كيف تبدأ في تتبع وقتك
نشرت: 2022-05-07يمكن أن يمثل دمج تتبع الوقت في روتين عملك تحديًا ، كما هو الحال مع أي ممارسة لا تزال جديدة عليك. بغض النظر عما إذا كنت تريد إضافة وقت عملك إلى جدول زمني على أساس أسبوعي ، أو تتبع الوقت باستخدام مؤقت على أساس يومي ، فمن السهل جدًا أن تنسى القيام بذلك. على الأقل في البداية.
في هذه المقالة ، نقدم 10 نصائح ستساعدك على البدء في تتبع الوقت بشكل منتظم وتحويل هذا النشاط إلى عادة.
1. كن واضحًا بشأن سبب تتبعك للوقت
ما لم تقرر سبب رغبتك في تتبع الوقت مقدمًا ، فسيكون من الصعب اعتماد هذه الممارسة - لذلك ، فكر في أسبابك أولاً:
- هل تريد تتبع الوقت لفواتير عملائك بشكل أكثر دقة؟
يمكن أن يساعدك تتبع الوقت على إصدار فاتورة لعملائك بشكل أسهل ، وبدقة أكبر. على سبيل المثال ، إذا دفعت لعملائك فاتورة بقيمة 20 دولارًا في الساعة ، وتتبعت 20 ساعة في مشروع معين ، فستعرف على الفور أنك بحاجة إلى دفع 400 دولار مقابل عملك في هذا المشروع.
- هل تريد تتبع الوقت لتحليل إنتاجيتك؟
يمكن أن يساعدك تتبع الوقت في فهم كيف تقضي حقًا الوقت الذي يجب أن تعمل فيه في مشروع. على سبيل المثال ، ربما تعتقد فقط أنك تقضي 8 ساعات يوميًا في التركيز على العمل في مشروعك. ولكن ، قد تُظهر نتائج وقتك أنك تقضي 5 ساعات من ذلك الوقت في رسائل البريد الإلكتروني أو الاجتماعات أو مجرد التسويف على هاتفك.
- هل تريد تتبع الوقت لتقييم ربحيتك؟
يمكن أن يساعدك تتبع الوقت في مقارنة الوقت الذي تقضيه في مشروع ما بالمال الذي تكسبه منه ، لفهم ما إذا كان وقتك وجهدك يؤتي ثماره حقًا. على سبيل المثال ، إذا دفعت مبلغ 400 دولار مقابل 20 ساعة من العمل ، لكنك أنفقت 500 دولار على معدات العمل واستخدام الإنترنت خلال ذلك الوقت ، فأنت في الواقع تنفق أكثر مما تكسب ، وتحتاج إلى زيادة أجر الساعة وفقًا لذلك.
- هل تطلب شركتك منك تتبع الوقت أثناء العمل؟
يرتبط هذا السبب الرابع بسياسة الشركة ، والتي تأخذ رغبتك في تتبع الوقت خارج المعادلة. ولكن لمجرد أنك لم تقرر تتبع الوقت بمفردك ، فهذا لا يعني أن المزايا المذكورة أعلاه لا تنطبق عليك. ستظل قادرًا على مساعدة شركتك في إصدار فاتورة للعميل بدقة ، ولكن أيضًا تحسين العمليات التجارية من خلال تحليل تقرير إنتاجية فريقك وربحيته.
بمجرد أن تفهم سبب رغبتك في تتبع الوقت أو احتياجك إليه ، سيكون من الأسهل بكثير اعتماد هذه الممارسة.
إذا كنت لا تزال على الحياد بشأن سبب بدء تتبع الوقت ، فراجع مقالتنا حول فوائد تتبع الوقت.
2. تحديد روتين تتبع الوقت الخاص بك
لتنمية ممارسة تتبع الوقت ، ستحتاج إلى تحديد شكل روتين تتبع الوقت الناجح بالنسبة لك - وما هو النهج الذي يجب عليك اتباعه لجعله حقيقة واقعة.
