Zamanınızı izlemeye nasıl başlayabilirsiniz?

Sizin için hala yeni olan herhangi bir uygulamada olduğu gibi, çalışma rutininize zaman takibini dahil etmek zor olabilir. Çalışma zamanınızı haftalık olarak bir zaman çizelgesine eklemek veya günlük olarak bir zamanlayıcı ile zamanı izlemek isteyip istemediğinizin bir önemi yok, bunu yapmayı unutmak çok kolay. En azından, ilk başta.

Bu yazıda, zamanı düzenli olarak takip etmeye başlamanıza ve bu aktiviteyi bir alışkanlık haline getirmenize yardımcı olacak 10 ipucu sunuyoruz.

1. Neden zamanı takip edeceğiniz konusunda net olun

Zamanı neden takip etmek istediğinize önceden karar vermedikçe, bu uygulamayı benimsemek daha zor olacaktır - bu nedenle önce nedenlerinizi düşünün:

• Müşterilerinizi daha doğru şekilde faturalandırmak için zamanı takip etmek ister misiniz?

Zaman takibi, müşterilerinizi daha kolay ve daha hassas bir şekilde faturalandırmanıza yardımcı olabilir. Örneğin, müşterilerinize saatte 20$ fatura keserseniz ve belirli bir projede 20 saat takip ederseniz, o projedeki çalışmanız için 400$ faturalandırmanız gerektiğini hemen bileceksiniz.

• Verimliliğinizi analiz etmek için zamanı takip etmek ister misiniz?

Zaman takibi, bir proje üzerinde çalışmanız gereken zamanı gerçekten nasıl harcadığınızı anlamanıza yardımcı olabilir. Örneğin, belki de günde sadece 8 saatinizi proje çalışmanıza odaklanarak geçirdiğinizi düşünüyorsunuz. Ancak, zaman sonuçlarınız, bu sürenin 5 saatini e-postalara, toplantılara veya yalnızca telefonunuzu erteleyerek harcadığınızı gösterebilir.

• Karlılığınızı değerlendirmek için zamanı takip etmek ister misiniz?

Zaman takibi, bir projeye harcadığınız zamanı, o projeden kazandığınız parayla karşılaştırmanıza, zamanınızın ve emeğinizin gerçekten işe yarayıp yaramadığını anlamanıza yardımcı olabilir. Örneğin, 20 saatlik çalışma için 400$ fatura keserseniz, ancak bu süre içinde iş ekipmanı ve internet kullanımı için 500$ harcarsanız, aslında kazandığınızdan fazlasını harcarsınız ve buna göre saatlik ücretinizi artırmanız gerekir.

• Şirketiniz işteyken zamanı takip etmenizi istiyor mu?

Bu dördüncü neden, zamanınızı denklemden çıkarmak için kendi arzunuzu alan şirket politikasına bağlıdır. Ancak, zamanı kendi başınıza takip etmeye karar vermemiş olmanız, yukarıda sıralanan faydaların sizin için geçerli olmadığı anlamına gelmez. Yine de şirketinizin müşterilerini doğru bir şekilde faturalandırmasına yardımcı olabilecek, aynı zamanda ekibinizin üretkenliği ve karlılığına ilişkin rapor analizi yoluyla iş süreçlerini iyileştirebileceksiniz.

Neden zamanı takip etmek istediğinizi veya ihtiyacınız olduğunu anladıktan sonra, bu uygulamayı benimsemek çok daha kolay olacaktır.

2. Zaman izleme rutininizi tanımlayın

Zamanı izleme pratiğini geliştirmek için, başarılı bir zaman izleme rutininin sizin için nasıl görüneceğine ve bunu gerçeğe dönüştürmek için hangi yaklaşımı izlemeniz gerektiğine karar vermeniz gerekir.

Zaman izleme rutininizin temellerini tanımlayın

İlk olarak, zamanı ne zaman izlemek istediğinizi düşünün. Çalışırken mi yoksa işi bitirince mi yapacaksın? Cevap, zamanı nasıl takip etmeniz gerektiğini netleştirecektir:

• Çalışırken zamanı takip etmek ister misiniz? Bir zamanlayıcı ile yapmanız gerekecek.
• İşten sonra zaman eklemek ister misiniz? Projeleriniz ve görevleriniz için süre ekleyerek bunu manuel olarak yapmanız gerekecek.

