Как Ideamotive использует Clockify для повышения эффективности удаленной работы
Опубликовано: 2022-06-12Представьте себе: у вас есть всего 24 часа, чтобы выполнить эту напряженную задачу, но результат зависит от более чем одного человека.
Не испортит ли суп слишком много поваров?
Нет, если вы обратитесь к профессионалам из Ideamotive — к вашим услугам, если вы хотите найти наилучший технический талант в течение 24 часов.
Но как они это делают? Отличаются ли они тайм-менеджментом?
Чтобы найти ответ на этот и многие другие вопросы, мы обратились к главному операционному директору Ideamotive Камилу Осецки.
Оказывается, их экстраординарные способности не просто появились из воздуха — они являются результатом тщательно продуманной стратегии тайм-менеджмента , сильной удаленной культуры и небольшого учета времени .
Давайте узнаем, что мы все можем узнать о том, как стать максимально эффективными (даже в удаленных условиях), заглянув за кулисы этой удаленной компании.

Чем занимается Идеомотив?
Если вы ищете ИТ-специалиста, который сможет создать ваш продукт с нуля, или вы хотите присоединиться к сети единомышленников, которые помогут вам обеспечить вашу следующую работу, Ideamotive — это то, что вам нужно.
Сочетая лучшие практики рекрутинга с собственным опытом управления магазином разработчиков, люди, стоящие за Ideamotive, пришли к уникальному предложению, которое они предлагают сегодня:

«Мы превратились из классического [рекрутингового] агентства и классического dev-магазина в консалтинговую компанию, в своего рода маркетплейс, где мы, прежде всего, помогаем нашим клиентам понять, что им нужно и какие технологии лучше всего подходят для них. их.
У нас есть этот технический опыт, который может помочь вам с предложениями о том, какие таланты выбрать — мы подбираем и тестируем разработчиков, прежде чем представить их нашим клиентам».
Таким образом, взяв лучшее из двух миров, команда Ideamotive усовершенствовала собственный рабочий процесс настолько, чтобы иметь возможность предлагать наилучшие возможные решения как для компаний любого размера, так и для ИТ-специалистов со всего мира.
Уравновешивание управления двумя удаленными командами
Хотя эксперты Ideamotive всегда предлагают своим клиентам самое быстрое решение, чтобы каждый раз попадать в цель, им нужно было приглашать на борт самых лучших людей.
Но, в соответствии с характером их бизнеса, доля работы в Ideamotive должна была быть поровну распределена между двумя отдельными командами:

« Первая — это команда доставки — в основном это таланты, которые мы предоставляем нашим клиентам.
У нас также есть второй блок, который представляет собой бизнес-команду, в которую входят:
- Операции,
- Продажи,
- Маркетинг,
- финансовый,
- Юридический и др.».
Тем не менее, не всегда все было как обычно — Ideamotive также пришлось приспосабливаться к новым условиям удаленной работы:

«Для нас это было более сложной задачей — перейти от совместного физического пребывания к полностью удаленной команде. Поэтому нам пришлось внедрить некоторые методы — и это было очень приятной управленческой задачей для нас, потому что это было новое дело».
Хотя команда доставки в основном состоит из программистов, которые годами работали удаленно, бизнес-команде Ideamotive необходимо было достаточно адаптироваться к новой реальности удаленной работы, чтобы достичь максимальных результатов — независимо от того, где находятся их рабочие места.
Clockify профессиональный совет
Идеального дня удаленной работы не существует. Или это так? Мы откроем вам секрет — есть способы получить максимальную отдачу от работы на дому, и мы перечислили их все:
- Привычки для организации идеального дня удаленной работы
Стратегии Ideamotive для достижения максимальной эффективности в удаленной команде
По словам Камила, переход на удаленную работу после многих лет работы на месте сначала казался сбывшейся мечтой. Благодаря меньшему количеству отвлекающих факторов и более длительному сну, все они были рады присоединиться к моде работать из дома.
Но достаточно скоро, чтобы убедиться, что они находятся на одной волне с членами команды, находящейся за много миль, при этом сохраняя тот же уровень производительности и выкрадывая больше свободного времени, стало требоваться много работы.
Тем не менее, это не означает, что нет способов преодолеть трудности удаленной работы.
Команда Ideamotive — это живое доказательство того, что можно достичь максимальной производительности, при этом выявляя лучших в вашей команде, независимо от вашей рабочей обстановки.
Поскольку Камил позволил нам взглянуть на ежедневные удаленные операции Ideamotive, теперь мы можем представить вам четыре практические стратегии , которые вы можете использовать, чтобы максимизировать эффективность вашей удаленной команды, как эксперт.
Стратегия № 1: Делайте все возможное, чтобы помочь удаленным товарищам по команде не чувствовать себя одинокими
Не секрет, что удаленная работа приносит радость миллионам людей, особенно после того, как они попрощались с поездками на работу.
Но если мы посмотрим на поговорку о том, что расстояние делает сердце более любящим , само собой разумеется, что многие удаленные работники могут чувствовать, что они не получают того, на что рассчитывали. Поскольку члены их команды больше не находятся на расстоянии вытянутой руки, одиночество может быстро начать сказываться:

«Когда вы все вместе в одном офисе, возникает такое ощущение совместной работы с людьми. Как только вы выходите за пределы офиса, чтобы иметь домашний офис, вы в основном остаетесь в том же месте, где живете, и у вас возникает чувство одиночества».
Итак, зная об опасностях, которые сопровождают руководство рассредоточенной командой, руководство Ideamotive решило развивать особый образ мышления, чтобы сохранить связь внутри команды:

«Мы решили сделать шаг назад и подумать о людях, а не о процессах. У нас был этот процесс размышлений о наших ценностях, и самое первое, что мы поняли, это то, что мы все предприниматели в нашей компании. Каждый из нас, даже на самом низком уровне организационной структуры, является мастером, ответственным за свою область. Из-за этого никто не чувствует себя одиноким. Они за что-то отвечают, добавляют в компанию. И они знают, что есть другие люди, которые помогут им в случае необходимости».
Стратегия № 2: Установите лучшее время для подключения
Так же, как мы приветствовали тишину и покой работы из дома, шум, исходящий от всех наших устройств, начал мешать производительности каждого.
Хотя поддерживать связь с вашей удаленной командой — отличный способ оставаться на связи, мы не могли не задаться вопросом — насколько много связи слишком много?
Если вас беспокоит тот же вопрос, вы будете рады узнать, что можно заглушить отвлекающий «шум», сохраняя при этом связь со своей командой.
Простое решение называется лучшим временем для подключения — и Камил рассказал нам подробности о том, как работает эта стратегия:

«Когда у нас есть клиенты из США, разница во времени составляет семь часов . Так что, очевидно, есть совпадение. Здесь мы говорим: «Хорошо, этот разработчик свободен в течение трех часов». Очень важно установить [это правило] в самом начале корпоративного сотрудничества, потому что самое страшное, что может случиться, это то, что программист находится в зоне, и его кто-то пингует. Это больше всего разочаровывает и убивает продуктивность».
Так как эта стратегия работает как шарм для команды доставки Ideamotive, они решили попробовать аналогичную вещь со своей бизнес-командой:

«Мы используем приложение командного чата только для срочных дел или для электронного кофе, где вы можете просто пообщаться с кем-то и поговорить о вещах, не связанных с бизнесом.
И вообще не пользуйтесь телефонами. Я не позвоню своей команде и не скажу: «Хорошо, где ты?» Мы этого не делаем, это очень мешает. Мы звоним кому-то, если это действительно необходимо — а это случается очень редко».
Таким образом, вместо того, чтобы отвлекать кого-то от внимания всякий раз, когда появляется новая идея, они стараются записать ее и использовать средства коммуникации только для срочных дел.
Стратегия № 3. Развивайте культуру обратной связи
Способность давать и получать открытую и честную обратную связь — это навык, который никогда не выходит из моды, независимо от условий работы.
Но при работе в удаленной команде обратная связь становится в два раза важнее, поскольку она может значительно повысить производительность каждого и поддерживать высокий моральный дух команды.
Имея это в виду, руководство Ideamotive решило с самого начала уделять большое внимание обратной связи и поощрять честные разговоры:

«Я знаю, что обратная связь — это модное слово, все дают и получают отзывы, но мы ввели это по-другому. Даже в процессе подбора персонала, на самом последнем этапе, когда присутствует генеральный директор нашей компании, после двухчасового собеседования мы просим [кандидатов]: хорошо, дайте нам обратную связь».
Тем не менее, на этом процесс не заканчивается, и атмосфера открытого разговора остается столь же важной даже после того, как кандидат получает работу:

«Очень часто мы проводим эти эмоциональные дискуссии онлайн перед всей командой. Мы делаем это, потому что [говорить] одни только приятные слова не сработают.
Итак, мы культивируем эту культуру обратной связи в действительно жестоком смысле. Я могу сказать своему генеральному директору, что он совершил большую ошибку, и я могу сказать ему об этом перед людьми. Я хочу сказать ему об этом перед ними, потому что я хочу, чтобы мои люди говорили мне такие вещи».
Поскольку открытое и прозрачное общение является ключом к сильной корпоративной культуре, предоставляя своей команде возможность свободно выражать свое мнение, руководство Ideamotive создает доверительную рабочую среду, в которой одинаково ценится точка зрения каждого.
Clockify профессиональный совет
Чтобы иметь возможность предоставить ценную обратную связь, вы должны оставаться в курсе производительности каждого. Но как убедиться, что ваша оценка действительно объективна теперь, когда ваша команда работает полностью удаленно? Оказывается, есть способы оценить производительность вашей команды, независимо от их рабочей станции:
- Как отслеживать эффективность сотрудников (бесплатные шаблоны включены)
Стратегия № 4: не забывайте о балансе между работой и личной жизнью
При всех преимуществах удаленной работы возникают проблемы с отключением и возможностью отдохнуть.
Знакомый с долгосрочными негативными последствиями несбалансированного рабочего графика, Камиль поделился своим взглядом на этот вопрос:

« Работы всегда будет слишком много. Вы не можете сделать все, всегда будет что-то делать. Если у вас такой предпринимательский склад ума, вы найдете новые задачи, а это большая угроза для всей команды — это может привести к выгоранию и падению мотивации».
Таким образом, чтобы помочь членам своей команды контролировать свои рабочие дни и личную жизнь, каждый в Ideamotive старается сосредоточиться на результате:

«Меня действительно не волнует, начинает ли кто-то в 10 утра или в 6 утра, пока он или она доставляет. Иногда я могу работать только семь часов в день, а иногда мне нужно работать 11 часов в день. Так что это все мое решение, пока я добиваюсь результатов».
Тем временем, пытаясь достичь этой конечной цели, сотрудникам рекомендуется делать перерыв всякий раз, когда они сочтут это необходимым:

«Единственное, что мы ценим и культивируем, — это четкое общение. Если я хочу пойти на пробежку, я просто напишу: «Примерно час я буду бегать». И это в значительной степени устраивает нашу команду — каждый будет просто давать вам мотивацию побить свой рекорд. А когда ты вернешься, ты скажешь: «Я вернулся» — и просто вернешься к работе».

Хотя можно увлечься и продолжать работать до поздней ночи — просто потому, что нужно сделать слишком много, — осознание того, что конечный результат важнее количества часов, может быть отличным мотиватором, чтобы избежать долгих часов работы в течение долгого времени. бегать.
Clockify профессиональный совет
Долгие часы работы могут оказать большое влияние на качество жизни каждого человека. Тем не менее, есть способы избежать этого:
- Как мы можем улучшить качество жизни в сегодняшней печально известной культуре работы 24/7?
Насколько важен тайм-менеджмент для Ideamotive?
Независимо от того, пытаетесь ли вы нанять сотрудников в ИТ-индустрии или просто ищете наилучшее техническое решение для своего продукта, скорее всего, вам придется действовать довольно быстро.
Учитывая, что мировой рынок технологий, по прогнозам, вырастет более чем на 6% в 2022 году, а нехватка технических специалистов продолжает расти, сохранение лидирующих позиций в ИТ-индустрии стало сильно зависеть от способности команды управлять своим временем.
Естественно, мы хотели услышать все, что люди из Ideamotive сказали по этому поводу:

«Технический бизнес очень гибок и очень быстр — если вы на чем-то спите, это потеряно. Таким образом, есть много вещей, которые происходят как со стороны талантов, так и со стороны клиентов».
Итак, чтобы не упустить возникающие возможности, специалисты Ideamotive стараются действовать максимально оперативно:

«Если разработчик очень хорош, он или она обычно получает десять или пятнадцать предложений каждую неделю. Так что, если вы недостаточно быстры, если вы что-то упускаете из виду, вы проиграете на этом рынке».
Но возможность быстро использовать возможности не всегда так проста — и здесь на помощь приходят удобные инструменты:

«Когда клиенту нужна немедленная помощь, у нас есть пара часов, чтобы отреагировать. Это очень захватывающее, затягивающее и трудноуправляемое время из -за баланса между работой и личной жизнью , но есть инструменты, которые вам помогут, например, Clockify . Это очень важно для нас и является сутью нашего бизнеса».
Благодаря инструментам, специально разработанным для улучшения управления временем в команде и предоставления подробного визуального обзора часов, которые каждый член команды тратит на задачу, компаниям легче оставаться на вершине своей игры — даже в быстро развивающейся отрасли.
Почему отслеживание времени в Clockify жизненно важно для Ideamotive?
Поскольку Камил указал, что Clockify имеет важное значение для повседневной работы Ideamotive, мы хотели узнать о преобразованиях, которые Clockify привнесла в их рабочий процесс, а также о причинах их решения отслеживать время.
Как компания Ideamotive узнала о Clockify?
Ежедневное решение срочных вопросов при управлении двумя удаленными командами обычно означает, что ничто не может быть оставлено на волю случая.
Зная, насколько эксперты из Ideamotive ценят свое время, мы сначала хотели услышать, как они открыли для себя Clockify и что побудило их выбрать это приложение для отслеживания времени.