حدد أساسيات روتين تتبع الوقت
أولاً ، فكر عندما تريد تتبع الوقت. هل ستفعل ذلك أثناء عملك ، أو عند الانتهاء من العمل؟ ستوضح الإجابة كيف يجب أن تتبع الوقت:
- هل تريد تتبع الوقت أثناء عملك؟ ستحتاج إلى القيام بذلك باستخدام جهاز ضبط الوقت.
- هل تريد اضافة وقت بعد العمل؟ ستحتاج إلى القيام بذلك يدويًا ، عن طريق إضافة مدة لمشاريعك ومهامك.
ينطبق الأمر نفسه إذا كنت ترغب في بناء روتين تتبع الوقت الخاص بك عن طريق تحديد الطريقة أولاً :
- هل تريد تتبع الوقت بمؤقت؟ ستحتاج إلى القيام بذلك على أساس يومي ، من خلال اتخاذ الاحتياطات التي تضمن أنك تتذكر بدء تشغيل المؤقت وإيقافه عند بدء العمل والانتهاء منه.
- هل تريد إضافة الوقت يدويًا؟ ستتمكن من القيام بذلك بعد الانتهاء من مهمة أو مشروع أو يوم عمل أو أسبوع عمل. بالإضافة إلى ذلك ، بإضافة الوقت يدويًا ، ستتمكن أيضًا من إضافة الوقت مقدمًا. قد تكون هذه إضافة مناسبة لروتينك إذا كنت تعمل وفقًا لجدول زمني وتشعر أنك مضطر لإضافة "8 ساعات ، يوم الاثنين ، 4 يناير" إلى برنامج تتبع الوقت ، بمجرد جدولة عملك - حتى لو كان ذلك هو أسبوع مقدما.
حدد تفاصيل إضافية لروتين تتبع الوقت
بمجرد أن تقرر متى وكيف تريد تتبع الوقت ، ستحتاج إلى الاهتمام بالتفاصيل:
كيف ستتعامل مع الوقت مع عداد الوقت؟
- هل ستوقف الوقت عندما تذهب في إجازة قصيرة؟
- هل ستقوم بتتبع المهام المختلفة داخل المشروع بشكل منفصل؟
إذا كنت تضيف الوقت يدويًا ، فمتى تفعل ذلك؟
- عند الانتهاء من كل نشاط؟
- في نهاية يوم العمل؟
- أو ربما كل يوم جمعة؟
ما هي البيانات التي ستضيفها من أجل التصنيف؟
- هل ستقوم بتعريف وإضافة مشاريع؟
- هل ستقوم بتعريف وإضافة العلامات والمهام؟
- هل ستضيف مجموعة من المشاريع والمهام والعلامات؟
بمجرد الإجابة على هذه الأسئلة ، ستحصل على صورة أوضح لنوع روتين تتبع الوقت الذي تتطلع إلى متابعته.
3. ابدأ روتين تتبع الوقت على نطاق أصغر
من أجل البدء في تتبع الوقت ، أو متابعة أي ممارسة على أساس منتظم ، ستحتاج إلى قوة الإرادة .
وفقًا للبحث ، فإن قوة الإرادة تشبه العضلات - فكلما زاد استخدامها على مدار اليوم ، زاد إجهادها. ولكن بالنظر إلى أن العضلات تقوي كلما زاد استخدامها بمرور الوقت ، فإن المزيد من الأبحاث تشير إلى أنه يمكنك تقوية قوة إرادتك ، وكلما زاد التزامك بعاداتك.
لذا ، بدلاً من الغوص من الرأس إلى أخمص القدمين في ممارسة تتبع الوقت مباشرةً من البداية ، ابدأ بخطوات صغيرة.
