Руководство по формату бизнес-отчета: формальная структура и примеры

Опубликовано: 2021-12-24

Когда дело доходит до отчетов, это может быть наименее интересным из ежедневных деловых задач, тем не менее, они жизненно важны для роста вашего бизнеса, поскольку хороший отчет может помочь вам усовершенствовать свои стратегии и планировать будущее. Поэтому важно иметь соответствующий бизнес-формат, чтобы все было понятно и понятно.

В этой статье мы уточним определение бизнес-отчета, его преимущества для любой организации, различные типы и способы его структурирования, несколько примеров и, что более важно, как отформатировать простой отчет.

Похожие сообщения:

7 вещей, которые должен включать каждый маркетинговый отчет
Плюсы, минусы и как на самом деле быть ориентированным на рынок
Преимущества и как провести маркетинговый аудит?
55 лучших примеров руководства по бренду для изучения

Что такое бизнес-отчет?

Бизнес-отчет представляет собой компиляцию данных, которые представляют исторические детали, связанные с деятельностью, развитием, точками зрения отдельных отделов организации, и создают основу для потенциальных процессов принятия решений или фактических точек зрения, необходимых для координации бизнес-функций.

Важно идентифицировать эти типы отчетов, чтобы лучше распознавать наилучшие способы использования бизнес-отчетов. Он организует информацию для определенного сектора. В то время как в некоторых отчетах используется более комплексный подход для оценки функциональности и политик конкретного отдела, в других типах бизнес-отчетов больше внимания уделяется общей картине управления бизнесом.

Почему бизнес-отчет важен

Такие отчеты также позволяют собирать данные, отслеживая ход выполнения. Вы можете сравнить различные периоды и операции, развитие и т. д. Вы также можете увидеть, какие товары или услуги более эффективны, чем другие, какие маркетинговые кампании работают лучше, чем другие, и какие рынки или сегменты требуют большего внимания.

Полезно собирать все эти данные, и при этом вы создаете бумажную запись своих прошлых событий. Они позволяют лицам, не связанным с бизнесом, например банкам или инвесторам, быть в курсе вашей деятельности и результатов, а также сообщать заинтересованным сторонам о материальных и нематериальных активах вашего бизнеса.

Следующие преимущества составления надлежащего бизнес-отчета могут способствовать росту вашего бизнеса.

Оценка рисков и возможности

Вы повысите осведомленность об угрозах и возможностях в вашей организации с помощью образцов бизнес-отчетов. Образцы отчетов подчеркивают связь между финансовыми и нефинансовыми показателями: они оптимизируют процессы, сокращают расходы и повышают общую согласованность.

Тенденции и связи

Образцы бизнес-отчетов позволят вам сравнить свои результаты с другими бизнес-подразделениями или предприятиями в той же отрасли. Шаблон отчета на более детальном уровне поможет вам вникнуть в организационные показатели, особенности и найти сходства, которые в противном случае остались бы незамеченными. Получение более глубокого понимания ваших данных в современное цифровое время позволит вам разработать стратегии, которые улучшат основные аспекты роста вашего бизнеса за счет выявления тенденций. Ценность бизнес-отчета иллюстрируется только этим аспектом.

Бизнес-аналитика (БИ)

Полезные инструменты BI могут решить ваше выживание на рынке.

Создавая бизнес-отчет компании, предназначенный для улучшения ваших операций BI и решения критических корпоративных вопросов, вы можете получить возможность обсудить уникальные наблюдения, которые могут принести значительную пользу, и отслеживать общие расходы. Вы можете предоставить основные компоненты для разработки эффективного плана бизнес-аналитики, поняв, как построить отчет с конкретными примерами и шаблонами.

Купить в

Хотя существует множество различных типов бизнес-отчетов для компании, все они имеют одну общую черту: сбор данных и отслеживание бизнес-деятельности, связанной с чем-то конкретным. Работая с правильными отчетами, пользователи могут выполнять глубокий визуальный анализ многих ключевых областей или функций бизнеса и давать обоснованные рекомендации, которые в конечном итоге повысят эффективность и стимулируют инновации.

Хотя в организации есть несколько различных типов бизнес-отчетов, все они имеют одну общую характеристику: сбор информации и мониторинг бизнес-операций, связанных с чем-то конкретным. Пользователи могут проводить углубленный визуальный анализ многих важных областей или функций бизнеса, общаясь с правильными отчетами и делая обоснованные предложения, которые в конечном итоге повысят производительность и будут способствовать инновациям.