Aynısı, önce yöntemi seçerek zaman izleme rutininizi oluşturmak istiyorsanız da geçerlidir:

• Bir zamanlayıcı ile zamanı izlemek ister misiniz? İşe başlarken ve bitirirken zamanlayıcıyı başlatmayı ve durdurmayı hatırlamanızı sağlayacak önlemler alarak bunu günlük olarak yapmanız gerekecektir.
• Manuel olarak zaman eklemek istiyor musunuz? Bir görevi, projeyi, iş gününü veya iş haftasını bitirdikten sonra bunu yapabileceksiniz. Ayrıca manuel olarak zaman ekleyerek, önceden de zaman ekleyebileceksiniz. Eğer bir programa göre çalışıyorsanız ve zaman izleme yazılımınıza “4 Ocak Pazartesi günü 8 saat”i eklemek zorunda hissediyorsanız, bu, rutininize uygun bir ek olabilir. bir hafta öncedendir.

Zaman izleme rutininiz için ek ayrıntılar tanımlayın

Zamanı ne zaman ve nasıl izlemek istediğinize karar verdikten sonra, ayrıntılara dikkat etmeniz gerekir:

Bir zamanlayıcı ile izleme süresine nasıl yaklaşacaksınız?

• Kısa bir ara verdiğinizde zamanı durdurur musunuz?
• Bir projedeki farklı görevleri ayrı ayrı mı takip edeceksiniz?

Manuel olarak zaman ekliyorsanız, bunu ne zaman yapacaksınız?

• Her aktiviteyi bitirirken?
• İş gününün sonunda mı?
• Ya da belki her Cuma?

Kategorizasyon için hangi verileri ekleyeceksiniz?

• Proje tanımlayıp ekleyecek misiniz?
• Etiketler ve görevler tanımlayıp ekleyecek misiniz?
• Projeler, görevler ve etiketlerden oluşan bir kombinasyon ekleyecek misiniz?

Bu soruları yanıtladığınızda, ne tür bir zaman takibi rutini izlemek istediğinize dair daha net bir resim elde edeceksiniz.

3. Zaman izleme rutinini daha küçük bir ölçekte başlatın

Zamanı izlemeye başlamak veya düzenli olarak herhangi bir uygulamayı sürdürmek için iradeye ihtiyacınız olacak.

Araştırmaya göre, irade gücü bir kasa benziyor - gün boyunca ne kadar çok kullanırsanız, o kadar çok yorulur. Ancak kasları zamanla kullandıkça güçlendiğini düşünürsek, yapılan araştırmalara göre alışkanlıklarınıza ne kadar bağlı kalırsanız iradenizi de o kadar güçlendirebilirsiniz.

Bu nedenle, en başından itibaren zaman takibi pratiğine baştan sona dalmak yerine, küçük başlayın.

Tüm projeler ve aralar için zamanı bir zamanlayıcı ile takip etmek, tüm zaman girişlerine görevler ve etiketler eklemek ve ardından her hafta birkaç tür rapor oluşturmak yerine, düzenli olarak manuel olarak zaman ekleyerek başlayın:

• Her iş gününün sonunda, o gün belirli projelere harcadığınız zamanı manuel olarak eklemek için 5 dakika ayırın (örneğin, “Proje A” için 3 saat ve “Proje B” için 5 saat).
• Şimdilik, görevler veya etiketler eklemekle, düzenli olarak raporlar oluşturmakla veya bir zamanlayıcı ile her bir etkinliğin zamanını izlemekle uğraşmayın.

European Journal of Social Psychology'de yayınlanan 2009 tarihli bir araştırmaya göre, yeni bir alışkanlık oluşturmak için en az 18 gün olmak üzere ortalama 66 gün gerekiyor.

Bu nedenle, fazla düşünmeden temel zaman izleme rutininizi düzenli olarak takip etmeye başlayana kadar kendinize karşı sabırlı olun.