بدلاً من تتبع الوقت لجميع المشاريع وفترات الراحة باستخدام جهاز ضبط الوقت ، وإضافة المهام والعلامات إلى جميع إدخالات الوقت ، ثم إنشاء عدة أنواع من التقارير كل أسبوع ، ابدأ بإضافة الوقت يدويًا بشكل منتظم:
- في نهاية كل يوم عمل ، خذ 5 دقائق لإضافة الوقت الذي قضيته في مشاريع محددة في ذلك اليوم يدويًا (على سبيل المثال 3 ساعات لـ "المشروع أ" و 5 ساعات لـ "المشروع ب").
- في الوقت الحالي ، لا تهتم بإضافة المهام أو العلامات ، أو إنشاء التقارير على أساس منتظم ، أو تتبع الوقت لكل نشاط فردي بمؤقت.
وفقًا لدراسة أجريت عام 2009 ونشرت في المجلة الأوروبية لعلم النفس الاجتماعي ، يستغرق الأمر 66 يومًا في المتوسط لتكوين عادة جديدة ، مع 18 يومًا كحد أدنى.
لذا ، كن صبورًا مع نفسك ، حتى تبدأ في اتباع روتين تتبع الوقت الأساسي بانتظام ، دون التفكير فيه كثيرًا.
4. إدخال جوانب جديدة لتتبع الوقت بشكل تدريجي
بمجرد أن تعتاد على تتبع الوقت على نطاق أصغر ، فقد حان الوقت لتوسيع روتينك. على سبيل المثال ، بمجرد أن يصبح من المعتاد أن تضيف الوقت يدويًا كل يوم دون أن تفشل ، يمكنك البدء:
- إضافة الوقت لفترات الراحة
- تتبع الوقت مع جهاز توقيت
- إضافة المزيد من التفاصيل إلى إدخالات الوقت ، مثل المهام والعلامات
أيضًا ، راجع الميزات الإضافية في برنامج تتبع الوقت وحدد العناصر الأخرى التي ترغب في بدء تنفيذها في روتينك في المستقبل.
اعمل على التعود على كل ميزة في وقت واحد ، حتى تقوم بدمجها في سير عملك بشكل طبيعي .
إذا كنت مديرًا يتطلع إلى تنفيذ روتين لتتبع الوقت داخل فريقك ، فإن نفس النصيحة تنطبق - لا تقدم جميع جوانب تتبع الوقت في وقت واحد ، وتحلى بالصبر أثناء تعديل فريقك.
5. تحديد نظام مكافأة لتحفيز تتبع الوقت
يقترح كريس بيلي ، مؤلف كتاب الإنتاجية "The Productivity Project " ، أن تكافئ نفسك بـ "نقاط العادة" في كل مرة تمارس فيها عادة جيدة. يمكنك تطبيق نظام المكافآت هذا لتشجيع نفسك على متابعة ممارسة تتبع الوقت أيضًا.
لنفترض أن لديك ممارسة لتتبع وقت المشروع باستخدام مؤقت ، وتتبع وقت الاستراحة بشكل منفصل ، وتحديد المشاريع والمهام والعلامات على أساس منتظم - وإليك كيفية تحديد "نقاط العادة" لكل جزء من العملية:
- بدء عداد الوقت عند بدء العمل في مشروع: 5 نقاط
- إضافة وصف ومشروع ومهمة وعلامة لإدخال وقت التشغيل: 5 نقاط
- إيقاف المؤقت في كل مرة تذهب فيها في فترة راحة: 5 نقاط
- بدء عداد الوقت عند استئناف العمل في مشروع: 5 نقاط
- بدء عداد الوقت في مشروع جديد أو استراحة ، في كل مرة تقوم فيها بإيقاف المؤقت للمشروع السابق: 5 نقاط
- إيقاف الموقت الأخير في نهاية اليوم: 5 نقاط
في المجموع ، هذا 30 نقطة في اليوم - يمكنك الاحتفاظ بقائمة تحقق ستستخدمها كل يوم لتقييم نتائجك ، إما في دفتر ملاحظات أو في جدول بيانات.
عندما تكسب الحد الأقصى من النقاط ، تأكد من "الاستفادة" من هذه النقاط - المكافآت مهمة لتنمية العادات ، لأنها تمثل حافزًا خارجيًا يهدف إلى مساعدتك على المضي قدمًا في روتينك.