Операционная эффективность

Чем более объективным становится отчет, тем четче данные. Если данные хорошо структурированы и четкие, лучше всего наблюдать за бизнес-операциями с минимальными затратами, сводя к минимуму время, необходимое для проверки результатов.

Строгая структура бизнес-отчетов обеспечивает углубленный обзор, в котором авторы демонстрируют, как были интерпретированы их результаты.

Маркетинговый отчет, например, может минимизировать время, затрачиваемое на оценку конкретной кампании. Напротив, отчет HR может дать представление о процессе найма и определить, например, почему стоимость найма увеличилась.

Специфика

Вы предоставите себе жизненно важную возможность обсудить конкретные проблемы, если заполните бизнес-отчет, который также используется, когда необходимо принять решение. Они служат многим целям: некоторые записывают детали будущего планирования, некоторые записывают исторические данные для объяснения сценария, а третьи предоставляют жизнеспособную альтернативу бизнес-проблеме. Некоторые исполнительные информационные панели предназначены для повседневного использования, в то время как шаблон ежемесячного бизнес-отчета может позволить вам более последовательно и поэтапно характеризовать вашу деятельность. Все они являются ключом к успеху в бизнесе, поскольку упрощают сложные результаты анализа.

Как указывалось ранее, чем четче данные, тем более рентабельными будут результаты, поэтому важно учитывать конкретные данные, которые необходимо интегрировать в этот тип отчета.

В разных отраслях можно найти несколько примеров основных показателей эффективности, которые следует учитывать при создании этого типа отчета. Чтобы сравнить отраслевые ценности и увидеть своих конкурентов, вы также можете создать межведомственный отчет и отчет между компаниями.

Точность и согласованность

Данные — это обширная среда в цифровом мире, и если вы хотите в полной мере использовать ее, важно стремиться к согласованности и точности. Если ваши данные будут упущены, это может повредить компании в долгосрочной перспективе. Использование платформы онлайн-панелей для составления отчетов является огромным преимуществом с точки зрения простоты использования, экономии времени, но, что наиболее важно, точности информации, которую вы собираетесь использовать.

Все в вашем отчете будет актуальным, когда вы будете иметь дело с данными в режиме реального времени, а решения, которые вы будете принимать, будут подкреплены последними фактами. Примеры бизнес-отчетов невероятно полезны при изучении данных и выполнении анализа данных для получения ценной информации. Благодаря визуализации результатов они придадут отчету существенную дополнительную ценность, добавляя ясности и понимания анализу, что является конечной целью примеров бизнес-отчетности.

Обручение

Вы можете понять интуитивно понятные и визуальные инструменты отчетности, ориентированные на бизнес, которые передают сообщение, актуальное для аудитории. Всего несколькими щелчками мыши вы можете получить глубокое понимание при изучении ваших данных. Чистый и индивидуальный отчет ценен.

Бенчмаркинг

Вы будете поддерживать работу своей компании, стимулируя общий рост и уровень производительности, регулярно устанавливая цели, ориентированные на наиболее важные бизнес-приоритеты, и работая с инструментами визуальной отчетности.

Коммуникация

Улучшение внутренней координации и связности — одно из ключевых применений бизнес-отчетов. Вы мотивируете всех в организации более широким доступом к знаниям, имея доступ в режиме реального времени к наиболее важным бизнес-данным, а также улучшая способ их интерпретации и представления, что, в свою очередь, укрепит внутреннюю коммуникацию и сотрудничество.

Эти отчеты также могут быть нескольких разных видов, но все они имеют одну общую характеристику: сбор данных и мониторинг всего, что имеет непосредственное отношение к бизнес-деятельности. Оттуда их автор также проведет обзор и предоставит организациям информацию.

Читать далее:

Как построить и измерить капитал бренда?
Что такое торговый аванс?
Как стать дистрибьютором?
20 советов по улучшению присутствия бизнеса в социальных сетях

Виды бизнес-отчетов.

Неофициальный отчет

Неформальным отчетом может быть одна или две страницы в формате письма или заметки. Им также можно поделиться по электронной почте. Вашему бизнесу придется принять определенный формат, поэтому было бы полезно использовать прошлые отчеты в качестве справочного материала.

В качестве альтернативы, чтобы облегчить чтение, вы можете выбрать стиль с заголовками и подзаголовками, числовыми списками или структурой. В качестве темы следует добавить название доклада.