4. Zaman takibinin yeni yönlerini kademeli olarak tanıtın

Zamanı daha küçük bir ölçekte izlemeye alıştığınızda, rutininizi genişletmenin zamanı geldi. Örneğin, her gün hatasız bir şekilde manuel olarak zaman eklemek sizin için bir norm haline geldiğinde, başlayabilirsiniz:

• molalar için zaman eklemek
• bir zamanlayıcı ile izleme süresi
• Görevler ve etiketler gibi zaman girişlerinize daha fazla ayrıntı ekleme

Ayrıca, zaman izleme yazılımınızdaki ekstra özellikleri gözden geçirin ve gelecekte rutininizde uygulamaya başlamak istediğiniz diğer unsurlara karar verin.

İş akışınıza doğal olarak dahil edene kadar, her bir özelliğe aynı anda alışmaya çalışın.

Ekibinizde bir zaman takibi rutini uygulamak isteyen bir yöneticiyseniz, aynı tavsiye geçerlidir - zaman takibinin tüm yönlerini bir kerede tanıtmayın ve ekibiniz uyum sağlarken sabırlı olun.

5. Zaman takibini motive etmek için bir ödül sistemi tanımlayın

“Üretkenlik Projesi ” adlı üretkenlik kitabının yazarı Chris Bailey, iyi bir alışkanlığı her başarıyla gerçekleştirdiğinizde kendinize “alışkanlık puanları” vermenizi önerir. Kendinizi zaman takibi pratiğini yapmaya teşvik etmek için böyle bir ödül sistemi uygulayabilirsiniz.

Proje zamanını bir zamanlayıcı ile izleme, mola zamanını ayrı ayrı izleme ve projeleri, görevleri ve etiketleri düzenli olarak tanımlama pratiğiniz olduğunu varsayalım - sürecin her bir parçası için "alışkanlık noktalarını" şu şekilde tanımlayabilirsiniz:

• Bir proje üzerinde çalışmaya başladığınızda bir zamanlayıcı başlatma: 5 puan
• Çalışma süresi girişine açıklama, proje, görev ve etiket ekleme: 5 puan
• Her mola verdiğinizde zamanlayıcıyı durdurma: 5 puan
• Bir proje üzerinde çalışmaya devam ettiğinizde zamanlayıcıyı başlatma: 5 puan
• Yeni bir projede veya molada bir zamanlayıcı başlatma, önceki proje için zamanlayıcıyı her durdurduğunuzda: 5 puan
• Günün sonunda son zamanlayıcıyı durdurma: 5 puan

Toplamda, bu günlük 30 puandır - sonuçlarınızı değerlendirmek için her gün kullanacağınız bir kontrol listesi tutabilirsiniz, ister bir defterde ister bir elektronik tabloda.

Maksimum puanları kazandığınızda, bu puanlar üzerinde "para yatırdığınızdan" emin olun - ödüller, rutininizi ilerletmenize yardımcı olacak dışsal bir motive ediciyi temsil ettikleri için alışkanlıklar geliştirmek için önemlidir.

Örneğin, her gün tüm öğeleri işaretleyip 30 puan aldığınızda, en sevdiğiniz TV programının bir bölümünü izleyebilir veya işten çıktığınızda kokulu bir banyo yapabilirsiniz.

6. Zaman takibini halihazırda sahip olduğunuz bir uygulama ile ilişkilendirin

Halihazırda yerleşik bir iş rutininiz varsa, zaman izlemeyi mevcut bir çalışma alışkanlığıyla ilişkilendirebilir ve hatta söz konusu alışkanlığı gerçekleştirmeniz için geçen süreyi izlemek için zaman izleyicinizi kullanabilirsiniz.

Örneğin, sabah 9:00'da işe başladığınızda ilk kez e-postaları yanıtlama eğilimindeyseniz ve ardından o gün için çalışmayı bitirmeden önce 16:30'da ikinci kez yanıtlama eğilimindeyseniz, bu uygulamayı zaman takibi ile eşleştirin. .

Çalışırken zamanı takip ediyorsanız, zamanlayıcıyı ilk e-postanızı açmadan önce sabah 9:00'da başlatın ve gün için son e-postanızı 17:00'de yanıtladığınızda zamanlayıcıyı durdurun. Aynısı manuel zaman takibi için de geçerlidir - iş gününün sonunda e-posta işini bitirdikten sonra çalışma sürenizi eklemeniz yeterlidir.

