Guia de formato de relatório de negócios: estrutura formal e exemplos

Publicados: 2021-12-24

Quando se trata de relatórios, pode ser a menos divertida das tarefas diárias de negócios, mas são vitais para o crescimento do seu negócio, pois um bom relatório pode ajudá-lo a refinar suas estratégias e planejar o futuro. Por isso, é importante ter um formato de negócio adequado para apresentar tudo com clareza e facilitar o entendimento do seu conteúdo.

Neste artigo, vamos esclarecer a definição de um relatório de negócios, seus benefícios para qualquer organização, diferentes tipos e formas de estruturá-lo, alguns exemplos e, mais importante, como formatar um simples.

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O que é o relatório de negócios?

Um relatório de negócios é uma compilação de dados que apresenta detalhes históricos relacionados às atividades, desenvolvimento, perspectivas de departamentos específicos de uma organização e cria uma estrutura para possíveis processos de tomada de decisão ou perspectivas factuais necessárias para coordenar as funções de negócios.

É importante identificar esses tipos de relatórios para reconhecer melhor os melhores usos para relatórios comerciais. Ele organiza as informações para um determinado setor. Enquanto alguns relatórios passarão por uma abordagem mais abrangente para avaliar a funcionalidade e as políticas de um departamento específico, outros tipos de relatórios de negócios se concentrarão mais no quadro geral de gerenciamento de negócios.

Por que um relatório de negócios é importante

Esses relatórios também permitem a coleta de dados acompanhando o progresso. Você pode comparar os diferentes períodos e operações, desenvolvimento, etc. Você também pode ver quais bens ou serviços são mais eficazes do que outros, quais campanhas de marketing têm melhor desempenho do que outras e quais mercados ou segmentos precisam de mais foco.

É útil adquirir todos esses dados e, ao fazê-lo, você está criando um registro em papel de seus eventos passados. Eles permitem que pessoas de fora da empresa, como bancos ou investidores, estejam cientes de suas atividades e resultados e que as partes interessadas conheçam os ativos tangíveis e intangíveis de sua empresa.

Os seguintes benefícios de fazer um relatório de negócios adequado podem contribuir para o crescimento do seu negócio.

Avaliação de risco e oportunidade

Você melhorará a conscientização sobre ameaças e oportunidades em sua organização por meio de amostras de relatórios comerciais. Relatórios de amostra enfatizam a conexão entre desempenho financeiro e não financeiro: eles simplificam processos, cortam custos e melhoram a consistência geral.

Tendências e conexões

Amostras do relatório de negócios permitirão que você compare seus resultados com outras unidades de negócios ou negócios do mesmo setor. Um modelo de relatório em um nível mais detalhado ajudará você a aprofundar os indicadores organizacionais, as especificidades e encontrar semelhanças que, de outra forma, passariam despercebidas. Obter uma compreensão mais profunda de seus dados no tempo digital moderno permitirá que você desenvolva estratégias que melhorem os principais aspectos do crescimento de seus negócios por meio da detecção de tendências. O valor de um relatório de negócios é ilustrado apenas por este aspecto.

Inteligência de Negócios (BI)

As ferramentas úteis de BI podem decidir sua sobrevivência no mercado.

Ao produzir um relatório de negócios da empresa projetado para aprimorar suas operações de BI e abordar questões corporativas críticas, você pode obter a oportunidade de discutir observações exclusivas que podem criar um benefício significativo e monitorar os gastos gerais. Você pode fornecer componentes básicos para desenvolver um plano de inteligência de negócios eficaz, entendendo como criar um relatório com exemplos e modelos específicos.

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Embora existam muitos tipos diferentes de relatórios de negócios para uma empresa, todos eles têm uma característica comum: coletar dados e rastrear as atividades de negócios relacionadas a algo específico. Ao trabalhar com os relatórios certos, os usuários podem realizar análises visuais detalhadas de muitas áreas ou funções de negócios importantes e fornecer recomendações informadas que, em última análise, melhorarão a eficiência e incentivarão a inovação.

Embora uma organização tenha vários tipos diferentes de relatórios de negócios, todos eles compartilham uma característica semelhante: coletar informações e monitorar atividades de negócios vinculadas a algo específico. Os usuários podem realizar uma análise visual detalhada de muitas áreas ou funções de negócios importantes, comunicando-se com os relatórios corretos e fazendo sugestões educadas que eventualmente aumentarão a produtividade e promoverão a inovação.