«Впервые мы услышали о Clockify из Интернета — многие компании рекомендовали его как простой способ отслеживать оплачиваемые часы. Мы провели некоторое исследование приложения и обнаружили, что оно очень удобно для пользователя и имеет множество замечательных функций, таких как возможность создавать отчеты, отслеживать время, затраченное на проекты, и выставлять счета клиентам . Мы решили попробовать и остались очень довольны результатом.
Clockify помог нам стать более продуктивными и эффективными в нашей работе, и мы рекомендуем его любому владельцу бизнеса или сотруднику, который ищет приложение для учета рабочего времени».
Как только они начали использовать Clockify, они заметили, как это идеально подходит для их рабочего процесса:

«Очень важной вещью для нашего бизнеса является регистрация часов. Весь бизнес стоит на этом, потому что мы очень прозрачны, и таланты работают часами, чтобы получить за это вознаграждение.
Но тот же инструмент предоставляет информацию нашим клиентам, потому что наши клиенты могут видеть, сколько часов зарегистрировано на стороне разработчика, и у них также есть простой расчет».
Таким образом, вместо того, чтобы гадать, куда ушло их время, или вручную подсчитывать количество затраченных часов, компания Ideamotive решила максимизировать свою прозрачность и обеспечить, чтобы их сторона доставки и сторона клиента работали как часы.
Почему Ideamotive использует Clockify?
Как оказалось, Clockify быстро стал ядром бизнеса Ideamotive именно потому, что давал им четкое представление о времени каждого:

«Если у нас не будет этого надзора и не будет этой прозрачности, мы не сможем работать. Мы не можем рассчитать наши прогнозы, мы не можем видеть, каковы наши финансовые результаты, и мы не можем оценить, выше или ниже бюджета разработчик. Мы не можем оценить, можем ли мы обеспечить прозрачность для наших клиентов, потому что они не могут видеть эти зарегистрированные часы.
И, конечно же, инструмент, который отслеживает часы работы, надежный, простой в использовании, с API и тому подобным… [Это означает], что мы можем подключаться к нашим различным складам и системам автоматизации».
Из-за простоты использования люди из Ideamotive привыкли регистрировать свои часы в Clockify и теперь считают это основной частью своего рабочего дня:

«По сути, Clockify жизненно важен, [потому что] он очень надежен и прост. Что нам нужно, так это надежный инструмент, который имеет множество плагинов, прост в использовании и имеет отличный UX, в котором мы можем отмечать и видеть разных людей в разных проектах.
И это то, что Clockify обеспечивает, безусловно. Без этого мы были бы слепы и глухи и не могли бы действовать. Для нас это было бы как без рук. Так что это очень важно».

Как Clockify изменил рабочий процесс Ideamotive?
Поскольку прозрачность является ключом к рабочему процессу Ideamotive, нам очень хотелось узнать, повлиял ли Clockify на повышение прозрачности их операций.
Оказывается, Clockify с самого начала привел к мгновенным изменениям:

«С тех пор, как я начал использовать Clockify, я заметил несколько изменений. Первое и самое заметное — это улучшение общего баланса между работой и личной жизнью. Прежде чем я начал использовать Clockify, я отслеживал свое время вручную, что было очень трудоемким и неточным.
С функцией таймера Clockify легко отслеживать, сколько времени я трачу на каждую задачу, поэтому я могу лучше осознавать, куда уходит мое время.
Кроме того, функция отчетности позволила мне легко увидеть, где я провожу больше всего времени, чтобы я мог соответствующим образом настроить свой рабочий процесс. В целом, использование Clockify помогло мне более продуктивно и эффективно распоряжаться своим временем».

После некоторого использования Clockify Камил заметил несколько улучшений в своем общении с клиентами:

«Поскольку Clockify позволяет мне делиться подробными отчетами с клиентами, они могут точно видеть, сколько времени я потратил на их проекты, что облегчает им понимание моих счетов. Кроме того, возможность добавлять комментарии к каждой записи задачи позволила мне держать клиентов в курсе моего прогресса без необходимости отправлять отдельное электронное письмо или отчет. Это привело к меньшему количеству вопросов и лучшему пониманию моей работы от их имени».
Как Ideamotive использует Clockify?
Помнить о своем времени не всегда естественно, если у вас недостаточно данных для резервного копирования. Поскольку Clockify позволяет командам любого размера видеть, на что именно уходит их время, мы хотели услышать все, что Камил сказал о том, как они используют наше приложение для отслеживания времени.

