Comment gérer les risques : un guide pour les chefs de projet

Cinq conseils efficaces pour les chefs de projet pour réduire les risques et avoir un taux de réussite plus élevé.

En tant que chef de projet, quelle est la première chose qui vous vient à l'esprit lorsque vous lisez « risques de gestion de projet » ?

Si vous souhaitez que vos projets soient exempts d'erreurs, l'expression « risques de gestion de projet » peut sembler alarmante. Les risques sont de toutes formes et de toutes tailles, mais cela ne signifie pas que vous ne pouvez rien y faire. Un risque peut être une opportunité à poursuivre ou une menace à éviter, tout dépend de la façon dont vous le prenez.

La gestion des risques est essentielle à la réussite de votre projet. Mais comment gérer correctement les risques ? Par où commencer ? Comment vous assurez-vous que vos projets ne tournent pas rond ?

Pour vous aider, nous répondons à toutes ces questions dans ce blog. Nous partageons également des conseils pratiques pour gérer correctement et efficacement les risques afin que vos projets ne déraillent pas.

Comment les risques impactent-ils la réussite du projet ?

Le terme « risque » est couramment utilisé dans de nombreux aspects de la vie. En matière de gestion de projet, le risque est défini comme tout obstacle ou événement indésirable qui affecte l'objectif du projet. Il peut s'agir de n'importe quoi, d'un retard dans l'achèvement d'une tâche à une augmentation des coûts.

Les risques ont un impact sur la réussite globale du projet de plusieurs manières :

• Ils augmentent les chances que quelque chose tourne mal et affecte négativement le résultat du projet.
• Ils entraînent des retards dans l'achèvement des projets ou, pire encore, des annulations complètes.
• Ils entraînent une augmentation des coûts, ce qui nuit au résultat net du projet.

En bref, les risques peuvent avoir un impact négatif sur la réussite du projet ; par conséquent, ils doivent être traités comme tels. Pour cette raison, la capacité à gérer les risques d'un projet est considérée comme une compétence essentielle lors de l'embauche de chefs de projet.

Les risques affectent principalement les aspects suivants d'un projet :

• Portée : les risques entraînent des modifications de la portée du projet, ce qui a une incidence sur le temps nécessaire pour terminer le projet.
• Calendrier : les risques retardent le calendrier du projet, ce qui a une incidence sur la date d'achèvement et le coût global du projet.
• Coût : Les risques augmentent les coûts associés au projet, entravant le budget global du projet.
• Qualité : Les risques ont un impact sur la qualité des livrables du projet, nuisant à la réputation du projet.

1. Faire de l'identification des risques une activité d'équipe

En matière de gestion des risques de projet, l'une des choses les plus conséquentes que vous puissiez faire est de faire de l'identification des risques une activité d'équipe. En impliquant toute votre équipe, vous serez plus susceptible d'identifier le risque potentiel associé à votre projet.

De plus, en impliquant votre équipe dans le processus d'identification des risques, vous obtiendrez leur adhésion pour la mise en œuvre de stratégies de gestion des risques. Voici comment vous pouvez faire de l'identification des risques du projet une activité d'équipe :

• Demandez à chacun d'apporter ses idées lors des réunions : cela permettra à votre équipe de réfléchir à différents scénarios de risque et de proposer des solutions possibles. Au cours de ces sessions de brainstorming, demandez aux membres de l'équipe de signaler également les risques qu'ils rencontrent en dehors des réunions d'équipe, lors des opérations commerciales quotidiennes.
• Assurez-vous que tout le monde comprend le processus de gestion des risques : cela vous aidera à vous assurer que tous les membres de votre équipe sont sur la même longueur d'onde quant à la manière de gérer les risques.

Une fois que vous avez identifié les risques, travaillez avec votre équipe pour développer des stratégies pour les atténuer ou les éviter. Cela peut impliquer l'élaboration de plans d'urgence, la modification du calendrier du projet ou même la modification du budget du projet.

2. Déterminez votre tolérance au risque

La tolérance au risque est le niveau de risque que les chefs de projet sont prêts à accepter pour atteindre l'objectif du projet. Il fait référence au niveau d'incertitude qui est acceptable et au montant de la perte potentielle qui est tolérable.

Une façon de déterminer la tolérance au risque consiste à utiliser la fonction de gestion des risques de votre logiciel de gestion de projet. Cela vous permettra de saisir tous les risques associés à votre projet, puis d'identifier la probabilité de chacun. Vous pouvez utiliser le résultat pour créer un plan de réponse aux risques.

Par exemple, s'il est peu probable qu'un risque se produise mais qu'il ait un impact grave sur un projet, vous pouvez prendre des mesures pour l'éviter. En revanche, si un risque est plus susceptible de se produire mais n'aurait qu'un impact mineur, vous pouvez décider de l'accepter.

L'enquête 2021 de Capterra sur les utilisateurs de gestion de projet révèle que 43 % des chefs de projet disposent de fonctionnalités de gestion des risques dans leur logiciel de gestion de projet et qu'ils l'utilisent de manière proactive. (Voir la méthodologie de l'enquête ici.)

3. Décidez quel risque gérer

Tous les risques du projet ne peuvent ou ne doivent pas être gérés. Vous devez peser les avantages et les coûts potentiels de la gestion des risques par rapport aux avantages et aux coûts potentiels de ne pas les gérer. Une fois que vous avez identifié et évalué les risques, décidez lesquels prendre en compte en fonction de votre tolérance au risque et des ressources dont vous disposez.