Eficiência operacional

Quanto mais o relatório se tornar objetivo, mais claros serão os dados. Se os dados estiverem bem estruturados e claros, é melhor observar as operações de negócios de forma econômica, minimizando o tempo necessário para revisar as descobertas.

Uma estrutura sólida para relatórios de negócios fornece uma análise aprofundada na qual os autores demonstram como seus resultados foram interpretados.

Um relatório de marketing, por exemplo, pode minimizar o tempo gasto para avaliar uma determinada campanha. Por outro lado, um relatório de RH pode fornecer perspectivas sobre o processo de recrutamento e determinar, por exemplo, por que o custo por contratação aumentou.

Especificidade

Você estará oferecendo a si mesmo uma oportunidade vital para discutir preocupações específicas se preencher um relatório de negócios, que também é usado quando as decisões precisam ser tomadas. Eles servem a muitos propósitos: alguns registram detalhes de planejamento futuro, alguns registram dados históricos para explicar um cenário e outros fornecem uma alternativa viável para um problema de negócios. Alguns painéis executivos são para uso diário, enquanto um modelo de relatório de negócios mensal pode permitir que você caracterize suas atividades de forma mais constante e incremental. Todos eles são fundamentais para o sucesso do negócio, pois simplificam os resultados de análises complicadas.

Como dito anteriormente, quanto mais claros os dados, mais rentáveis seriam os resultados, por isso deve ser importante ter em mente os dados específicos a serem integrados neste tipo de relatório.

Em diferentes setores, você pode encontrar vários exemplos de indicadores de desempenho principais que devem ser considerados ao criar esse tipo de relatório. Para comparar os valores do setor para ver sua concorrência, você também pode criar um relatório interdepartamental e entre empresas.

Precisão e consistência

Os dados são um ambiente vasto no mundo digital e, se você quiser aproveitá-los ao máximo, é importante buscar consistência e precisão. Se seus dados forem perdidos, isso poderá prejudicar a empresa a longo prazo. Usar uma plataforma de painel online para compilar seus relatórios é um enorme benefício em termos de facilidade de uso, economia de tempo, mas o mais importante, a precisão das informações que você vai usar.

Tudo em seu relatório estará atualizado quando você lidar com dados em tempo real, e as decisões que você tomará serão apoiadas com os fatos mais recentes. Os exemplos de relatórios de negócios são incrivelmente úteis ao explorar os dados e realizar análises de dados para obter informações valiosas. Com a visualização dos resultados, eles fornecerão um valor agregado substancial ao relatório, agregando mais clareza e compreensão à análise, que é o objetivo final dos exemplos de relatórios de negócios.

Noivado

Você pode entender ferramentas de relatórios intuitivas e visuais centradas nos negócios que comunicam uma mensagem relevante para o público. Com apenas alguns cliques, você pode obter insights profundos enquanto examina seus dados. Um relatório limpo e personalizado é valioso.

avaliação comparativa

Você manterá sua empresa funcionando enquanto catalisa seus níveis gerais de crescimento e produtividade, definindo regularmente metas centradas em suas prioridades de negócios mais críticas e operando com ferramentas de relatórios visuais.

Comunicação

Melhorar a coordenação interna e a conectividade é uma das principais aplicações dos relatórios de negócios. Você motivará todos na organização com maior acesso ao conhecimento, tendo acesso em tempo real aos dados de negócios mais importantes, melhorando a maneira como você os interpreta e os apresenta, o que, por sua vez, fortalecerá a comunicação e a colaboração internas.

Esses relatórios também podem ser de vários tipos, mas todos têm uma característica comum: coletar dados e monitorar qualquer coisa particularmente relevante para as atividades comerciais. A partir daí, seu autor também fará uma revisão e fornecerá insights às organizações.

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Tipos de relatório de negócios

O relatório informal

Uma ou duas páginas e formatadas como uma carta ou memorando pode ser o relatório informal. Também pode ser compartilhado por e-mail. Sua empresa terá um formato específico a ser adotado, portanto, seria útil usar relatórios anteriores como referência.

Como alternativa, para facilitar a leitura, você pode selecionar um estilo com títulos e subtítulos, listas numéricas ou um esboço. Como linha de assunto, o título do relatório deve ser adicionado.

Certifique-se de levar em consideração o leitor do seu relatório e usar seu vocabulário e tom apropriados ao público. Mesmo assim, acessibilidade e precisão continuam sendo componentes importantes.