على سبيل المثال ، يمكنك مشاهدة حلقة من برنامجك التلفزيوني المفضل أو أخذ حمام معطر عند الخروج من العمل كل يوم تقوم فيه بتحديد جميع العناصر وتسجيل 30 نقطة.
هل تحتاج إلى مزيد من النصائح والرؤى لتحسين الدافع لدمج نشاط ما في روتينك؟ تحدثنا أكثر عن ذلك في بعض مقالاتنا الأخرى:
→ كيف تحفز نفسك لمواصلة العمل
← دليل التحفيز: كيف تحصل على الدافع وتظل متحفزًا
6. اربط تتبع الوقت بممارسة لديك بالفعل
إذا كان لديك بالفعل روتين عمل ثابت ، فيمكنك ربط تتبع الوقت بعادة عمل موجودة - وحتى استخدام متتبع الوقت لتتبع الوقت الذي تستغرقه لأداء العادة المذكورة.
على سبيل المثال ، إذا كنت تميل إلى الرد على رسائل البريد الإلكتروني لأول مرة عند بدء العمل في الساعة 9:00 صباحًا ، ثم للمرة الثانية في الساعة 4:30 مساءً ، قبل الانتهاء من العمل لهذا اليوم ، فقم بإقران هذه الممارسة مع تتبع الوقت .
إذا كنت تتعقب الوقت أثناء عملك ، فابدأ الموقت قبل أن تفتح بريدك الإلكتروني الأول ، الساعة 9:00 صباحًا ، وأوقف المؤقت عندما ترد على آخر رسالة بريد إلكتروني لليوم الساعة 5:00 مساءً. الأمر نفسه ينطبق على التتبع اليدوي للوقت - ما عليك سوى إضافة وقت عملك بمجرد الانتهاء من عمل البريد الإلكتروني في نهاية يوم العمل.
إذا كنت تتطلع إلى البدء في استخدام برنامج لتتبع الوقت ، فسيكون مثاليًا إذا كان بإمكانك إقرانه بالبرامج الأخرى التي تستخدمها - يوفر برنامج تتبع الوقت بشكل عام عمليات تكامل مع التطبيقات الشائعة التي يستخدمها الأشخاص بالفعل على أساس منتظم ، لذلك يجب أن لن تكون مشكلة.
على سبيل المثال ، إذا كنت تستخدم Trello لإدارة مشاريعك وتتبع التقدم الذي تحرزه في المهام ، فيمكنك البحث عن ملحقات تتبع الوقت التي ستضيف زر تتبع الوقت داخل بطاقات Trello.
لنفترض أنك اعتدت بالفعل على تحريك بطاقات Trello عبر الأعمدة المسماة "المهام" و "قيد التقدم" و "تم" ، كمؤشر على تقدمك في المهام.
عند نقل بطاقة من عمود "المهام المطلوب تنفيذها" إلى عمود "قيد التقدم" ، ما عليك سوى إقران هذا النشاط بنشاط النقر فوق زر تتبع الوقت.
وبالمثل ، من خلال وجود زر تتبع الوقت داخل بطاقاتك ، ستسهل عليك أيضًا تذكر إيقاف المؤقت أثناء نقل البطاقة من عمود "قيد التقدم" إلى عمود "تم".
تقدم ملحقات متصفح Clockify لمتصفح Chrome أو Firefox مثل هذا الأسلوب - بمجرد تنزيل امتداد المتصفح المناسب ، ستحصل تلقائيًا على زر تتبع الوقت في أكثر من 50 تطبيقًا شائعًا ، بما في ذلك Jira و Asana و Todoist و Basecamp.
