in der heutigen Welt, in der die Grenzen zwischen Geschäft und Privatleben oft verschwimmen und durch Stress verursachte Krankheiten jeden Tag schlimmer werden. Wenn Sie unbedingt Stress haben müssen, ist es wichtig zu wissen, dass nicht alle Aufgaben es wert sind, gestresst zu werden – und dafür ist die Priorisierung da. Schnappen Sie sich Ihre Master-To-do-Liste und fangen Sie an, darüber nachzudenken, was Ihnen wirklich wichtig ist.