O relatório oficial

Normalmente, o relatório formal é mais detalhado e tem muitas páginas. Precisão factual, pronúncia e gramática são uma obrigação.

Se mais de uma pessoa escrever o relatório, certifique-se de que ele tenha consistência (sem saltos abruptos de um assunto para outro) e uma voz clara (sem contrastes de estilo que distraiam). Sua empresa teria seu formato de relatório ou talvez você precisasse criar um do zero.

A estrutura de um relatório de negócios

O conteúdo de um relatório de negócios pode depender do que você está escrevendo. Até mesmo o estilo de escrita pode depender de quem você está escrevendo. Há uma estrutura geral, porém, que a maioria dos relatórios de mercado adota. Neste artigo, então, podemos ver como estruturar um relatório de negócios para total consistência e profissionalismo.

Folha de rosto

Cada relatório de negócios deve ter uma página para o título. O próprio título deve indicar do que se trata o relatório. Você também deve incluir seu nome e a data do relatório.

Resumo

Uma revisão dos pontos-chave é a página inicial da maioria dos relatórios de negócios. Esforce-se para dar um breve resumo do que trata o artigo. Como o estudo foi conduzido (por exemplo, métodos de coleta de dados), os principais resultados do estudo. Além disso, trazer à tona as principais conclusões e sugestões.

Se for um relatório com um ou dois parágrafos, essa parte pode não ser necessária. No entanto, um resumo executivo completo é necessário para relatórios mais longos ou mais abrangentes.

Índice

Para relatórios longos, esta página deve ser adicionada. Você deve incluir o título de cada seção e a estrutura do relatório. Tente corresponder exatamente aos títulos usados no texto principal. Além disso, numere as seções corretamente.

Introdução

A primeira seção do estudo é a introdução formal. Aqui, explique a sinopse do relatório que você recebeu quando solicitado a preparar o artigo. Isso estrutura o restante do estudo cobrindo informações básicas (por exemplo, histórico da empresa ou dados de mercado), intenção do relatório (ou seja, o que você pretende alcançar) e seu escopo (ou seja, o que será incluído no artigo e o que será demitido).

Métodos e Descobertas

Tenha uma seção sobre a metodologia ao realizar o trabalho de pesquisa. Isso pode ser tão simples quanto identificar as fontes que você está usando e por que as escolheu. Mostre ao leitor como os dados foram coletados e analisados.

Você deve esclarecer seus resultados depois. Esta seção descreverá de forma simples e concisa os resultados de sua análise, garantindo que todos os pontos-chave apontados no resumo sejam abordados.

O conselho aqui é dividir os resultados em subseções, incluindo títulos para direcionar o leitor com as informações apresentadas. Enquanto isso, use gráficos e diagramas para transmitir informações visualmente, mas certifique-se de que estejam claramente rotulados para que o leitor entenda sua relação com o texto.

Conclusões e Recomendações

A seção chave final do seu relatório inclui conclusões e recomendações. A seção de conclusão deve resumir o que o estudo lhe mostrou. Se solicitado, você também pode recomendar etapas relevantes com base em seus resultados. Se você não tiver certeza sobre o que propor nisso, reflita as metas definidas em seu briefing.

Referências

Mostre fontes de terceiros em uma bibliografia se você as tiver usado ao escrever o relatório. Exemplos são documentos de negócios, artigos acadêmicos ou até mesmo reportagens.

O objetivo é demonstrar em que você baseou seus resultados e conclusões.

Apêndices

Por fim, ao longo de seu estudo, você pode ter obtido documentos adicionais, como transcrições de entrevistas, conteúdo de marketing ou detalhes financeiros. Seria muito longo e confuso incluir isso no relatório principal, no entanto, no final do artigo, você pode movê-lo para um apêndice (ou muitos apêndices) caso o leitor o procure.

Exemplos de um relatório de negócios

Modelo de Livro Branco

Os white papers são um instrumento ideal para educar e persuadir as partes interessadas. Eles também podem ser usados por consultores para aumentar sua popularidade com grandes empresas de consultoria e empresas boutique ou para usá-los como iscas digitais em publicidade no Facebook, etc.

Um modelo polido é, como sempre, muito mais propenso a envolver líderes seniores ou clientes em potencial. A maneira mais fácil de criar algo atraente e fácil de compreender é um modelo de relatório de negócios ou modelo de relatório de consultoria.

Por exemplo, este relatório de consultoria tem uma página inteira dedicada a recursos visuais para evitar que o relatório seja monótono. Ele também suporta dados.