«По сути, в команде доставки таланты должны ежедневно вести учет своего рабочего времени, но это зависит от потребностей наших клиентов. Некоторым клиентам не нужны зарегистрированные часы, поэтому таланты регистрируют только 8 часов. Но есть небольшие стартапы, которые очень гибки или нуждаются в оптимизации своих затрат, поэтому им нужно [больше] подробностей. Это то, что знает команда доставки, и они действуют соответственно».
Ежедневные операции Ideamotive в значительной степени зависят от системы, которая обеспечивает достаточную прозрачность времени и усилий, затраченных командой доставки на выполнение каждой задачи. Из-за этого они решили дополнительно протестировать Clockify и посмотреть, как он вписывается в другие аспекты их бизнеса:

«Иногда, что касается маркетинга, нам нравится записывать [время], чтобы увидеть приложенные усилия и сравнить их с полученными результатами. Так что иногда мы используем его как ROI или просто для сравнения AB-тестирования и чего-то подобного в бизнес-команде. Но это не для прозрачности — это для целей анализа».
Поскольку Clockify предоставляет подробный обзор прогресса каждого, получение точного анализа занимает несколько секунд.

Нужно ли отслеживать время при удаленной работе?
Хотя удаленная работа имеет немало недостатков, таких как проблемы, вызванные физическим расстоянием и отсутствием прозрачности, отслеживание времени помогает преодолеть разрыв в общении.
Независимо от того, являетесь ли вы частью удаленной команды или работаете фрилансером, отслеживание рабочего времени может помочь вам повысить уровень производительности и легче завоевать доверие в удаленной среде.
Давайте посмотрим, что люди из Ideamotive сказали о том, чтобы оставаться в курсе всех задач, сохраняя при этом достаточно времени для более острых вопросов.
Каждая секунда важна, когда вы работаете удаленно
Если мы чему-то и научились у Ideamotive, так это тому, что каждая секунда имеет значение. Но они также знают, что уровень нашей производительности имеет тенденцию к снижению, когда каждую мелочь, которую нам нужно сделать для повышения прозрачности удаленной команды, приходится делать вручную. Вот почему они отдают приоритет автоматизации:

«Мы знаем, что время ограничено, поэтому мы скорее управляем инструментами, чем временем, и для этого мы оптимизируем и автоматизируем вещи. Если что-то можно повторить, мы автоматизируем это первым делом с утра. Несмотря на то, что нам нужно отчитываться, иметь надзор и прозрачную информацию о чем-то, мы автоматизируем это, чтобы оно создавалось само».
К счастью, отслеживание времени — одно из тех занятий, которое не требует сознательных усилий, если все сделано правильно.
Clockify профессиональный совет
Отслеживание времени не должно занимать слишком много времени в течение вашего напряженного дня. Вы можете автоматизировать эту задачу в настольном приложении Clockify, включив параметр «Автоматическое отслеживание».
Заключительные мысли: Удаленная работа воплощает мечту в реальность, если вы бережете свое время
Беглый взгляд на рабочий процесс Ideamotive показал, что удаленная работа — это больше, чем просто долгий путь проб и ошибок.
Эта ИТ-компания сумела усовершенствовать свою удаленную систему настолько, чтобы обеспечить максимальную эффективность своих команд, но не пренебрегая важностью правильного баланса между работой и личной жизнью.
Тем не менее, чтобы преодолеть проблемы, возникающие из-за отсутствия командного взаимодействия, эксперты Ideamotive поняли, что им нужно бережно относиться к своему времени.
Так что, если у вас когда-либо возникали сомнения по поводу того, как заставить удаленную работу работать, вы никогда не ошибетесь, если обратите внимание на то, как вы проводите свое время.
Хотя знание того, сколько часов требуется, чтобы ответить на все электронные письма, может не решить каждую небольшую проблему, с которой вам сталкивается удаленная работа, это принесет вам ясность, прозрачность и доверие — и это так же хорошо.
️Вы и ваша команда работаете удаленно? Есть ли у вас какие-либо советы и рекомендации по максимально эффективному удаленному сотрудничеству? Дайте нам знать по адресу [email protected], чтобы получить возможность быть представленным в этой или в одной из наших будущих статей.