7. حدد الأيام التي تنفّذ فيها روتين تتبع الوقت بنجاح
خلال تلك الأشهر القليلة الأولى عندما لا تزال تبني ممارسة تتبع الوقت ، يكون لديك تقويم يمكنك من خلاله تتبع جهودك. تنبع هذه النصيحة من تقنية إدارة الوقت والإنتاجية الشائعة والتي تسمى "طريقة سينفيلد" التي يجب عليك تنفيذها على النحو التالي:
- علق التقويم في مكان عملك.
- بغض النظر عما يستلزمه روتين تتبع الوقت ، ضع علامة "X" لهذا اليوم كل يوم عندما تقوم به على النحو المنصوص عليه.
- إذا قمت بتتبع الوقت كل يوم ، فسوف يزداد عدد الأيام التي تحتوي على "X".
- قريبًا ، ستنشئ سلسلة من الأيام تحمل علامة "X" والتي ستُظهر التزامك بتتبع الوقت وتحفزك على تجنب تفويت يوم ، وبالتالي "كسر السلسلة".
بالطبع ، إذا فاتك يومًا ، فلا تقلق.
وفقًا لجيمس كلير ، فإن الأخطاء الفردية في روتينك لبناء العادات لا تعني الكثير ، إذا عدت إلى المسار الصحيح في أسرع وقت ممكن. لذا ، إذا نسيت تتبع الوقت بمؤقت ليوم واحد ، فهذا لا يعني أن كل التزامك السابق بالممارسة كان عبثًا.
أولاً ، يمكنك دائمًا إضافة الوقت المفقود يدويًا.
وثانيًا ، يمكنك دائمًا بذل جهد أفضل لتنفيذ روتين تتبع الوقت كما هو متوقع غدًا.
8. خلق بيئة عمل تشجعك على تتبع الوقت
أفضل الاحتياطات التي ستساعدك على ضمان تتبع الوقت ، هي إنشاء بيئة تشجعك على متابعة هذه الممارسة ، مباشرة من بداية يوم عملك.
أولاً ، يمكنك تعيين موقع الويب الخاص ببرنامج تتبع الوقت الخاص بك كصفحة بدء التشغيل ، أي الصفحة التي تظهر أولاً عند تشغيل متصفحك. إذا كنت تعمل في Google Chrome ، فستحتاج فقط إلى اتباع عدة خطوات لتمكين هذا:
- انقر على النقاط الثلاث أعلى صفحة متصفح Chrome للحصول على مزيد من الخيارات
- حدد "الإعدادات"
- ضمن "عند بدء التشغيل" ، حدد "فتح صفحة محددة أو مجموعة صفحات"
- انقر فوق "إضافة صفحة جديدة" وأدخل https://clockify.me/
الآن ، في كل مرة تفتح فيها المتصفح ، ستتم مطالبتك بالتفكير في تتبع الوقت في مشروع أو مهمة أو حتى بعض الأنشطة اليومية.
كحل آخر ، يمكنك أيضًا تثبيت تطبيق تتبع الوقت عبر الأجهزة ، بحيث يكون لديك رمز التطبيق على سطح المكتب و / أو الهاتف المحمول في كل مرة تفتح فيها أجهزتك. يمكن أن يكون مجرد وجود التطبيق بجوار مجلدات وملفات العمل بمثابة تذكير إضافي بضرورة تتبع الوقت.
يوفر Clockify العديد من الميزات الإضافية التي يمكنك استخدامها أيضًا للبقاء على المسار الصحيح أثناء تتبع الوقت ، مثل:
- أهداف كل ساعة والتذكيرات التي تذكرك تلقائيًا إذا نسيت تتبع الوقت عبر البريد الإلكتروني
- يقسم مؤقت بومودورو روتين عملك إلى فترات عمل مدتها 25 دقيقة وفترات راحة مدتها 5 دقائق ، ويشجعك على الالتزام بها ، من خلال التنبيهات الصوتية والإشعارات المرئية.
- متتبع تلقائي لنظام التشغيل Mac يتتبع أنشطة الكمبيوتر ويسجلها تلقائيًا.
- الميزات التي تتيح لك تحديد الوقت الذي تريد أن يتم تذكيرك بتتبع الوقت فيه ، وتشغيل المؤقت وإيقاف تشغيله تلقائيًا عند فتح أو إغلاق المتصفح.