Vous pouvez décider de gérer tous les risques identifiés ou seulement quelques-uns d'entre eux. Par exemple, si vous avez une faible tolérance, vous pouvez choisir de traiter uniquement les risques les plus sérieux, c'est-à-dire les risques qui constituent une menace significative pour l'objectif de votre projet. Quels que soient les risques que vous choisissez de gérer, assurez-vous d'avoir un plan d'atténuation des risques approprié pour les gérer.

4. Élaborer un plan pour atténuer les risques

Une fois que vous avez décidé des risques à gérer, vous devrez élaborer un plan d'action pour éviter ou traiter ces risques, ainsi qu'établir qui est responsable de chaque tâche du plan. Le plan doit être adapté aux risques spécifiques auxquels vous êtes confronté et aux ressources dont vous disposez.

De plus, votre plan impliquera probablement une combinaison de stratégies - développer des plans d'urgence, modifier le calendrier du projet et apporter des modifications au budget du projet. Vous devrez également établir un processus de suivi et de mise à jour du plan au fur et à mesure de l'avancement de votre projet.

La clé pour créer un plan de gestion des risques solide consiste à tirer parti du bon logiciel de gestion de projet avec une fonctionnalité de planification de projet. Le logiciel aide à identifier les risques potentiels dès le début, à développer les stratégies requises et à atténuer les menaces pour éviter les échecs du projet.

5. Suivre les risques tout au long du cycle de vie du projet

Une fois que vous avez développé un plan d'atténuation des risques, vous devrez le suivre tout au long du cycle de vie du projet. Cela vous aidera à identifier les nouveaux risques à mesure qu'ils surviennent et à déterminer si les risques existants s'aggravent ou s'améliorent.

Le suivi des risques comprend la surveillance des changements de gravité ou de probabilité ainsi que le suivi de la progression de vos efforts d'atténuation et d'évitement. Vous pouvez le faire en utilisant divers outils et techniques tels que la création d'un registre des risques ou la tenue de réunions régulières sur les risques.

Nous avons discuté avec Eric McGee, ingénieur réseau senior chez TRG Datacenters qui gère tous les projets liés à l'ingénierie des réseaux et des systèmes, de l'importance d'avoir un registre des risques et de la manière dont il l'utilise pour améliorer la surveillance et l'évaluation des risques.

Eric nous a expliqué que son approche privilégiée pour gérer les risques d'un projet consiste à créer un registre des risques dans lequel lui et son équipe notent tous les dangers potentiels du projet. Étant donné que le registre des risques est souvent présenté sous forme de graphique, avec chaque risque détaillé et le niveau de priorité, l'impact potentiel et les mesures d'atténuation suggérées clairement affichés, il devient simple de gérer les risques.

"L'inclusion d'informations qualitatives et quantitatives dans un registre des risques rend l'évaluation et la visualisation des risques plus complètes."

Eric McGee

Ingénieur réseau senior chez TRG Datacenters

Tenez compte de ces facteurs lors du suivi des risques tout au long du cycle de vie du projet :

• Que faut-il suivre ? Assurez-vous de suivre les informations correctes pour identifier tout risque nouveau ou potentiel.
• Qui va le suivre ? Affectez quelqu'un pour suivre les risques afin qu'ils soient surveillés et traités à temps.
• Quand faut-il le suivre ? Suivez les risques tout au long du cycle de vie du projet afin d'identifier les risques nouveaux ou potentiels à mesure qu'ils surviennent.
• Comment devriez-vous le suivre? Définissez le processus de suivi afin que chacun sache ce qui doit être fait.

Créez un système pour signaler les nouveaux risques au fur et à mesure qu'ils surviennent et communiquez-les régulièrement à toutes les parties prenantes du projet. Effectuez des revues régulières des risques, mettez à jour le registre des risques en conséquence et définissez des mesures d'atténuation si nécessaire. Effectuez également un examen post-projet pour tirer des leçons de tous les risques qui se sont matérialisés au cours du projet.

Conseil bonus : profitez des risques

Certains risques, s'ils sont bien gérés, peuvent en fait profiter à votre projet. Celles-ci sont appelées «opportunités». Une opportunité est un risque positif qui, s'il est géré correctement, peut conduire à un meilleur résultat pour le projet.

Par exemple, le lancement d'un nouveau produit peut présenter de multiples risques, mais il offre également une opportunité de gagner des parts de marché. Si vous gérez bien le lancement, votre entreprise peut tirer parti de l'opportunité et améliorer sa position sur le marché.

Vous recherchez un logiciel de gestion des risques ? Consultez la liste de Capterra des meilleures solutions logicielles de gestion des risques. Regardez également cette vidéo pour comprendre les avantages et les inconvénients de l'utilisation d'un logiciel de gestion des risques afin de sélectionner le bon outil.

Méthodologie de l'enquête

Capterra a mené le Project Management User Survey en mars 2021 auprès de 422 chefs de projet basés aux États-Unis, dont 367 sont des utilisateurs de logiciels de gestion de projet. Les répondants qualifiés sont des décideurs ou ont une implication significative dans la gestion quotidienne des projets de leur organisation. Nous avons formulé les questions de manière à ce que chaque répondant comprenne parfaitement le sens et le sujet traité.

Capterra a mené l'enquête sur l'intelligence émotionnelle en milieu de travail en décembre 2021 auprès de 528 professionnels basés aux États-Unis qui gèrent des projets dans leurs petites et moyennes entreprises. Les répondants ont été présélectionnés en fonction de leur statut d'emploi (temps plein), de la taille de l'entreprise (de 2 à 500 employés) et de leur implication dans la gestion de projet (extrêmement impliquée).