Bir zaman izleme yazılımı kullanmaya başlamak istiyorsanız, kullandığınız diğer yazılımlarla eşleştirmeniz mükemmel olur - zaman izleme yazılımı genellikle insanların zaten düzenli olarak kullandığı popüler uygulamalarla entegrasyonlar sunar, bu nedenle bu olmalıdır sorun olmasın.

Örneğin, projelerinizi yönetmek ve görevlerde kaydettiğiniz ilerlemeyi izlemek için Trello kullanıyorsanız, Trello kartlarınıza bir zaman izleme düğmesi ekleyecek zaman izleme uzantılarını arayabilirsiniz.

Görevlerdeki ilerlemenizin bir göstergesi olarak Trello kartlarınızı "Yapılacak", "Devam Ediyor" ve "Bitti" adlı sütunlar arasında taşıma alışkanlığınız olduğunu varsayalım.

Bir kartı "Yapılacaklar" sütunundan "Devam Ediyor" sütununa taşıdığınızda, bu etkinliği zaman izleme düğmesini tıklama etkinliğiyle eşleştirmeniz yeterlidir.

Aynı şekilde, kartlarınızda bir zaman izleme düğmesi bulunması, kartı "Devam Ediyor" sütunundan "Bitti" sütununa taşırken zamanlayıcıyı durdurmayı hatırlamayı da kolaylaştıracaksınız.

7. Zaman izleme rutininizi başarıyla gerçekleştirdiğiniz günleri işaretleyin

Zaman takibi uygulamanızı oluşturmaya devam ettiğiniz ilk birkaç ay boyunca, çabalarınızı takip edeceğiniz bir takviminiz olsun. Bu tavsiye, aşağıdaki gibi uygulamanız gereken “Seinfeld Metodu” olarak adlandırılan popüler üretkenlik ve zaman yönetimi tekniğinden kaynaklanmaktadır:

• İş yerinize bir takvim asın.
• Zaman izleme rutininizin gerektirdiği ne olursa olsun, her gün onu belirtilen şekilde uyguladığınızda, o gün için bir “X” koyun.
• Her gün zamanı takip ederseniz, "X" ile geçen günlerin sayısı artacaktır.
• Yakında, zaman takibine olan bağlılığınızı gösterecek ve sizi bir günü kaçırmamak için motive edecek ve böylece “zinciri kırmak” için “X” ile işaretlenmiş bir günler zinciri oluşturacaksınız.

Elbette, bir günü kaçırırsanız endişelenmeyin.

James Clear'a göre, mümkün olan en kısa sürede tekrar yola devam ederseniz, alışkanlık oluşturma rutininizdeki bireysel hatalar pek bir şey ifade etmez. Bu nedenle, bir gün için bir zamanlayıcı ile zamanı takip etmeyi unuttuysanız, bu, uygulamaya yönelik önceki tüm taahhüdünüzün boşuna olduğu anlamına gelmez.

İlk olarak, eksik zamanınızı her zaman manuel olarak ekleyebilirsiniz.

İkincisi, yarın beklendiği gibi zaman izleme rutininizi gerçekleştirmek için her zaman daha iyi bir çaba gösterebilirsiniz.

8. Sizi zamanı takip etmeye teşvik eden bir çalışma ortamı yaratın

Zamanı takip etmenize yardımcı olacak en iyi önlem, iş gününün başlangıcından itibaren uygulamayı sürdürmeye teşvik edecek bir ortam oluşturmaktır.

İlk olarak, zaman izleme yazılımınızın web sitesini başlangıç ​​sayfası, yani tarayıcınızı başlattığınızda ilk görünen sayfa olarak ayarlayabilirsiniz . Google Chrome'da çalışıyorsanız, bunu etkinleştirmek için birkaç adımı uygulamanız yeterlidir:

• daha fazla seçenek almak için Chrome tarayıcı sayfanızın üst kısmındaki üç noktayı tıklayın
• ayarları şeç"
• "Başlangıçta" altında, "Belirli bir sayfayı veya sayfa grubunu aç"ı seçin
• “Yeni sayfa ekle”ye tıklayın ve https://clockify.me/ girin

Şimdi, tarayıcınızı her açtığınızda, bir proje, görev ve hatta bazı günlük aktiviteler üzerinde izleme süresini düşünmeniz istenecektir.