Удостоверьтесь, что вы принимаете во внимание читателя вашего доклада и используете подходящую для вашей аудитории лексику и тон. Несмотря на это, доступность и точность продолжают оставаться важными компонентами.

Официальный отчет

Как правило, формальный отчет является более подробным и занимает много страниц. Фактическая точность, произношение и грамматика являются обязательными.

Если отчет пишется более чем одним человеком, убедитесь, что он последователен (без резких скачков от одной темы к другой) и четким голосом (отсутствуют отвлекающие стилевые контрасты). У вашего бизнеса будет свой формат отчета, или вам, возможно, придется создать его с нуля.

Структура бизнес-отчета.

Содержание бизнес-отчета может основываться на том, о чем вы пишете. Даже стиль письма может зависеть от того, о ком вы пишете. Тем не менее, существует общая основа, которую принимает большинство рыночных отчетов. В этой статье мы можем взглянуть на то, как структурировать бизнес-отчет для обеспечения полной последовательности и профессионализма.

Титульная страница

Каждый бизнес-отчет должен иметь страницу для заголовка. В самом заголовке должно быть указано, о чем отчет. Вы также должны указать свое имя и дату отчета.

Резюме

Обзор ключевых моментов — это начальная страница большинства бизнес-отчетов. Постарайтесь дать краткий обзор того, о чем статья. Как проводилось исследование (например, методы сбора данных), основные результаты исследования. Кроме того, осветить основные выводы и предложения.

Если отчет состоит из абзаца или двух, эта часть может не понадобиться. Тем не менее, полное резюме требуется для более длинных или более полных отчетов.

Для длинных отчетов необходимо добавить эту страницу. Вы должны включить заголовок каждого раздела и структуру отчета. Старайтесь точно сопоставлять заголовки с теми, которые используются в основном тексте. Также правильно нумеруйте разделы.

Введение

Первый раздел исследования – официальное введение. Здесь объясните синопсис отчета, который вы получили, когда вас попросили подготовить документ. Это структурирует оставшуюся часть исследования, охватывая справочную информацию (например, историю компании или рыночные данные), цель отчета (т. будет уволен).

Методы и выводы

Иметь раздел о методологии при выполнении исследовательской работы. Это может быть так же просто, как определить источники, которые вы используете, и почему вы их выбрали. Покажите читателю, как данные были собраны и проанализированы.

Вы должны уточнить свои результаты позже. В этом разделе будут просто и кратко описаны результаты вашего анализа, убедитесь, что все ключевые моменты, указанные в аннотации, учтены.

Совет здесь состоит в том, чтобы разделить результаты на подразделы, включая заголовки, чтобы направить читателя к информации, которую вы представили. В то же время, используйте диаграммы и диаграммы для визуальной передачи информации, но убедитесь, что они четко обозначены, чтобы читатель понял их связь с текстом.

заключение и рекомендации

Последний ключевой раздел вашего отчета включает выводы и рекомендации. Раздел заключения должен обобщать то, что показало вам исследование. Если вас попросят сделать это, вы также можете порекомендовать соответствующие шаги на основе ваших результатов. Если вы не уверены в том, что предложить в этом, то отразите цели, определенные в вашем брифе.

использованная литература

Покажите сторонние источники в библиографии, если вы использовали их при написании отчета. Примерами могут служить деловые документы, академические статьи или даже новостные сводки.

Цель состоит в том, чтобы продемонстрировать, на чем вы основывали свои результаты и выводы.

Приложения

Наконец, на протяжении всего исследования вы могли получить дополнительные документы, такие как стенограммы интервью, маркетинговые материалы или финансовые данные. Включение этого в основной отчет было бы слишком длинным и запутанным, однако в конце документа вы можете переместить его в приложение (или несколько приложений) на случай, если читатель будет его искать.

Примеры бизнес-отчета

Шаблон белой бумаги

Белые книги — идеальный инструмент для обучения и убеждения заинтересованных сторон. Их также могут использовать консультанты, чтобы повысить свою популярность среди крупных консалтинговых фирм и эксклюзивных компаний или использовать их в качестве лид-магнитов в рекламе на Facebook и т. д.

Отточенный шаблон, как всегда, гораздо более привлекателен для руководителей высшего звена или потенциальных клиентов. Самый простой способ создать что-то одновременно привлекательное и простое для понимания — это шаблон бизнес-отчета или шаблон отчета о консультациях.