Modelo de Plano de Projeto

A maneira mais fácil de manter um projeto nos trilhos é por meio de um cronograma de projeto.

Mas pode ser difícil mostrar as etapas para concluir um projeto e mostrar como cada etapa é acionável e observável. Se você é um consultor e não tem modelos de negócios nos quais depender, isso é extremamente desafiador.

Uma maneira ideal de imaginar o que precisa acontecer e quando é este modelo de plano de projeto. Com gráficos de barras, ícones e codificação de cores, este modelo apresenta informações de forma eficaz. Você pode personalizar a programação entrando no editor e clicando no gráfico de barras.

Modelo de estudo de caso de negócios

Os estudos de caso de negócios geralmente fornecem recursos para explicar como as empresas reais lidaram com um cenário ou problema específico. Normalmente, o estudo de caso inclui teoria de negócios e ilustra sua relevância para situações reais.

Por exemplo, este modelo ilustra como a Gen Led usa alta qualidade para aumentar as vendas em um mercado competitivo.

Como formatar um relatório de negócios simples

Usar o modelo convencional de espaçamento único no Word é melhor ao digitar e formatar relatórios de negócios de uma página.

Inicie o Word e maximize a janela do Word e, em seguida, clique na guia Arquivo > Novo e escolha Documento em branco tradicional com espaçamento único .

A formatação de caracteres pode ser usada quando você deseja formatar texto como palavras individuais em um documento. Isso pode ser feito usando a Minibarra de ferramentas, que só é exibida quando você aponta para um texto selecionado em um documento ou no Grupo de fontes da guia inicial. Existem botões amplamente usados no Grupo de Fontes que você pode usar para adicionar negrito, itálico, sublinhado, sombra, traço ou cor ao seu texto.

A forma e o tamanho da fonte padrão são Calibri de 11 pontos, mas você pode alterar seus atributos ou a aparência depois de escolher um tipo de fonte. Por exemplo, colocando a fonte em negrito, itálico ou sublinhado, você pode ajustar o tamanho da fonte ou ajustar seu estilo.

Para incrementar seus papéis, você também pode adicionar cores e aplicar efeitos de texto especiais. O tamanho da fonte é calculado estimando a altura do caractere em unidades chamadas pontos. Os tamanhos de fonte regulares são 10, 11 e 12 pontos para texto.

Ao alterar o espaçamento entre caracteres e palavras, agora você também pode adicionar kerning ao texto da palavra. Você também pode ajustar as maiúsculas e minúsculas do documento, incluindo maiúsculas ou minúsculas.

Ative o Símbolo para Mostrar/Ocultar. Na parte superior da página, que é o ponto de inserção existente, seu I-beam piscará. Em seguida, ative o símbolo Mostrar/Caminhada para que você possa ver as marcas de espaço de parágrafo e linha.

Toque na guia Início > Grupo de parágrafos > Botão Mostrar/Ocultar
Clique em ENTER 5 vezes para iniciar na primeira linha do relatório que está a 2 polegadas do topo da página
Escolha as duas primeiras linhas do título do relatório e na aba Home > Font Group , ajuste o tamanho da fonte para 14 pontos , negrito e centralizado.
Com o texto já escolhido, toque na guia Home > Font Group > botão Change Case e altere a caixa para MAIÚSCULAS.
Clique em ENTER uma vez após o TITLE para adicionar espaço de linha entre TITLE e SUBTITLE. Escolha as próximas 3 linhas (LEGENDA, BYLINE e DATA) e altere o tamanho da fonte para 12 pontos, negrito e centralizado. Clique em ENTER após cada linha para que SUBTITLE, BYLINE e DATE estejam em espaço duplo.
Capitalize e negrito os TÍTULOS LATERAIS. Para capitalizar todos os três ao mesmo tempo, escolha o primeiro título, mantenha pressionada a tecla ctrl no teclado e toque nos outros títulos.
Sob o título LibreOffice WRITER, escolha as 3 linhas de texto
Toque na guia Início> Grupo de parágrafos e escolha a numeração para aplicar seu estilo de numeração.
Lembre-se de verificar a ortografia, revisar e visualizar seu documento para ortografia e formatação

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Pensamentos finais

Apresentar um relatório de negócios da maneira mais direta e sucinta possível é vital. Seu leitor quer entender de maneira fácil e conveniente os pontos-chave e, portanto, você deve avaliar até que ponto a estrutura e o formato do seu relatório servem para transmitir essas informações.

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