Başka bir çözüm olarak, zaman izleme uygulamanızı cihazlar arasında da yükleyebilirsiniz , böylece cihazlarınızı her açtığınızda masaüstünüzde ve/veya cep telefonunuzda uygulamanın simgesi bulunur. Uygulamanın yalnızca çalışma klasörlerinizin ve dosyalarınızın yanında bulunması, zamanı izlemeniz gerektiğini bir kez daha hatırlatabilir.

9. Bir sorumluluk ortağı bulun

American Society of Training and Development tarafından yapılan araştırma, insanların bu konuda bir başkasına taahhütte bulunurlarsa bir hedefe ulaşma olasılıklarının %65 daha yüksek olduğunu gösteriyor. Ayrıca, aynı araştırma, hesap verebilirlik ortaklarıyla düzenli toplantılar yapan insanların bir hedefe ulaşma olasılıklarının %95 daha fazla olduğunu gösteriyor.

Muhtemelen tahmin edeceğiniz gibi, bu sorumluluk uygulamasını, zaman takibi dahil, yaptığınız her şeyde uygulayabilirsiniz:

• Bir çalışansanız, inisiyatif alabilir ve meslektaşlarınız arasında bir hesap verebilirlik ortağı bulabilirsiniz.
• Süreyi takip etmesi beklenen kişilerden sorumlu bir yöneticiyseniz, bu ortakları kendiniz atayabilirsiniz.

Her iki durumda da, hesap verebilirlik ortakları, önceden belirlenmiş zaman izleme rutinlerine uyup uymadıklarını değerlendirmek için haftanın sonunda 10 dakikalık düzenli toplantılar düzenleyebilir ve hatta iyileştirme için bazı fikirleri tartışabilirler.

10. Yönetimdeyseniz, zaman takibi için kişisel bir örnek belirleyin

Ekibinizin çalışma rutinine zaman takibini dahil etmeye çalışan bir yöneticiyseniz, onları bu uygulamayı geliştirmeye teşvik etmenin en iyi yolu onlar için kişisel bir örnek oluşturmaktır. Sonuçta, yönetici çalışma süresini takip etmek için çaba sarf etmeye istekli olmadığı sürece, alışkanlığın takıma bağlı kalmasını beklemek gerçekçi midir?

İlk olarak, kurmak istediğiniz zaman izleme rutinini düşünün. Beklentilerinizi ekibinize açıklayın ve aynı şekilde zamanı takip edeceğinizi de duyurun - ve sözünüze sadık kalın:

• Ekibinizin sadece projelerde değil, projeyle ilgili görevlerde de zamanı takip etmesini ister misiniz? Zamanı takip ederken hangi projeyle ilgili görevler üzerinde çalıştığınızı da ayırt ettiğinizden emin olun.
• Ekibin, müşteriye önceden faturalandırdığınız zaman girişlerine etiket eklemesini ve bunları zaman izleme arşivinizde bu şekilde işaretlemesini istiyor musunuz? Kendi zaman girişlerinize her zaman "faturalı" etiketi eklediğinizden emin olun.

Ekibinizle birlikte zamanı takip ederek, uygulamayı kendilerinin benimsemeleri konusunda onları daha rahat ettireceksiniz.

toparlamak

Düzenli rutininize dahil etmek istediğiniz herhangi bir uygulamada olduğu gibi, izleme süresi alışkanlığını geliştirmek biraz sabır gerektirecektir. İlk etapta neden zamanı takip ettiğinizi ve ne tür bir rutin geliştirmek istediğinizi anladıktan sonra, temel bilgilerle başlayın ve kademeli olarak ek zaman izleme öğeleri ekleyin. Sizi zamanı takip etmeye teşvik edecek bir çalışma ortamı oluşturun ve ilerlemenizi takip etmeyi, başarılarınızı ödüllendirmeyi ve uygulamadan sorumlu olduğunuzdan emin olmayı unutmayın. Yöneticilere ayrıca örnek olarak liderlik etmeleri ve ekipleriyle birlikte zamanı izlemeleri tavsiye edilir. Listelenen tüm çaba ve girişimlerin bir sonucu olarak, zaman takibi muhtemelen iş rutininizde düzenli, doğal bir unsur olarak yerleşecektir.