Например, в этом консультационном отчете целая страница посвящена визуальным элементам, чтобы отчет не был скучным. Он также поддерживает данные.

Шаблон плана проекта

Самый простой способ следить за ходом проекта — это составить график проекта.

Но может быть сложно показать шаги к завершению проекта и показать, насколько каждый шаг можно предпринять и наблюдать. Если вы консультант и у вас нет бизнес-моделей, на которые можно положиться, это чрезвычайно сложно.

Идеальным способом представить, что и когда должно произойти, является этот шаблон плана проекта. С помощью гистограмм, значков и цветового кодирования этот шаблон эффективно представляет информацию. Вы можете настроить расписание, войдя в редактор и нажав на гистограмму.

Шаблон бизнес-кейса

Бизнес-кейсы обычно предоставляют ресурсы для объяснения того, как реальные компании справились с конкретным сценарием или проблемой. Обычно тематическое исследование включает в себя бизнес-теорию и иллюстрирует ее актуальность в реальных ситуациях.

Например, этот шаблон иллюстрирует, как Gen Led использует высокое качество для увеличения продаж на конкурентном рынке.

Как оформить простой бизнес-отчет

Использование обычного шаблона с одинарным интервалом в Word лучше всего подходит для ввода и форматирования одностраничных бизнес-отчетов.

Запустите Word и разверните окно Word, а затем щелкните вкладку «Файл» > «Создать» и выберите «Традиционный пустой документ с одним интервалом» .

Форматирование символов можно использовать, когда вы хотите отформатировать текст, как отдельные слова в документе. Это можно сделать с помощью мини-панели инструментов, которая отображается только при наведении курсора на выделенный текст в документе или из группы шрифтов вкладки «Главная». В группе «Шрифт» есть широко используемые кнопки, которые можно использовать для добавления полужирного шрифта, курсива, подчеркивания, тени, обводки или цвета к тексту.

Форма и размер шрифта по умолчанию — Calibri размером 11 пунктов, но вы можете изменить его атрибуты или внешний вид после того, как вы выбрали тип шрифта. Например, сделав шрифт полужирным, курсивным или подчеркнутым, вы можете настроить размер шрифта или его стиль.

Чтобы оживить ваши документы, вы также можете добавить цвет и применить специальные текстовые эффекты. Размер шрифта рассчитывается путем оценки высоты символа в единицах, называемых пунктами. Обычные размеры шрифта для текста составляют 10, 11 и 12 пунктов.

Изменяя расстояние между символами и словами, теперь вы также можете добавить кернинг к тексту слова. Вы также можете настроить регистр документа, включая верхний или нижний регистр.

Включите символ для отображения/скрытия. В верхней части страницы, которая является существующей точкой вставки, будет мигать ваш двутавровый луч. Затем включите символ Show/Hike, чтобы вы могли видеть метки между абзацами и строками.

Нажмите на вкладку «Главная» > «Группа абзацев» > «Показать/скрыть кнопку» .
Нажмите ВВОД 5 раз, чтобы начать с первой строки отчета, которая находится на расстоянии 2 дюймов от верхнего края страницы.
Выберите первые две строки заголовка отчета и на вкладке «Главная» > «Группа шрифтов» настройте размер шрифта на 14 пунктов , полужирный и по центру.
Когда текст уже выбран, нажмите на вкладку «Главная» > «Группа шрифтов» > кнопку «Изменить регистр» и измените регистр на ПРОПИСНЫЕ.
Нажмите ENTER один раз после ЗАГОЛОВКА, чтобы добавить пробел между ЗАГОЛОВКОМ и СУБТИТРОМ. Выберите следующие 3 строки (SUBTITLE, BYLINE и DATE) и измените размер шрифта на 12 пунктов, полужирный и по центру. Нажмите ENTER после каждой строки, чтобы SUBTITLE, BYLINE и DATE были разделены двойным интервалом.
Используйте заглавные буквы и полужирный шрифт БОКОВЫХ ЗАГОЛОВКОВ. Чтобы использовать все три одновременно, выберите первый заголовок, затем, удерживая нажатой клавишу Ctrl на клавиатуре, коснитесь других заголовков.
Под заголовком LibreOffice WRITER выберите 3 строки текста
Нажмите на вкладку «Главная» > «Группа абзацев» и выберите « Нумерация », чтобы применить свой стиль нумерации.
Не забывайте проверять орфографию, вычитывать и предварительно просматривать документ на правописание и форматирование.