9. البحث عن شريك المساءلة
يُظهر البحث الذي أجرته الجمعية الأمريكية للتدريب والتطوير أن احتمال وصول الناس إلى هدف ما يزيد بنسبة 65٪ إذا التزموا تجاه شخص آخر به. علاوة على ذلك ، يُظهر البحث نفسه أن احتمال نجاح الناس في تحقيق هدف ما يزيد بنسبة 95٪ إذا عقدوا اجتماعات منتظمة حول هذا الهدف مع شركائهم في المساءلة.
كما تعتقد على الأرجح ، يمكنك تنفيذ ممارسة المساءلة هذه في أي شيء تفعله ، بما في ذلك تتبع الوقت:
- إذا كنت موظفًا ، فيمكنك أخذ زمام المبادرة والعثور على شريك مساءلة بين زملائك.
- إذا كنت مديرًا مسؤولًا عن الأشخاص الذين يُتوقع منهم تتبع الوقت ، فيمكنك تعيين هؤلاء الشركاء بنفسك.
في كلتا الحالتين ، يمكن لشركاء المساءلة بعد ذلك عقد اجتماعات منتظمة مدتها 10 دقائق في نهاية الأسبوع ، لتقييم ما إذا كانوا قد التزموا بإجراءات تتبع الوقت المحددة لهم ، وحتى مناقشة بعض الأفكار من أجل التحسين.
10. إذا كنت في الإدارة ، فقم بتعيين مثال شخصي لتتبع الوقت
إذا كنت مديرًا يحاول دمج تتبع الوقت في روتين عمل فريقك ، فإن أفضل طريقة لتشجيعهم على تنمية هذه الممارسة هي أن تكون لهم مثالًا شخصيًا. بعد كل شيء ، ما لم يكن المدير على استعداد لبذل الجهد لتتبع وقت العمل ، هل من الواقعي توقع استمرار هذه العادة مع الفريق؟
أولاً ، فكر في روتين تتبع الوقت الذي تريد تأسيسه. اشرح توقعاتك لفريقك ، وأعلن أنك ستتبع الوقت أيضًا بنفس الطريقة - وتبقى وفياً لكلمتك:
- هل تريد أن يتتبع فريقك الوقت ، ليس فقط في المشروعات ، ولكن أيضًا المهام المتعلقة بالمشروع؟ تأكد أيضًا من تمييز المهام المتعلقة بالمشروع التي تعمل عليها عند تتبع الوقت.
- هل تريد أن يضيف الفريق علامات إلى إدخالات الوقت التي قمت بإرسال فاتورة بها إلى العميل ، لتمييزها على هذا النحو في أرشيف تتبع الوقت؟ تأكد دائمًا من إضافة علامة "مفوتر" إلى إدخالات الوقت الخاصة بك.
من خلال تتبع الوقت مع فريقك ، ستجعلهم أكثر راحة بشأن تبني الممارسة بأنفسهم.
تغليف
كما هو الحال مع أي ممارسة تتطلع إلى دمجها في روتينك المعتاد ، فإن تنمية عادة تتبع الوقت تتطلب بعض الصبر. بمجرد أن تفهم سبب تتبعك للوقت في المقام الأول ونوع الروتين الذي تتطلع إلى صقله ، ابدأ بالأساسيات ، وقدم عناصر تتبع الوقت الإضافية تدريجيًا. أنشئ بيئة عمل تشجعك على تتبع الوقت ، ولا تنس متابعة تقدمك ، ومكافأة نجاحاتك ، والتأكد من أنك مسؤول عن هذه الممارسة. يُنصح المدراء أيضًا بأن يكونوا قدوة يحتذى بها وتتبع الوقت مع فرقهم. كنتيجة لجميع الجهود والمبادرات المدرجة ، من المرجح أن يستقر تتبع الوقت كعنصر منتظم وطبيعي في روتين عملك.